johdon assistenteilla on tärkeä rooli yrityksessä, koska he ovat johtajan vasen käsi mies (tai nainen)!

menestynyt johtoavustaja menee ylitse muiden varmistaakseen, että yritys on menossa oikeaan suuntaan varmistamalla, että heidän avustamansa johtaja on kaiken päällä ja sitten jonkin verran.

tässä artikkelissa käsitellään:

• johdon assistentin toimenkuva
• Keskimääräinen johdon assistentin palkka
• miten tulla johdon assistentiksi
• vinkkejä johdon assistentiksi
• johdon assistentin taidot

johdon assistentin toimenkuva

mitä johdon assistentti tekee? Johdon avustajat, joita joskus kutsutaan myös henkilökohtaisiksi avustajiksi, ovat avainrooleissa yrityksessä, koska he avustavat yhtä tai useampaa johtajaa, kuten korkean tason virkamiehiä, toimitusjohtajaa tai yrityksen omistajaa.

johdon avustajat ovat samanlaisia kuin hallinnolliset avustajat; hallinnolliset avustajat keskittyvät kuitenkin yleensä toimistotyöhön, kun taas johdon avustajat vastaavat yrityksen johdon avustamisesta, yleensä ylempien tasojen tehtävissä.

vaikka johtajien avustajien suorittamat tehtävät voivat vaihdella eri tehtävissä, heillä kaikilla on taipumus suorittaa samanlaisia korkean tason tehtäviä ja velvollisuuksia.

nämä tehtävät voivat vaihdella:

• johdon aikataulujen hoitaminen
• johdon Edustaminen kutsuissa ja kokouksissa, kun johtaja ei ole käytettävissä
• asiakirjojen valmistelu ja tarkastelu
• luottamuksellisten tietojen käsittely
• raporttien ja esitysten tuottaminen
• tietojen analysointi
• toimistojen johtotehtävät
• henkilöstön, mukaan lukien hallinnolliset avustajat

tässä on esimerkki johdon assistentin toimenkuvasta www.Monster.com:

• tuottaa tietoa transkriboimalla, muotoilemalla, syöttämällä, muokkaamalla, hakemalla, kopioimalla ja välittämällä tekstiä, dataa ja grafiikkaa. Säästää toimeenpanovallan aikaa lukemalla, tutkimalla ja reitittämällä kirjeenvaihtoa; laatimalla kirjeitä ja asiakirjoja; keräämällä ja analysoimalla tietoa; aloittamalla televiestinnän.
• pitää yllä johdon nimitysaikataulua suunnittelemalla ja ajoittamalla kokouksia, konferensseja, etäkonferensseja ja matkoja.
• edustaa toimeenpanovaltaa osallistumalla kokouksiin toimeenpanovallan ollessa poissa; puhuen toimeenpanovallan puolesta.
• toivottaa vieraat ja asiakkaat tervetulleiksi tervehtimällä heitä henkilökohtaisesti tai puhelimitse; vastaamalla tai ohjaamalla tiedusteluihin.
• ylläpitää asiakkaiden luottamusta ja suojaa toimintaa pitämällä tiedot luottamuksellisina.
• täydentää hankkeita osoittamalla työtä toimistohenkilökunnalle; seuraa tuloksia.
• laatii raportteja keräämällä ja analysoimalla tietoa.
• varmistaa tiedot täyttämällä tietokannan varmuuskopiot.
• tarjoaa historiallista viitekehystä kehittämällä ja hyödyntämällä arkistointi-ja hakujärjestelmiä; tallentamalla kokouskeskusteluja.
• ylläpitää toimistotarvikeluetteloa tarkistamalla varastoja varastotason määrittämiseksi, ennakoimalla tarvittavat tarvikkeet, arvioimalla uusia toimistotuotteita, tekemällä ja nopeuttamalla tarviketilauksia, tarkistamalla tarvikkeiden vastaanottamisen.
• varmistaa laitteiden toiminnan suorittamalla ennalta ehkäiseviä kunnossapitovaatimuksia, noudattamalla valmistajan ohjeita, vianetsinnällä, korjauskutsulla, ylläpitämällä laitevarastoja, arvioimalla uusia laitteita ja tekniikoita.
• ylläpitää ammatillista ja teknistä tietämystä käymällä koulutuspajoissa; ammatillisten julkaisujen tarkastelu, henkilökohtaisten verkostojen luominen, osallistuminen ammatillisiin yhdistyksiin.
• edistää ryhmätyötä tekemällä tarvittavia tuloksia.

johdon assistentin palkka

mukaan www.onetonline.org, mediaanipalkka Executive Assistant vuonna 2016 oli $26,86 tuntipalkka, eli $55,860 vuosittain.

muista, että tämä voi vaihdella vuosien kokemuksen ja asuinpaikan perusteella, aivan kuten mikä tahansa muukin työpaikka.

miten tulla johdon assistentiksi

assistentiksi, harkita tutkinnon hankkimista liiketaloudesta tai siihen liittyvältä alalta, kuten hallinnollisesta tuesta tai toimistojohtamisesta.

