Dieses Handbuch enthält alles, was Sie zum Erstellen und Einreichen von Sekundärversicherungsansprüchen in SimplePractice benötigen. Nachfolgend finden Sie die Informationen zu:

• Hinzufügen der Sekundärversicherung eines Kunden
• Erstellen eines Sekundärversicherungsanspruchs
• Eingabe von Informationen zur erfolgreichen Einreichung eines Sekundäranspruchs
• Lesen eines SimplePractice-Zahlungsberichts oder einer Erklärung der Leistungen (EOB) / Electronic Remittance Advice (ERA)
• Einreichung eines Sekundärversicherungsanspruchs
• Hinzufügen einer Sekundärversicherungszahlung

Hinweis: Weitere Informationen zu häufigen Ablehnungen von Sekundäransprüchen und den Schritten, die Sie ergreifen können, um diese zu beheben, finden Sie unter Häufige Ablehnungen von Ansprüchen: Was sie bedeuten und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten.

Hinzufügen der Sekundärversicherung eines Kunden

Wenn Ihr Kunde eine Sekundärversicherung hat und Sie planen, Sekundäransprüche einzureichen oder Sekundärversicherungszahlungen in SimplePractice zu erfassen, müssen Sie zuerst seine Sekundärversicherung zu seinem Profil hinzufügen.

• Navigieren Sie zum Profil Ihres Kunden und klicken Sie auf Bearbeiten > Registerkarte Abrechnung und Versicherung.
• Klicken +Versicherung Info.
  
• Wählen Sie unter Versicherungsart die Option Sekundärversicherung aus.
  
• Füllen Sie alle anderen relevanten Informationen aus und laden Sie nach Möglichkeit die Vorder- und Rückseite der Versicherungskarte des Kunden hoch. Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen der Versicherungskarte eines Kunden.
• Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen eines sekundären Versicherungsanspruchs

In SimplePractice können Sie einen sekundären Anspruch erst erstellen, nachdem Sie einen primären Anspruch erfolgreich erstellt haben. Die Schaltfläche Sekundäranspruch erstellen wird im Primäranspruch nur angezeigt, wenn der Kunde eine Sekundärversicherung hinterlegt hat und sich der Primäranspruch in einem der folgenden Status befindet:

• Heruntergeladen
• Erhalten
• Akzeptiert
• Bezahlt
• Abgelehnt
• Selbstbehalt

Wenn sich Ihr primärer Anspruch in einem der oben genannten Status befindet, wird auf dem primären Anspruch die Schaltfläche Sekundären Anspruch erstellen angezeigt:

Durch Klicken auf die Schaltfläche Sekundäranspruch erstellen wird ein neuer Sekundäranspruch generiert, wobei die Sekundärversicherungsinformationen des Kunden auf dem Antragsformular ausgefüllt werden.

Eingabe von Informationen zur erfolgreichen Einreichung eines Sekundäranspruchs

Um einen Sekundäranspruch innerhalb von SimplePractice erfolgreich einzureichen, benötigen Sie einen Primäranspruch, der vom Zahler erfolgreich bearbeitet wurde. Dies bedeutet, dass der Hauptanspruch den Status eines bezahlten, abgelehnten oder abzugsfähigen Anspruchs erhalten hat.

Hinweis: Der Anspruch in SimplePractice muss nicht unbedingt den bezahlten, abgelehnten oder abzugsfähigen Status widerspiegeln, da Sie einen sekundären Anspruch erstellen und einreichen können, wenn sich der primäre Anspruch in einem der im vorherigen Abschnitt dieses Handbuchs aufgeführten Anspruchsstatus befindet.

Wenn sich Ihr Anspruch in einem dieser endgültigen Status befindet, benötigen Sie eine Leistungserklärung (EOB) oder eine elektronische Überweisungsberatung (ERA) des Zahlers oder einen SimplePractice-Zahlungsbericht, um die nächsten Schritte abzuschließen.

Wichtig: Sie müssen über die Überweisungsinformationen für den primären Anspruch verfügen, bevor Sie sekundäre Ansprüche in SimplePractice einreichen können. Wenn Sie nicht für den Erhalt von Zahlungsberichten angemeldet sind und keinen Zugriff auf das EOB oder ERA haben, müssen Sie sich an den primären Zahler wenden und entweder einen per Post / Fax anfordern oder nachsehen, ob er über ein Online-Portal verfügt, um die Überweisungsberatung online abzurufen.

