Utøvende assistenter spiller viktige roller i et selskap fordi de er lederens venstre hånd mann (eller kvinne)!

en vellykket executive assistant vil gå utover for å sikre at selskapet er på vei i riktig retning ved å sikre at executive at de bistår er på toppen av alt og litt til.

i denne artikkelen vil vi dekke:

• stillingsbeskrivelsen til En Utøvende Assistent
• gjennomsnittlig Utøvende Assistentlønn
• Hvordan bli En Utøvende Assistent
• Tips for en utøvende assistent
• Utøvende Assistentferdigheter

Utøvende Assistent Stillingsbeskrivelse

hva gjør en executive assistant do? Executive assistenter, også noen ganger kalt personlige assistenter, spiller nøkkelroller i et selskap fordi de hjelper en eller flere ledere, for eksempel høyt nivå tjenestemenn, KONSERNSJEF eller eier av et selskap.

Utøvende assistenter er lik administrative assistenter; imidlertid administrative assistenter har en tendens til å fokusere på geistlig arbeid, mens utøvende assistenter er ansvarlig for å bistå en leder av selskapet, vanligvis med høyere nivå oppgaver.

mens typer oppgaver som utøvende assistenter utfører, kan variere fra stilling til stilling, har de alle en tendens til å utføre lignende oppgaver og oppgaver på høyt nivå.

disse oppgavene kan variere fra:

• Administrere lederens tidsplan
• Representerer lederen i samtaler og møter når lederen ikke er tilgjengelig
• Klargjøre og gjennomgå dokumenter
• Håndtere konfidensiell informasjon
• Produsere rapporter og presentasjoner
• Analysere data
• Kontoradministrasjonsoppgaver
• holde et øye med ansatte, inkludert administrative assistenter

her er et eksempel på en executive assistant jobbeskrivelse fra www.Monster.com:

• Produserer informasjon ved å transkribere, formatere, skrive inn, redigere, hente, kopiere og overføre tekst, data og grafikk. Sparer executive tid ved å lese, forske og ruting korrespondanse; utforme brev og dokumenter; samle inn og analysere informasjon; initiere telekommunikasjon.
• Opprettholder lederens avtaleplan ved planlegging og planlegging av møter, konferanser, telekonferanser og reiser.
• Representerer lederen ved å delta på møter i lederens fravær; snakker for lederen.
• Ønsker gjester og kunder velkommen ved å hilse på dem, personlig eller på telefon; svare på eller rette henvendelser.
• Opprettholder kundenes tillit og beskytter driften ved å holde informasjon konfidensiell.
• Fullfører prosjekter ved å tildele arbeid til kontoransatte; følge opp resultatene.
• Forbereder rapporter ved å samle inn og analysere informasjon.
• Sikrer informasjon ved å fullføre sikkerhetskopier av databaser.
• Gir historisk referanse ved å utvikle og utnytte arkiverings-og gjenfinningssystemer; opptak av møtediskusjoner.
• Opprettholder kontorrekvisita inventar ved å sjekke lager for å bestemme lagernivå; forutse nødvendige forsyninger; evaluere nye kontorprodukter; plassere og fremskynde bestillinger for rekvisita; verifisere mottak av rekvisita.
• Sikrer drift av utstyr ved å fullføre forebyggende vedlikeholdskrav; følge produsentens instruksjoner; feilsøking feil; ringer for reparasjoner; vedlikehold av utstyr varelager; evaluere nytt utstyr og teknikker.
• Opprettholder faglig og teknisk kunnskap ved å delta på pedagogiske workshops; gjennomgå faglige publikasjoner; etablere personlige nettverk; delta i faglige samfunn.
• Bidrar til laginnsats ved å oppnå relaterte resultater etter behov.

Utøvende Assistent Lønn

Ifølge www.onetonline.org, median lønn For En Utøvende Assistent for 2016 var $26.86 time, eller $55,860 årlig.

husk at dette kan variere basert på mange års erfaring og hvor man bor, akkurat som enhver annen stilling.

