Wie können wir effizienter sein? Was hält uns davon ab, früher einen hohen Kundennutzen zu erzielen?

Diese zentralen Fragen teilen alle erfolgsorientierten Produktmanager.

Die Produktivität steigt mit der Verbesserung des Teamengagements und der Arbeitspraktiken.

Der größte Hebel zur Steigerung der Produktivität liegt jedoch in der Vermeidung von Verzögerungen. Die Beseitigung der Ursachen, die unsere Arbeit blockieren und Wartezeiten akkumulieren, ist der beste Weg, um mit weniger Aufwand mehr zu erledigen.

Jede Reduzierung der inaktiven Zeit verbessert Ihre Gesamtzykluszeit. Das Betrachten der Wartezeit ist normalerweise der einfachste und billigste Bereich, den Sie zuerst untersuchen müssen, wenn es um Prozessverbesserungen geht.

Wenn Sie versuchen, Ihre Wartezeiten zu verkürzen, kann eine der wichtigsten Kennzahlen in Kanban eine große Hilfe sein – die Flusseffizienz.

Je höher Ihre Flusseffizienz ist, desto schneller und reibungsloser fließen Aufgaben durch Ihren Prozess.

Was ist Durchflusseffizienz?

Im Wesentlichen ist die Durchflusseffizienz das Verhältnis zwischen Ihrer aktiven Zeit und der Gesamtzeit.

Es sagt uns, wie viel Arbeit tatsächlich im Gange ist.

Um den Prozentsatz der Durchflusseffizienz zu berechnen, teilen Sie einfach die Zeit, die Sie aktiv mit der Arbeit verbringen, mit Ihrer Gesamtzykluszeit und multiplizieren Sie das Ergebnis mit hundert.

Nehmen wir an, Ihr Team benötigte 10 Tage, um ein Feature bereitzustellen, hat aber nur zwei Tage daran gearbeitet. Die Strömungseffizienz dieser Funktion würde 20% betragen.

2/10 x 100% = 20%

Kein idealer Prozentsatz, aber alles andere als schlecht. Denken Sie daran, dass es nicht ungewöhnlich ist, dass Teams, die neu im Workflow-Management sind, mit einer Effizienz im Bereich von 15% beginnen.

Aber in einem stark gesättigten Markt, in dem eine schnelle Abwicklung unerlässlich ist, können ausgereifte Teams eine Effizienz von 40% ihres Flusses erreichen.

Dies wird aufgrund der Unvorhersehbarkeit der Wissensarbeit als optimales Ziel angesehen. (2)

Teams mit einer Flusseffizienz in diesem Bereich haben den Wettbewerbsvorteil, schnell und konsistent zu liefern.

Analyse der Effizienz Ihres Flusses

Die Vermeidung der Ursachen für verzögerte Aufgaben ist der Schlüssel zu einer höheren Flusseffizienz.

Bevor Sie jedoch nach diesen Engpässen suchen, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Durchflusseffizienz an erster Stelle zu messen.

Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie Ihr Kanban-Board so gestalten können.

Sehen Sie ein klares Bild Ihres Prozesses

Unabhängig davon, welches Projektmanagement-Tool Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Zustände in Ihrem Workflow aufteilen, in denen Aufgaben bearbeitet und aufgehalten werden.

Dies gibt Ihnen einen realistischeren Überblick über Ihren Prozess, da Sie:

• Engpässe leichter aufdecken. Indem Sie Warteschlangenzustände (Warten) definieren, sehen Sie, wo Aufgaben Zeit mit Warten verbringen.
• Legen Sie einen Finger auf Ihre Effizienz. Mit deutlich sichtbaren Warteschlangenzuständen können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit der Arbeit verbringen.
• Die Dinge so sehen, wie sie sind. Eine Aufgabe sollte nicht in einer Work-in-Progress-Spalte verbleiben, es sei denn, sie wird aktiv bearbeitet.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für ein Kanban-Pull-System, bei dem der Workflow in aktive und Warteschlangenzustände unterteilt ist. Spalten, an denen Aufgaben bearbeitet werden (Entwicklung und Test), sind aktive Zustände, während Spalten, in denen auf das Abrufen von Arbeit gewartet wird, als Warteschlangenzustände (Fertig) bezeichnet werden.

Sobald Sie Ihre Warteschlangenzustände entworfen haben und Ihre Arbeit durchläuft, können Sie die Effizienz Ihres Flusses analysieren. Verschiedene Tools können Ihnen helfen, die Auswirkungen der Wartezeit zu messen.

Eines davon ist das kumulative Flussdiagramm, das bei der Aufdeckung von Engpässen sehr hilfreich sein kann. Ein expandierendes Band, das einen Warteschlangenstatus darstellt, signalisiert, dass zu viele Aufgaben warten, was bedeutet, dass Ihr Team wahrscheinlich mit der Nachfrage zu kämpfen hat.

Um diesen Engpass zu beheben, können Sie versuchen, mehr Personen für die Arbeit an den darin enthaltenen Aufgaben zuzuweisen oder den Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Ebenso können Sie mit dem Zykluszeit-Streudiagramm auf einen Blick analysieren, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe in jedem Ihrer Warteschlangenzustände verbracht hat. Achten Sie auf Aufgaben mit längeren Zykluszeiten, hoch oben in der Handlung. Dies sind normalerweise die besten Kandidaten für eine genauere Untersuchung.

Sie können das Flusseffizienzdiagramm verwenden, um die Flusseffizienz Ihrer Arbeitselemente sowie Ihre durchschnittliche Flusseffizienz zu verfolgen. Sobald Sie die Aufgaben mit den längsten Wartezeiten identifiziert haben, denken Sie über die Gründe für ihre Verzögerungen nach. Je höher Ihre Flusseffizienz ist, desto schneller und reibungsloser fließen Aufgaben durch Ihren Prozess. Sie können auch beurteilen, wie sich Ihre Effizienztrends im Laufe der Zeit geändert haben, um Ihre Verbesserungsbemühungen zu bewerten.

Wenn Sie über die Wartezeit Ihrer Arbeit hinausblicken, können Sie die Faktoren aufdecken, die Ihre Produktivität sofort beeinträchtigen.

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Wie steigern Sie Ihre Durchflusseffizienz?

Während viele Unternehmen versuchen, ihre Durchflusseffizienz zu verbessern, beginnen sie einfach, an mehr Verpflichtungen zu arbeiten, in der Hoffnung, dass dies ihre Produktionsrate steigern wird.

Dies ist jedoch ein Missverständnis, da mehr Work in Progress (WIP) zwangsläufig mehr Multitasking und Warteschlangen bedeutet. Zusammen mit einem Ungleichgewicht zwischen Nachfrage und Durchsatz ist dies eine der häufigsten Ursachen für hohe Wartezeiten.

Die Verbesserung der Durchflusseffizienz beginnt mit der Visualisierung Ihrer Daten. Sobald Sie die Aufgaben mit den längsten Wartezeiten identifiziert haben, denken Sie über die Gründe für ihre Verzögerungen nach. Oft stoßen Sie unterwegs auf einen Engpass.

Wenn Sie die Bereiche entdeckt haben, in denen Wartezeiten reduziert werden könnten, können Sie mit dem Entwurf von Experimenten beginnen, um diese zu verkürzen und die Durchflusseffizienz zu verbessern.