Wenn Sie den primären EOB-, ERA- oder Zahlungsbericht verwenden, müssen Sie die erforderlichen Überweisungsinformationen für den sekundären Anspruch auflisten, damit er erfolgreich verarbeitet werden kann. Diese Informationen werden vom Nebenzahler verwendet, um den Anspruch zum entsprechenden Satz zu bearbeiten. Ohne Auflistung dieser Informationen wird der sekundäre Zahler nicht darüber informiert, wie der primäre Zahler den Anspruch bearbeitet hat. Die erforderlichen Informationen sind unten aufgeführt:

• Gezahlter Betrag der Erstversicherung
• Verbleibende Kundenverantwortung
• Das Datum, an dem der EOB-, ERA- oder Zahlungsbericht eingegangen ist
• Anpassungen, die am häufigsten unterteilt sind in:
  • Vertragliche Verpflichtung (CO)
    • Der Hauptgrundcode für vertragliche Verpflichtungen, den Sie verwenden, lautet 45 (Gebühr überschreitet Gebührenordnung / maximal zulässige oder vertraglich vereinbarte / gesetzliche Gebührenvereinbarung)
  • Patientenverantwortung (PR)
    • Selbstbehalt (Grundcode 1)
    • Mitversicherung (Grundcode 2)
    • Zuzahlung (Grundcode 3)

Tipp: Weitere Anpassungsgrundcodes finden Sie in dieser Liste. Wenn Sie sich jemals unsicher sind oder vor der Einreichung des sekundären Anspruchs überprüfen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Erfolgsteam.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Informationen in Ihrem EOB-, ERA- oder Zahlungsbericht identifizieren.

Lesen eines SimplePractice-Zahlungsberichts oder Erklärung der Leistungen (EOB) / Electronic Remittance Advice (ERA)

Beispiel für einen Zahlungsbericht:

Wenn Sie für den Erhalt von Zahlungsberichten angemeldet sind, sendet der Zahler nach Abschluss der Bearbeitung eines Anspruchs einen Zahlungsbericht an Ihr SimplePractice-Konto, in dem der endgültige Status des Anspruchs aufgeführt ist.

Sehen Sie sich den Beispielzahlungsbericht unten an und Sie sehen die erforderlichen Informationen, um einen sekundären Anspruch einzureichen, blau umrandet:

• Gezahlter Betrag der Erstversicherung – $ 58
• Verbleibende Kundenverantwortung – $ 35
• Datum des Eingangs des Zahlungsberichts – 18.02.2020
• Die Anpassungen sind wie folgt:

Um Anpassungen anzuzeigen, bewegen Sie den Cursor über das ? Symbol. Dadurch wird der Ursachencode in Klammern angezeigt:

Vertragliche Verpflichtung:

• Gruppencode – CO
• Grundcode – 45
• Betrag – $47

Verantwortung des Patienten:

• Gruppencode – PR
• Grundcode – 3
• Betrag – $35

Beispiel EOB:

Wenn Sie nicht für den Empfang von Zahlungsberichten angemeldet sind, sollten Sie entweder ein EOB per Post erhalten oder ERAs elektronisch über ein Online-Anbieterportal oder über eine andere Clearingstelle erhalten.

Wichtig: Die Formatierung für EBS/Epochen kann von Zahler zu Zahler variieren. Wenn Sie Probleme haben, die erforderlichen Informationen zu einem EOB / ERA zu unterscheiden, wenden Sie sich bitte an den primären Zahler, um die benötigten Informationen zu klären. Sie können sich auch an unser Versicherungsteam wenden, und wir wenden uns gerne an unser Clearinghouse, um die erforderlichen Informationen zu ermitteln.

• Gezahlter Versicherungsbetrag – $ 15.92
• Verbleibende Kundenverantwortung – $ 87.25
• Datum des Eingangs des EOB – 04/07/2020
• Die Anpassungen sind wie folgt:
  • Vertragliche Verpflichtung
    • Gruppencode – CO
    • Grundcode – 45
    • Betrag – $36.83
  • Patientenverantwortung
    • Gruppencode – PR
    • Ursachencode – 1
    • Betrag – $83.27
  • Patientenverantwortung
    • Gruppencode – PR
    • Grundcode – 2
    • Betrag – $ 3.98

Sobald Sie die Informationen identifiziert haben, die Sie benötigen, um einen Sekundäranspruch erfolgreich einzureichen, wird im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs beschrieben, wo diese Informationen auf dem erweiterten Sekundäranspruchsformular aufgeführt sind.

