assistentes executivos desempenham papéis importantes em uma empresa porque são o braço esquerdo (ou mulher) do Executivo!

um assistente executivo de sucesso irá além para se certificar de que a empresa está indo na direção certa, garantindo que o executivo que eles estão ajudando está no topo de tudo e, em seguida, alguns.

neste artigo, vamos cobrir:

• A descrição do trabalho de um Executivo Adjunto
• A média de Assistente Executivo de salário
• Como se tornar um Executivo Adjunto
• Dicas para uma assistente executiva
• Assistente Executivo habilidades

Assistente Executivo Descrição do Trabalho

o Que faz um assistente executivo fazer? Assistentes executivos, também chamados de assistentes pessoais, desempenham papéis-chave em uma empresa porque auxiliam um ou mais executivos, como funcionários de alto nível, o CEO ou o proprietário de uma empresa.Os assistentes executivos são semelhantes aos assistentes administrativos; no entanto, os assistentes administrativos tendem a se concentrar no trabalho administrativo, enquanto os assistentes executivos são responsáveis por auxiliar um executivo da empresa, geralmente com tarefas de nível superior.Embora os tipos de tarefas que os assistentes executivos executam possam variar de posição para posição, todos eles tendem a executar tarefas e tarefas semelhantes de alto nível.

essas tarefas podem variar de:

• Gestão do executivo agendar
• Representando o executivo em chamadas e reuniões quando o executivo não está disponível
• Elaboração e revisão de documentos
• Manipulação de informações confidenciais
• elaboração de relatórios e apresentações
• Análise de dados
• Escritório de gerenciamento de tarefas
• Manter um olho sobre o pessoal, incluindo assistentes administrativos

Aqui está um exemplo de um assistente executivo descrição do trabalho a partir de www.Monster.com:

• produz informações transcrevendo, formatando, inserindo, editando, recuperando, copiando e transmitindo texto, dados e gráficos. Conserva o tempo do Executivo lendo, pesquisando e encaminhando correspondência; redigindo cartas e documentos; coletando e analisando informações; iniciando Telecomunicações.
• mantém a agenda de compromissos do Executivo planejando e Agendando reuniões, conferências, teleconferências e Viagens.
• representa o executivo participando de reuniões na ausência do Executivo; falando pelo executivo.
• recebe convidados e clientes cumprimentando-os, pessoalmente ou por telefone; respondendo ou direcionando consultas.
• mantém a confiança do cliente e protege as operações, mantendo as informações confidenciais.
• conclui projetos atribuindo trabalho à equipe administrativa; acompanhando os resultados.
• prepara relatórios coletando e analisando informações.
• protege informações completando backups de banco de dados.
• fornece referência histórica desenvolvendo e utilizando sistemas de arquivamento e recuperação; registrando discussões de reuniões.
• mantém o inventário de material de escritório verificando o estoque para determinar o nível de estoque; antecipando os suprimentos necessários; avaliando novos produtos de escritório; colocando e agilizando pedidos de suprimentos; verificando o recebimento de suprimentos.
• garante a operação do equipamento, completando os requisitos de manutenção preventiva; seguindo as instruções do fabricante; solução de problemas de mau funcionamento; pedindo reparos; manutenção de estoques de equipamentos; avaliação de novos equipamentos e técnicas.
• mantém conhecimento profissional e técnico participando de oficinas educacionais; revisão de publicações profissionais; estabelecimento de redes pessoais; participação em sociedades profissionais.
• contribui para o esforço da equipe, realizando resultados relacionados conforme necessário.

salário Assistente Executivo

de acordo com www.onetonline.org, o salário médio de um Assistente Executivo para 2016 foi de US $26,86 por hora, ou us $55.860 anualmente.

tenha em mente que isso pode variar com base em anos de experiência e onde se vive, assim como qualquer outro cargo.

como se tornar um Assistente Executivo

para se tornar um assistente, considere obter um diploma em negócios ou um campo relacionado, como suporte administrativo ou gerenciamento de escritório.No mínimo, os assistentes executivos geralmente têm um diploma de 4 anos, mas alguns assistentes executivos trabalham por serem assistentes administrativos ou recebem um certificado ou diploma de um programa de dois anos.

ao trabalhar para empresas maiores, no entanto, pode-se precisar de vários anos de experiência como assistente executivo para ser considerado para o cargo.Além disso, os assistentes executivos podem precisar de conhecimento no campo em que planejam trabalhar. Por exemplo, se eles estão planejando ser um assistente executivo em um ambiente legal, eles devem estar familiarizados com a terminologia e os procedimentos legais.

dicas para um Assistente Executivo

procurando dicas de organização Assistente Executivo? Essas dicas aumentarão sua organização.

