Come possiamo essere più efficienti? Cosa ci trattiene dal fornire un grande valore per il cliente, prima?

Queste sono domande fondamentali condivise da tutti i product manager basati sul successo.

La produttività aumenta con il miglioramento dell’impegno del team e delle pratiche di lavoro.

La maggiore leva per aumentare la produttività, tuttavia, si sta concentrando sull’evitare ritardi. Eliminare le cause che bloccano il nostro lavoro e accumulano tempi di attesa è il modo migliore per fare di più, con meno sforzo.

Qualsiasi riduzione del tempo inattivo migliorerà il tempo di ciclo complessivo. Guardare il tempo di attesa è di solito l’area più semplice ed economica da indagare per prima quando si tratta di migliorare i processi.

Quando si cerca di ridurre i tempi di attesa, una delle metriche chiave in Kanban può essere di grande aiuto: l’efficienza del flusso.

Maggiore è l’efficienza del flusso, le attività più veloci e fluide attraversano il processo.

Che cosa è efficienza di flusso?

In sostanza, l’efficienza del flusso è il rapporto tra il tempo attivo e il tempo totale.

Ci dice quanto lavoro in corso è effettivamente in corso.

Per calcolare la percentuale di efficienza del flusso, è sufficiente dividere il tempo speso attivamente lavorando con il tempo di ciclo totale e moltiplicare il risultato con un centinaio.

Supponiamo che il tuo team abbia bisogno di 10 giorni per fornire una funzionalità, ma abbia impiegato solo due giorni a lavorarci. L’efficienza di flusso di tale funzione sarebbe del 20%.

2/10 x 100% = 20%

Non una percentuale ideale, ma tutt’altro che cattiva. Tieni presente che non è raro che i team che sono nuovi nella gestione del flusso di lavoro inizino con un’efficienza nell’intervallo 15%.

Ma in un mercato altamente saturo in cui è indispensabile una rapida inversione di tendenza, i team maturi sono in grado di raggiungere il 40% di efficienza del loro flusso.

Questo è considerato un obiettivo ottimale a causa della natura imprevedibile del lavoro di conoscenza. (2)

Le squadre con un’efficienza di flusso in questa gamma hanno il vantaggio competitivo per consegnare rapidamente e coerentemente.

Analizzare l’efficienza del flusso

Evitare le cause dietro le attività ritardate è la chiave per una maggiore efficienza del flusso.

Ma prima di iniziare la ricerca di quei colli di bottiglia, è necessario essere in grado di misurare l’efficienza del flusso in primo luogo.

Esploriamo come è possibile progettare la scheda Kanban per fare questo.

Vedendo l’immagine chiara del processo

Qualunque sia lo strumento di gestione del progetto che stai utilizzando, assicurati di dividere gli stati nel tuo flusso di lavoro in cui vengono lavorate le attività e mantenute in attesa.

Questo ti darà una panoramica più realistica del tuo processo in quanto sarai in grado di:

• Scopri più facilmente i colli di bottiglia. Definendo gli stati di coda (attesa), vedrai dove le attività trascorrono tempo in attesa.
• Metti un dito sulla tua efficienza. Con gli stati della coda chiaramente visibili, è possibile tenere traccia di quanto tempo si spende effettivamente lavorando.
• Vedi le cose come sono. Un’attività non dovrebbe rimanere in una colonna work-in-progress a meno che non venga attivamente lavorata.

L’immagine qui sotto fornisce un esempio di un sistema di pull Kanban in cui il flusso di lavoro è suddiviso in stati attivi e in coda. Le colonne in cui vengono lavorate le attività (Sviluppo e test) sono stati attivi mentre le colonne in cui il lavoro attende di essere tirato sono etichettate come stati della coda (Fatto).

Una volta che hai progettato gli stati della coda e il tuo lavoro inizia a scorrere, puoi analizzare l’efficienza del tuo flusso. Diversi strumenti possono aiutarti a misurare l’impatto dei tempi di attesa.

Uno di questi è il diagramma di flusso cumulativo, che può essere molto utile per rivelare i colli di bottiglia. Una banda in espansione che rappresenta uno stato di coda segnala che ci sono troppe attività in attesa, il che significa che la tua squadra è probabilmente alle prese con la domanda.

Per risolvere il collo di bottiglia, si potrebbe provare l’allocazione a più persone di lavorare sui compiti o ridurre la quantità di lavoro in entrata.

Allo stesso modo, è possibile analizzare a colpo d’occhio quanto tempo ha trascorso un’attività specifica in ciascuno degli stati della coda con il tempo di ciclo Scatterplot. Fai attenzione alle attività con tempi di ciclo più lunghi, in alto nella trama. Questi sono di solito i migliori candidati per un esame più attento.

È possibile utilizzare il grafico dell’efficienza di flusso per monitorare l’efficienza di flusso degli elementi di lavoro e l’efficienza di flusso media. Una volta identificate le attività con i tempi di attesa più lunghi, pensa alle ragioni dietro i loro ritardi. Maggiore è l’efficienza del flusso, le attività più veloci e fluide attraversano il processo. È inoltre possibile valutare come le tendenze di efficienza cambiato nel tempo per valutare i vostri sforzi di miglioramento.

Guardando oltre il tempo che il tuo lavoro trascorre in attesa, sarai in grado di esporre i fattori che trascinano subito la tua produttività.

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Come amplificare l’efficienza del flusso?

Mentre cercano di migliorare la loro efficienza di flusso, molte aziende semplicemente iniziare a lavorare su più impegni, sperando che rafforzerà il loro tasso di produzione.

Questo, tuttavia, è un equivoco in quanto più work in progress (WIP) significa inevitabilmente più multi-tasking e accodamento. Insieme a uno squilibrio tra domanda e throughput, questa è infatti una delle cause più comuni dietro i tempi di attesa elevati.

Migliorare l’efficienza del flusso inizia con la visualizzazione dell’attesa. Una volta identificate le attività con i tempi di attesa più lunghi, pensa alle ragioni dietro i loro ritardi. Spesso, ti imbatterai in un collo di bottiglia lungo la strada.

Quando hai scoperto le aree in cui i tempi di attesa potrebbero essere ridotti, puoi iniziare a progettare esperimenti per ridurli e migliorare l’efficienza del flusso.