Les assistants exécutifs jouent des rôles importants dans une entreprise car ils sont le bras gauche (ou la femme) du dirigeant !

Un assistant de direction performant ira au-delà pour s’assurer que l’entreprise se dirige dans la bonne direction en s’assurant que le cadre qu’il assiste est au-dessus de tout, puis de certains.

Dans cet article, nous allons couvrir:

• La description de poste d’un Assistant de Direction
• Le salaire moyen d’un Assistant de Direction
• Comment devenir un Assistant de Direction
• Conseils pour un assistant de direction
• Compétences d’un Assistant de direction

Description de poste d’un Assistant de direction

Que fait un assistant de direction? Les assistants de direction, aussi parfois appelés assistants personnels, jouent des rôles clés dans une entreprise car ils assistent un ou plusieurs cadres, tels que des hauts fonctionnaires, le PDG ou le propriétaire d’une entreprise.

Les assistants de direction sont semblables aux assistants administratifs; cependant, les assistants administratifs ont tendance à se concentrer sur le travail de bureau, tandis que les assistants de direction sont chargés d’aider un cadre de l’entreprise, généralement avec des tâches de niveau supérieur.

Bien que les types de tâches des adjoints de direction puissent varier d’un poste à l’autre, ils ont tous tendance à effectuer des tâches et des tâches de haut niveau similaires.

Ces tâches peuvent aller de:

• Gestion de l’horaire de la direction
• Représentation de la direction lors d’appels et de réunions lorsque la direction n’est pas disponible
• Préparation et révision de documents
• Traitement d’informations confidentielles
• Production de rapports et de présentations
• Analyse des données
• Tâches de gestion de bureau
• Garder un œil sur les membres du personnel, y compris les assistants administratifs

Voici un exemple de description de poste d’assistant exécutif de www.Monster.com:

• Produit des informations en transcrivant, en formatant, en entrant, en éditant, en récupérant, en copiant et en transmettant du texte, des données et des graphiques. Économise le temps de la direction en lisant, en recherchant et en acheminant la correspondance; en rédigeant des lettres et des documents; en recueillant et en analysant l’information; en initiant les télécommunications.
• Tient à jour le calendrier de nomination des cadres supérieurs en planifiant et en programmant des réunions, des conférences, des téléconférences et des voyages.
• Représente l’exécutif en assistant aux réunions en son absence; en parlant au nom de l’exécutif.
• Accueille les invités et les clients en les saluant, en personne ou au téléphone; répond ou dirige les demandes de renseignements.
• Maintient la confiance des clients et protège les opérations en gardant les informations confidentielles.
• Termine les projets en assignant du travail au personnel de bureau; suivi des résultats.
• Prépare des rapports en recueillant et en analysant des informations.
• Sécurise les informations en effectuant des sauvegardes de base de données.
• Fournit une référence historique en développant et en utilisant des systèmes de dépôt et de récupération; enregistrement des discussions de réunion.
• Tient l’inventaire des fournitures de bureau en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d’inventaire; en anticipant les fournitures nécessaires; en évaluant les nouveaux produits de bureau; en passant et en accélérant les commandes de fournitures; en vérifiant la réception des fournitures.
• Assure le fonctionnement de l’équipement en répondant aux exigences d’entretien préventif; en suivant les instructions du fabricant; en dépannant les dysfonctionnements; en demandant des réparations; en tenant des inventaires d’équipement; en évaluant de nouveaux équipements et techniques.
• Maintient ses connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers pédagogiques; examiner des publications professionnelles; établir des réseaux personnels; participer à des sociétés professionnelles.
• Contribue à l’effort d’équipe en obtenant des résultats connexes au besoin.

Salaire de l’Adjoint de direction

Selon www.onetonline.org , le salaire médian d’un adjoint de direction pour 2016 était de 26,86 hourly par heure, soit 55 860 annually par année.

Gardez à l’esprit que cela peut varier en fonction des années d’expérience et de l’endroit où l’on vit, comme tout autre poste.

Comment devenir assistant de direction

Pour devenir assistant, envisagez d’obtenir un diplôme en affaires ou dans un domaine connexe tel que le soutien administratif ou la gestion de bureau.

Au minimum, les assistants de direction ont généralement un diplôme de 4 ans, mais certains assistants de direction travaillent comme adjoints administratifs ou reçoivent un certificat ou un diplôme d’un programme de deux ans.

Lorsque vous travaillez pour de grandes entreprises, cependant, il peut être nécessaire de plusieurs années d’expérience en tant qu’assistant de direction pour être considéré pour le poste.

