como podemos ser mais eficientes? O que está nos impedindo de entregar grande valor ao cliente, mais cedo?

estas são questões fundamentais partilhadas por todos os gestores de produtos orientados para o sucesso.

a produtividade aumenta com a melhoria do engajamento da equipe e das práticas de trabalho.

A maior alavancagem no aumento da produtividade, embora esteja se concentrando em evitar atrasos. Eliminar as causas que bloqueiam nosso trabalho e acumulam tempo de espera é a melhor maneira de fazer mais, com menos esforço.

qualquer redução do tempo inativo irá melhorar o seu tempo de ciclo global. Olhar para o tempo de espera é geralmente a área mais fácil e barata para investigar primeiro quando se trata de melhoria de processos.

ao tentar reduzir seus tempos de espera, uma das principais métricas do Kanban pode ser de grande ajuda – a eficiência do fluxo.

quanto maior a sua eficiência de fluxo, mais rápidas e suaves as tarefas fluem através do seu processo.

o que é eficiência de fluxo?

essencialmente, a eficiência do fluxo é a razão entre o seu tempo ativo e o tempo total.

ele nos diz quanto trabalho em andamento está realmente em andamento.

para calcular sua porcentagem de eficiência de fluxo, basta dividir o tempo que você gasta ativamente trabalhando com seu tempo total de ciclo e multiplicar o resultado por cem.

vamos supor que sua equipe precisou de 10 dias para entregar um recurso, mas passou apenas dois dias trabalhando nele. A eficiência do fluxo desse recurso seria de 20%.

2/10 x 100% = 20%

não é uma porcentagem ideal, mas longe de ser ruim. Lembre-se de que não é incomum que as equipes que são novas no gerenciamento de fluxo de trabalho comecem com uma eficiência na faixa de 15%.

mas em um mercado altamente saturado, onde a rápida recuperação é imperativa, as equipes maduras são capazes de atingir 40% de eficiência de seu fluxo.

este é considerado um alvo ideal devido à natureza imprevisível do trabalho de conhecimento. (2)

as equipes com uma eficiência de fluxo nesta faixa têm a vantagem competitiva para entregar de forma rápida e consistente.

Analisar a eficiência do seu fluxo

evitar as causas por trás das tarefas atrasadas é a chave para uma maior eficiência do fluxo.

mas antes de começar a procurar por esses gargalos, você precisa ser capaz de medir sua eficiência de fluxo em primeiro lugar.Vamos explorar como você pode projetar seu quadro Kanban para fazer isso.

Vendo a Imagem Clara de Seu Processo de

Qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos que você está usando, certifique-se de dividir os estados em seu fluxo de trabalho onde as tarefas estão sendo trabalhadas e mantida em espera.

isso lhe dará uma visão geral mais realista do seu processo, pois você poderá:

• descubra gargalos com mais facilidade. Ao definir os estados de fila (espera), você verá onde as tarefas passam o tempo esperando.
• coloque um dedo na sua eficiência. Com os estados de fila claramente visíveis, você pode acompanhar quanto tempo você realmente gasta trabalhando.
• veja as coisas como elas são. Uma tarefa não deve permanecer em uma coluna de trabalho em andamento, a menos que esteja sendo trabalhada ativamente.

a imagem abaixo fornece um exemplo de um sistema de pull Kanban onde o fluxo de trabalho é dividido em Estados ativos e de fila. As colunas em que as tarefas estão sendo trabalhadas (desenvolvimento e teste) são estados ativos, enquanto as colunas em que o trabalho espera para ser puxado são rotuladas estados de fila (concluído).

depois de ter seus estados de fila projetados e seu trabalho começar a fluir, você pode analisar a eficiência do seu fluxo. Várias ferramentas podem ajudá-lo a medir o impacto do tempo de espera.

um deles é o diagrama de fluxo cumulativo, que pode ser muito útil na revelação de gargalos. Uma banda em expansão que representa um estado de fila sinaliza que há muitas tarefas em espera, o que significa que sua equipe provavelmente está lutando com a demanda.

Para resolver este gargalo, você poderia tentar alocar mais pessoas para trabalhar nas tarefas, ou reduzir a quantidade de trabalho que entram.

da mesma forma, você pode analisar rapidamente quanto tempo uma tarefa específica gastou em cada um dos seus estados de fila com o Scatterplot de tempo de ciclo. Cuidado com as tarefas com tempos de ciclo mais longos, no alto do enredo. Estes são geralmente os melhores candidatos para um exame mais detalhado.

você pode usar o gráfico de eficiência de fluxo para rastrear a eficiência de fluxo de seus itens de trabalho, bem como sua eficiência média de fluxo. Depois de identificar as tarefas com os tempos de espera mais longos, pense nos motivos por trás de seus atrasos. Quanto maior a sua eficiência de fluxo, mais rápidas e suaves as tarefas fluem através do seu processo. Você também pode avaliar como suas tendências de eficiência mudaram ao longo do tempo para avaliar seus esforços de melhoria.

olhando além do tempo que seu trabalho gasta esperando, você seria capaz de expor os fatores que arrastam sua produtividade para baixo imediatamente.

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como amplificar sua eficiência de fluxo?Ao tentar melhorar sua eficiência de fluxo, muitas empresas simplesmente começam a trabalhar em mais compromissos, esperando que isso reforce sua taxa de produção.

isso, no entanto, é um equívoco, pois mais trabalho em andamento (WIP) inevitavelmente significa mais multitarefas e filas. Junto com um desequilíbrio entre demanda e taxa de transferência, esta é de fato uma das causas mais comuns por trás dos altos tempos de espera.

melhorar a eficiência do fluxo começa com a visualização de sua espera. Depois de identificar as tarefas com os tempos de espera mais longos, pense nos motivos por trás de seus atrasos. Muitas vezes, você vai tropeçar em um gargalo ao longo do caminho.

quando você descobriu as áreas onde os tempos de espera podem ser reduzidos, Você pode começar a projetar experimentos para reduzi-los e melhorar a eficiência do fluxo.