uitvoerende assistenten spelen een belangrijke rol in een bedrijf omdat zij de linkerhand van de uitvoerende man (of vrouw) zijn!

een succesvolle executive assistant zal verder gaan om ervoor te zorgen dat het bedrijf in de juiste richting gaat door ervoor te zorgen dat de executive die zij assisteren bovenop alles en nog wat staat.

in dit artikel behandelen we:

• de functieomschrijving van een Executive Assistant
• het gemiddelde salaris van een Executive Assistant
• Hoe wordt een Executive Assistant
• Tips for an executive assistant
• Executive Assistant skills

Executive Assistant Functieomschrijving

Wat doet een executive assistant? Executive assistants, ook wel persoonlijke assistenten genoemd, spelen een belangrijke rol in een bedrijf omdat ze een of meer leidinggevenden helpen, zoals hoge ambtenaren, de CEO of de eigenaar van een bedrijf.

uitvoerende assistenten zijn vergelijkbaar met administratieve assistenten; administratieve assistenten richten zich echter meestal op administratief werk, terwijl uitvoerende assistenten verantwoordelijk zijn voor het bijstaan van een leidinggevende van het bedrijf, meestal met taken van hoger niveau.

hoewel de soorten taken die executive assistants uitvoeren van positie tot positie kunnen verschillen, hebben ze allemaal de neiging soortgelijke taken en taken op hoog niveau uit te voeren.

deze taken kunnen variëren van:

• Managing executive schema
• Vertegenwoordigt de raad in gesprekken en vergaderingen wanneer het college is niet beschikbaar
• Opstellen en controleren van documenten
• Omgaan met vertrouwelijke informatie
• het Produceren van rapporten en presentaties
• het Analyseren van gegevens
• Office management taken
• een oogje te Houden op medewerkers, inclusief administratieve assistenten

Hier is een voorbeeld van een executive assistant functieomschrijving van www.Monster.com:

• produceert informatie door het transcriberen, formatteren, invoeren, bewerken, ophalen, kopiëren en verzenden van tekst, gegevens en grafieken. Bespaart executive ‘ s tijd door het lezen, onderzoeken en routeren van correspondentie; het opstellen van brieven en documenten; het verzamelen en analyseren van informatie; het initiëren van telecommunicatie.
• houdt het benoemingsschema van de directie bij door vergaderingen, conferenties, teleconferenties en reizen te plannen en te plannen.
• vertegenwoordigt de uitvoerende macht door vergaderingen bij te wonen in afwezigheid van de uitvoerende macht; spreekt voor de uitvoerende macht.
• verwelkomt gasten en klanten door hen persoonlijk of telefonisch te begroeten; beantwoordt of stuurt vragen.
• handhaaft het vertrouwen van de klant en beschermt de activiteiten door informatie vertrouwelijk te houden.
• voltooit projecten door werk toe te wijzen aan administratief personeel; follow-up van de resultaten.
• stelt rapporten op door het verzamelen en analyseren van informatie.
• beveiligt informatie door databaseback-ups te voltooien.
• geeft historische referentie door het ontwikkelen en gebruiken van archiefsystemen; het registreren van vergaderingen.
• houdt de inventaris van kantoorbenodigdheden bij door de voorraad te controleren om het voorraadniveau te bepalen; te anticiperen op Benodigdheden; nieuwe kantoorproducten te evalueren; bestellingen voor benodigdheden te plaatsen en te bespoedigen; de ontvangst van benodigdheden te controleren.
• zorgt voor de werking van de apparatuur door de vereisten voor preventief onderhoud te vervullen; de instructies van de fabrikant te volgen; storingen op te lossen; reparaties uit te voeren; inventaris van de apparatuur bij te houden; nieuwe apparatuur en technieken te evalueren.
• onderhoudt professionele en technische kennis door het bijwonen van educatieve workshops; herziening van professionele publicaties; oprichting van persoonlijke netwerken; deelname aan professionele verenigingen.
• draagt bij tot teaminspanningen door, indien nodig, gerelateerde resultaten te behalen.

uitvoerend assistent salaris

volgens www.onetonline.org, het mediane salaris van een Executive Assistant voor 2016 was $26.86 per uur, of $55.860 per jaar.

Houd er rekening mee dat dit kan variëren op basis van jaren ervaring en waar men woont, net als elke andere functie.