De plus, les assistants exécutifs peuvent avoir besoin de connaissances dans le domaine dans lequel ils envisagent de travailler. Par exemple, s’ils envisagent d’être assistant exécutif dans un environnement juridique, ils doivent connaître la terminologie et les procédures juridiques.

Conseils pour un assistant de direction

Vous cherchez des conseils d’organisation pour un assistant de direction? Ces conseils augmenteront votre organisation.

1. Organisez vos e-mails

En tant qu’assistant exécutif, vous devez gérer non seulement votre propre boîte de réception, mais également celle de votre exécutif. Cela peut devenir accablant avec autant d’e-mails qui circulent.

Vous avez probablement accepté qu’atteindre la boîte de réception zéro est presque impossible, mais il existe d’autres options pour vaincre ce défi et simplifier cette boîte de réception!

Matrice de priorité un outil qui vous permet de simplifier votre boîte de réception.

Envisagez d’organiser les e-mails dans un modèle basé sur un quadrant avec les quatre quadrants étiquetés:

• Urgent: Nécessitant une réponse – Il est essentiel que vous accordiez la plus grande attention à ces e-mails. Répondez-leur DÈS que possible; Ne quittez pas le bureau sans ce quadrant presque vide.
• Moins urgent: Réponses – Vous devez éventuellement répondre à ces e-mails, mais vous avez des priorités plus grandes pour le moment. Il est recommandé de mettre une date d’échéance sur ces e-mails afin de ne pas les oublier car ils sont encore importants.
• Suivis – Fixez des dates d’échéance pour le suivi de ces courriels, car ceux-ci ont tendance à passer entre les mailles du filet.
• To-Do’s – Un endroit désigné pour les e-mails qui répertorient les tâches à effectuer. Fixez également des dates d’échéance sur celles-ci.

Le modèle d’e-mail se présente comme suit:

Matrice de priorité, est une solution de gestion de projet basée sur un quadrant qui vous permet de glisser et de déposer facilement vos e-mails dans les quadrants ci-dessus à partir de votre e-mail Outlook. Découvrez les 5 Meilleurs Modèles pour affiner Vos Compétences d’Assistant Exécutif.

De là, vous pouvez:

• Définissez une date d’échéance pour savoir quand répondre à cet e-mail ou terminer la tâche indiquée dans l’e-mail.
• Déléguez l’e-mail à un cadre ou à un membre de l’équipe s’il est impliqué ou si vous souhaitez qu’il prenne la relève.
• Utilisez des icônes de tâche pour déterminer quels e-mails sont les plus importants. Par exemple, vous pouvez placer un « feu » à côté d’un e-mail qui a besoin d’une réponse dans l’heure qui suit, ou numéroter vos e-mails en fonction de ceux qui nécessitent votre attention en premier.

Voici à quoi cela ressemblerait dans la matrice de priorité:

Notez que le « nom de la tâche  » est l’objet de l’e-mail. Lorsque vous cliquez dessus, le contenu de l’e-mail est répertorié sous « notes ».

Voici une vidéo montrant comment gérer vos tâches d’assistant exécutif dans la matrice de priorité

Importez le modèle montré dans la vidéo, ici.

Apprenez comment:

• L’intégration des E-mails À Matrice Prioritaire aide
• À INTÉGRER LA BOÎTE DE RÉCEPTION À MATRICE PRIORITAIRE WINDOWS ET MAC À VOTRE E-MAIL

2. Faites la liste des choses à faire de demain avant de quitter le bureau

Ne perdez pas de temps! Avant de quitter le bureau, créez une liste de tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer demain pendant que tout est frais dans votre tête. Les 5 à 10 minutes supplémentaires que vous consacrez à ce faire seront certainement payantes lorsque vous entrerez au bureau le matin, car vous aurez une bonne idée de votre position.

Cela garantit que vous ne perdez pas de temps car vous savez ce qui est une priorité absolue et ce qui nécessite votre attention en premier.

Visualisez ce que Vous allez accomplir

Lorsque vous entrez au bureau, commencez votre journée avec la fin en tête.

Prenez 5 minutes pour réfléchir aux résultats que vous devez obtenir aujourd’hui. ENSUITE, considérez quelles tâches vous aideront à y arriver.

À ce stade, révisez votre liste de tâches de la nuit avant de vous assurer que chacune de vos tâches est au bon endroit.

Utilisez un outil

Pour rester organisé, pensez à utiliser une plateforme en ligne ou un logiciel de gestion de projet pour vous tenir au courant, ainsi que votre équipe.

