verkställande assistenter spelar viktiga roller i ett företag eftersom de är den verkställande vänstra mannen (eller kvinnan)!

en framgångsrik verkställande assistent kommer att gå utöver att se till att företaget är på väg i rätt riktning genom att se till att den verkställande som de bistår är på toppen av allt och sedan några.

i den här artikeln kommer vi att täcka:

• arbetsbeskrivningen för en Executive Assistant
• Den genomsnittliga Executive Assistant lön
• hur man blir en Executive Assistant
• Tips för en executive assistant
• Executive Assistant skills

Executive Assistant job Description

vad gör en executive assistant? Verkställande assistenter, även ibland kallade personliga assistenter, spelar nyckelroller i ett företag eftersom de hjälper en eller flera chefer, såsom tjänstemän på hög nivå, VD eller ägare till ett företag.

verkställande assistenter liknar administrativa assistenter; administrativa assistenter tenderar dock att fokusera på kontorsarbete, medan verkställande assistenter är ansvariga för att hjälpa en verkställande direktör i företaget, vanligtvis med högre nivåuppgifter.

medan de typer av uppgifter som verkställande assistenter utför kan variera från position till position, tenderar de alla att utföra liknande högnivåuppgifter och uppgifter.

dessa uppgifter kan sträcka sig från:

• hantera chefens schema
• representera verkställande direktören i samtal och möten när verkställande direktören inte är tillgänglig
• förbereda och granska dokument
• hantera konfidentiell information
• producera rapporter och presentationer
• analysera data
• Office management tasks
• hålla ett öga på anställda, inklusive administrativa assistenter

här är ett exempel på en verkställande assistent arbetsbeskrivning från www.Monster.com:

• producerar information genom att transkribera, formatera, mata in, redigera, hämta, kopiera och överföra text, data och grafik. Sparar verkställande tid genom att läsa, forska, och routing korrespondens; utarbeta brev och dokument; samla in och analysera information; initiera telekommunikation.
• upprätthåller verkställande utnämningsschema genom att planera och schemalägga möten, konferenser, telekonferenser och resor.
• representerar verkställande direktören genom att delta i möten i verkställande direktörens frånvaro; talar för verkställande direktören.
• välkomnar gäster och kunder genom att hälsa dem personligen eller på telefon; svara eller rikta förfrågningar.
• upprätthåller kundernas förtroende och skyddar verksamheten genom att hålla informationen konfidentiell.
• Slutför projekt genom att tilldela arbete till kontorspersonal; uppföljning av resultat.
• förbereder rapporter genom att samla in och analysera information.
• säkrar information genom att fylla i säkerhetskopior av databasen.
• ger historisk referens genom att utveckla och använda arkiverings-och hämtningssystem; inspelning mötesdiskussioner.
• upprätthåller kontorsmateriel inventering genom att kontrollera lager för att bestämma lagernivå; förutse behövs leveranser; utvärdera nya kontorsprodukter; placera och påskynda order för leveranser; verifiera mottagandet av leveranser.
• säkerställer drift av utrustning genom att fylla i förebyggande underhållskrav; följa tillverkarens instruktioner; felsökning av fel; kräver reparationer; underhåll av utrustningsinventeringar; utvärdering av ny utrustning och teknik.
• upprätthåller professionell och teknisk kunskap genom att delta i utbildningsverkstäder; granska professionella publikationer; upprätta personliga nätverk; delta i professionella samhällen.
• bidrar till lagarbete genom att uppnå relaterade resultat efter behov.

Executive Assistant lön

enligt www.onetonline.org, medianlönen för en verkställande assistent för 2016 var $26.86 per timme, eller $55,860 årligen.

Tänk på att detta kan variera beroende på många års erfarenhet och var man bor, precis som alla andra jobb.

hur man blir en Executive Assistant

för att bli assistent, överväga att få en examen i business eller ett relaterat område som administrativt stöd eller Office management.

minst har verkställande assistenter vanligtvis en 4-årig examen, men vissa verkställande assistenter arbetar upp från att vara administrativ assistent eller får ett certifikat eller examen från ett tvåårigt program.

när man arbetar för större företag kan man dock behöva flera års erfarenhet som verkställande assistent för att övervägas för tjänsten.

dessutom kan verkställande assistenter behöva kunskaper inom det område som de planerar att arbeta inom. Till exempel, om de planerar att vara en verkställande assistent i en juridisk miljö, de måste känna till juridisk terminologi och förfaranden.

