エグゼクティブアシスタントは、エグゼクティブの左手の男性（または女性）であるため、会社で重要な役割を果たしています！

成功したエグゼクティブアシスタントは、彼らが支援しているエグゼクティブがすべての上にあり、その後いくつかの上にあることを確認するこ

この記事では、:

• エグゼクティブアシスタントの仕事の説明
• エグゼクティブアシスタントの平均給与
• エグゼクティブアシスタントになる方法
• エグゼクティブアシスタントのためのヒント
• エグゼクティブアシスタントのスキル

エグゼクティブアシスタントの仕事の説明

エグゼクティブアシスタントは何をしていますか？ また時々個人的な助手と呼ばれる管理の助手は、会社の高レベル役人、CEO、または会社の所有者のような一人以上のエグゼクティブを、助けるので会社の重要な役割を担う。

エグゼクティブアシスタントは、管理アシスタントに似ていますが、管理アシスタントは事務作業に焦点を当てる傾向があり、エグゼクティブアシスタントは、通常、より高いレベルのタスクを持つ会社のエグゼクティブを支援する責任があります。

エグゼクティブアシスタントが実行するタスクの種類は位置によって異なりますが、それらはすべて同様の高レベルのタスクと職務を実行す

これらのタスクの範囲は次のとおりです:

• エグゼクティブのスケジュールの管理
• エグゼクティブが利用できないときの通話や会議でエグゼクティブを代表する
• 文書の準備と見直し
• 機密情報の処理
• レポートやプレゼンテーションの作成
• データの分析
• オフィス管理タスク
• オフィス管理タスク
• 管理アシスタントを含むスタッフに目を離さない

ここでは、管理アシスタントの仕事の説明の例ですwww.Monster.com:

• は、テキスト、データ、グラフィックスの転写、書式設定、入力、編集、取得、コピー、送信によって情報を生成します。 手紙や文書の起草、情報の収集と分析、電気通信の開始。
• は、会議、会議、電話会議、および旅行を計画およびスケジュールすることにより、幹部の予定スケジュールを維持します。
• は、幹部の不在時に会議に出席し、幹部のために話すことによって幹部を表します。
• は、直接または電話で挨拶し、お問い合わせに回答または指示することによって、お客様およびお客様を歓迎します。
• は、顧客の信頼を維持し、情報の機密性を維持することによって業務を保護します。
• 事務スタッフに仕事を割り当ててプロジェクトを完了し、結果をフォローアップします。
• は、情報を収集し、分析することにより、レポートを作成します。
• は、データベースのバックアップを完了して情報を保護します。
• は、ファイリングおよび検索システムを開発し、利用することによって歴史的な参照を提供し、会議の議論を記録します。
• は、在庫をチェックして在庫レベルを決定し、必要な供給を予測し、新しいオフィス製品を評価し、供給の発注と迅速化、供給の受領を確認することによ
• は、予防保全要件を完了すること、製造元の指示に従うこと、誤動作のトラブルシューティング、修理の呼び出し、機器の在庫の維持、新しい機器と技術の評
• は、教育ワークショップに参加することにより、専門的および技術的な知識を維持します; 専門の出版物を見直す;個人的なネットワークを確立する;専門の社会に参加する。
• は、必要に応じて関連する結果を達成することにより、チームの努力に貢献します。

エグゼクティブアシスタント給与

によるとwww.onetonline.org2016年のエグゼクティブアシスタントの給与の中央値は、時給26.86ドル、または年間55,860ドルでした。

覚えておいて、これは他の職位と同様に、長年の経験と住んでいる場所によって異なる可能性があります。

エグゼクティブアシスタントになる方法

アシスタントになるには、ビジネスや行政支援やオフィスマネジメントなどの関連分野の学位を取得することを検討してください。

少なくとも、エグゼクティブアシスタントは通常4年間の学位を持っていますが、エグゼクティブアシスタントの中には、管理アシスタントから仕事をしたり、二年間のプログラムから証明書や学位を取得したりするものもあります。

ただし、大企業で働く場合は、エグゼクティブアシスタントとして複数年の経験が必要な場合があります。

さらに、エグゼクティブアシスタントは、彼らが働くことを計画している分野の知識が必要な場合があります。 たとえば、法的環境でエグゼクティブアシスタントになることを計画している場合は、法的用語や手順に精通している必要があります。