1. Organize seus e-mails

como assistente executivo, você deve gerenciar não apenas sua própria caixa de entrada, mas também sua executiva. Isso pode ficar esmagador com tantos e-mails fluindo.

você provavelmente aceitou que chegar ao inbox zero é quase impossível, no entanto, existem outras opções para derrotar esse desafio e simplificar essa caixa de entrada!

Priority Matrix uma ferramenta que permite simplificar sua caixa de entrada.

considere organizar e-mails em um modelo baseado em quadrante com os quatro quadrantes rotulados:

• urgente: requerendo resposta-é fundamental que você dê a esses e-mails a máxima atenção. Responda a eles o mais rápido possível; não deixe o escritório sem este quadrante quase vazio.
• menos urgente: respostas-você precisa responder a esses e-mails eventualmente, mas você tem prioridades maiores por enquanto. Recomenda-se que você coloque uma data de vencimento nesses e-mails para não esquecê-los, pois eles ainda são significativos.
• Follow-Ups-definir datas de vencimento para quando acompanhar esses e-mails como estes tendem a escorregar através das rachaduras.
• Tarefas-um local designado para os e-mails que listam tarefas que devem ser feitas. Defina datas de vencimento também.

o modelo de E-mail parece o seguinte:

Priority Matrix, é uma solução de gerenciamento de projetos baseada em quadrante que permite arrastar e soltar facilmente seus e-mails nos quadrantes acima do seu e-mail do Outlook. Confira os 5 principais modelos para aprimorar suas habilidades de Assistente Executivo.

a partir daí, você pode:

• defina uma data de vencimento para saber quando responder a esse e-mail ou concluir essa tarefa listada no e-mail.
• delegar o e-mail a um executivo ou membro da equipe se eles estiverem envolvidos, ou você quer que eles assumam.
• use ícones de tarefas para determinar quais e-mails são os mais importantes. Por exemplo, você pode colocar um ‘fogo’ ao lado de um e-mail que precisa de uma resposta na próxima hora, ou numerar seus e-mails com base nos quais precisam de sua atenção primeiro.

Aqui está como isso ficaria em Prioridade Matriz:

Observe que o “nome da tarefa” é o assunto do e-mail. Quando você clica nele, o conteúdo do E-mail é listado em ‘notas’.

aqui está um vídeo mostrando como gerenciar suas funções de assistente executivo na matriz de prioridade

importe o modelo mostrado no vídeo, aqui.

Saiba como:

• a integração de E-mail da Priority Matrix ajuda
• a integrar a caixa de entrada da PRIORITY MATRIX do WINDOWS e MAC com seu e-mail

2. Faça a lista de tarefas de amanhã antes de sair do Escritório

não perca tempo! Antes de sair do Escritório, crie uma lista de tarefas que você precisa se concentrar no amanhã enquanto tudo está fresco em sua cabeça. Os 5-10 minutos extras que você gasta para fazer isso certamente valerão a pena quando você entrar no escritório pela manhã, porque você terá uma boa ideia de onde você está.

isso garante que você não perca tempo porque sabe o que é uma prioridade e o que precisa de seu foco primeiro.

Visualize o que você realizará

quando entrar no escritório, comece o dia com o fim em mente.

leve 5 minutos para pensar sobre quais resultados você precisa alcançar hoje. Em seguida, considere quais tarefas o ajudarão a chegar lá.

neste ponto, revise sua lista de tarefas da noite antes de certificar-se de que cada uma de suas tarefas estão no lugar certo.

