Executive Assistants spielen eine wichtige Rolle in einem Unternehmen, weil sie die linke Hand der Führungskraft sind!

Ein erfolgreicher Assistent der Geschäftsleitung wird alles tun, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in die richtige Richtung geht, indem sichergestellt wird, dass die Führungskraft, die sie unterstützen, über allem steht und noch mehr.

In diesem Artikel werden wir:

• Die Stellenbeschreibung eines Executive Assistant
• Das durchschnittliche Gehalt eines Executive Assistant
• So werden Sie Executive Assistant
• Tipps für einen Executive Assistant
• Fähigkeiten des Executive Assistant

Stellenbeschreibung des Executive Assistant

Was macht ein Executive Assistant? Executive Assistants, manchmal auch persönliche Assistenten genannt, spielen eine Schlüsselrolle in einem Unternehmen, da sie eine oder mehrere Führungskräfte unterstützen, z. B. hochrangige Beamte, den CEO oder den Eigentümer eines Unternehmens.

Assistenten der Geschäftsleitung ähneln Verwaltungsassistenten; Verwaltungsassistenten konzentrieren sich jedoch in der Regel auf Büroarbeiten, während Assistenten der Geschäftsleitung für die Unterstützung einer Führungskraft des Unternehmens verantwortlich sind, normalerweise mit Aufgaben auf höherer Ebene.

Während die Arten von Aufgaben, die Executive Assistants ausführen, von Position zu Position variieren können, neigen sie alle dazu, ähnliche Aufgaben und Pflichten auf hohem Niveau auszuführen.

Diese Aufgaben reichen von:

• Verwalten des Zeitplans der Führungskraft
• Vertretung der Führungskraft bei Anrufen und Besprechungen, wenn die Führungskraft nicht verfügbar ist
• Vorbereitung und Überprüfung von Dokumenten
• Umgang mit vertraulichen Informationen
• Erstellen von Berichten und Präsentationen
• Analysieren von Daten
• Büroverwaltungsaufgaben
• Mitarbeiter im Auge behalten, einschließlich Verwaltungsassistenten

Hier ist ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung als Executive Assistant von www.Monster.com:

• Erzeugt Informationen durch Transkribieren, Formatieren, Eingeben, Bearbeiten, Abrufen, Kopieren und Übertragen von Text, Daten und Grafiken. Spart Führungskraft Zeit durch das Lesen, Erforschung, und Routing Korrespondenz; Ausarbeitung von Briefen und Dokumenten; Sammeln und Analysieren von Informationen; Initiieren Telekommunikation.
• Verwaltet den Terminplan der Führungskraft, indem Besprechungen, Konferenzen, Telefonkonferenzen und Reisen geplant und geplant werden.
• Vertritt die Exekutive durch Teilnahme an Sitzungen in Abwesenheit der Exekutive; für die Exekutive sprechen.
• Begrüßt Gäste und Kunden durch persönliche oder telefonische Begrüßung; Beantwortung oder Leitung von Anfragen.
• Bewahrt das Vertrauen der Kunden und schützt den Betrieb, indem Informationen vertraulich behandelt werden.
• Schließt Projekte ab, indem es Büroangestellten Arbeit zuweist; Nachverfolgung der Ergebnisse.
• Bereitet Berichte vor, indem Informationen gesammelt und analysiert werden.
• Sichert Informationen durch Datenbanksicherungen.
• Bietet historische Referenz durch die Entwicklung und Nutzung von Ablage- und Abrufsystemen; Aufzeichnung von Besprechungen.
• Verwaltet den Bürobedarfsbestand, indem der Lagerbestand überprüft wird, um den Lagerbestand zu bestimmen. benötigte Vorräte antizipieren; Bewertung neuer Büroprodukte; Bestellungen für Vorräte aufgeben und beschleunigen; Überprüfung des Eingangs von Vorräten.
• Stellt den Betrieb der Ausrüstung sicher, indem die Anforderungen an die vorbeugende Wartung erfüllt werden; Befolgen der Anweisungen des Herstellers; Fehlerbehebung bei Störungen; Aufruf zu Reparaturen; Wartung der Geräteinventare; Bewertung neuer Geräte und Techniken.
• Erhalt des fachlichen und technischen Wissens durch Teilnahme an Bildungsworkshops; überprüfung von Fachpublikationen; Aufbau persönlicher Netzwerke; Teilnahme an Fachgesellschaften.
• Trägt zur Teamarbeit bei, indem bei Bedarf verwandte Ergebnisse erzielt werden.