エグゼクティブアシスタントのためのヒント

エグゼクティブアシスタント組織のヒントをお探しですか？ これらのヒントは、あなたの組織を増加させます。

1. 電子メールの整理

エグゼクティブアシスタントとして、あなた自身の受信トレイだけでなく、あなたの幹部も管理する必要があります。 これは、非常に多くの電子メールが流れると圧倒的な得ることができます。

あなたはおそらく受信トレイゼロに達することはほぼ不可能であることを受け入れているでしょうが、この挑戦を打ち負かし、その受信トレイを簡

優先度マトリックス受信トレイを簡素化できるツール。

四つの象限がラベルされた象限ベースのテンプレートで電子メールを整理することを検討してください:

• 緊急：返信を必要とする–それはあなたがこれらの電子メールにあなたの最大限の注意を与えることが重要です。 できるだけ早くそれらに答えなさい;この象限儀なしでオフィスをほぼ空去してはいけない。
• あまり緊急：返信–あなたは最終的にこれらの電子メールに返信する必要がありますが、当分の間、より大きな優先順位を持っています。 彼らはまだ重要であるとして、あなたはそれらを忘れないように、これらの電子メールに期日を置くことをお勧めします。
• フォローアップ-これらの電子メールは亀裂を滑り落ちる傾向があるため、これらの電子メールをフォローアップする時期の期日を設定します。
• To-Do’s–実行する必要があるタスクを一覧表示する電子メールの指定された場所。 これらにも期日を設定します。

メールテンプレートは次のようになります:

優先度マトリックスは、あなたが簡単にあなたのOutlookの電子メールから上記の象限にあなたの電子メールをドラッグアンドドロップすることができ、象限ベースのプロジェクト管理ソリューションです。 あなたの管理の助手の技術を削るために上の5つの型板から点検しなさい。

そこから、次のことができます:

• その電子メールに返信するか、電子メールに記載されているタスクを完了するタイミングを知っているように、期日を設定します。
• 幹部またはチームメンバーが関与している場合、またはそれらを引き継ぐことを望む場合は、電子メールを委任します。
• タスクアイコンを使用して、どのメールが最も重要かを判断します。 たとえば、次の時間以内に返信が必要な電子メールの横に”火”を置くか、最初にあなたの注意を必要とするに基づいてあなたの電子メールに番号を付けるこ

これが優先度行列でどのように見えるかは次のとおりです:

「タスク名」がメールの件名であることに注意してください。 あなたがそれをクリックすると、電子メールの内容は”メモ”の下に表示されます。

ここでは、優先度マトリックスであなたのエグゼクティブアシスタントの職務を管理する方法を示すビデオです

ビデオに表示されているテンプ

:

• 優先度マトリックス電子メールの統合は、
• がWINDOWSとMACの優先度マトリックス受信トレイを電子メールと統合するのに役立ちます

2. オフィスを出る前に明日のto-doリストを作る

いつでも無駄にしないでください！ オフィスを出る前に、すべてがあなたの頭の中で新鮮である間、あなたが明日に集中する必要があるタスクのto-doリストを作成してください。 あなたが立って良いアイデアを持つことになりますので、あなたが午前中にオフィスに入ると、これを行うために費やす余分な5-10分は確かに完

これにより、何が最優先事項であり、何が最初に焦点を当てる必要があるかを知っているので、時間を無駄にしないことが保証されます。

あなたが達成することを視覚化する

あなたがオフィスに歩いたとき、心の中で終わりであなたの一日を開始します。

今日達成するために必要な結果を考えるのに5分かかります。 次に、どのようなタスクがそこに着くのに役立つかを検討します。

この時点で、あなたのタスクのそれぞれが正しい場所にあることを確認する前に、夜からあなたのto-doリストを修正してください。

ツールを使用する

組織を維持するには、オンラインプラットフォームまたはプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、あなただけでなく、あなたのチームをループに保つことを検討してください。

