az Ügyvezető asszisztensek fontos szerepet játszanak egy vállalatnál, mert ők az Ügyvezető Balkezes férfi (vagy nő)!

a sikeres ügyvezető asszisztens túlmutat azon, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vállalat a helyes irányba halad, biztosítva, hogy az általuk segített végrehajtó minden tetején legyen, majd néhány.

ebben a cikkben fogjuk fedezni:

• az ügyvezető asszisztens munkaköri leírása
• az ügyvezető asszisztens átlagos fizetése
• hogyan válhat Ügyvezető Asszisztenssé
• tippek az ügyvezető asszisztens számára
• vezetői asszisztens készségek

ügyvezető asszisztens munkaköri leírás

mit csinál egy ügyvezető asszisztens? Vezetői asszisztensek, néha személyes asszisztenseknek is nevezik, kulcsszerepet játszanak egy vállalatnál, mert segítenek egy vagy több vezetőnek, például magas szintű tisztviselőknek, a vezérigazgatónak vagy a vállalat tulajdonosának.

a végrehajtó asszisztensek hasonlóak az adminisztratív asszisztensekhez; az adminisztratív asszisztensek azonban általában az irodai munkára összpontosítanak, míg a végrehajtó asszisztensek felelősek a vállalat vezetőjének segítéséért, általában magasabb szintű feladatokkal.

míg a vezetői asszisztensek által végzett feladatok típusai pozícióról pozícióra változhatnak, mindannyian hasonló magas szintű feladatokat és feladatokat látnak el.

ezek a feladatok a következők lehetnek:

• az Ügyvezető ütemtervének kezelése
• az Ügyvezető képviselete a felhívásokban és értekezleteken, amikor az ügyvezető nem érhető el
• dokumentumok előkészítése és felülvizsgálata
• Bizalmas Információk kezelése
• jelentések és prezentációk készítése
• adatok elemzése
• Irodavezetési feladatok
• szemmel tartva a személyzet tagjait, beleértve az adminisztratív asszisztenseket is

itt van egy példa az ügyvezető asszisztens munkaköri leírására www.Monster.com:

• információkat állít elő szöveg, adatok és grafikák átírásával, formázásával, bevitelével, szerkesztésével, visszakeresésével, másolásával és továbbításával. Megőrzi a végrehajtó idejét a levelezés olvasásával, kutatásával és útválasztásával; levelek és dokumentumok kidolgozása; információk gyűjtése és elemzése; telekommunikáció kezdeményezése.
• értekezletek, konferenciák, telekonferenciák és utazások tervezésével és ütemezésével tartja fenn az Ügyvezető kinevezési ütemtervét.
• képviseli a végrehajtót azáltal, hogy részt vesz az üléseken a végrehajtó távollétében; a végrehajtó nevében beszél.
• üdvözli a vendégeket és az ügyfeleket személyesen vagy telefonon; válaszol vagy irányítja a kérdéseket.
• fenntartja az ügyfelek bizalmát és védi a műveleteket az információk bizalmas kezelésével.
• a projekteket úgy fejezi be, hogy munkát rendel az irodai személyzethez; nyomon követi az eredményeket.
• jelentéseket készít az információk összegyűjtésével és elemzésével.
• az adatbázis biztonsági mentéseinek kitöltésével biztosítja az információkat.
• történelmi referenciát nyújt a nyilvántartó és visszakereső rendszerek fejlesztésével és felhasználásával; találkozó megbeszélések rögzítése.
• fenntartja az irodaszerek készletét az állomány ellenőrzésével a készletszint meghatározásához; a szükséges készletek előrejelzése; új irodai termékek értékelése; szállítmányok megrendelésének elhelyezése és felgyorsítása; szállítmányok átvételének ellenőrzése.
• biztosítja a berendezések működését a megelőző karbantartási követelmények teljesítésével; a gyártó utasításainak követésével; a hibák elhárításával; a javítások felhívásával; a berendezések leltárának karbantartásával; az új berendezések és technikák értékelésével.
• szakmai és műszaki ismereteket tart fenn oktatási workshopokon való részvétellel; szakmai publikációk áttekintése; személyes hálózatok létrehozása; részvétel szakmai társaságokban.
• hozzájárul a csapat erőfeszítéséhez azáltal, hogy szükség szerint elvégzi a kapcsolódó eredményeket.

vezetői asszisztens fizetése

szerint www.onetonline.org, az ügyvezető asszisztens medián fizetése 2016-ban óránként 26,86 dollár volt, vagyis évente 55 860 dollár.

ne feledje, hogy ez változhat az évek tapasztalatától és attól függően, hogy hol él, csakúgy, mint bármely más munkakörben.