Gehalt als Executive Assistant

Nach www.onetonline.org , das mittlere Gehalt eines Exekutivassistenten für 2016 war $26.86 stündlich, oder $55.860 jährlich.

Denken Sie daran, dass dies je nach jahrelanger Erfahrung und Wohnort variieren kann, genau wie bei jeder anderen Arbeitsstelle.

So werden Sie Executive Assistant

Um Assistent zu werden, sollten Sie einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich wie administrative Unterstützung oder Büromanagement erwerben.

Mindestens Executive Assistants haben in der Regel einen 4-Jahres-Abschluss, aber einige Executive Assistants arbeiten als Verwaltungsassistent oder erhalten ein Zertifikat oder einen Abschluss aus einem zweijährigen Programm.

Bei der Arbeit für größere Unternehmen, jedoch, man könnte mehrere Jahre Erfahrung als Executive Assistant müssen für die Position in Betracht gezogen werden.

Darüber hinaus benötigen Executive Assistants möglicherweise Kenntnisse in dem Bereich, in dem sie arbeiten möchten. Zum Beispiel, wenn sie planen, ein Executive Assistant in einem rechtlichen Umfeld zu sein, müssen sie mit der juristischen Terminologie und Verfahren vertraut sein.

Tipps für einen Executive Assistant

Auf der Suche nach Executive Assistant Organisation Tipps? Diese Tipps erhöhen Ihre Organisation.

1. Organisieren Sie Ihre E-Mails

Als Executive Assistant müssen Sie nicht nur Ihren eigenen Posteingang, sondern auch den Ihrer Führungskräfte verwalten. Dies kann überwältigend werden, wenn so viele E-Mails fließen.

Sie haben wahrscheinlich akzeptiert, dass es fast unmöglich ist, Posteingang Null zu erreichen, aber es gibt andere Möglichkeiten, diese Herausforderung zu meistern und diesen Posteingang zu vereinfachen!

Prioritätsmatrix ein Tool, mit dem Sie Ihren Posteingang vereinfachen können.

Erwägen Sie, E-Mails in einer quadrantenbasierten Vorlage mit den vier Quadranten zu organisieren:

• Dringend: Antwort erforderlich – Es ist wichtig, dass Sie diesen E-Mails Ihre größte Aufmerksamkeit schenken. Antworten Sie ihnen so schnell wie möglich; Verlassen Sie das Büro nicht, ohne dass dieser Quadrant fast leer ist.
• Weniger dringend: Antworten – Sie müssen irgendwann auf diese E-Mails antworten, haben aber vorerst größere Prioritäten. Es wird empfohlen, dass Sie ein Fälligkeitsdatum für diese E-Mails angeben, damit Sie sie nicht vergessen, da sie immer noch von Bedeutung sind.
• Follow-Ups – Legen Sie Fälligkeitstermine für das Follow-up mit diesen E-Mails fest, da diese dazu neigen, durch die Risse zu rutschen.
• To-Do’s – Ein ausgewiesener Ort für die E-Mails, die Aufgaben auflisten, die erledigt werden müssen. Legen Sie auch hier Fälligkeitstermine fest.

Die E-Mail-Vorlage sieht wie folgt aus:

Prioritätsmatrix ist eine quadrantenbasierte Projektmanagementlösung, mit der Sie Ihre E-Mails einfach per Drag & Drop aus Ihrer Outlook-E-Mail in die oben genannten Quadranten ziehen können. Schauen Sie sich die Top-5-Vorlagen an, um Ihre Fähigkeiten als Executive Assistant zu verbessern.