Hvordan Bli En Utøvende Assistent

for å bli assistent, bør du vurdere å få en grad i virksomheten eller et relatert felt som administrativ støtte eller kontorledelse.

i det minste har utøvende assistenter vanligvis en 4-årig grad, men noen utøvende assistenter jobber opp fra å være administrativ assistent, eller mottar et sertifikat eller en grad fra et toårig program.

når man arbeider for større bedrifter, kan man imidlertid trenge flere års erfaring som utøvende assistent for å bli vurdert for stillingen.

i tillegg kan utøvende assistenter trenger kunnskap i feltet som de planlegger å jobbe i. For eksempel, hvis de planlegger å være en utøvende assistent i et juridisk miljø, må de være kjent med juridisk terminologi og prosedyrer.

Tips For En Executive Assistant

Leter du etter executive assistant organisasjon tips? Disse tipsene vil øke din organisasjon.

1. Organiser E-Postene Dine

som lederassistent må du administrere ikke bare din egen innboks,men også din leder. Dette kan bli overveldende med så mange e-poster flyter.

du har sannsynligvis akseptert at det er nesten umulig å nå innboks null, men det finnes andre alternativer for å beseire denne utfordringen, og forenkle innboksen!

Priority Matrix Et verktøy som lar deg forenkle innboksen din.

Vurder å organisere e-post i en kvadrantbasert mal med de fire kvadrantene merket:

• Haster: Krever Svar – det er viktig at du gir disse e-postene din ytterste oppmerksomhet. Svar på DEM ASAP; ikke forlate kontoret uten denne kvadranten nesten tom.
• Mindre Haster: Svar – du må svare på disse e-postene til slutt, men du har større prioriteringer for tiden. Det anbefales at du setter en forfallsdato på disse e-postene, slik at du ikke glemmer dem som de er fortsatt betydelig.
• Oppfølging-Sett forfallsdatoer for når du skal følge opp med disse e-postene, da disse har en tendens til å glide gjennom sprekkene.
• To-Do ‘ s – et utpekt sted for de e-postene som viser oppgaver som må gjøres. Sett forfallsdatoer på disse også.

e-postmalen ser ut som følger:

Priority Matrix, Er en kvadrant basert prosjektledelse løsning som lar deg enkelt dra og slippe e-post i de ovennevnte kvadranter fra Outlook e-post. Sjekk Ut Topp 5 Maler For Å Skjerpe Executive Assistant Ferdigheter.

Derfra kan du:

• Angi en forfallsdato slik at du vet når du skal svare på e-posten eller fullføre oppgaven som er oppført i e-posten.
• Deleger e-posten til en leder eller teammedlem hvis de er involvert, eller du vil at de skal overta.
• Bruk oppgaveikoner for å finne ut hvilke e-poster som er viktigst. For eksempel kan du sette en ‘brann’ ved siden av en e-post som trenger svar innen neste time, eller nummer e-postene dine basert på hvilke som trenger din oppmerksomhet først.

Her er hvordan dette ville se Ut I Priority Matrix:

Legg Merke til at oppgavenavnet er gjenstand for e-posten. Når du klikker på den, er innholdet i e-posten oppført under ‘notater’.

Her Er en video som viser hvordan du administrerer dine utøvende assistentoppgaver I Priority Matrix

Importer malen som vises i video, her.

Lær hvordan:

• Priority Matrix Email Integration hjelper
• INTEGRERE WINDOWS OG MAC PRIORITY MATRIX INNBOKS MED DIN E-POST

2. Gjør morgendagens gjøremålsliste før du forlater kontoret

ikke kast bort tid! Før du går ut av kontoret, opprett en oppgaveliste over oppgaver du må fokusere på i morgen mens alt er friskt i hodet ditt. De ekstra 5-10 minuttene du bruker til å gjøre dette, vil sikkert lønne seg når du går inn på kontoret om morgenen fordi du vil ha en god ide hvor du står.

dette sikrer at du ikke kaster bort tid fordi du vet hva som er topp prioritet og hva som trenger fokus først.

Visualiser Hva Du Vil Oppnå

når du går inn på kontoret, start dagen med slutten i tankene.

Ta 5 minutter å tenke på hvilke resultater du trenger for å oppnå i dag. Deretter vurderer hvilke oppgaver som vil hjelpe deg med å komme dit.

på dette punktet må du revidere oppgavelisten fra natten før du sørger for at hver av oppgavene dine er på rett sted.