Une merveilleuse solution de gestion de projet pour les assistants de direction est Priority Matrix, le même outil répertorié dans le conseil #1 pour vous aider avec vos e-mails.

Dans la matrice de priorités, vous pouvez garder une trace des tâches, des e-mails et des documents en un seul endroit. De plus, vous pouvez lire des rapports détaillés afin de vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie ou que votre équipe ne progresse pas afin que vous puissiez intervenir immédiatement.

Voici comment vous pouvez utiliser la matrice de priorité avec votre exécutif:

• L’exécutif peut vous déléguer des tâches directement via la plateforme (ce qui fait de vous le « propriétaire »), ce qui signifie que vous savez toujours ce que vous devez faire! S’il y a des questions, vous pouvez discuter au sein de la tâche afin de pouvoir y faire référence rapidement plus tard. Plus de fils de discussion confus ou de mauvaise communication sur les responsabilités!

• Lorsque vous recevez un e-mail de votre cadre, vous pouvez le faire glisser et le déposer dans votre modèle d’e-mail de matrice de priorités afin de ne pas le perdre de vue, ce qui vous aide à gérer vos e-mails plus efficacement.
• Générez un rapport de tout ce que vous avez terminé chaque jour afin que votre cadre comprenne exactement ce qui a été accompli.

• Gérez mieux votre temps à l’aide de nos modèles de priorisation ou créez le vôtre. Rendez votre cadre heureux et soyez un super performeur!
• Anticipez les besoins de votre cadre. Si vous voyez qu’il / elle a une journée complète de réunions, prenez un repas dans son restaurant préféré en attente. S’il dirige une grande réunion au matin, commandez ces bagels et ce café à l’avance avant même de vous les demander.

Vous pouvez également augmenter l’organisation globale car tout est au même endroit.

Votre patron a un appel important demain? Définissez une alerte dans la matrice de priorité pour le rappeler une heure avant.

Vous voulez voir si quelque chose d’important se passe demain ou la semaine suivante? Ouvrez la liste principale de matrice de priorité pour une vue à vol d’oiseau pour voir tout ce qui se passe, et filtrez-la par la période sur laquelle vous souhaitez vous concentrer.

Gardez une base de données

Gardez de bons dossiers sur une variété d’endroits, tels que les hôtels et les restaurants, que votre dirigeant a visités dans le passé. Assurez-vous de conserver les informations de contact telles que les numéros de téléphone et les adresses ainsi qu’une zone indiquant s’il a ou non apprécié sa dernière expérience.

De cette façon, si votre cadre est à la recherche d’un endroit où séjourner dans la région de Los Angeles, vous pouvez vous rendre dans les hôtels où il a séjourné dans le passé et passer des appels!

Vous pouvez garder une trace de ces informations dans une feuille de calcul Excel, Microsoft Access ou même une matrice de priorité.

Compétences d’Adjoint de direction

• Compétences en communication: D’excellentes compétences en communication écrite et verbale sont essentielles dans ce domaine, qu’il s’agisse de parler au téléphone, d’écrire un courriel ou d’exprimer une opinion.
• Compétences en gestion du temps: Il faut pouvoir établir des priorités pour déterminer où le temps est le mieux dépensé non seulement pour son poste, mais pour le cadre pour lequel il travaille.
• Organisation : Avec des fichiers et des informations qui flottent partout, il faut être capable de développer une stratégie pour que tout reste à sa place.
• Capacités multitâches: Avec tant de choses qui se passent, il est probable que vous devrez vous occuper de plusieurs tâches à la fois.
• Résolution de problèmes: Les plans, les stratégies et les horaires changent – il est de votre devoir de réagir rapidement et d’être résilient, en trouvant les meilleures alternatives lorsque ces changements surviennent.
• Indépendant: Possédant de l’indépendance pour faire votre propre travail, assurez-vous que votre cadre est sur la bonne voie, ainsi que les membres de l’équipe que vous supervisez.
• Proactif: Votre esprit devrait penser loin dans le futur afin que vous puissiez intervenir en cas de besoin.
• Orienté vers le détail: Les petites choses comptent vraiment – les fautes de frappe, les changements d’horaire et même les informations infimes sur la façon dont l’exécutif doit s’habiller pour une prochaine réunion de marketing – vous devez donc avoir un œil sur les moindres détails.
• Technologie: Un assistant exécutif doit avoir des connaissances sur les logiciels de hiérarchisation, les logiciels de présentation, les logiciels graphiques, Microsoft Office, etc.
• Leadership: Les adjoints de direction gèrent souvent des personnes, il faut donc être capable d’intensifier et de mettre l’équipe sur la bonne voie.