Von dort aus können Sie:

• Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, damit Sie wissen, wann Sie auf diese E-Mail antworten oder die in der E-Mail angegebene Aufgabe ausführen müssen.
• Delegieren Sie die E-Mail an eine Führungskraft oder ein Teammitglied, wenn diese beteiligt sind oder Sie möchten, dass sie die E-Mail übernehmen.
• Verwenden Sie Aufgabensymbole, um festzustellen, welche E-Mails am wichtigsten sind. Sie können beispielsweise ein ‚Feuer‘ neben eine E-Mail setzen, die innerhalb der nächsten Stunde beantwortet werden muss, oder Ihre E-Mails nummerieren, je nachdem, welche Ihre Aufmerksamkeit zuerst benötigen.

So würde dies in der Prioritätsmatrix aussehen:

Beachten Sie, dass der ‚Aufgabenname‘ der Betreff der E-Mail ist. Wenn Sie darauf klicken, wird der Inhalt der E-Mail unter ‚Notizen‘ aufgelistet.

Hier ist ein Video, das zeigt, wie Sie Ihre Aufgaben als Executive Assistant in Priority Matrix verwalten

Importieren Sie die im Video gezeigte Vorlage hier.

Erfahren Sie, wie:

• Priority Matrix E-Mail-Integration hilft
• INTEGRIEREN SIE WINDOWS UND MAC PRIORITY MATRIX POSTEINGANG MIT IHRER E-MAIL

2. Machen Sie die morgige To-Do-Liste, bevor Sie das Büro verlassen

Verschwenden Sie keine Zeit! Bevor Sie das Büro verlassen, erstellen Sie eine To-Do-Liste mit Aufgaben, auf die Sie sich morgen konzentrieren müssen, während alles frisch in Ihrem Kopf ist. Die zusätzlichen 5-10 Minuten, die Sie dafür aufwenden, werden sich sicherlich auszahlen, wenn Sie morgens das Büro betreten, da Sie eine gute Vorstellung davon haben, wo Sie stehen.

Dies stellt sicher, dass Sie keine Zeit verschwenden, weil Sie wissen, was oberste Priorität hat und worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen.

Visualisiere, was du erreichen wirst

Wenn du ins Büro gehst, beginne deinen Tag mit dem Ziel vor Augen.

Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, welche Ergebnisse Sie heute erzielen müssen. Überlegen Sie dann, welche Aufgaben Ihnen helfen, dorthin zu gelangen.

An diesem Punkt überarbeiten Sie Ihre To-Do-Liste aus der Nacht, bevor Sie sicherstellen, dass jede Ihrer Aufgaben dort an der richtigen Stelle ist.

Verwenden Sie ein Tool

Um organisiert zu bleiben, sollten Sie eine Online-Plattform oder Projektmanagement-Software verwenden, um Sie und Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

Eine wunderbare Projektmanagement-Lösung für Executive Assistants ist Priority Matrix, das gleiche Tool, das in Tipp #1 aufgeführt ist, um Ihre E-Mails zu unterstützen.

In Priority Matrix können Sie Aufgaben, E-Mails und Dokumente an einem Ort nachverfolgen. Darüber hinaus können Sie detaillierte Berichte lesen, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf Kurs ist oder dass Ihr Team keine Fortschritte macht, sodass Sie sofort eingreifen können.

So können Sie die Prioritätsmatrix mit Ihrer Führungskraft verwenden:

• Die Führungskraft kann Aufgaben direkt über die Plattform an Sie delegieren (was Sie zum ‚Eigentümer‘ macht), was bedeutet, dass Sie immer wissen, was Sie tun müssen! Bei Fragen können Sie innerhalb der Aufgabe chatten, um später schnell darauf verweisen zu können. Keine verwirrenden E-Mail-Threads oder Missverständnisse über Verantwortlichkeiten mehr!

• Wenn Sie eine E-Mail von Ihrer Führungskraft erhalten, können Sie sie per Drag & Drop in Ihre Priority Matrix-E-Mail-Vorlage ziehen, damit Sie nicht den Überblick verlieren und Ihre E-Mails effizienter verwalten können.
• Erstellen Sie einen Bericht über alles, was Sie jeden Tag abgeschlossen haben, damit Ihre Führungskraft genau versteht, was erreicht wurde.