Hoe word je een Executive Assistant

om een assistent te worden, overweeg je om een diploma in het bedrijfsleven of een gerelateerd gebied zoals administratieve ondersteuning of kantoormanagement te behalen.

ten minste hebben executive assistants meestal een graad van 4 jaar, maar sommige executive assistants werken op als administratief assistent, of krijgen een certificaat of diploma van een tweejarig programma.

wanneer men voor grotere ondernemingen werkt, kan men echter meerdere jaren ervaring als uitvoerend assistent nodig hebben om voor de functie in aanmerking te komen.

bovendien hebben uitvoerende assistenten wellicht kennis nodig op het gebied waarin zij van plan zijn te werken. Als zij bijvoorbeeld van plan zijn executive assistant te worden in een juridische omgeving, moeten zij vertrouwd zijn met juridische terminologie en procedures.

Tips voor een Executive Assistant

op zoek naar tips voor een executive assistant organisatie? Deze tips zullen uw organisatie te verhogen.

1. Organiseer uw e-mails

als executive assistant moet u niet alleen uw eigen postvak IN beheren, maar ook die van uw executive. Dit kan overweldigend met zo veel e-mails stromen.

u hebt waarschijnlijk geaccepteerd dat het bereiken van nul inbox bijna onmogelijk is, maar er zijn andere opties om deze uitdaging te verslaan en die inbox te vereenvoudigen!

Priority Matrix een hulpmiddel waarmee u uw postvak IN kunt vereenvoudigen.

overweeg het organiseren van e-mails in een kwadrant gebaseerde sjabloon met de vier kwadranten gelabeld:

• Urgent: replying – het is van cruciaal belang dat u deze e-mails uw uiterste aandacht te geven. Antwoord hen zo snel mogelijk; verlaat het kantoor niet zonder dit kwadrant bijna leeg.
• minder dringend: antwoorden-u moet deze e-mails uiteindelijk beantwoorden, maar u hebt momenteel Grotere prioriteiten. Het wordt aanbevolen dat u een vervaldatum op deze e-mails, zodat u niet vergeten over hen als ze zijn nog steeds belangrijk.
• Follow – Ups-stel vervaldata in voor wanneer deze e-mails moeten worden opgevolgd, omdat deze door de mazen glippen.
• taken – een aangewezen plek voor die e-mails die taken weergeven die moeten worden gedaan. Stel vervaldata op deze ook.

het e-mailsjabloon ziet er als volgt uit:

Priority Matrix, is een kwadrant gebaseerde project management oplossing waarmee u eenvoudig slepen en neerzetten van uw e-mails in de bovenstaande kwadranten vanuit uw Outlook-e-mail. Bekijk de top 5 sjablonen om je Executive Assistant vaardigheden aan te scherpen.

vanaf daar kunt u:

• Stel een vervaldatum in, zodat u weet wanneer u op die e-mail moet reageren of de in de e-mail vermelde taak moet voltooien.
• Delegeer de e-mail aan een leidinggevende of teamlid als zij betrokken zijn, of als u wilt dat zij het overnemen.
• gebruik taakpictogrammen om te bepalen welke e-mails het belangrijkst zijn. U kunt bijvoorbeeld een ‘brand’ plaatsen naast een e-mail die een antwoord binnen het volgende uur nodig heeft, of uw e-mails nummeren op basis waarvan u eerst uw aandacht nodig hebt.

dit is hoe dit eruit zou zien in Priority Matrix:

merk op dat de’ naam van de taak ‘ is het onderwerp van de e-mail. Wanneer u erop klikt, wordt de inhoud van de e-mail weergegeven onder ‘Opmerkingen’.

hier is een video die laat zien hoe u uw taken als executive assistant beheert in Priority Matrix

Importeer hier de sjabloon die in video wordt getoond.

leer hoe:

• Priority Matrix e-mail integratie helpt
• bij het integreren van Windows en MAC PRIORITY MATRIX INBOX met uw e-mail

2. Maak de takenlijst van morgen voordat u het kantoor verlaat

Verspil geen tijd! Voordat je het kantoor verlaat, maak je een takenlijst met taken waar je je morgen op moet concentreren terwijl alles fris in je hoofd zit. De extra 5-10 minuten die u besteedt om dit te doen zal zeker loont wanneer u het kantoor in de ochtend, omdat u een goed idee waar je staat zal hebben.

dit zorgt ervoor dat u geen tijd verspilt omdat u weet wat een topprioriteit is en wat uw aandacht het eerst nodig heeft.

visualiseer wat u zult bereiken

wanneer u het kantoor binnenloopt, begin uw dag met het einde in gedachten.

neem 5 minuten om na te denken over welke resultaten u vandaag moet bereiken. Dan, overwegen welke taken zal u helpen er te komen.

op dit punt, reviseer uw to-do lijst van de avond voordat u ervoor zorgt dat elk van uw taken op de juiste plaats zijn.

gebruik een tool

om georganiseerd te blijven, overweeg om een online platform of project management software te gebruiken om zowel u als uw team op de hoogte te houden.