Einreichung eines sekundären Versicherungsanspruchs

Wenn der primäre Anspruch, den Sie zum Erstellen eines sekundären Anspruchs verwenden, über einen Zahlungsbericht verfügt, werden alle erforderlichen Informationen automatisch in das sekundäre Antragsformular eingefügt. Wenn Sie einen Sekundärversicherungsanspruch erstellen, werden Sie einige Aktualisierungen an zwei bestimmten Feldern bemerken:

• Kasten 8:
  
• Kasten 24:
  

Hinweis: Bitte lassen Sie Feld 29 leer, wenn Sie Sekundäransprüche elektronisch in SimplePractice einreichen, Unsere Clearingstelle hat empfohlen, dieses Feld leer zu lassen.

Wenn der sekundäre Anspruch automatisch mit Ihren primären Zahlungsberichtsinformationen ausgefüllt wird, sollten Sie überprüfen, ob alle Informationen korrekt und in den entsprechenden Feldern sind, indem Sie die Informationen aus dem vorherigen Abschnitt und die folgenden Details verwenden. Wenn Sie ein EOB oder eine ERA verwenden, um das sekundäre Antragsformular auszufüllen, überprüfen Sie bitte die folgenden Details, um die korrekte Platzierung der primären EOB / ERA-Informationen zu überprüfen.

Geben Sie in Feld 8 die beiden Informationen in die entsprechenden Felder ein:

• Der für die Hauptforderung gezahlte Gesamtbetrag im Feld Bezahlte $$
• Die gesamte verbleibende Kundenverantwortung im Feld verbleibender Betrag

Hinweis: Einige Zahler benötigen die Zahleranspruchsnummer der Hauptforderung im Feld Anspruchskontrolle Nr. Wenn Sie eine Ablehnung erhalten, in der in der Ablehnungsnachricht „Forderungskontrollnummer eines anderen Zahlers – Erforderlich“ angegeben ist, aktualisieren Sie bitte den sekundären Anspruch, um die Forderungsnummer des Zahlers des primären Anspruchs in Feld 8 aufzunehmen. Die Zahleranspruchsnummer finden Sie im Zahlungsbericht oder im EOB.

Geben Sie in Feld 24 die restlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein:

• 1a:
  • Der Betrag, den Sie für dieses Servicedatum im Feld Paid $$ bezahlt haben
  • Die Menge ist immer 1
  • Das Datum, an dem Sie den EOB-, ERA- oder Zahlungsbericht im Feld Paid Date erhalten haben
• 1b:
  • Geben Sie den Abrechnungscode in das Feld CPT/HCPCS ein
  • Wenn der Anspruch mit einem Modifikator abgerechnet wurde, geben Sie den /die Modifikator(e) in das Feld Mod ein
• 1c:
  • Geben Sie alle Anpassungen in ihren jeweiligen Feldern mit einer Menge von 1

Nachdem Sie bestätigt haben, dass alle Informationen korrekt sind, klicken Sie auf Senden.

Hinzufügen einer sekundären Versicherungszahlung

Wenn Sie eine Zahlung von einem sekundären Versicherungszahler erhalten, unterscheidet sich der Vorgang des Hinzufügens der Zahlung nicht vom manuellen Hinzufügen einer Versicherungszahlung von einem primären Zahler.

• Navigieren Sie zur Registerkarte Abrechnung des Kunden und klicken Sie auf Versicherungszahlung hinzufügen.

• Nehmen Sie auf der Seite Versicherungszahlungen hinzufügen die folgenden Anpassungen vor:
  • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zahler den richtigen Zweitzahler aus.
  • Unter Zahlungen zu Terminen zuordnen unten:
    • Filtern Sie den Datumsbereich nach dem Datum des Termins.
    • Wählen Sie den richtigen Client aus der Dropdown-Liste Client aus.
• Sobald Sie den Termin gefunden haben, können Sie die Zahlungsmethode, die Scheck- oder Überweisungsnummer und den von der Versicherung gezahlten Betrag auswählen.

Wenn sich die Kundenverantwortung für den Termin nach Erhalt der Sekundärversicherungszahlung ändert, können Sie den Betrag der Kundenschulden aktualisieren und die Sekundärversicherungszahlung der Spalte Versicherung bezahlt zuordnen. Wenn noch ein unbezahlter Betrag übrig ist, der abgeschrieben werden muss, müssen Sie den Betrag manuell berechnen und in das Feld Abschreibung eingeben.