Bruk et verktøy

for å holde orden, bør du vurdere å bruke en online plattform eller prosjektstyringsprogramvare for å holde deg og teamet ditt i loopen.

en fantastisk prosjektledelse løsning for utøvende assistenter Er Priority Matrix, det samme verktøyet som er oppført i tips #1 for å hjelpe deg med e-postene dine.

I Priority Matrix kan du holde oversikt over oppgaver, e-post og dokumenter på ett sted. I tillegg kan du lese detaljerte rapporter slik at du kan sørge for at teamet ditt er på rett spor, eller at teamet ditt ikke gjør fremgang, slik at du kan gå inn med en gang.

Her er hvordan Du kan bruke Priority Matrix med din leder:

• executive kan delegere oppgaver direkte til deg gjennom plattformen (gjør du ‘eier’) som betyr at du alltid vet hva du trenger å gjøre! Hvis det er noen spørsmål, kan du chatte i oppgaven, slik at du raskt kan referere til det senere. Ingen flere forvirrende e-tråder eller misforståelser om ansvar!

• Når du får en e-post fra din leder, kan du dra og slippe den inn I Din Priority Matrix e-postmal, slik at du ikke mister oversikten over det, og hjelper deg med å administrere e-postene dine mer effektivt.
• Generer en rapport over alt du er ferdig med hver dag, slik at din leder forstår nøyaktig hva som er oppnådd.

• Administrer tiden din bedre ved hjelp av våre prioriteringsmaler, eller lag din egen. Gjør din utøvende glad og vær en super utøver!
• Forutse lederens behov. Hvis du ser at han / hun har en hel dag med møter, har et måltid fra hans / hennes favoritt restaurant venter. Hvis han / hun leder et stort møte I AM, bestille de bagels og kaffe på forhånd før selv spurte.

du kan også øke den generelle organisasjonen fordi alt er på ett sted.

sjefen din har en viktig samtale i morgen? Sett et varsel I Priority Matrix for å minne ham / henne en time før.

vil du se om noe viktig skjer i morgen eller neste uke? Åpne Priority Matrix master list for et fugleperspektiv for å se alt som skjer, og filtrer det etter tidsperioden du vil fokusere på.

Hold En Database

Hold gode registreringer av en rekke steder, for eksempel hoteller og restauranter, som din leder har vært på tidligere. Sørg for at du beholder kontaktinformasjon som telefonnumre og adresser, samt et område som sier om han/hun likte sin siste opplevelse.

På Denne måten hvis din leder er på utkikk etter et sted å bo i La-området, kan du trekke opp hoteller som han/hun har bodd på i det siste, og gjøre noen samtaler!

du kan holde oversikt over denne informasjonen i Et Excel-regneark, Microsoft Access eller Til Og Med Prioritetsmatrise.

Utøvende Assistent Ferdigheter

• Kommunikasjonsferdigheter: Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner er kritiske i dette feltet om snakker på telefonen, skrive en e-post, eller voicing en mening.
• Tidsledelseskompetanse: Man må kunne prioritere å bestemme hvor tiden er best brukt, ikke bare for sin stilling, Men for lederen de jobber for.
• Organisasjon: med filer og informasjon som flyter overalt, må man kunne utvikle en strategi for å holde alt på plass.
• Multitasking Evner: Med så mye som skjer, er det sannsynlig at du må delta på flere oppgaver samtidig.
• Problemløsning : Planer, strategier og tidsplaner endres – det er din jobb å reagere raskt og være robust, finne de beste alternativene når disse endringene oppstår.
• Uavhengig: Å Ha uavhengighet for å få din egen jobb gjort, sørg for at din leder er på sporet, samt lagmedlemmene du overvåker.
• Proaktiv: ditt sinn bør tenke langt inn i fremtiden, slik at du kan gå inn når det trengs.
• Detaljorientert: De små tingene virkelig betyr noe – skrivefeil, planlegge endringer, og selv minutt info om hvordan den utøvende må kle for en kommende markedsføringsmøte – så du må ha et øye for selv de minste detaljene.
• Teknologi: En Utøvende Assistent bør ha kunnskap om prioriteringsprogramvare, presentasjonsprogramvare, grafikkprogramvare, Microsoft office, etc.
• Ledelse: Executive Assistant er ofte administrere folk, så man må være i stand til å gå opp og få teamet på sporet.