Performance review meetings voi olla stressaavaa. Voi tuntua siltä, että valmistautuu yhteenottoon-mutta ehkä se ei ole niin vaikeaa kuin luulisi.

kokosimme yhteen lähestymistavan, jonka avulla kuka tahansa voi saada tehokkaampia tulospalavereita. Jos haluat tuntea olosi varmemmaksi ja mukavammaksi, kun sinulla on parempia, tuottavampia keskusteluja työntekijöiden kanssa tulevissa suorituskyvyn arviointikokouksissasi, voit aloittaa tästä.

miten kokous järjestetään

aseta sävy ja asialista

tuloskatsauksen tavoite–ja mitä pitäisi tehdä selväksi heti alussa–on käydä läpi, mikä toimii ja mikä ei, tarkoituksena auttaa työntekijää, johtajaa ja yritystä saavuttamaan tavoitteensa.

työntekijän tulee ymmärtää, että kokouksen tarkoituksena on selvittää, mitä he voivat ja mitä heidän tulee tehdä, jotta he voivat jatkaa eteenpäin.

kerro etukäteen, miten aiot jäsentää kokouksen. Kuten näette, uskomme, että aloitamme tavoitteista, siirrymme vahvuuksiin ja lopetamme keskusteluun parannuksista.

Aloita maaleilla

kyllä, luit tuon oikein. Vaikka saattaakin tuntua luontevammalta päättää tavoitteiden asettaminen tulevaisuutta varten-esitämme, että tavoitteista keskusteleminen ensin auttaa kehystämään paremmin muun suorituskyvyn arviointikeskustelun.

työntekijän tavoitteiden asettamisen pitäisi auttaa luomaan ja valottamaan koko keskustelua vahvuuksista, saavutuksista ja parannustavoista.

jos ymmärtää työntekijän motivaation, se tekee myöhemmät keskustelut parannuksista hedelmällisemmiksi. Sen sijaan, että sanoisit: ”haluaisin sinun olevan parempi X: ssä”, voit sanoa: ”luulen, että jos tulet paremmaksi X: ssä, se voisi auttaa sinua saavuttamaan Y: n tavoitteesi.”

myös, jos paljastat suuresti väärin suunnattuja tavoitteita tässä vaiheessa, on tärkeää käsitellä niitä ensin. Jos haluaa työntekijän tulevaksi johtajaksi, mutta he ovat täällä vain laskemassa aikaa siihen, että heidän taideuransa lähtee nousuun, niin se muuttaa muun keskustelun.

Keskustele saavutuksista

anna työntekijöille mahdollisuus puolustaa ensin itseään. Tämä auttaa myös ymmärtämään paremmin, mitä työntekijä uskoo korkean suorituskyvyn. Ehkä tässäkin on virhe.

kehitä saavutuksista ”miksi”, on tärkeää auttaa sijoittamaan ne vaikutuksineen joukkueeseen ja organisaatioon. Tämä auttaa keskittymään keskusteluun, kun se on helpompaa niin, että kun aihe kääntyy heikkouksiin sävy on jo asetettu.

esimerkiksi työntekijä voisi kertoa hyviä vitsejä vesijäähdyttimen ympärillä, ja kaikki voisivat olla yhtä mieltä siitä, että se on suuri vahvuus, mutta kun keskitymme siihen, miksi, se asettaa Vitsit oikealle paikalleen.

käsittele vahvuuksia sitä mukaa kuin niitä tuodaan esiin, vahvista niitä, jotka koet tärkeäksi organisaatiolle. Työnnä takaisin, jos työntekijä takertuu saavutuksiin, joita et usko olevan yhtä vaikuttavia.

pidä kiinni käsityksistä ja kovista faktoista, älä leimaa. Totuus on, että et voi tietää, kuka työntekijä on ihmisenä, tiedät vain omat käsityksesi ja faktasi. Vaikka etiketti olisi oikea, sitä ei voi todistaa. Keskustelut etiketeistä hajoavat nopeasti voittamattomiksi argumenteiksi.

etsi aina konkreettisia esimerkkejä. Älä anna työntekijöiden listata pois joukko koettuja vahvuuksia tukematta niitä. Vahvuudet ovat vain yhtä arvokkaita kuin niiden aikaansaannokset.

