Gli assistenti esecutivi svolgono ruoli importanti in un’azienda perché sono l’uomo (o la donna) di sinistra dell’esecutivo!

Un assistente esecutivo di successo andrà al di là di assicurarsi che l’azienda è diretta nella giusta direzione, assicurando che l’esecutivo che stanno assistendo è in cima a tutto e poi alcuni.

In questo articolo, tratteremo:

• La descrizione del lavoro di un Assistente Esecutivo
• La media Executive Assistant salary
• Come diventare un Assistente Esecutivo
• Consigli per un executive assistant
• Assistente di direzione competenze

Assistente di direzione Job Description

Cosa fa un assistente esecutivo fare? Gli assistenti esecutivi, a volte chiamati anche assistenti personali, svolgono ruoli chiave in un’azienda perché assistono uno o più dirigenti, come funzionari di alto livello, il CEO o il proprietario di un’azienda.

Gli assistenti esecutivi sono simili agli assistenti amministrativi; tuttavia, gli assistenti amministrativi tendono a concentrarsi sul lavoro d’ufficio, mentre gli assistenti esecutivi sono responsabili dell’assistenza di un dirigente dell’azienda, di solito con compiti di livello superiore.

Mentre i tipi di compiti che gli assistenti esecutivi svolgono possono variare da posizione a posizione, tutti tendono a svolgere compiti e compiti di alto livello simili.

Queste attività possono variare da:

• Gestione esecutiva del programma
• che Rappresentano il dirigente chiamate e incontri quando l’esecutivo non è disponibile
• Preparazione e revisione di documenti
• la Gestione delle informazioni riservate
• Produzione di report e presentazioni
• Analisi dei dati
• Ufficio attività di gestione
• Mantenere un occhio su i membri del personale, tra gli assistenti amministrativi

Ecco un esempio di un executive assistant descrizione del lavoro da www.Monster.com:

• Produce informazioni trascrivendo, formattando, inserendo, modificando, recuperando, copiando e trasmettendo testo, dati e grafica. Conserva il tempo dell’esecutivo leggendo, ricercando e indirizzando la corrispondenza; redigere lettere e documenti; raccogliere e analizzare le informazioni; avviare le telecomunicazioni.
• Mantiene il programma degli appuntamenti dell’esecutivo pianificando e programmando riunioni, conferenze, teleconferenze e viaggi.
• Rappresenta l’esecutivo partecipando alle riunioni in assenza dell’esecutivo; parlando per l’esecutivo.
• Accoglie ospiti e clienti salutandoli, di persona o al telefono; rispondendo o indirizzando richieste.
• Mantiene la fiducia dei clienti e protegge le operazioni mantenendo le informazioni riservate.
• Completa i progetti assegnando il lavoro al personale impiegato; dando seguito ai risultati.
• Prepara i report raccogliendo e analizzando le informazioni.
• Protegge le informazioni completando i backup del database.
• Fornisce un riferimento storico sviluppando e utilizzando sistemi di archiviazione e recupero; registrazione delle discussioni sulle riunioni.
• Mantiene l’inventario delle forniture per ufficio controllando le scorte per determinare il livello dell’inventario; anticipando le forniture necessarie; valutando nuovi prodotti per ufficio; posizionando e accelerando gli ordini per le forniture; verificando la ricezione delle forniture.
• Garantisce il funzionamento delle apparecchiature completando i requisiti di manutenzione preventiva; seguendo le istruzioni del produttore; risoluzione dei malfunzionamenti; richiesta di riparazioni; manutenzione degli inventari delle apparecchiature; valutazione di nuove attrezzature e tecniche.
• Mantiene conoscenze professionali e tecniche frequentando laboratori didattici; revisione delle pubblicazioni professionali; creazione di reti personali; partecipazione a società professionali.
• Contribuisce al lavoro di squadra realizzando risultati correlati, se necessario.

Stipendio Assistente esecutivo

Secondo www.onetonline.org, lo stipendio mediano di un Assistente esecutivo per 2016 era hourly 26.86 oraria, o annually 55,860 annualmente.

Tenete a mente, questo può variare in base agli anni di esperienza e dove si vive, proprio come qualsiasi altra posizione di lavoro.

Come diventare un assistente esecutivo

Per diventare un assistente, prendere in considerazione ottenere una laurea in business o un campo correlato come il supporto amministrativo o la gestione dell’ufficio.

Come minimo, gli assistenti esecutivi di solito hanno una laurea di 4 anni, ma alcuni assistenti esecutivi lavorano dall’essere un assistente amministrativo, o ricevono un certificato o una laurea da un programma di due anni.