Hogyan válhat Executive Assistant

ahhoz, hogy egy asszisztens, úgy kapok egy diplomát üzleti vagy kapcsolódó területen, mint az adminisztratív támogatás vagy irodai menedzsment.

legalább a végrehajtó asszisztensek általában 4 éves végzettséggel rendelkeznek, de néhány végrehajtó asszisztens adminisztratív asszisztensként dolgozik, vagy kétéves programból igazolást vagy diplomát kap.

ha nagyobb vállalatoknál dolgozik, akkor több éves vezetői asszisztensi tapasztalatra lehet szükség ahhoz, hogy figyelembe vegyék a pozíciót.

ezenkívül a végrehajtó asszisztenseknek ismeretekre lehet szükségük azon a területen, amelyen dolgozni kívánnak. Például, ha azt tervezik, hogy jogi környezetben vezetői asszisztensként dolgoznak, ismerniük kell a jogi terminológiát és eljárásokat.

tippek vezetői asszisztens számára

vezetői asszisztens szervezeti tippeket keres? Ezek a tippek növelik a szervezetet.

1. Szervezze meg e-mailjeit

ügyvezető asszisztensként nem csak a saját postaládáját, hanem a vezetőjét is kezelnie kell. Ez elsöprő lehet, ha sok e-mail áramlik.

valószínűleg elfogadtad, hogy a beérkező levelek nulla elérése szinte lehetetlen, de vannak más lehetőségek is, hogy legyőzzük ezt a kihívást, és egyszerűsítsük ezt a beérkező leveleket!

Priority Matrix olyan eszköz, amely lehetővé teszi, hogy egyszerűsítse a postaládájába.

fontolja meg az e-mailek rendezését egy kvadráns alapú sablonban, a négy kvadráns címkével:

• sürgős: igénylő válasz-fontos, hogy adja meg ezeket az e-maileket a legnagyobb figyelmet. Válaszolj nekik ASAP; ne hagyja el az irodát anélkül, hogy ez a kvadráns majdnem üres lenne.
• kevésbé sürgős: válaszok – végül válaszolnia kell ezekre az e-mailekre, de egyelőre nagyobb prioritásai vannak. Javasoljuk, hogy tegyen esedékességet ezekre az e-mailekre, hogy ne felejtse el őket, mivel ezek továbbra is jelentősek.
• nyomon követés-állítsa be az e-mailek nyomon követésének határidejét, mivel ezek hajlamosak átcsúszni a repedéseken.
• teendők-kijelölt hely azoknak az e – maileknek, amelyek felsorolják az elvégzendő feladatokat. Állítson be határidőket ezekre is.

az e-mail sablon a következőképpen néz ki:

Priority Matrix, egy kvadráns alapú projekt menedzsment megoldás, amely lehetővé teszi, hogy könnyen drag and drop az e-maileket a fenti negyedek az Outlook e-mail. Nézze meg a tetejét 5 sablonok az ügyvezető asszisztens készségeinek élesítéséhez.

onnan, akkor:

• állítson be egy esedékességi dátumot, hogy tudja, mikor válaszoljon az e-mailre, vagy végezze el az e-mailben felsorolt feladatot.
• delegálja az e-mailt egy vezetőnek vagy csapattagnak, ha részt vesz benne, vagy azt szeretné, hogy átvegye.
• használja a feladatikonokat annak meghatározásához, hogy mely e-mailek a legfontosabbak. Például tüzet tehet egy e-mail mellé, amelyre a következő órán belül választ kell adni, vagy számozhatja az e-maileket, amelyek alapján először figyelmet kell fordítania.

így nézne ki ez a prioritási mátrixban:

vegye figyelembe, hogy a feladat neve az e-mail tárgya. Ha rákattint, az e-mail tartalma a ‘Megjegyzések’alatt található.

Íme egy videó, amely bemutatja, hogyan kezelheti a végrehajtó asszisztens feladatait a prioritási mátrixban

importálja a videóban látható sablont, itt.

Ismerje meg, hogyan:

• Priority Matrix Email integráció segít
• integrálja a WINDOWS és MAC PRIORITY MATRIX postaládáját az e-mailbe

2. Készítse el a holnapi tennivalók listáját, mielőtt elhagyja az irodát

ne pazarolja az idejét! Mielőtt kilépne az irodából, készítsen tennivalók listáját azokról a feladatokról, amelyekre holnap összpontosítania kell, miközben minden friss a fejében. Az erre fordított extra 5-10 perc minden bizonnyal megtérül, amikor reggel belép az irodába, mert jó ötlete lesz, hol áll.

ez biztosítja, hogy ne pazarolja az idejét, mert tudja, mi a legfontosabb prioritás, és mire kell először összpontosítania.

