asistenții executivi joacă roluri importante într-o companie, deoarece sunt mâna stângă a Executivului (sau femeia)!

un asistent executiv de succes va merge de mai sus și dincolo de a se asigura că societatea este condus în direcția cea bună, asigurându-se că Executivul că acestea sunt asistarea este pe partea de sus de tot și apoi unele.

în acest articol, vom acoperi:

• descrierea postului unui asistent executiv
• Salariul mediu de asistent executiv
• cum să devii Asistent Executiv
• Sfaturi pentru un asistent executiv
• abilități de asistent executiv

Descrierea postului de asistent executiv

ce face un asistent executiv? Asistenții executivi, numiți uneori asistenți personali, joacă roluri cheie într-o companie, deoarece ajută unul sau mai mulți directori, cum ar fi oficialii de nivel înalt, CEO-ul sau proprietarul unei companii.

asistenții executivi sunt similari cu asistenții administrativi; cu toate acestea, asistenții administrativi tind să se concentreze asupra muncii clericale, în timp ce asistenții executivi sunt responsabili pentru asistarea unui executiv al companiei, de obicei cu sarcini de nivel superior.

în timp ce tipurile de sarcini pe care le îndeplinesc asistenții executivi pot varia de la o poziție la alta, toți tind să îndeplinească sarcini și îndatoriri similare la nivel înalt.

aceste sarcini pot varia de la:

• gestionarea programului executivului
• reprezentarea executivului la apeluri și întâlniri atunci când Executivul nu este disponibil
• pregătirea și revizuirea documentelor
• gestionarea informațiilor confidențiale
• producerea de rapoarte și prezentări
• analizarea datelor
• activități de gestionare a Biroului
• supravegherea membrilor personalului, inclusiv a asistenților administrativi

iată un exemplu de descriere a postului de asistent executiv din www.Monster.com:

• produce informații prin transcriere, formatare, introducere, editare, recuperare, copiere și transmitere de text, date și grafică. Conservă timpul executivului prin citirea, cercetarea și direcționarea corespondenței; redactarea scrisorilor și documentelor; colectarea și analizarea informațiilor; inițierea telecomunicațiilor.
• menține programul de numire al Executivului prin planificarea și programarea întâlnirilor, conferințelor, teleconferințelor și călătoriilor.
• reprezintă executivul prin participarea la ședințe în absența executivului; vorbind în numele executivului.
• întâmpină oaspeții și clienții salutându-i, personal sau la telefon; răspunzând sau direcționând întrebări.
• menține încrederea clienților și protejează operațiunile prin păstrarea confidențialității informațiilor.
• finalizează proiectele prin atribuirea lucrărilor personalului clerical; urmărirea rezultatelor.
• pregătește rapoarte prin colectarea și analizarea informațiilor.
• asigură informații prin completarea backup-uri de baze de date.
• oferă referințe istorice prin dezvoltarea și utilizarea sistemelor de depunere și recuperare; înregistrarea discuțiilor de întâlnire.
• menține inventarul rechizitelor de birou verificând stocul pentru a determina nivelul inventarului; anticipând consumabilele necesare; evaluarea noilor produse de birou; plasarea și accelerarea comenzilor pentru consumabile; verificarea primirii consumabilelor.
• asigură funcționarea echipamentelor prin îndeplinirea cerințelor de întreținere preventivă; respectarea instrucțiunilor producătorului; depanarea defecțiunilor; apelarea la reparații; menținerea inventarelor echipamentelor; evaluarea echipamentelor și tehnicilor noi.
• menține cunoștințele profesionale și tehnice prin participarea la ateliere educaționale; revizuirea publicațiilor profesionale; stabilirea rețelelor personale; participarea la societățile profesionale.
• contribuie la efortul echipei prin realizarea rezultatelor aferente, după cum este necesar.

Salariu Asistent Executiv

conform www.onetonline.org, Salariul mediu al unui asistent executiv pentru 2016 a fost de 26,86 USD pe oră sau 55.860 USD anual.

rețineți că acest lucru poate varia în funcție de anii de experiență și de locul în care locuiți, la fel ca orice altă poziție de muncă.

cum să deveniți Asistent Executiv

pentru a deveni asistent, luați în considerare obținerea unei diplome în afaceri sau într-un domeniu conex, cum ar fi asistența administrativă sau managementul biroului.

cel puțin, asistenții executivi au de obicei o diplomă de 4 ani, dar unii asistenți executivi lucrează de la a fi asistent administrativ sau primesc un certificat sau o diplomă dintr-un program de doi ani.

cu toate acestea, atunci când lucrați pentru companii mai mari, este posibil să aveți nevoie de mai mulți ani de experiență ca asistent executiv pentru a fi luați în considerare pentru această funcție.

