¿Cómo podemos ser más eficientes? ¿Qué nos impide ofrecer un gran valor al cliente antes?

Estas son preguntas fundamentales compartidas por todos los gerentes de productos impulsados por el éxito.

La productividad aumenta con la mejora de la participación del equipo y las prácticas de trabajo.

Sin embargo, el mayor apalancamiento para aumentar la productividad es centrarse en evitar retrasos. Eliminar las causas que bloquean nuestro trabajo y acumulan tiempo de espera es la mejor manera de hacer más, con menos esfuerzo.

Cualquier reducción del tiempo de inactividad mejorará el tiempo total del ciclo. El tiempo de espera suele ser el área más fácil y económica para investigar primero cuando se trata de mejorar los procesos.

Al intentar reducir los tiempos de espera, una de las métricas clave de Kanban puede ser de gran ayuda: la eficiencia del flujo.

Cuanto mayor sea su eficiencia de flujo, las tareas fluirán más rápidas y fluidas a través de su proceso.

¿Qué es la eficiencia de flujo?

Esencialmente, la eficiencia de flujo es la relación entre el tiempo activo y el tiempo total.

Nos indica cuánto trabajo en curso está realmente en curso.

Para calcular su porcentaje de eficiencia de flujo, simplemente divida el tiempo que pasa trabajando activamente con su tiempo total de ciclo y multiplique el resultado por cien.

Supongamos que su equipo necesitaba 10 días para entregar una función, pero solo ha pasado dos días trabajando en ella. La eficiencia de flujo de esa característica sería del 20%.

2/10 x 100% = 20%

No es un porcentaje ideal, pero está lejos de ser malo. Tenga en cuenta que no es raro que los equipos que son nuevos en la gestión de flujos de trabajo comiencen con una eficiencia en el rango del 15%.

Pero en un mercado altamente saturado donde la rapidez de respuesta es imprescindible, los equipos maduros pueden alcanzar un 40% de eficiencia de su flujo.

Esto se considera un objetivo óptimo debido a la naturaleza impredecible del trabajo de conocimiento. (2)

Los equipos con una eficiencia de flujo en este rango tienen la ventaja competitiva para entregar de forma rápida y consistente.

Analizar la eficiencia de su Flujo

Evitar las causas detrás de las tareas retrasadas es la clave para una mayor eficiencia de flujo.

Pero antes de comenzar a buscar esos cuellos de botella, debe poder medir su eficiencia de flujo en primer lugar.

Exploremos cómo puedes diseñar tu tablero Kanban para hacer esto.

Al ver la Imagen Clara de su Proceso

Sea cual sea la herramienta de gestión de proyectos que esté utilizando, asegúrese de dividir los estados en su flujo de trabajo donde se están trabajando las tareas y se están demorando en espera.

Esto le dará una visión general más realista de su proceso, ya que podrá:

• Descubra los cuellos de botella con mayor facilidad. Al definir estados de cola (espera), verás dónde pasan el tiempo de espera las tareas.
• Ponga un dedo en su eficiencia. Con los estados de cola claramente visibles, puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo pasa trabajando en realidad.
• Ver las cosas como son. Una tarea no debe permanecer en una columna de trabajo en curso a menos que se esté trabajando activamente en ella.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de un sistema de extracción Kanban en el que el flujo de trabajo se divide en estados activos y en cola. Las columnas en las que se están trabajando las tareas (Desarrollo y Pruebas) son estados activos, mientras que las columnas en las que el trabajo espera a ser extraído se etiquetan como estados de cola (Listo).

Una vez que haya diseñado los estados de la cola y su trabajo comience a fluir, puede analizar la eficiencia de su flujo. Varias herramientas pueden ayudarle a medir el impacto del tiempo de espera.

Uno de ellos es el Diagrama de Flujo Acumulativo, que puede ser muy útil para revelar cuellos de botella. Una banda en expansión que representa un estado de cola indica que hay demasiadas tareas en espera, lo que significa que es probable que tu equipo tenga problemas con la demanda.

Para resolver este cuello de botella, podría intentar asignar más personas para trabajar en las tareas en él o reducir la cantidad de trabajo que ingresa.

Del mismo modo, puede analizar de un vistazo cuánto tiempo ha pasado una tarea específica en cada uno de los estados de la cola con la Gráfica de dispersión de Tiempo de ciclo. Tenga cuidado con las tareas con tiempos de ciclo más largos, en lo alto de la trama. Por lo general, estos son los mejores candidatos para un examen más detenido.

Puede usar el Gráfico de eficiencia de flujo para rastrear la eficiencia de flujo de sus artículos de trabajo, así como su eficiencia de flujo promedio. Una vez que haya identificado las tareas con los tiempos de espera más largos, piense en las razones detrás de sus retrasos. Cuanto mayor sea la eficiencia de su flujo, las tareas fluirán más rápido y sin problemas a través de su proceso. También puede evaluar cómo cambiaron sus tendencias de eficiencia con el tiempo para evaluar sus esfuerzos de mejora.

Al mirar más allá del tiempo que su trabajo pasa esperando, podrá exponer los factores que arrastran su productividad de inmediato.

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Cómo Amplificar Su Eficiencia de Flujo?

Mientras intentan mejorar su eficiencia de flujo, muchas empresas simplemente comienzan a trabajar en más compromisos, con la esperanza de que aumente su tasa de producción.

Esto, sin embargo, es una idea errónea, ya que más trabajo en progreso (WIP) inevitablemente significa más tareas múltiples y colas. Junto con un desequilibrio entre la demanda y el rendimiento, esta es de hecho una de las causas más comunes detrás de los altos tiempos de espera.

La mejora de la eficiencia del flujo comienza con la visualización de la espera. Una vez que haya identificado las tareas con los tiempos de espera más largos, piense en las razones detrás de sus retrasos. A menudo, te toparás con un cuello de botella en el camino.

Cuando haya descubierto las áreas en las que se podrían reducir los tiempos de espera, puede comenzar a diseñar experimentos para reducirlos y mejorar la eficiencia del flujo.