Hur kan vi vara mer effektiva? Vad håller oss tillbaka från att leverera bra kundvärde, förr?

dessa är viktiga frågor som delas av alla framgångsdrivna produktchefer.

produktiviteten ökar med förbättring av teamengagemang och arbetsmetoder.

den största hävstången för att öka produktiviteten fokuserar dock på att undvika förseningar. Att eliminera orsakerna som blockerar vårt arbete och ackumulerar väntetiden är det bästa sättet att få mer gjort, med mindre ansträngning.

varje minskning av inaktiv tid kommer att förbättra din totala cykeltid. Att titta på väntetiden är vanligtvis det enklaste och billigaste området att undersöka först när det gäller processförbättring.

när du försöker trimma ner dina väntetider kan en av de viktigaste mätvärdena i Kanban vara till stor hjälp – flödeseffektivitet.

ju högre din flödeseffektivitet är, desto snabbare och smidigare uppgifter flyter genom din process.

Vad är Flödeseffektivitet?

i huvudsak är flödeseffektivitet förhållandet mellan din aktiva tid och total tid.

det berättar hur mycket pågående arbete som faktiskt pågår.

för att beräkna din flödeseffektivitetsprocent, dela bara den tid du aktivt spenderar med din totala cykeltid och multiplicera resultatet med hundra.

låt oss anta att ditt team behövde 10 dagar för att leverera en funktion, men har bara spenderat två dagar på det. Flödeseffektiviteten för den funktionen skulle vara 20%.

2/10 x 100% = 20%

inte en idealisk procentandel, men långt ifrån dålig. Tänk på att det inte är ovanligt att team som är nya för arbetsflödeshantering börjar med en effektivitet i intervallet 15%.

men på en mycket mättad marknad där snabb vändning är absolut nödvändigt kan mogna Team nå 40% effektivitet i sitt flöde.

detta anses vara ett optimalt mål på grund av det oförutsägbara kunskapsarbetet. (2)

team med en flödeseffektivitet i detta sortiment har konkurrensfördelar för att leverera snabbt och konsekvent.

analysera effektiviteten i ditt flöde

att undvika orsakerna bakom försenade uppgifter är nyckeln till en högre flödeseffektivitet.

men innan du börjar söka efter dessa flaskhalsar måste du kunna mäta din flödeseffektivitet på första plats.

Låt oss undersöka hur du kan designa din Kanban styrelse att göra detta.

se den tydliga bilden av din Process

oavsett vilket projekthanteringsverktyg du använder, se till att du delar upp tillstånden i ditt arbetsflöde där uppgifter bearbetas och väntar.

detta ger dig en mer realistisk översikt över din process som du kommer att kunna:

• Upptäck flaskhalsar lättare. Genom att definiera kötillstånd (väntar) ser du var uppgifter spenderar tid på att vänta.
• sätt ett finger på din effektivitet. Med kötillstånd tydligt synliga kan du spåra hur mycket tid du faktiskt spenderar på att arbeta.
• se saker som de är. En uppgift bör inte stanna i en pågående kolumn om den inte arbetar aktivt med.

bilden nedan ger dig ett exempel på ett Kanban pull-system där arbetsflödet delas upp i aktiva och kötillstånd. Kolumner där uppgifter bearbetas (utveckling och testning) är aktiva tillstånd medan kolumner där arbetet väntar på att dras är märkta kötillstånd (gjort).

när du har utformat dina kötillstånd och ditt arbete börjar flyta igenom kan du analysera effektiviteten i ditt flöde. Flera verktyg kan hjälpa dig att mäta effekten av väntetiden.

en av dem är det kumulativa flödesschemat, vilket kan vara till stor hjälp för att avslöja flaskhalsar. Ett expanderande band som representerar en kö tillståndssignaler det finns för många uppgifter som väntar, vilket innebär att ditt lag sannolikt kämpar med efterfrågan.

för att lösa denna flaskhals kan du försöka fördela fler personer för att arbeta med uppgifterna i den eller minska mängden arbete som kommer in i den.

på samma sätt kan du analysera en överblick hur mycket tid en specifik uppgift har spenderat i var och en av dina kötillstånd med cykeltiden Scatterplot. Se upp för uppgifter med längre cykeltider, högt upp på tomten. Dessa är vanligtvis de bästa kandidaterna för en närmare undersökning.

du kan använda Flödeseffektivitetsdiagrammet för att spåra flödeseffektiviteten för dina arbetsobjekt såväl som din genomsnittliga flödeseffektivitet. När du har identifierat uppgifterna med de längsta väntetiderna, tänk på orsakerna bakom deras förseningar. Ju högre din flödeseffektivitet är, desto snabbare och smidigare uppgifter flyter genom din process. Du kan också bedöma hur dina effektivitetstrender förändrats över tid för att utvärdera dina förbättringsinsatser.

genom att se bortom den tid ditt arbete spenderar väntar, skulle du kunna avslöja de faktorer som drar din produktivitet ner direkt.

prova Naves utbud av dataanalys gratis på din favoritplattform.

hur förstärker du Flödeseffektiviteten?

samtidigt som man försöker förbättra sin flödeseffektivitet börjar många företag helt enkelt arbeta med fler åtaganden och hoppas att det kommer att stärka deras produktionstakt.

Detta är dock en missuppfattning som mer Work in progress (WIP) oundvikligen innebär mer multi-tasking och kö. Tillsammans med en obalans mellan efterfrågan och genomströmning är detta faktiskt en av de vanligaste orsakerna bakom höga väntetider.

förbättrad flödeseffektivitet börjar med att visualisera din väntan. När du har identifierat uppgifterna med de längsta väntetiderna, tänk på orsakerna bakom deras förseningar. Ofta snubblar du på en flaskhals längs vägen.

när du har upptäckt de områden där väntetiderna kan minskas kan du börja utforma experiment för att skära ner dem och förbättra flödeseffektiviteten.