Képzeld el, mit fogsz elérni

amikor belépsz az irodába, kezdd a napot a végén szem előtt tartva.

szánjon 5 percet arra, hogy átgondolja, milyen eredményeket kell elérnie ma. Ezután fontolja meg, hogy milyen feladatok segítenek odaérni.

ezen a ponton vizsgálja felül a teendők listáját az éjszakától, mielőtt megbizonyosodna arról, hogy az egyes feladatok a megfelelő helyen vannak-e.

eszköz használata

a szervezettség megőrzése érdekében fontolja meg egy online platform vagy projektmenedzsment szoftver használatát, hogy Önt és csapatát a hurokban tartsa.

egy csodálatos projektmenedzsment megoldás a végrehajtó asszisztensek számára a Priority Matrix, ugyanaz az eszköz, amely az 1.tippben szerepel az e-mailek segítésére.

a prioritási mátrixban egy helyen követheti nyomon a feladatokat, az e-maileket és a dokumentumokat. Ezenkívül elolvashatja a részletes jelentéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy csapata jó úton halad-e, vagy hogy csapata nem halad előre, hogy azonnal beléphessen.

itt van, hogyan lehet használni Priority Matrix a végrehajtó:

• az Ügyvezető közvetlenül átruházhatja a feladatokat a platformon keresztül (tulajdonossá téve Önt), ami azt jelenti, hogy mindig tudja, mit kell tennie! Ha bármilyen kérdése van, cseveghet a feladaton belül, így később gyorsan hivatkozhat rá. Nincs több zavaró e-mail szál vagy félreértés a felelősségről!

• ha kap egy e-mailt a végrehajtó, akkor drag and drop azt a Priority Matrix e-mail sablon, így nem veszíti el a nyomát, segít kezelni az e-maileket hatékonyabban.
• készítsen jelentést mindenről, amit minden nap befejezett, hogy az Ügyvezető pontosan megértse, mi történt.

• kezelje jobban az idejét a prioritási sablonjaink segítségével, vagy hozzon létre saját. Tedd a végrehajtó boldog, és egy szuper előadóművész!
• előre a végrehajtó igényeit. Ha látja, hogy egész napos találkozói vannak, várjon egy ételt a kedvenc étterméből. Ha nagy találkozót vezet az AM-ben, Rendelje meg azokat a bageleket és kávét, mielőtt még megkérdezte volna.

növelheti az Általános szervezetet is, mert minden egy helyen van.

a főnökének fontos hívása van holnap? Állítson be egy riasztást a prioritási mátrixban, hogy emlékeztesse őt egy órával korábban.

szeretné tudni, hogy holnap vagy a következő héten történik-e valami fontos? Nyissa meg a Priority Matrix master listát egy madártávlatból, hogy mindent láthasson, és szűrje le azt az időtartamot, amelyre összpontosítani szeretne.

tartsa az adatbázist

tartsa jó nyilvántartást a különböző helyeken, mint például a szállodák és éttermek, hogy a végrehajtó volt, hogy a múltban. Győződjön meg róla, hogy megtartja a kapcsolattartási adatokat, például telefonszámokat és címeket, valamint egy olyan területet, amely kimondja, hogy élvezte-e az utolsó élményét.

így, ha a végrehajtó keres egy helyet, hogy maradjon az L. A. területen, akkor húzza fel szállodák, hogy ő/ő maradt a múltban, és néhány hívást!

ezeket az információkat Excel táblázatban, Microsoft Access-ben vagy akár prioritási mátrixban is nyomon követheti.

Vezetői Asszisztens Készségek

• Kommunikációs Készségek: A Kiváló írásbeli és szóbeli kommunikációs készségek kritikusak ezen a területen, akár telefonon beszélnek, akár e-mailt írnak, vagy véleményt nyilvánítanak.
• időgazdálkodási készségek: az embernek képesnek kell lennie arra, hogy rangsorolja annak meghatározását, hogy hol lehet az időt a legjobban eltölteni nemcsak a pozíciójukra, hanem a vezetőkre is, akiknek dolgoznak.
• szervezet: a fájlok és információk mindenhol lebegnek, képesnek kell lennie arra, hogy olyan stratégiát dolgozzon ki, amely mindent a helyén tart.
• Multitasking képességek: annyi minden történik, valószínű, hogy egyszerre több feladatot kell elvégeznie.
• problémamegoldás : a tervek, stratégiák és ütemtervek változnak – az Ön feladata, hogy gyorsan reagáljon és rugalmas legyen, és megtalálja a legjobb alternatívákat, amikor ezek a változások felmerülnek.
• Independent: A függetlenség birtoklása ahhoz, hogy saját munkáját elvégezze, győződjön meg arról, hogy az Ügyvezető jó úton halad, valamint az Ön által felügyelt csapattagok.
• proaktív: az elmédnek a jövőbe kell gondolnia, hogy szükség esetén beléphessen.
• Részletorientált: A kis dolgok valóban számítanak – helyesírási hibák, ütemezési változások, és még A perces információk arról, hogy a vezetőnek hogyan kell öltöznie egy közelgő marketing értekezletre – tehát a legapróbb részletekre is figyelnie kell.
• technológia: az Ügyvezető asszisztensnek ismernie kell a prioritási szoftvereket, a prezentációs szoftvereket, a grafikus szoftvereket, a Microsoft office-t stb.
• vezetés: az ügyvezető asszisztens gyakran irányítja az embereket, ezért képesnek kell lennie arra, hogy lépjen fel, és a csapatot a pályára állítsa.