Tips för en Executive Assistant

letar du efter executive assistant organisation tips? Dessa tips kommer att öka din organisation.

1. Organisera dina e-postmeddelanden

som verkställande assistent måste du hantera inte bara din egen inkorg, utan också din chef. Detta kan bli överväldigande med så många e-postmeddelanden som flyter.

du har antagligen accepterat att det är nästan omöjligt att nå inbox zero, men det finns andra alternativ för att besegra denna utmaning och förenkla den inkorgen!

Priority Matrix ett verktyg som låter dig förenkla din inkorg.

överväg att organisera e-postmeddelanden i en kvadrantbaserad mall med de fyra kvadranterna märkta:

• brådskande: kräver svar – Det är viktigt att du ger dessa e-postmeddelanden din största uppmärksamhet. Svara dem ASAP; lämna inte kontoret utan denna kvadrant nästan tom.
• mindre brådskande: svar – du måste svara på dessa e-postmeddelanden så småningom, men du har större prioriteringar för tillfället. Det rekommenderas att du lägger ett förfallodatum på dessa e-postmeddelanden så att du inte glömmer bort dem eftersom de fortfarande är betydande.
• uppföljningar-ange förfallodatum för när du ska följa upp med dessa e-postmeddelanden eftersom dessa tenderar att glida genom sprickorna.
• To-Do ’ s-en utsedd plats för de e-postmeddelanden som listar uppgifter som måste göras. Ange förfallodatum på dessa också.

e-postmallen ser ut som följer:

Priority Matrix, är en kvadrantbaserad projekthanteringslösning som gör att du enkelt kan dra och släppa dina e-postmeddelanden i ovanstående kvadranter från din Outlook-e-post. Kolla in de 5 bästa mallarna för att skärpa dina Executive Assistant-färdigheter.

därifrån kan du:

• ange ett förfallodatum så att du vet när du ska svara på det e-postmeddelandet eller slutföra den uppgiften som anges i e-postmeddelandet.
• delegera e-postmeddelandet till en chef eller teammedlem om de är inblandade, eller om du vill att de ska ta över.
• använd aktivikoner för att avgöra vilka e-postmeddelanden som är viktigast. Du kan till exempel sätta en ’brand’ bredvid ett e-postmeddelande som behöver ett svar inom nästa timme, eller numrera dina e-postmeddelanden baserat på vilka behöver din uppmärksamhet först.

här är hur detta skulle se ut i Priority Matrix:

Lägg märke till att’ aktivitetsnamnet ’ är ämnet för e-postmeddelandet. När du klickar på det listas innehållet i e-postmeddelandet under ’anteckningar’.

här är en video som visar hur du hanterar dina executive assistant-uppgifter i Priority Matrix

importera mallen som visas i video, här.

lär dig hur:

• Priority Matrix e Integration hjälper
• integrera Windows och MAC PRIORITY MATRIX inkorg med din e-post

2. Gör morgondagens att göra-lista innan du lämnar kontoret

slösa inte tid! Innan du går ut från kontoret, skapa en att göra-lista över uppgifter som du behöver fokusera på imorgon medan allt är friskt i ditt huvud. De extra 5-10 minuter du spenderar för att göra detta kommer säkert att löna sig när du går in på kontoret på morgonen eftersom du kommer att ha en bra uppfattning om var du står.

detta säkerställer att du inte slösar bort någon tid eftersom du vet vad som är högsta prioritet och vad som behöver ditt fokus först.

visualisera vad du kommer att åstadkomma

när du går in på kontoret, börja dagen med slutet i åtanke.

ta 5 minuter att tänka på vilka resultat du behöver uppnå idag. Tänk sedan på vilka uppgifter som hjälper dig att komma dit.

vid denna punkt, ändra din att göra-lista från natten innan du ser till att alla dina uppgifter där finns på rätt plats.