în plus, asistenții executivi ar putea avea nevoie de cunoștințe în domeniul în care intenționează să lucreze. De exemplu, dacă intenționează să fie asistent executiv într-un mediu juridic, trebuie să fie familiarizați cu terminologia și procedurile juridice.

Sfaturi pentru un asistent executiv

căutați sfaturi pentru organizația asistentului executiv? Aceste sfaturi vă vor crește organizația.

1. Organizați-vă e-mailurile

ca asistent executiv, trebuie să gestionați nu numai propria căsuță de e-mail, ci și executivul. Acest lucru poate deveni copleșitor cu atât de multe e-mailuri care curg.

probabil ați acceptat că atingerea inbox zero este aproape imposibilă, totuși există și alte opțiuni pentru a învinge această provocare și pentru a simplifica acea inbox!

matrice prioritară un instrument care vă permite să vă simplificați căsuța de e-mail.

luați în considerare organizarea e-mailurilor într-un șablon bazat pe cadran cu cele patru cadrane etichetate:

• Urgent: necesită răspuns – este esențial să acordați acestor e-mailuri cea mai mare atenție. Răspundeți-le cât mai repede; nu părăsiți biroul fără ca acest cadran să fie aproape gol.
• mai puțin Urgent: răspunsuri – trebuie să răspundeți la aceste e-mailuri în cele din urmă, dar aveți priorități mai mari pentru moment. Este recomandat să puneți o dată scadentă pe aceste e-mailuri, astfel încât să nu uitați de ele, deoarece acestea sunt încă semnificative.
• Follow-up – uri-setați datele scadente pentru când să follow-up cu aceste e-mailuri ca acestea tind să alunece prin fisuri.
• To-Do ‘ s – un loc desemnat pentru acele e-mailuri care listează sarcinile care trebuie făcute. Setați datele scadente și pe acestea.

șablonul de e-mail arată după cum urmează:

prioritate Matrix, este o soluție de management de proiect pe bază de cadran, care vă permite să trageți cu ușurință și fixați e-mailurile în cadranele de mai sus din e-mail Outlook. Consultați primele 5 șabloane pentru a vă îmbunătăți abilitățile de asistent executiv.

de acolo, puteți:

• setați o dată scadentă, astfel încât să știți când să răspundeți la acel e-mail sau să finalizați acea activitate listată în e-mail.
• delegați e-mailul unui executiv sau unui membru al echipei dacă sunt implicați sau doriți ca aceștia să preia.
• utilizați pictogramele de sarcini pentru a determina ce e-mailuri sunt cele mai importante. De exemplu, puteți pune un ‘foc’ lângă un e-mail care are nevoie de un răspuns în următoarea oră, sau numărul de e-mailuri bazate pe care au nevoie de atenția dumneavoastră în primul rând.

Iată cum ar arăta acest lucru în matricea prioritară:

observați că ‘numele sarcinii’ este subiectul e-mailului. Când faceți clic pe el, conținutul e-mailului este listat sub ‘note’.

Iată un videoclip care arată cum să vă gestionați sarcinile de asistent executiv în matricea prioritară

importați șablonul prezentat în videoclip, aici.

Aflați cum:

• integrarea prioritară a matricei de e-mail ajută
• să integreze căsuța de e-mail Windows și MAC PRIORITY MATRIX cu e-mailul

2. Faceți lista de sarcini de mâine înainte de a părăsi biroul

nu pierdeți timpul! Înainte de a ieși din birou, creați o listă de sarcini pe care trebuie să vă concentrați mâine, în timp ce totul este proaspăt în cap. Cele 5-10 minute suplimentare pe care le petreci pentru a face acest lucru vor plăti cu siguranță atunci când intri la birou dimineața, deoarece vei avea o idee bună unde stai.

acest lucru vă asigură că nu pierdeți timp, deoarece știți ce este o prioritate de top și ce are nevoie de concentrarea dvs. mai întâi.

Vizualizați ce veți realiza

când intrați în birou, începeți-vă ziua cu gândul la sfârșit.

ia-ți 5 minute să te gândești la ce rezultate trebuie să obții astăzi. Apoi, luați în considerare ce sarcini vă vor ajuta să ajungeți acolo.

în acest moment, revizuiți lista de sarcini din noaptea înainte de a vă asigura că fiecare dintre sarcinile dvs. sunt la locul potrivit.

utilizați un instrument

pentru a rămâne organizat, luați în considerare utilizarea unei platforme online sau a unui software de management de proiect pentru a vă menține pe dvs. și echipa dvs. la curent.

o soluție minunată de management de proiect pentru asistenții executivi este Priority Matrix, același instrument listat în Sfat #1 pentru a vă ajuta cu e-mailurile.

