jak możemy być bardziej wydajni? Co powstrzymuje nas przed dostarczeniem wysokiej wartości dla klienta, wcześniej?

to kluczowe pytania, które podzielają wszyscy kierujący się sukcesem menedżerowie produktu.

Produktywność wzrasta wraz z poprawą zaangażowania zespołu i praktyk pracy.

największą dźwignią w zwiększaniu wydajności jest jednak skupienie się na unikaniu opóźnień. Wyeliminowanie przyczyn, które blokują naszą pracę i kumulują czas oczekiwania, jest najlepszym sposobem na zrobienie czegoś więcej, przy mniejszym wysiłku.

każda redukcja czasu nieaktywności poprawi ogólny czas cyklu. Patrząc na czas oczekiwania jest zwykle najłatwiejszym i najtańszym obszarem do zbadania w pierwszej kolejności, jeśli chodzi o poprawę procesu.

podczas próby skrócenia czasu oczekiwania jedna z kluczowych wskaźników w Kanban może być bardzo pomocna-wydajność przepływu.

im wyższa jest wydajność przepływu, tym szybciej i płynniej przebiegają zadania.

co to jest wydajność przepływu?

zasadniczo wydajność przepływu to stosunek czasu aktywnego do czasu całkowitego.

mówi nam, jak wiele pracy w toku jest faktycznie w toku.

aby obliczyć procent wydajności przepływu, po prostu podziel czas aktywnie spędzony na pracy z całkowitym czasem cyklu i pomnóż wynik przez sto.

Załóżmy, że twój zespół potrzebował 10 dni na dostarczenie funkcji, ale pracował nad nią tylko dwa dni. Sprawność przepływu tej funkcji wynosiłaby 20%.

2/10 x 100% = 20%

Nie idealny procent, ale daleki od złego. Należy pamiętać, że często zdarza się, że zespoły, które dopiero zaczynają pracę w zarządzaniu przepływem pracy, zaczynają od wydajności w zakresie 15%.

ale na silnie nasyconym rynku, gdzie konieczna jest szybka zmiana, Dojrzałe zespoły są w stanie osiągnąć 40% wydajności swojego przepływu.

jest to uważane za optymalny cel ze względu na nieprzewidywalny charakter pracy z wiedzą. (2)

zespoły o wydajności przepływu w tym zakresie mają przewagę konkurencyjną, aby dostarczać szybko i konsekwentnie.

analiza wydajności przepływu

unikanie przyczyn opóźnionych zadań jest kluczem do wyższej wydajności przepływu.

ale zanim zaczniesz szukać tych wąskich gardeł, musisz być w stanie zmierzyć wydajność przepływu na pierwszym miejscu.

przyjrzyjmy się, jak możesz zaprojektować swoją płytę Kanban, aby to zrobić.

widząc wyraźny obraz procesu

niezależnie od tego, jakiego narzędzia do zarządzania projektami używasz, upewnij się, że podzieliłeś stany w przepływie pracy, w których zadania są opracowywane i wstrzymywane w oczekiwaniu.

to daje bardziej realistyczny przegląd procesu, jak będziesz w stanie:

• łatwiej odkryć wąskie gardła. Definiując Stany kolejki (oczekiwania), zobaczysz, gdzie zadania spędzają czas na czekaniu.
• Dzięki wyraźnie widocznym stanom kolejek możesz śledzić, ile czasu faktycznie spędzasz na pracy.
• Zobacz rzeczy takimi, jakimi są. Zadanie nie powinno znajdować się w kolumnie „praca w toku”, chyba że jest aktywnie opracowywane.

poniższy obraz przedstawia przykład systemu ciągnięcia Kanban, w którym przepływ pracy jest podzielony na stany aktywne i kolejkowe. Kolumny, nad którymi wykonywane są zadania (Development i Testing) są stanami aktywnymi, natomiast Kolumny, nad którymi praca czeka na pociągnięcie, są oznaczone Stanami kolejki (Done).

po zaprojektowaniu Stanów kolejki i rozpoczęciu pracy możesz przeanalizować wydajność swojego przepływu. Kilka narzędzi może pomóc w mierzeniu wpływu czasu oczekiwania.

jednym z nich jest skumulowany schemat przepływu, który może być bardzo pomocny w ujawnianiu wąskich gardeł. Rozszerzający się zespół, który reprezentuje stan kolejki, sygnalizuje, że czeka na Ciebie zbyt wiele zadań, co oznacza, że twój zespół prawdopodobnie zmaga się z zapotrzebowaniem.

aby rozwiązać to wąskie gardło, możesz spróbować przydzielić więcej osób do pracy nad zadaniami w nim lub zmniejszyć ilość pracy wprowadzającej go.

Podobnie można na pierwszy rzut oka analizować, ile czasu konkretne zadanie spędziło w każdym ze Stanów kolejki za pomocą Punkt rozrzutu czasu cyklu. Uważaj na zadania z dłuższymi czasami cyklu, wysoko na działce. Są to zazwyczaj najlepsi kandydaci do bliższego egzaminu.

możesz użyć wykresu wydajności przepływu do śledzenia wydajności przepływu elementów pracy, a także średniej wydajności przepływu. Po zidentyfikowaniu zadań o najdłuższym czasie oczekiwania zastanów się nad przyczynami ich opóźnień. Im wyższa jest wydajność przepływu, tym szybciej i płynniej przebiegają zadania w procesie. Możesz również ocenić, jak zmieniały się trendy w wydajności w czasie, aby ocenić wysiłki na rzecz poprawy.

patrząc poza czas oczekiwania na pracę, będziesz w stanie natychmiast ujawnić czynniki, które obniżają twoją produktywność.

Wypróbuj za darmo gamę analiz danych Nave na swojej ulubionej platformie.

jak zwiększyć wydajność przepływu?

próbując poprawić wydajność przepływu, wiele firm po prostu zaczyna pracować nad większymi zobowiązaniami, mając nadzieję, że zwiększy to ich tempo produkcji.

jest to jednak błędne przekonanie, ponieważ więcej prac w toku (WIP) nieuchronnie oznacza więcej wielozadaniowości i kolejkowania. Wraz z brakiem równowagi między popytem a przepustowością jest to w rzeczywistości jedna z najczęstszych przyczyn wysokiego czasu oczekiwania.

Poprawa wydajności przepływu zaczyna się od wizualizacji oczekiwania. Po zidentyfikowaniu zadań o najdłuższym czasie oczekiwania zastanów się nad przyczynami ich opóźnień. Często po drodze natkniesz się na wąskie gardło.

kiedy odkryjesz obszary, w których można skrócić czas oczekiwania, możesz rozpocząć projektowanie eksperymentów, aby je ograniczyć i poprawić wydajność przepływu.