Comment pouvons-nous être plus efficaces? Qu’est-ce qui nous empêche d’offrir une grande valeur client, plus tôt?

Ce sont des questions cruciales partagées par tous les chefs de produits axés sur le succès.

La productivité augmente avec l’amélioration de l’engagement des équipes et des pratiques de travail.

Le principal levier d’augmentation de la productivité consiste cependant à éviter les retards. Éliminer les causes qui bloquent notre travail et accumulent le temps d’attente est le meilleur moyen d’en faire plus, avec moins d’effort.

Toute réduction du temps d’inactivité améliorera votre temps de cycle global. Le temps d’attente est généralement le domaine le plus facile et le moins cher à étudier en premier lorsqu’il s’agit d’améliorer les processus.

Lorsque vous essayez de réduire vos temps d’attente, l’une des mesures clés de Kanban peut être d’une grande aide : l’efficacité du flux.

Plus l’efficacité de votre flux est élevée, plus les tâches sont rapides et fluides dans votre processus.

Qu’est-ce que l’efficacité du débit?

Essentiellement, l’efficacité du débit est le rapport entre votre temps actif et le temps total.

Il nous indique combien de travaux en cours sont réellement en cours.

Pour calculer votre pourcentage d’efficacité de débit, divisez simplement le temps que vous passez activement à travailler avec votre temps de cycle total et multipliez le résultat par cent.

Supposons que votre équipe ait eu besoin de 10 jours pour fournir une fonctionnalité, mais n’a passé que deux jours à y travailler. L’efficacité d’écoulement de cette caractéristique serait de 20%.

2/10 x 100% = 20%

Pas un pourcentage idéal, mais loin d’être mauvais. Gardez à l’esprit qu’il n’est pas rare que les équipes qui débutent dans la gestion des flux de travail commencent avec une efficacité de l’ordre de 15 %.

Mais dans un marché très saturé où la rapidité d’exécution est impérative, les équipes matures sont en mesure d’atteindre 40% d’efficacité de leur flux.

Ceci est considéré comme une cible optimale en raison de la nature imprévisible du travail de connaissance. (2)

Les équipes avec une efficacité de flux dans cette gamme ont l’avantage concurrentiel pour livrer rapidement et de manière cohérente.

Analyser l’efficacité de votre flux

Éviter les causes des tâches retardées est la clé d’une efficacité de flux plus élevée.

Mais avant de commencer à rechercher ces goulots d’étranglement, vous devez être en mesure de mesurer l’efficacité de votre débit en premier lieu.

Voyons comment vous pouvez concevoir votre carte Kanban pour ce faire.

Voir une image claire de votre processus

Quel que soit l’outil de gestion de projet que vous utilisez, assurez-vous de diviser les états de votre flux de travail sur lesquels les tâches sont en cours de travail et en attente.

Cela vous donnera un aperçu plus réaliste de votre processus car vous pourrez:

• Découvrez plus facilement les goulots d’étranglement. En définissant les états de file d’attente (attente), vous verrez où les tâches passent du temps à attendre.
• Mettez le doigt sur votre efficacité. Avec les états de file d’attente clairement visibles, vous pouvez suivre le temps que vous passez réellement à travailler.
• Voyez les choses telles qu’elles sont. Une tâche ne doit pas rester dans une colonne de travail en cours à moins qu’elle ne soit activement travaillée.

L’image ci-dessous vous donne un exemple de système d’extraction Kanban où le flux de travail est divisé en états actif et en file d’attente. Les colonnes sur lesquelles des tâches sont en cours de travail (Développement et test) sont des états actifs tandis que les colonnes où le travail attend d’être extrait sont étiquetées états de file d’attente (Terminé).

Une fois que vous avez conçu vos états de file d’attente et que votre travail commence à s’écouler, vous pouvez analyser l’efficacité de votre flux. Plusieurs outils peuvent vous aider à mesurer l’impact du temps d’attente.

L’un d’eux est le diagramme de flux cumulatif, qui peut être très utile pour révéler les goulots d’étranglement. Une bande en expansion qui représente un état de file d’attente signale qu’il y a trop de tâches en attente, ce qui signifie que votre équipe est probablement aux prises avec la demande.

Pour résoudre ce goulot d’étranglement, vous pouvez essayer d’allouer plus de personnes pour travailler sur les tâches qui s’y trouvent ou réduire la quantité de travail qui y entre.

De même, vous pouvez analyser en un coup d’œil le temps passé par une tâche spécifique dans chacun de vos états de file d’attente avec le Nuage de points de temps de cycle. Méfiez-vous des tâches avec des temps de cycle plus longs, en haut de l’intrigue. Ce sont généralement les meilleurs candidats pour un examen plus approfondi.

Vous pouvez utiliser le diagramme d’efficacité du débit pour suivre l’efficacité du débit de vos éléments de travail ainsi que votre efficacité moyenne du débit. Une fois que vous avez identifié les tâches avec les temps d’attente les plus longs, réfléchissez aux raisons de leurs retards. Plus l’efficacité de votre flux est élevée, plus les tâches sont rapides et fluides dans votre processus. Vous pouvez également évaluer l’évolution de vos tendances en matière d’efficacité au fil du temps pour évaluer vos efforts d’amélioration.

En regardant au-delà du temps d’attente de votre travail, vous seriez en mesure d’exposer immédiatement les facteurs qui font baisser votre productivité.

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Comment Amplifier Votre Efficacité de Débit ?

Tout en essayant d’améliorer l’efficacité de leur flux, de nombreuses entreprises commencent simplement à travailler sur plus d’engagements, en espérant que cela renforcera leur rythme de production.

Ceci, cependant, est une idée fausse car plus de travail en cours (WIP) signifie inévitablement plus de tâches multiples et de files d’attente. Avec un déséquilibre entre la demande et le débit, c’est en fait l’une des causes les plus courantes des temps d’attente élevés.

L’amélioration de l’efficacité du débit commence par la visualisation de votre attente. Une fois que vous avez identifié les tâches avec les temps d’attente les plus longs, réfléchissez aux raisons de leurs retards. Souvent, vous tomberez sur un goulot d’étranglement en cours de route.

Lorsque vous avez découvert les zones où les temps d’attente pourraient être réduits, vous pouvez commencer à concevoir des expériences pour les réduire et améliorer l’efficacité du flux.