Quando si lavora per aziende più grandi, tuttavia, si potrebbe aver bisogno di più anni di esperienza come assistente esecutivo per essere considerato per la posizione.

Inoltre, gli assistenti esecutivi possono aver bisogno di conoscenze nel campo in cui intendono lavorare. Ad esempio, se stanno progettando di essere un assistente esecutivo in un ambiente giuridico, devono avere familiarità con la terminologia e le procedure legali.

Suggerimenti per un assistente esecutivo

Cerchi consigli per l’organizzazione dell’assistente esecutivo? Questi suggerimenti aumenteranno la tua organizzazione.

1. Organizza le tue email

Come assistente esecutivo, devi gestire non solo la tua casella di posta, ma anche quella del tuo dirigente. Questo può diventare travolgente con così tante e-mail che scorrono.

Probabilmente hai accettato che raggiungere inbox zero è quasi impossibile, tuttavia ci sono altre opzioni per sconfiggere questa sfida e semplificare quella posta in arrivo!

Priority Matrix uno strumento che ti permette di semplificare la tua casella di posta.

Considera di organizzare le email in un modello basato su quadranti con i quattro quadranti etichettati:

• Urgente: Richiesta di risposta – È fondamentale che si dà queste e-mail la massima attenzione. Rispondere a loro al più presto; Non lasciare l’ufficio senza questo quadrante quasi vuoto.
• Meno urgente: Risposte-È necessario rispondere a queste e-mail alla fine, ma si hanno priorità più grandi per il momento. Si consiglia di inserire una data di scadenza su queste e-mail in modo da non dimenticare di loro in quanto sono ancora significativi.
• Follow-Up-Imposta le date di scadenza per quando seguire queste e-mail poiché queste tendono a scivolare attraverso le fessure.
• To-Do’s-Un posto designato per quelle e-mail che elencano le attività che devono essere eseguite. Impostare date di scadenza su questi pure.

Il modello di email appare come segue:

Priority Matrix, è una soluzione di gestione del progetto basato quadrante che permette di trascinare e rilasciare facilmente le e-mail nei quadranti di cui sopra dalla posta elettronica di Outlook. Scopri i primi 5 modelli per affinare le tue abilità di assistente esecutivo.

Da lì, è possibile:

• Impostare una data di scadenza in modo da sapere quando rispondere a tale e-mail o completare l’attività elencata nell’e-mail.
• Delegare l’e-mail a un dirigente o un membro del team se sono coinvolti, o si desidera loro di prendere in consegna.
• Usa le icone delle attività per determinare quali email sono le più importanti. Ad esempio, si può mettere un ‘fuoco’ accanto a una e-mail che ha bisogno di una risposta entro la prossima ora, o il numero di e-mail in base al quale hanno bisogno la vostra attenzione prima.

Ecco come apparirebbe in Priority Matrix:

Si noti che il’ nome dell’attività ‘ è l’oggetto dell’e-mail. Quando si fa clic su di esso, il contenuto dell’e-mail è elencato sotto ‘note’.

Ecco un video che mostra come gestire i tuoi compiti di assistente esecutivo in Priority Matrix

Importa il modello mostrato nel video, qui.

Scopri come:

• Priority Matrix Email Integration aiuta
• INTEGRARE WINDOWS E MAC PRIORITY MATRIX INBOX CON LA TUA EMAIL

2. Fai la lista delle cose da fare di domani prima di lasciare l’ufficio

Non perdere tempo! Prima di uscire dall’ufficio, crea un elenco di attività da fare su cui devi concentrarti domani mentre tutto è fresco nella tua testa. I 5-10 minuti extra che spendi per fare questo certamente ripagheranno quando entri in ufficio al mattino perché avrai una buona idea di dove ti trovi.

Questo assicura che non si perde tempo perché si sa che cosa è una priorità assoluta e che cosa ha bisogno la vostra attenzione prima.

Visualizza ciò che realizzerai

Quando entri in ufficio, inizia la giornata pensando alla fine.

Prendi 5 minuti per pensare a quali risultati devi ottenere oggi. QUINDI, considera quali compiti ti aiuteranno ad arrivarci.

A questo punto, rivedere la vostra to-do list dalla notte prima di assicurarsi che ciascuno dei vostri compiti su ci sono nel posto giusto.

Usa uno strumento

Per rimanere organizzato, considera l’utilizzo di una piattaforma online o di un software di gestione dei progetti per mantenere te e la tua squadra nel ciclo.