Använd ett verktyg

för att hålla ordning, överväg att använda en onlineplattform eller projekthanteringsprogramvara för att hålla dig och ditt team i slingan.

en underbar projekthanteringslösning för verkställande assistenter är Priority Matrix, samma verktyg som anges i tips #1 för att hjälpa till med dina e-postmeddelanden.

i Priority Matrix kan du hålla reda på uppgifter, e-postmeddelanden och dokument på ett och samma ställe. Dessutom kan du läsa detaljerade rapporter så att du kan se till att ditt team är på rätt spår eller att ditt team inte gör framsteg så att du kan gå in direkt.

här är hur du kan använda Priority Matrix med din verkställande:

• verkställande direktören kan delegera uppgifter direkt till dig via plattformen (vilket gör dig till ägare) vilket innebär att du alltid vet vad du behöver göra! Om det finns några frågor kan du chatta inom uppgiften så att du snabbt kan referera till den senare. Inga fler förvirrande e-posttrådar eller felkommunikation om ansvar!

• när du får ett e-postmeddelande från din chef kan du dra och släppa det i din Priority Matrix-e-postmall så att du inte tappar reda på det, vilket hjälper dig att hantera dina e-postmeddelanden mer effektivt.
• skapa en rapport om allt du avslutat varje dag så att din chef förstår exakt vad som har uppnåtts.

• hantera din tid bättre med våra prioriteringsmallar, eller skapa din egen. Gör din chef glad och vara en super Artist!
• förutse din chefs behov. Om du ser att han / hon har en hel dag med möten, äta en måltid från hans/hennes favoritrestaurang som väntar. Om han/hon leder ett stort möte I AM, beställa dessa bagels och kaffe i förväg innan ens frågade.

du kan också öka den totala organisationen eftersom allt är på ett ställe.

din chef har ett viktigt samtal imorgon? Ställ in en varning i Priority Matrix för att påminna honom/henne en timme innan.

vill du se om något viktigt händer imorgon eller nästa vecka? Öppna Priority Matrix-huvudlistan för en fågelperspektiv för att se allt som händer och filtrera det efter den tidsperiod du vill fokusera på.

Håll en databas

Håll bra register över en mängd olika platser, till exempel hotell och restauranger, som din chef har varit på tidigare. Se till att du behåller kontaktinformation som telefonnummer och adresser samt ett område som anger om han/hon haft sin senaste upplevelse eller inte.

på så sätt om din chef letar efter ett ställe att bo i La-området kan du dra upp Hotell som han/hon har bott på tidigare och ringa några samtal!

du kan hålla reda på den här informationen i ett Excel-kalkylblad, Microsoft Access eller till och med Prioritetsmatris.

Chefsassistentfärdigheter

• Kommunikationsförmåga: Utmärkta skriftliga och verbala kommunikationsförmåga är kritiska på detta område oavsett om man talar i telefon, skriver ett e-postmeddelande eller uttrycker en åsikt.
• Time Management Skills: man måste kunna prioritera för att bestämma var tiden bäst spenderas inte bara för sin position, men för den verkställande de arbetar för.
• organisation: med filer och information som flyter överallt måste man kunna utveckla en strategi för att hålla allt på sin plats.
• multitasking förmågor: Med så mycket händer, är det troligt att du kommer att behöva delta i flera uppgifter på en gång.
• problemlösning: planer, strategier och scheman förändras – det är ditt jobb att reagera snabbt och vara motståndskraftig och hitta de bästa alternativen när dessa förändringar uppstår.
• oberoende: har oberoende för att få ditt eget jobb gjort, se till att din chef är på rätt spår, liksom de teammedlemmar som du övervakar.
• proaktiv: ditt sinne bör tänka långt in i framtiden så att du kan gå in när det behövs.
• Detaljorienterad: De små sakerna spelar verkligen roll-skrivfel, schemaändringar och till och med minutinformationen om hur verkställande direktören behöver klä sig för ett kommande marknadsföringsmöte – så du måste ha ett öga för även de minsta detaljerna.
• teknik: en verkställande assistent bör ha kunskap om prioriteringsprogramvara, presentationsprogramvara, grafikprogramvara, Microsoft office etc.
• ledarskap: Executive Assistant hanterar ofta människor, så man måste kunna stiga upp och få laget på rätt spår.