Keskustele parannuksista

parannuksista keskusteltaessa on tärkeää antaa työntekijälle mahdollisuus olla itsetietoinen ja tuoda esiin omia parannusideoitaan. Työntekijä on paljon todennäköisemmin saada rakentavaa palautetta, ja kävellä pois tarkastelun täysin ostettu tehdä tarvittavat parannukset, jos he nostavat ajatuksen aluksi.

kuten saavutuksetkin, kehitä aina parannuksia ”miksi” – miten työntekijän lisääntynyt, optimoitu suorituskyky liittyy niiden vaikutukseen tiimiin tai yritykseen. Myös konkreettisten esimerkkien esittäminen on hyödyllinen väline tässä tarkastelussa väärien tulkintojen välttämiseksi.

suuret, abstraktit käsitteet kuten ”johtajuus” jättävät runsaasti tilaa hämmennykselle ja epävarmuudelle. Viestissämme arvostetun kritiikin antamisesta ehdotamme, että tiettyjen kysymysten tunnistaminen ja tiettyihin ratkaisuihin keskittyminen auttaa myös työntekijöitä sitoutumaan ratkaisun löytämiseen.

lopuksi päätetään kokous neuvottelemalla suunnitelma ja aikataulu parannusten tarkistamiseksi. Ei ole pahitteeksi vahvistaa myös työntekijän vahvuuksia ja saavutuksia, erityisesti hyviä suorituksia. Tee selväksi, että kritiikin ja palautteen takana on tarkoitus selkeyttää odotuksia, antaa suuntaa tulevalle vuodelle ja auttaa työntekijää siirtymään hyvästä suureen.

keskustelun tehtävät ja kiellot

tee:

• Valmistautukaa. Hanki ja tuo tarvittavat materiaalit ja tiedot, jotta olet jo hyvin perillä työntekijän suoriutumisesta, vahvuuksista ja saavutuksista ennen keskustelun alkua.
• ole suora, asiallinen ja yksityiskohtiin suuntautunut. Rehellinen keskustelu tasoittaa tietä tehokkaille suoritusarvioinneille. Sen sijaan, että kaunistelisit arvostelua huonoille esiintyjille, käytä kasvokkaista vuorovaikutusta kehotuksen vaatimiseen. Ole tahallinen huomauttamaan työhön liittyviä käyttäytymismalleja, jotka haluat työntekijän lopettavan, aloittavan tai jatkavan.
• Kuuntele tarkoituksellisesti. Kysy kysymyksiä ja varmista, että työntekijä voi jakaa ajatuksiaan, näkemyksiään ja käsityksiään omasta suorituksestaan. Ymmärrä, että muutos voi ärsyttää työntekijöitä, ja pysy rauhallisena, jos tunteet kärjistyvät.

älä:

• odota virallista tarkastelua. Jos olet havainnut työntekijän suoriutumiseen liittyviä ongelmia, varmista, että pidät yllä jatkuvaa palaute-ja viestintäjärjestelmää, jotta suorituksen arvioinnissa ei tule yllätyksiä.
• hämmentää hommaa henkilölle. Suoritusarvioiden aikana käytävän keskustelun tulisi keskittyä työntekijän yleiseen työsuoritukseen, joka perustuu tiettyihin työhön liittyviin kriteereihin-ei hänen asenteeseensa, persoonallisuuteensa tai luonteeseensa. Keskity työhön, älä ihmiseen.
• keskity negatiiviseen käyttäytymiseen. Varmista, että olet harjoittaa noin ratkaisuja, ei vain huomauttaa ongelmia. Työntekijät haluavat palautetta, joka ohjaa heitä oikeaan suuntaan, ja on mahdollista, että he haluavat olla yhtä suuressa roolissa ratkaisujen löytämisessä kuin sinä.