임원 보조원은 임원의 왼손 남자(또는 여자)이기 때문에 회사에서 중요한 역할을합니다!

성공적인 임원 비서는 그들이 지원하고있는 임원이 모든 다음 일부의 상단에 있는지 확인하여 회사가 올바른 방향으로 향하고 있는지 확인하기 위해 이상 넘어 갈 것입니다.

이 문서에서 우리는 다룰 것입니다:

• 임원 보조의 작업 설명
• 평균 임원 보조 급여
• 임원 보조가되는 방법
• 임원 보조를위한 팁
• 임원 보조 기술

임원 보조 작업 설명

행정 보조원은 무엇을 하는가? 또한 때때로 개인 비서에게 불린 행정관 조수는 고위 관리,최고 경영자,또는 회사의 소유자와 같은 한개 이상 행정관을,원조하기 때문에,회사에 있는 중요한 역할을 한다.

임원 보조원은 행정 보조원과 비슷하지만,행정 보조원은 사무 업무에 집중하는 경향이 있으며,임원 보조원은 일반적으로 더 높은 수준의 업무를 수행하는 회사의 임원을 지원할 책임이 있습니다.

임원 보조원이 수행하는 업무의 유형은 직책마다 다를 수 있지만 모두 비슷한 높은 수준의 업무와 직무를 수행하는 경향이 있습니다.

이러한 작업의 범위는 다음과 같습니다:

• 경영진의 일정 관리
• 경영진이 부재 중일 때 통화 및 회의에서 임원 대표
• 문서 준비 및 검토
• 기밀 정보 처리
• 보고서 및 프레젠테이션 작성
• 데이터 분석
• 사무실 관리 업무

행정 보조원을 포함한 직원을 주시하는 것은 다음과 같습니다.www.Monster.com:

• 텍스트,데이터 및 그래픽을 전사,서식 지정,입력,편집,검색,복사 및 전송하여 정보를 생성합니다. 읽기,연구,및 통신;라우팅 편지 및 문서;초안 작성 하 여 임원의 시간을 절약 수집 및 정보 분석;통신을 시작 합니다.
• 회의,회의,원격 회의 및 여행을 계획하고 예약하여 임원의 약속 일정을 유지합니다.
• 은 임원의 부재시 회의에 참석하여 임원을 대표한다.
• 직접 또는 전화로 인사하여 손님과 고객을 환영합니다.
• 고객의 신뢰를 유지하고 정보를 기밀로 유지함으로써 운영을 보호합니다.
• 사무 직원에게 작업을 할당하여 프로젝트를 완료;결과에 따라.
• 정보를 수집하고 분석하여 보고서를 작성합니다.
• 데이터베이스 백업을 완료하여 정보를 보호합니다.
• 파일 및 검색 시스템을 개발 및 활용하고 회의 토론을 기록하여 역사적 참조를 제공합니다.
• 재고 수준을 결정하기 위해 재고를 확인하여 사무 용품 재고를 유지;필요한 공급을 예상;새로운 사무 제품을 평가;배치 및 공급에 대한 주문을 신속하게;공급의 영수증을 확인.
• 예방 유지 보수 요구 사항을 완료하여 장비의 작동을 보장;제조업체의 지침에 따라;문제 해결 오작동;수리를 요구;장비 재고를 유지;새로운 장비와 기술을 평가.
• 교육 워크샵에 참석하여 전문적이고 기술적 인 지식을 유지; 전문 출판물을 검토;개인 네트워크를 구축;전문 사회에 참여.
• 은 필요에 따라 관련 결과를 달성함으로써 팀의 노력에 기여합니다.

임원 보조 급여

에 따르면 www.onetonline.org,2016 년 임원 보조원의 평균 급여는 시간당$26.86 또는 연간$55,860 입니다.

명심하십시오,이 경험의 년에 따라 달라질 수 있습니다 어디 한 생활,다른 작업 위치 처럼.

임원 보조가되는 방법

조수가 되려면 비즈니스 또는 행정 지원 또는 사무실 관리와 같은 관련 분야에서 학위를 취득하는 것을 고려하십시오.

최소한 행정 보조원은 일반적으로 4 년제 학위를 소지하고 있지만 일부 행정 보조원은 행정 보조원에서 일하거나 2 년 프로그램에서 자격증 또는 학위를받습니다.

그러나 대기업에서 일할 때는 임원직으로 근무하는 데 수년간의 경험이 필요할 수 있습니다.

또한,임원 보조는 그들이 일하고자하는 분야에 대한 지식이 필요할 수 있습니다. 예를 들면,그들이 법적인 환경안에 행정상 조수 이음에 계획하면,법적인 용어 및 절차에 친밀해야 한다.

임원 보조를위한 팁

임원 보조 조직 팁을 찾고 계십니까? 이 팁은 조직을 증가시킬 것이다.