vähintään johdon assistenteilla on yleensä 4-vuotinen tutkinto, mutta osa johdon assistenteista työskentelee ylempänä hallintoassistenttina tai saa todistuksen tai tutkinnon kaksivuotisesta ohjelmasta.

isommissa yrityksissä työskenneltäessä tehtävään voi kuitenkin tarvita usean vuoden kokemus johdon assistenttina.

lisäksi johdon avustajat saattavat tarvita tietoa alalta, jolla he aikovat työskennellä. Jos he esimerkiksi aikovat toimia johdon assistenttina oikeudellisessa ympäristössä, heidän on tunnettava oikeudelliset termit ja menettelyt.

vinkkejä johdon assistentille

Etsitkö johdon assistenttiorganisaation vinkkejä? Nämä vinkit lisäävät organisaatiota.

1. Järjestä sähköpostisi

executive assistantina, sinun täytyy hallita paitsi omaa postilaatikkoasi, myös executive ’ s as well. Tämä voi saada ylivoimainen niin paljon sähköposteja virtaa.

olet todennäköisesti hyväksynyt sen, että postilaatikon nollan saavuttaminen on lähes mahdotonta, mutta on olemassa muita vaihtoehtoja tämän haasteen voittamiseksi ja postilaatikon yksinkertaistamiseksi!

Priority Matrix työkalu, jonka avulla voit yksinkertaistaa postilaatikkosi.

harkitse sähköpostien järjestämistä kvadranttipohjaiseen malliin, jossa neljä kvadranttia on merkitty:

• kiireellinen: vaativat vastausta – on tärkeää, että annat nämä sähköpostit mahdollisimman paljon huomiota. Vastatkaa heille mahdollisimman pian; älkää poistuko toimistosta ilman, että tämä kvadrantti on lähes tyhjä.
• vähemmän kiireellinen: vastaukset – näihin sähköposteihin pitää vastata lopulta, mutta prioriteetit ovat toistaiseksi isommat. On suositeltavaa, että laitat eräpäivän nämä sähköpostit niin et unohda niitä, koska ne ovat edelleen merkittäviä.
• seuranta-Aseta eräpäivät sille, milloin näiden sähköpostien kanssa kannattaa seurata, koska ne tuppaavat lipsumaan raoista.
• To-Do ’ s – nimetty paikka niille sähköposteille, joissa listataan tehtäviä, jotka on tehtävä. Aseta myös eräpäivät näille.

sähköpostimalli näyttää seuraavalta:

Priority Matrix, on kvadranttipohjainen projektinhallintaratkaisu, jonka avulla voit helposti vetää ja pudottaa sähköpostit edellä mainittuihin kvadrantteihin Outlook-sähköpostistasi. Tutustu Top 5 malleja terävöittää Executive Assistant taitoja.

sieltä voit:

• Aseta eräpäivä, jotta tiedät milloin vastata kyseiseen sähköpostiin tai suorittaa sähköpostissa mainitun tehtävän.
• siirrä Sähköposti johtajalle tai tiimin jäsenelle, jos hän on mukana tai haluat hänen jatkavan.
• käytä tehtäväkuvakkeita selvittääksesi, mitkä sähköpostit ovat tärkeimpiä. Voit esimerkiksi laittaa ”tulipalo” sähköpostin viereen, joka tarvitsee vastauksen seuraavan tunnin aikana, tai numeroida sähköpostisi sen perusteella, mihin tarvitset huomiota ensin.

näin tämä näyttäisi Prioriteettimatriisissa:

huomaa, että ”tehtävän nimi” on sähköpostin aihe. Kun napsautat sitä, sähköpostin sisältö on listattu kohtaan ”notes”.

tässä video, joka näyttää, miten johdon assistenttitehtävät hoidetaan Prioriteettimatriisissa

tuo videolla näkyvä malli tänne.

Opi miten:

• Priority Matrix Email integraatio auttaa
• integroida WINDOWS ja MAC PRIORITY MATRIX saapuneet sähköpostiisi

2. Tee huomisen tehtävälista ennen kuin poistut toimistosta

älä tuhlaa aikaa! Ennen kuin astut ulos toimistosta, luo tehtävälista tehtävistä, joihin sinun on keskityttävä huomenna, kun kaikki on tuoretta päässäsi. Ylimääräinen 5-10 minuuttia vietät tehdä tämän varmasti maksaa pois, kun tulet toimistoon aamulla, koska sinulla on hyvä käsitys, missä seisot.

näin varmistat, ettet tuhlaa aikaa, koska tiedät, mikä on tärkeintä ja mihin sinun on keskityttävä ensin.

kuvittele, mitä saavutat

kun astut toimistoon, aloita päiväsi loppu mielessäsi.

mieti 5 minuuttia, mitä tuloksia tarvitset saavuttaaksesi tänään. Mieti sitten, mitkä tehtävät auttavat sinua pääsemään perille.

tässä vaiheessa tarkista tehtävälistaasi edeltävältä illalta varmistaen, että jokainen siellä olevista tehtävistäsi on oikeassa paikassa.

käytä työkalua

pysyäksesi järjestäytyneenä, harkitse verkkoalustan tai projektinhallintaohjelmiston käyttöä pitääksesi sinut ja tiimisi ajan tasalla.

loistava projektinhallintaratkaisu johtaville avustajille on Priority Matrix, sama työkalu, joka on listattu tip #1: ssä sähköpostien kanssa.