een prachtige oplossing voor projectmanagement voor executive assistants is Priority Matrix, dezelfde tool die wordt vermeld in tip # 1 om te helpen met uw e-mails.

in Priority Matrix kunt u taken, e-mails en documenten op één plaats bijhouden. Daarnaast kunt u gedetailleerde rapporten lezen zodat u er zeker van kunt zijn dat uw team op koers is, of dat uw team geen vooruitgang boekt, zodat u meteen kunt ingrijpen.

zo kunt u Priority Matrix gebruiken met uw executive:

• de executive kan taken rechtstreeks aan u delegeren via het platform (waardoor u de ‘eigenaar’ bent) wat betekent dat u altijd weet wat u moet doen! Als er vragen zijn, kunt u chatten binnen de taak, zodat u snel kunt verwijzen later. Geen verwarrende e-mail threads meer of miscommunicatie over verantwoordelijkheden!

• wanneer u een e-mail van uw leidinggevende krijgt, kunt u deze slepen en neerzetten in uw Priority Matrix e-mailsjabloon, zodat u het niet uit het oog verliest, zodat u uw e-mails efficiënter kunt beheren.
• Genereer een rapport van alles wat u elke dag hebt voltooid, zodat uw leidinggevende precies begrijpt wat er is bereikt.

• Beheer uw tijd beter met behulp van onze prioritering sjablonen, of maak uw eigen. Maak je leidinggevende gelukkig en wees een super performer!
• Anticipeer op de behoeften van uw executive. Als je ziet dat hij / zij een volledige dag van vergaderingen heeft, neem dan een maaltijd van zijn/haar favoriete restaurant wachten. Als hij/zij leidt een grote vergadering in de AM, bestel die bagels en koffie van tevoren voordat zelfs gevraagd.

u kunt ook de algehele organisatie te verhogen, omdat alles op één plaats.

heeft uw baas morgen een belangrijk gesprek? Stel een alarm in om hem er een uur eerder aan te herinneren.

wil je zien of er morgen of de week erna iets belangrijks aan de hand is? Open de Priority Matrix master list voor een vogelperspectief om alles te zien wat er gaande is, en filter het op de periode waarop u zich wilt concentreren.

Houd een Database

Houd een goede administratie van een verscheidenheid aan plaatsen, zoals hotels en restaurants, waar uw leidinggevende in het verleden is geweest. Zorg ervoor dat u contactgegevens zoals telefoonnummers en adressen te houden, evenals een gebied dat aangeeft of hij/zij genoten van hun laatste ervaring.

op deze manier als uw leidinggevende op zoek is naar een plek om te verblijven in de buurt van L. A., kunt u hotels opzoeken waar hij/zij in het verleden heeft verbleven, en een aantal telefoontjes plegen!

u kunt deze informatie bijhouden in een Excel-spreadsheet, Microsoft Access of zelfs Priority Matrix.

Vaardigheden Als Uitvoerend Assistent

• Communicatieve Vaardigheden: Uitstekende schriftelijke en verbale communicatieve vaardigheden zijn van cruciaal belang op dit gebied of spreken over de telefoon, het schrijven van een e-mail, of het uiten van een mening.
• tijdmanagementvaardigheden: men moet prioriteiten kunnen stellen om te bepalen waar de tijd het best wordt besteed, niet alleen voor hun functie, maar voor de leidinggevende waarvoor zij werken.
• organisatie: wanneer bestanden en informatie overal zweven, moet men in staat zijn een strategie te ontwikkelen om alles op zijn plaats te houden.
• multitasking-vaardigheden: met zoveel aan de hand, is het waarschijnlijk dat u meerdere taken tegelijk zult moeten uitvoeren.
• probleemoplossing: plannen, strategieën en schema ‘ s veranderen-het is uw taak om snel te reageren en veerkrachtig te zijn en de beste alternatieven te vinden wanneer deze veranderingen zich voordoen.
• onafhankelijk: onafhankelijk zijn om uw eigen taak te kunnen uitvoeren, moet u ervoor zorgen dat uw leidinggevende op koers ligt, evenals de teamleden die u begeleidt.
• proactief: uw geest zou ver in de toekomst moeten denken, zodat u kunt ingrijpen wanneer dat nodig is.
• Detailgeoriënteerd: De kleine dingen doen er echt toe – typefouten, schema wijzigingen, en zelfs de minuut info over hoe de executive moet kleden voor een komende marketing vergadering – dus je moet een oog hebben voor zelfs de kleinste details.
• technologie: een Executive Assistant moet kennis hebben over prioriteitssoftware, presentatiesoftware, grafische software, Microsoft office, enz.
• leiderschap: Executive Assistant ‘ s beheren vaak mensen, dus men moet in staat zijn om op te treden en het team op de rails te krijgen.