Prestationsbedömningsmöten kan vara stressande. Det kan kännas som om du förbereder dig för en konfrontation-men kanske är det inte så svårt som du skulle tro.

vi samlade ett tillvägagångssätt som kan hjälpa alla att ha effektivare prestationsmöten. Om du vill känna dig mer självsäker och bekväm samtidigt som du har bättre, mer produktiva samtal med anställda i dina kommande resultatgranskningsmöten, är det här du ska börja.

hur man strukturerar ett möte

ange tonen och agendan

målet med prestationsgranskningen-och vad du bör klargöra från början-är att prata igenom vad som fungerar och vad som inte är, i syfte att hjälpa medarbetaren, chefen och företaget att uppnå sina mål.

medarbetaren ska förstå att syftet med mötet är att fastställa vad de kan och bör göra för att lyckas framöver.

Dela på förhand hur du tänker strukturera mötet. Som du ser tror vi på att börja med mål, flytta till styrkor och sluta med en konversation om förbättringar.

börja med mål

Ja, du läste rätt. Även om det kan tyckas mer naturligt att avsluta med att sätta mål för framtiden-Vi hävdar att diskutera mål först kommer att bidra till att bättre ram resten av prestanda översyn konversation.

att fastställa medarbetarens mål bör hjälpa till att skapa och informera hela diskussionen om styrkor, prestationer och sätt att förbättra.

om du förstår en anställds motivationer kommer det att göra de senare diskussionerna om förbättringar mer fruktbara. I stället för att säga, ”Jag skulle vilja att du ska vara bättre på X”, kommer du att kunna säga, ”Jag tror att om du blir bättre på X kan det gå långt för att hjälpa dig att uppnå dina mål för Y.”

om du upptäcker mycket felaktiga mål vid denna tidpunkt är det viktigt att ta itu med dem först. Om du vill att en anställd ska vara en framtida ledare, men de är bara här för att räkna tid tills deras konstkarriär tar fart, då kommer det att förändra resten av konversationen.

diskutera prestationer

ge anställda en chans att förespråka sig själva först. Detta hjälper dig också att bättre förstå vad medarbetaren anser är hög prestanda. Återigen kanske det finns feljustering där.

rama in alla prestationer med ”varför” det är viktigt att hjälpa till att placera dem med deras inverkan på laget och organisationen. Detta hjälper till att fokusera diskussionen när det är lättare så att när ämnet vänder sig till svagheter har tonen redan ställts in.

till exempel kan en anställd berätta stora skämt runt vattenkylaren, och alla kan komma överens om att det är en stor styrka, men när vi fokuserar på varför sätter det skämt på sin rättmätiga plats.

adressera styrkor när de tas upp, förstärka de som du tycker är viktiga för organisationen. Tryck tillbaka om arbetstagaren fixerar på prestationer som du inte tror är lika effektiva.

Stick med uppfattningar och hårda fakta, märk inte. Sanningen är att du inte kan veta vem den anställde är som person, allt du vet är dina egna uppfattningar och fakta. Även om din etikett är korrekt kan du inte bevisa det. Konversationer om etiketter försämras snabbt till oönskade argument.

tryck alltid på konkreta exempel. Låt inte dina anställda lista ut en massa upplevda styrkor utan att säkerhetskopiera dem. Styrkor är bara lika värdefulla som de prestationer de genererar.

diskutera förbättringar

när man diskuterar förbättringar är det viktigt att ge medarbetaren en chans att vara självmedveten och ta fram sina egna ideer för att förbättra. Anställd kommer att vara mycket mer benägna att få konstruktiv feedback och gå bort från en recension som är helt köpt in för att göra nödvändiga förbättringar om de tar upp tanken initialt.

precis som prestationer, Rama alltid förbättringar med ”varför” – hur medarbetarens ökade, optimerade prestanda knyter till deras inverkan på deras team eller företag. Att ge konkreta exempel är också ett användbart verktyg i denna del av översynen för att undvika feltolkning.

stora, abstrakta begrepp som” ledarskap ” lämnar gott om utrymme för förvirring och osäkerhet. I vårt inlägg om att leverera kritik som anställda uppskattar föreslår vi att identifiera specifika problem och fokusera på specifika lösningar hjälper till att engagera anställda kring att hitta en lösning också.

slutligen, avsluta mötet genom att förhandla fram en plan och en tidslinje för att se över förbättringar. Det skadar inte att också bekräfta arbetstagarens styrkor och prestationer, särskilt dina bra artister. Gör det klart att dina avsikter bakom kritik och feedback är att klargöra förväntningarna, att ge riktning för det kommande året och att hjälpa medarbetaren att gå från bra till bra.

konversation göra och inte göra

göra:

• kom förberedd. Skaffa och ta med nödvändiga material och data för att redan vara välinformerade om arbetstagarens prestationer, styrkor och prestationer innan konversationen börjar.
• var direkt, saklig och detaljorienterad. En ärlig konversation banar väg för effektiva resultatrecensioner. Istället för att sugarcoating översynen för dåliga artister, använd ansikte mot ansikte interaktion att kräva förbättringar. Var avsiktlig att påpeka arbetsrelaterade beteenden som du vill att medarbetaren ska stoppa, starta eller fortsätta.
• lyssna avsiktligt. Ställ frågor och se till att låta medarbetaren dela sina tankar, åsikter och uppfattningar om sin egen prestation. Förstå att förändring kan krossa för anställda och förbli lugn om känslorna blir förhöjda.

inte:

• vänta tills den formella granskningen. Om du har observerat prestationsproblem hos en anställd, se till att du upprätthåller ett löpande system för feedback och kommunikation så att det inte finns några överraskningar i prestationsbedömningen.
• förvirra jobbet för personen. Din konversation under prestationsgranskningar bör inriktas på en anställds övergripande arbetsprestanda baserat på specifika, arbetsrelaterade kriterier-inte deras attityd, personlighet eller karaktär. Fokusera på jobbet, inte personen.
• fokusera på negativa beteenden. Var säker på att du engagerar dig kring lösningar, inte bara påpeka problem. Anställda vill ha feedback som driver dem i rätt riktning, och chansen är stor att de vill spela lika stor roll för att hitta lösningar som du.