Use uma ferramenta

para se manter organizado, considere usar uma plataforma on-line ou software de gerenciamento de projetos para mantê-lo bem como sua equipe no circuito.

uma solução maravilhosa de gerenciamento de projetos para assistentes executivos é Priority Matrix, a mesma ferramenta listada na Dica #1 para ajudar com seus e-mails.

na matriz de prioridade, você pode acompanhar tarefas, e-mails e documentos em um só lugar. Além disso, você pode ler relatórios detalhados para ter certeza de que sua equipe está no caminho certo ou que sua equipe não está progredindo para que você possa intervir imediatamente.

Aqui está como você pode usar a Prioridade Matriz com o seu executivo:

• O executivo pode delegar tarefas diretamente para você através de plataforma (tornando-o “proprietário”), o que significa que você sempre sabe o que você precisa fazer! Se houver alguma dúvida, você pode conversar dentro da tarefa para que possa consultá-la rapidamente mais tarde. Não há mais tópicos de E-mail confusos ou falta de comunicação sobre responsabilidades!

• ao receber um e-mail de seu executivo, você pode arrastá-lo e soltá-lo em seu modelo de E-mail Priority Matrix para não perder o controle dele, ajudando você a gerenciar seus e-mails com mais eficiência.
• gere um relatório de tudo o que você terminou todos os dias para que seu executivo entenda exatamente o que foi realizado.

• gerencie melhor seu tempo usando nossos modelos de priorização ou crie o seu próprio. Faça seu executivo feliz e seja um super performer!
• antecipe as necessidades do seu executivo. Se você perceber que ele/ela tem um dia inteiro de reuniões, faça uma refeição em seu restaurante favorito esperando. Se ele / ela está liderando uma grande reunião no AM, pedir esses bagels e café com antecedência antes mesmo perguntou.

você também pode aumentar a organização geral porque tudo está em um só lugar.

seu chefe tem uma chamada importante amanhã? Defina um alerta na matriz de prioridade para lembrá-lo uma hora antes.

quer ver se algo importante está acontecendo amanhã ou na semana seguinte? Abra a lista mestre da matriz de prioridade para uma visão panorâmica para ver tudo acontecendo e filtre-a pelo período de tempo em que deseja se concentrar.

mantenha um banco de dados

mantenha bons registros de uma variedade de lugares, como hotéis e restaurantes, que seu executivo já esteve no passado. Certifique-se de manter informações de contato, como números de telefone e endereços, bem como uma área que indique se ele/ela gostou ou não de sua última experiência.

desta forma, se o seu executivo está à procura de um lugar para ficar na área de Los Angeles, você pode puxar para cima hotéis que ele/ela tem ficado no passado, e fazer algumas chamadas!

você pode acompanhar essas informações em uma planilha do Excel, Microsoft Access ou até mesmo Priority Matrix.

Habilidades De Assistente Executivo

• Habilidades De Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal são fundamentais neste campo, seja falando ao telefone, escrevendo um e-mail ou expressando uma opinião.
• habilidades de gerenciamento de tempo: é preciso ser capaz de priorizar para determinar onde o tempo é melhor gasto não apenas para sua posição, mas para o executivo para o qual eles trabalham.
• organização: com arquivos e informações flutuando em todos os lugares, é preciso ser capaz de desenvolver uma estratégia para manter tudo em seu lugar.
• habilidades multitarefas: com tanta coisa acontecendo, é provável que você tenha que atender a várias tarefas ao mesmo tempo.Resolução de problemas : planos, estratégias e horários mudam – é seu trabalho reagir rapidamente e ser resiliente, encontrando as melhores alternativas quando essas mudanças surgem.Independente: possuindo independência para fazer seu próprio trabalho, certifique-se de que seu executivo esteja no caminho certo, bem como os membros da equipe que você supervisiona.Proactive: sua mente deve estar pensando muito no futuro para que você possa intervir quando necessário.
• Detalhe Orientado: As pequenas coisas realmente importam-erros de Digitação, mudanças de cronograma e até mesmo as informações minuciosas sobre como o executivo precisa se vestir para uma próxima reunião de marketing – então você deve estar de olho até nos mínimos detalhes.
• Tecnologia: um Assistente Executivo deve ter conhecimento sobre software de priorização, software de apresentação, software gráfico, Microsoft office, etc.
• liderança: o Assistente Executivo geralmente gerencia as pessoas, portanto, é preciso ser capaz de intensificar e colocar a equipe no caminho certo.