1. 이메일 구성

임원 보조원은 자신의 받은 편지함뿐만 아니라 임원도 관리해야 합니다. 이것은 너무 많은 이메일이 흐르는 압도적 얻을 수 있습니다.

당신은 아마받은 편지함 제로에 도달하는 것은 거의 불가능하다는 것을 받아 들였다,그러나이 도전을 물리 칠 수있는 다른 옵션이 있습니다,그받은 편지함을 단순화!

우선순위 매트릭스 받은 편지함을 단순화할 수 있는 도구입니다.

4 개의 사분면 레이블이 지정된 사분면 기반 템플릿에서 이메일을 구성하는 것을 고려하십시오:

• 긴급:응답을 요구–그것은 당신이 이러한 이메일을 최대한 관심을 제공하는 것이 중요합니다. 가능한 빨리 그(것)들 대답;이 사분면 없이 사무실을 거의 빈 남겨두지 마십시오.
• 덜 긴급:회신-결국 이러한 이메일에 회신해야하지만 당분간 더 큰 우선 순위를 갖습니다. 그들은 여전히 중요 한 그들에 대해 잊지 마세요 그래서 이러한 이메일에 기한 넣어 하는 것이 좋습니다.
• 후속 조치-이 균열을 통해 미끄러 경향이 이러한 이메일과 후속 할 때 설정 기한.
• 할 일-수행해야 할 작업을 나열하는 이메일에 지정된 장소입니다. 이들에 만기가 되는 날짜를 마찬가지로 놓으십시요.

이메일 템플릿은 다음과 같습니다:

우선 순위 매트릭스,당신은 쉽게 드래그 앤 아웃룩 이메일에서 위의 사분면에 이메일을 드롭 할 수있는 사분면 기반의 프로젝트 관리 솔루션입니다. 너의 행정상 조수 특기를 날카롭게 하기 위하여 최고 5 개의 템플렛에서 검사하십시요.

거기에서,당신은 할 수 있습니다:

• 해당 이메일에 회신하거나 이메일에 나열된 작업을 완료 할 때 알 수 있도록 기한을 설정합니다.
• 임원 또는 팀 구성원에 게 이메일을 위임 하는 경우 그들은 참여,또는 당신이 그들을 인계 하려는.
• 작업 아이콘을 사용하여 가장 중요한 이메일을 확인합니다. 예를 들면,너는 다음 시간안에 대답을 필요로 하는 전자 우편의 옆에’불’을 둘 수 있는다,또는 너의 주의를 첫째로 필요로 하는 까 어느것에 기초를 두는 너의 전자 우편을 열거하십시요.

우선 순위 매트릭스에서 어떻게 보입니까:

‘작업 이름’이 이메일의 제목입니다. 당신이 그것을 클릭하면,이메일의 내용은’노트’아래에 나열됩니다.

다음은 우선 순위 매트릭스

에서 임원 보조 업무를 관리하는 방법을 보여주는 비디오입니다.

방법 알아보기:

• 우선 순위 매트릭스 이메일 통합 도움
• 이메일과 윈도우 및 맥 우선 순위 매트릭스받은 편지함을 통합

2. 사무실을 떠나기 전에 내일의 할 일 목록 만들기

시간을 낭비하지 마십시오! 사무실에서 스테핑하기 전에,모든 것이 당신의 머리에 신선한 동안 당신이 내일에 초점을 맞출 필요가 작업의 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 너가 서 있는 곳에 너는 좋은 아이디어가 있을 것이기 때문에 너가 아침에 사무실에 들어갈 때 너가 이것을 하기 위하여 쓰는 여분 5-10 분은 확실하게 갚을 것이다.

이렇게 하면 무엇이 최우선이고 무엇이 먼저 집중해야 하는지를 알기 때문에 시간을 낭비하지 않습니다.

당신이 달성 할 것을 시각화

당신이 사무실에 걸을 때,마음에 끝으로 하루를 시작합니다.

오늘 달성해야 할 결과에 대해 생각하는 데 5 분이 걸립니다. 그런 다음 거기에 도착하는 데 도움이되는 작업을 고려하십시오.

이 시점에서,밤에서 할 일 목록을 수정하여 각 작업이 올바른 위치에 있는지 확인하십시오.

도구를 사용 하 여

조직 유지,온라인 플랫폼 또는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용 하 여 루프에서 뿐만 아니라 당신의 팀을 유지 하는 것이 좋습니다.

임원 보조에 대 한 훌륭한 프로젝트 관리 솔루션은 우선 순위 매트릭스,팁#1 에 나열 된 동일한 도구 귀하의 이메일을 지원 하기 위해.

우선 순위 매트릭스에서 작업,이메일 및 문서를 모두 한 곳에서 추적 할 수 있습니다. 당신이 당신의 팀이 궤도에 있는지 확인 할 수 있도록 또한,당신은 상세한 보고서를 읽을 수 있습니다,또는 당신이 바로 단계 수 있도록 팀이 진행되지 않습니다.