în matricea prioritară, puteți urmări sarcinile, e-mailurile și documentele într-un singur loc. În plus, puteți citi rapoarte detaliate, astfel încât să vă puteți asigura că echipa dvs. este pe drumul cel bun sau că echipa dvs. nu face progrese, astfel încât să puteți interveni imediat.

Iată cum puteți utiliza matricea prioritară cu Executivul:

• executivul vă poate delega sarcini direct prin intermediul platformei (făcându-vă proprietarul), ceea ce înseamnă că știți întotdeauna ce trebuie să faceți! Dacă există întrebări, puteți discuta în cadrul sarcinii, astfel încât să o puteți referi rapid mai târziu. Nu mai sunt fire de e-mail confuze sau comunicare greșită despre responsabilități!

• când primiți un e-mail de la executivul dvs., îl puteți trage și plasa în șablonul dvs. de e-mail cu matrice prioritară, astfel încât să nu pierdeți evidența acestuia, ajutându-vă să vă gestionați e-mailurile mai eficient.
• generați un raport despre tot ceea ce ați terminat în fiecare zi, astfel încât executivul dvs. să înțeleagă exact ceea ce a fost realizat.

• Gestionați-vă mai bine timpul folosind șabloanele noastre de prioritizare sau creați-vă propriile. Asigurați-vă executiv fericit și să fie un super-interpret!
• anticipează nevoile executivului tău. Dacă vedeți că are o zi întreagă de întâlniri, așteptați o masă de la restaurantul său preferat. Dacă el / ea conduce o întâlnire mare în AM, comandați acele covrigi și cafea în avans înainte de a cere chiar.

de asemenea, puteți crește organizarea generală, deoarece totul este într-un singur loc.

șeful tău are un apel important mâine? Setați o alertă în matricea prioritară pentru a-i reaminti cu o oră înainte.

vrei să vezi dacă se întâmplă ceva important mâine sau săptămâna următoare? Deschideți lista Priority Matrix master pentru o vedere de pasăre pentru a vedea tot ce se întâmplă și filtrați-o după perioada de timp pe care doriți să vă concentrați.

păstrați o bază de date

păstrați o evidență bună a unei varietăți de locuri, cum ar fi hoteluri și restaurante, la care directorul dvs. a fost în trecut. Asigurați-vă că păstrați informațiile de contact, cum ar fi numerele de telefon și adresele, precum și o zonă care precizează dacă sa bucurat sau nu de ultima lor experiență.

în acest fel, în cazul în care executivul este în căutarea pentru un loc de cazare în zona L. A., Puteți trage în sus hoteluri care el/ea a rămas la în trecut, și să facă unele apeluri!

puteți urmări aceste informații într-o foaie de calcul Excel, Microsoft Access sau chiar într-o matrice prioritară.

Abilități De Asistent Executiv

• Abilități De Comunicare: Abilitățile excelente de comunicare scrisă și verbală sunt esențiale în acest domeniu, indiferent dacă vorbim la telefon, scriem un e-mail sau exprimăm o opinie.
• abilități de gestionare a timpului: trebuie să fii capabil să prioritizezi pentru a determina unde este cel mai bine petrecut timpul nu numai pentru poziția lor, ci și pentru executivul pentru care lucrează.
• organizare: cu fișiere și informații care plutesc peste tot, trebuie să fii capabil să dezvolți o strategie pentru a păstra totul la locul său.
• abilități de Multitasking: cu atât de multe lucruri care se întâmplă, este probabil că va trebui să participați la mai multe sarcini simultan.
• rezolvarea problemelor: planurile, strategiile și programele se schimbă – este treaba ta să reacționezi rapid și să fii rezistent, găsind cele mai bune alternative atunci când apar aceste schimbări.
• Independent: deținerea Independenței pentru a vă face propria treabă, asigurați-vă că Executivul dvs. este pe drumul cel bun, precum și membrii echipei pe care îi supravegheați.
• proactiv: mintea ta ar trebui să gândească departe în viitor, astfel încât să poți interveni atunci când este nevoie.
• Orientat Spre Detalii: Lucrurile mici contează cu adevărat – greșeli de tipar, schimbări de program și chiar informații minuscule despre modul în care executivul trebuie să se îmbrace pentru o întâlnire de marketing viitoare-deci trebuie să aveți un ochi chiar și pentru cele mai mici detalii.
• tehnologie: un asistent executiv ar trebui să aibă cunoștințe despre software-ul de prioritizare, software de prezentare, software grafic, Microsoft office etc.
• Leadership: asistentul executiv gestionează adesea oamenii, deci trebuie să fii capabil să intensifici și să aduci echipa pe drumul cel bun.