• Verwalten Sie Ihre Zeit besser mit unseren Priorisierungsvorlagen oder erstellen Sie Ihre eigenen. Machen Sie Ihre Führungskraft glücklich und seien Sie ein super Performer!
• Antizipieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Führungskraft. Wenn Sie sehen, dass er / sie einen ganzen Tag voller Meetings hat, lassen Sie eine Mahlzeit aus seinem / ihrem Lieblingsrestaurant warten. Wenn er / sie ein großes Treffen am Morgen leitet, bestellen Sie diese Bagels und Kaffee im Voraus, bevor Sie überhaupt gefragt werden.

Sie können auch die Gesamtorganisation verbessern, da sich alles an einem Ort befindet.

Ihr Chef hat morgen einen wichtigen Anruf? Stellen Sie eine Warnung in der Prioritätsmatrix ein, um ihn / sie eine Stunde zuvor zu erinnern.

Möchten Sie sehen, ob morgen oder in der folgenden Woche etwas Wichtiges passiert? Öffnen Sie die Prioritätsmatrix-Masterliste für eine Vogelperspektive, um alles zu sehen, und filtern Sie sie nach dem Zeitraum, auf den Sie sich konzentrieren möchten.

Führen Sie eine Datenbank

Führen Sie gute Aufzeichnungen über eine Vielzahl von Orten wie Hotels und Restaurants, an denen Ihre Führungskraft in der Vergangenheit war. Stellen Sie sicher, dass Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummern und Adressen sowie einen Bereich aufbewahren, in dem angegeben ist, ob er / sie seine / ihre letzte Erfahrung genossen hat oder nicht.

Auf diese Weise können Sie, wenn Ihre Führungskraft nach einer Unterkunft in der Gegend von L.A. sucht, Hotels aufrufen, in denen sie in der Vergangenheit übernachtet hat, und einige Anrufe tätigen!

Sie können diese Informationen in einer Excel-Tabelle, in Microsoft Access oder sogar in einer Prioritätsmatrix nachverfolgen.

Assistentin der Geschäftsleitung

• Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sind in diesem Bereich entscheidend, egal ob Sie telefonieren, eine E-Mail schreiben oder eine Meinung äußern.
• Zeitmanagementfähigkeiten: Man muss in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, um festzustellen, wo die Zeit am besten für seine Position, aber auch für die Führungskraft, für die er arbeitet, ausgegeben wird.
• Organisation: Mit Dateien und Informationen, die überall schweben, muss man in der Lage sein, eine Strategie zu entwickeln, um alles an seinem Platz zu halten.
• Multitasking-Fähigkeiten: Wenn so viel los ist, müssen Sie wahrscheinlich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen.
• Problemlösung : Pläne, Strategien und Zeitpläne ändern sich – es ist Ihre Aufgabe, schnell und belastbar zu reagieren und die besten Alternativen zu finden, wenn diese Änderungen auftreten.
• Unabhängig: Unabhängigkeit besitzen, um Ihre eigene Arbeit zu erledigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Führungskraft auf dem richtigen Weg ist, sowie die Teammitglieder, die Sie beaufsichtigen.
• Proaktiv: Ihr Geist sollte weit in die Zukunft denken, damit Sie bei Bedarf eingreifen können.
• Detailorientiert: Die kleinen Dinge sind wirklich wichtig – Tippfehler, Zeitplanänderungen und sogar die winzigen Informationen darüber, wie sich die Führungskraft für ein bevorstehendes Marketing–Meeting kleiden muss – also müssen Sie ein Auge für die kleinsten Details haben.
• Technologie: Ein Executive Assistant sollte Kenntnisse über Priorisierungssoftware, Präsentationssoftware, Grafiksoftware, Microsoft Office usw. haben.
• Führung: Executive Assistant’s verwalten oft Menschen, also muss man in der Lage sein, das Team auf Kurs zu bringen.