다음은 경영진과 함께 우선 순위 매트릭스를 사용하는 방법입니다:

• 임원은 플랫폼을 통해 직접 작업을 위임 할 수 있습니다(당신에게’소유자’만들기)이는 항상 당신이해야 할 일을 알고 있다는 것을 의미합니다! 질문이있는 경우 신속하게 나중에 참조 할 수 있도록,당신은 작업 내에서 대화를 나눌 수 있습니다. 더 이상 혼란스러운 이메일 스레드 나 책임에 대한 오해가 없습니다!

• 당신이 당신의 임원에서 이메일을 얻을 때,당신은 드래그 할 수 있습니다 당신은 당신이보다 효율적으로 이메일을 관리 할 수 있도록,그것의 트랙을 잃지 않도록 우선 순위 매트릭스 이메일 템플릿에 놓습니다.
• 당신의 임원이 달성 된 정확히 이해할 수 있도록 매일 완료 모든 보고서를 생성합니다.

• 우리의 우선 순위 템플릿을 사용하여 더 나은 시간을 관리하거나 자신을 만들 수 있습니다. 당신의 임원 행복 하 게 하 고 슈퍼 연기자!
• 임원의 요구를 예상하십시오. 당신은 그/그녀가 회의의 하루 종일 것을 볼 경우,그/그녀의 마음에 드는 레스토랑에서 식사를 기다리고 있습니다. 그/그녀가 오전에 큰 회의를 선도하는 경우,심지어 요청하기 전에 사전에 그 베이글과 커피를 주문.

모든 것이 한 장소에 있기 때문에 당신은 또한 전체 조직을 증가시킬 수있다.

당신의 상사가 내일 중요한 전화를 했습니까? 그/그녀의 시간 전에 생각 나게하는 우선 순위 매트릭스에 경고를 설정합니다.

내일이나 다음 주에 중요한 일이 있는지 확인하고 싶습니까? 조감도에 대한 우선 순위 매트릭스 마스터 목록을 열어 모든 것이 진행되고 있는지 확인하고 초점을 맞추고 자하는 기간별로 필터링하십시오.

데이터베이스 유지

임원이 과거에 있었던 호텔 및 레스토랑과 같은 다양한 장소에 대한 좋은 기록을 유지합니다. 당신은 그/그녀가 그들의 마지막 경험을 즐겼다는 것을 진술하는 지역 뿐만 아니라 전화 번호 및 주소와 같은 교신 정보를 지킨다는 것을 확인하십시오.

이 방법 당신의 임원이 라 지역에 머물 장소를 찾고 있다면,당신은 그/그녀가 과거에 머물렀다 호텔을 끌어,일부 전화를 걸 수 있습니다!

당신은 엑셀 스프레드 시트,마이크로 소프트 액세스,또는 우선 순위 매트릭스에서이 정보를 추적 할 수 있습니다.

임원 보조 기술

• 의사 소통 기술: 우수한 서 면 및 구두 의사 소통 능력 여부 전화,이메일,작성 또는 의견을 표명 하는이 분야에서 중요 하다.
• 시간 관리 기술:우선 순위를 정하여 자신의 직위뿐만 아니라 그들이 일하는 임원을 위해 시간을 가장 잘 소비 할 수 있어야합니다.
• 조직:파일과 정보가 도처에 떠 다니면서 모든 것을 제자리에 유지하는 전략을 개발할 수 있어야합니다.
• 멀티 태스킹 능력:너무 많은 일이 일어나면 한 번에 여러 작업에 참석해야 할 가능성이 높습니다.
• 문제 해결:계획,전략 및 일정 변경-이러한 변화가 발생할 때 가장 좋은 대안을 찾고 신속하게 대응하고 탄력적으로 행동하는 것이 귀하의 임무입니다.
• 독립:자신의 일을 완수하기 위해 독립성을 가지고,당신의 임원이 궤도에 있는지 확인,뿐만 아니라 당신이 감독하는 팀 구성원.
• 사전 예방:당신의 마음은 필요할 때 개입 할 수 있도록 미래까지 생각해야합니다.
• 세부 지향: 작은 것 들 정말 문제–오타,일정 변경 및 임원이 곧 마케팅 회의–에 대 한 옷을 해야 하는 방법에 대 한 심지어 분 정보 그래서 심지어 가장 작은 세부 사항에 대 한 눈을가지고 있어야 합니다.
• 기술:임원 보조는 우선 순위 소프트웨어,프리젠 테이션 소프트웨어,그래픽 소프트웨어,마이크로 소프트 오피스 등에 대한 지식이 있어야합니다.
• 리더십:임원 비서는 종종 사람들을 관리,그래서 하나는 단계로 궤도에 팀을 얻을 수 있어야합니다.