Una meravigliosa soluzione di gestione del progetto per gli assistenti esecutivi è Priority Matrix, lo stesso strumento elencato in tip #1 per assistere con le tue e-mail.

In Priority Matrix, puoi tenere traccia di attività, e-mail e documenti in un unico posto. Inoltre, puoi leggere report dettagliati in modo da assicurarti che il tuo team sia sulla buona strada o che il tuo team non stia facendo progressi in modo da poter intervenire immediatamente.

Ecco come puoi usare Priority Matrix con il tuo executive:

• L’esecutivo può delegare compiti direttamente a voi attraverso la piattaforma (che ti fa il ‘proprietario’), il che significa che si sa sempre quello che devi fare! Se ci sono domande, è possibile chattare all’interno del compito in modo da poter fare riferimento rapidamente in un secondo momento. Niente più discussioni e-mail confuse o problemi di comunicazione sulle responsabilità!

• Quando ricevi un’e-mail dal tuo dirigente, puoi trascinarla e rilasciarla nel tuo modello di e-mail Priority Matrix in modo da non perderne traccia, aiutandoti a gestire le tue e-mail in modo più efficiente.
• Genera un rapporto di tutto ciò che hai finito ogni giorno in modo che il tuo dirigente capisca esattamente ciò che è stato realizzato.

• Gestisci meglio il tuo tempo utilizzando i nostri modelli di priorità o creane uno tuo. Rendi felice il tuo dirigente e sii un super performer!
• Anticipare le esigenze del vostro esecutivo. Se si vede che lui / lei ha una giornata piena di incontri, avere un pasto dal suo ristorante preferito in attesa. Se lui / lei sta conducendo un grande incontro in AM, ordinare quei bagel e caffè in anticipo prima ancora chiesto.

È inoltre possibile aumentare l’organizzazione complessiva perché tutto è in un unico luogo.

Il tuo capo ha una chiamata importante domani? Imposta un avviso in Priority Matrix per ricordarlo un’ora prima.

Vuoi vedere se qualcosa di importante sta succedendo domani o la settimana successiva? Aprire l’elenco Matrice priorità per una vista a volo d’uccello per vedere tutto quello che succede, e filtrarlo per il periodo di tempo che si desidera concentrarsi su.

Mantenere un database

Tenere un buon registro di una varietà di luoghi, come alberghi e ristoranti, che il vostro esecutivo è stato in passato. Assicurati di mantenere le informazioni di contatto come numeri di telefono e indirizzi, nonché un’area che indica se lui / lei ha apprezzato la loro ultima esperienza.

In questo modo se il vostro esecutivo è alla ricerca di un posto dove stare nella zona di Los Angeles, si può tirare su alberghi che lui/lei ha soggiornato in passato, e fare alcune chiamate!

È possibile tenere traccia di queste informazioni in un foglio di calcolo Excel, Microsoft Access o anche Priority Matrix.

Capacità di assistente esecutivo

• Capacità di comunicazione: Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale sono fondamentali in questo campo se parlare al telefono, scrivere una e-mail, o esprimere un parere.
• Capacità di gestione del tempo: bisogna essere in grado di dare la priorità per determinare dove il tempo è meglio speso non solo per la loro posizione, ma per l’esecutivo per cui lavorano.
• Organizzazione: Con file e informazioni che galleggiano ovunque, si deve essere in grado di sviluppare una strategia per mantenere tutto al suo posto.
• Abilità multitasking: con così tanto in corso, è probabile che dovrai occuparti di più attività contemporaneamente.
• Problem Solving: piani, strategie e orari cambiano: è compito tuo reagire rapidamente ed essere resiliente, trovando le migliori alternative quando sorgono questi cambiamenti.
• Indipendente: In possesso di indipendenza per ottenere il proprio lavoro fatto, assicurarsi che il vostro esecutivo è sulla buona strada, così come i membri del team che si supervisiona.
• Proattivo: la tua mente dovrebbe pensare lontano nel futuro in modo da poter intervenire quando necessario.
• Orientato al dettaglio: Le piccole cose contano davvero-errori di battitura, cambiamenti di programma, e anche le informazioni minuto su come l’esecutivo ha bisogno di vestirsi per una prossima riunione di marketing – quindi è necessario avere un occhio per anche i più piccoli dettagli.
• Tecnologia: un assistente esecutivo dovrebbe avere conoscenze su software di priorità, software di presentazione, software di grafica, Microsoft Office, ecc.
• Leadership: Executive Assistant spesso gestire le persone, quindi si deve essere in grado di intensificare e ottenere la squadra in pista.