Priority Matrixissa voit seurata tehtäviä, sähköposteja ja asiakirjoja yhdessä paikassa. Lisäksi, voit lukea yksityiskohtaisia raportteja, jotta voit varmistaa, että joukkue on raiteillaan, tai että joukkue ei edisty, jotta voit puuttua heti.

tässä on, miten voit käyttää Priority Matrixia Oman executive:

• executive voi delegoida tehtäviä suoraan sinulle alustan kautta (tehden sinusta ’omistajan’), mikä tarkoittaa, että tiedät aina, mitä sinun täytyy tehdä! Jos on kysyttävää, voit keskustella tehtävän sisällä, joten voit nopeasti viitata siihen myöhemmin. Ei enää hämmentäviä sähköpostiketjuja tai väärinkäsityksiä vastuusta!

• kun saat sähköpostin executive, voit vetää ja pudottaa sen prioriteetti matriisi email malli, joten et menetä seurata sitä, auttaa hallitsemaan sähköposteja tehokkaammin.
• luo joka päivä raportti kaikesta, mitä olet saanut valmiiksi, jotta esimiehesi ymmärtää tarkalleen, mitä on saatu aikaan.

• hallita aikaa paremmin käyttämällä priorisointi malleja, tai luoda omia. Tee executive onnellinen ja olla super esiintyjä!
• ennakoi esimiehesi tarpeet. Jos näet, että hänellä on koko päivä kokouksia, syödä hänen/hänen suosikki ravintola odottaa. Jos hän johtaa suurta AM-kokousta, tilaa ne rinkelit ja kahvit etukäteen ennen kuin edes pyydät.

voit myös lisätä yleistä organisaatiota, koska kaikki on yhdessä paikassa.

pomollasi on tärkeä puhelu huomenna? Aseta hälytys Prioriteettimatriisiin muistuttamaan häntä tuntia aiemmin.

Haluatko nähdä, tapahtuuko huomenna tai seuraavalla viikolla jotain tärkeää? Avaa Priority Matrix master-lista, jotta linnunsilmänäkymä näkee kaiken tapahtuvan, ja suodata se sen ajanjakson mukaan, johon haluat keskittyä.

pidä tietokantaa

Pidä kirjaa erilaisista paikoista, kuten hotelleista ja ravintoloista, joissa esimiehesi on aiemmin käynyt. Varmista, että pidät yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja osoitteet sekä alueen, jossa ilmoitetaan, onko hän nauttinut viimeisestä kokemuksesta.

näin jos esimiehesi etsii majapaikkaa L. A: n alueelta, voit vetää esiin hotelleja, joissa hän on yöpynyt aiemmin, ja soittaa muutaman puhelun!

voit seurata näitä tietoja Excel-laskentataulukossa, Microsoft Accessissa tai jopa Priority Matrixissa.

Johdon Assistenttitaidot

• Viestintätaidot: Erinomaiset kirjalliset ja sanalliset viestintätaidot ovat kriittisiä tällä alalla, olipa kyse puhelimessa puhumisesta, sähköpostin kirjoittamisesta tai mielipiteen ilmaisemisesta.
• Ajanhallintataidot: on osattava priorisoida, missä aika kuluu parhaiten paitsi oman asemansa, myös sen johtajan hyväksi, jolle hän työskentelee.
• organisaatio: kun tiedostoja ja tietoa kelluu kaikkialla, on kyettävä kehittämään strategia, jolla kaikki pysyy paikallaan.
• Multitasking Abilities: kun on niin paljon meneillään, on todennäköistä, että joudut hoitamaan useita tehtäviä kerralla.
• ongelmanratkaisu: suunnitelmat, strategiat ja aikataulut muuttuvat – Sinun tehtäväsi on reagoida nopeasti ja olla joustava ja löytää parhaat vaihtoehdot, kun nämä muutokset syntyvät.
• Independent: Possessing independence to get your own job done, ensure that your executive is on track, as the team members that you supervised.
• proaktiivinen: mielesi pitäisi ajatella pitkälle tulevaisuuteen, jotta voit tarvittaessa astua mukaan.
• Detail Oriented: Pienet asiat todella väliä-kirjoitusvirheet, aikataulumuutokset, ja jopa minuutin info siitä, miten johtaja tarvitsee pukeutua tulevaan markkinointitapaamiseen – joten sinun täytyy olla silmä jopa pienimmätkin yksityiskohdat.
• teknologia: johdon assistentilla tulee olla tietoa priorisointiohjelmistoista, esitysohjelmistoista, grafiikkaohjelmistoista, Microsoft Officesta jne.
• johtajuus: johdon assistentit hoitavat usein ihmisiä, joten pitää pystyä porrastamaan ja saamaan porukka raiteilleen.