管理の助手のためのすばらしいプロジェクト管理の解決は優先順位のマトリックス、あなたの電子メールと助ける先端#1にリストされている同じ用具

優先度マトリックスでは、タスク、電子メール、およびドキュメントをすべて一箇所に追跡できます。 さらに、詳細なレポートを読んで、チームが順調に進んでいること、またはチームが進捗していないことを確認して、すぐにステップインできるようにするこ

ここでは、あなたの幹部と優先度行列を使用する方法です:

• エグゼクティブは、あなたが常にあなたがする必要があるものを知っていることを意味し、（あなたに”所有者”を作る）プラットフォームを介してあなたに 質問がある場合は、後ですぐに参照できるように、タスク内でチャットすることができます。 責任についてのこれ以上の混乱した電子メールの糸か誤解!

• あなたのエグゼクティブから電子メールを得るとき、あなたの優先順位のマトリックスの電子メールの型板にそれをドラッグアンドドロップできる従ってそれを失わない、あなたの電子メールをより効率的に管理するのを助ける。
• あなたのエグゼクティブが達成されたものを丁度理解するようにあなたが毎日終えたすべてのレポートを発生させなさい。

• 私たちの優先順位付けテンプレートを使用して、より良いあなたの時間を管理するか、独自 あなたの幹部を幸せにし、スーパーパフォーマーになる！
• あなたのエグゼクティブのニーズを予測します。 あなたは彼/彼女が会議の一日を持っていることがわかった場合は、待っている彼/彼女のお気に入りのレストランから食事を持っています。 彼/彼女は午前中に大きな会議をリードしている場合は、事前にそれらのベーグルとコーヒーを注文する前にも尋ねた。

すべてが一つの場所にあるので、あなたはまた、全体的な組織を増やすことができます。

あなたの上司は明日重要な電話を持っていますか？ 時間前に彼/彼女を思い出させるために優先度マトリックスにアラートを設定します。

重要な何かが明日または次の週に起こっているかどうかを確認したいですか？ すべてが起こって見るために鳥瞰図のための優先度マトリックスマスターリストを開き、あなたが焦点を当てたい期間でそれをフィルタリングします。

データベースを保管する

あなたの幹部が過去に行ったホテルやレストランなど、さまざまな場所の良い記録を保管してください。 彼/彼女が最後の経験を楽しんだかどうか示す区域と同様、電話番号および住所のような連絡先情報を保つことを確かめなさい。

このようにして、あなたの幹部がL.A.エリアに滞在する場所を探している場合は、彼/彼女が過去に宿泊したホテルをプルアップし、いくつかの電話をかける

この情報は、Excelスプレッドシート、Microsoft Access、または優先度マトリックスで追跡できます。

エグゼクティブアシスタンススキル

• コミュニケーションスキル: 優秀な書かれ、口頭コミュニケーション能力は電話で話すか、電子メールを書くか、または意見を表明するかどうかこの分野で重大である。
• 時間管理スキル：自分の位置のためだけでなく、彼らが働く幹部のために時間が最も費やされている場所を決定するために優先順位を付けることが
• 組織:ファイルと情報がどこにでも浮かんでいるので、すべてをその場所に保つための戦略を開発することができなければなりません。
• マルチタスク能力：そんなに起こっていると、あなたは一度に複数のタスクに出席する必要があります可能性があります。
• 問題解決：計画、戦略、スケジュールの変更–これらの変更が発生したときに最良の選択肢を見つけることで、迅速に対応し、弾力性があることはあなたの仕事
• 独立性：独立性を持つあなた自身の仕事を成し遂げるために、あなたの幹部だけでなく、あなたが監督するチームメンバーが軌道に乗っていることを確認
• プロアクティブ：あなたの心は、必要なときにステップインすることができますので、遠く未来に考えている必要があります。
• : ささいなことは本当に問題–タイプミス、スケジュールの変更、および幹部が今後のマーケティング会議のためにドレスアップする必要があるかについて
• 技術:エグゼクティブアシスタントは、優先順位付けソフトウェア、プレゼンテーションソフトウェア、グラフィックスソフトウェア、Microsoft officeなど
• リーダーシップ：エグゼクティブアシスタントは人を管理することが多いので、ステップアップしてチームを軌道に乗せることができなければなりません。