asystenci wykonawczy odgrywają ważną rolę w firmie, ponieważ są leworęcznym mężczyzną (lub kobietą) dyrektora!

udany asystent wykonawczy wykona wszystko, aby upewnić się, że firma zmierza we właściwym kierunku, upewniając się, że dyrektor, któremu pomagają, jest na szczycie wszystkiego, a potem trochę.

w tym artykule omówimy:

• Opis stanowiska asystenta wykonawczego
• średnia pensja asystenta wykonawczego
• Jak zostać asystentem wykonawczym
• Wskazówki dotyczące asystenta wykonawczego
• umiejętności asystenta wykonawczego

Opis stanowiska asystenta wykonawczego

czym zajmuje się asystent wykonawczy? Asystenci wykonawczy, czasami nazywani również asystentami osobistymi, odgrywają kluczową rolę w firmie, ponieważ pomagają jednej lub większej liczbie kadry kierowniczej, takiej jak urzędnicy wysokiego szczebla, dyrektor generalny lub właściciel firmy.

asystenci wykonawczy są podobni do asystentów administracyjnych; jednak asystenci administracyjni zwykle koncentrują się na pracy biurowej, podczas gdy asystenci wykonawczy są odpowiedzialni za pomoc kierownikowi firmy, zwykle z zadaniami wyższego szczebla.

podczas gdy rodzaje zadań, które wykonują asystenci wykonawczy, mogą się różnić w zależności od stanowiska, wszystkie one mają tendencję do wykonywania podobnych zadań i obowiązków wysokiego poziomu.

zadania te mogą mieć zakres od:

• zarządzanie harmonogramem zarządu
• reprezentowanie dyrektora w rozmowach i spotkaniach, gdy dyrektor jest niedostępny
• przygotowywanie i przeglądanie dokumentów
• Obsługa informacji poufnych
• tworzenie raportów i prezentacji
• Analiza danych
• zadania zarządzania biurem
• pilnowanie pracowników, w tym asystentów administracyjnych

oto przykład opisu stanowiska asystenta wykonawczego z www.Monster.com:

• tworzy informacje poprzez transkrypcję, formatowanie, wprowadzanie, edycję, pobieranie, kopiowanie i przesyłanie tekstu, danych i Grafiki. Oszczędza czas wykonawczy poprzez czytanie, badania, i routing korespondencji; sporządzanie listów i dokumentów; zbieranie i analizowanie informacji; inicjowanie telekomunikacji.
• utrzymuje harmonogram spotkań kierowniczych, planując I planując spotkania, konferencje, telekonferencje i Podróże.
• wita gości i klientów, pozdrawiając ich osobiście lub telefonicznie; odpowiadając lub kierując zapytania.
• utrzymuje zaufanie klientów i chroni operacje, zachowując poufność informacji.
• kończy projekty, przydzielając pracę pracownikom biurowym; śledzenie wyników.
• przygotowuje raporty poprzez zbieranie i analizowanie informacji.
• zabezpiecza informacje, wykonując kopie zapasowe bazy danych.
• zapewnia odniesienie historyczne poprzez opracowanie i wykorzystanie systemów archiwizacji i wyszukiwania; nagrywanie dyskusji spotkań.
• utrzymuje inwentaryzację materiałów biurowych, sprawdzając zapasy w celu określenia poziomu zapasów; przewidywanie potrzebnych materiałów eksploatacyjnych; ocena nowych produktów biurowych; składanie i przyspieszanie zamówień na materiały eksploatacyjne; weryfikacja odbioru materiałów eksploatacyjnych.
• zapewnia działanie sprzętu poprzez spełnienie wymagań dotyczących konserwacji zapobiegawczej; przestrzeganie instrukcji producenta; rozwiązywanie problemów z awariami; wezwanie do naprawy; utrzymywanie zapasów sprzętu; ocena nowego sprzętu i technik.
• utrzymuje wiedzę fachową i techniczną uczestnicząc w warsztatach edukacyjnych; recenzowanie publikacji zawodowych; tworzenie sieci osobistych; uczestnictwo w stowarzyszeniach zawodowych.
• przyczynia się do wysiłku zespołu, osiągając powiązane wyniki w razie potrzeby.

wynagrodzenie asystenta Zarządu

zgodnie z www.onetonline.org, mediana wynagrodzenia asystenta Wykonawczego w 2016 r. wynosiła 26,86 USD na godzinę lub 55,860 USD rocznie.

pamiętaj, że może się to różnić w zależności od lat doświadczenia i miejsca zamieszkania, tak jak każde inne stanowisko pracy.

Jak zostać asystentem wykonawczym

aby zostać asystentem, rozważ uzyskanie stopnia w biznesie lub pokrewnej dziedzinie, takiej jak wsparcie administracyjne lub zarządzanie biurem.

co najmniej asystenci wykonawczy mają zwykle 4-letni stopień, ale niektórzy asystenci wykonawczy pracują z asystenta administracyjnego lub otrzymują certyfikat lub stopień z dwuletniego programu.

pracując dla większych firm, można jednak potrzebować wieloletniego doświadczenia jako asystent wykonawczy, aby wziąć pod uwagę to stanowisko.

ponadto asystenci wykonawczy mogą potrzebować wiedzy w dziedzinie, w której planują pracować. Na przykład, jeśli planują zostać asystentem wykonawczym w środowisku prawnym, muszą znać terminologię i procedury prawne.

Porady dla Asystenta wykonawczego

szukasz wskazówek dotyczących organizacji asystenta wykonawczego? Te wskazówki zwiększą Twoją organizację.

1. Organizuj swoje e-maile

jako asystent wykonawczy musisz zarządzać nie tylko własną skrzynką odbiorczą, ale także skrzynką odbiorczą. Może to być przytłaczające, gdy płynie tak wiele e-maili.

prawdopodobnie zaakceptowałeś, że osiągnięcie zera skrzynki odbiorczej jest prawie niemożliwe, jednak istnieją inne opcje, aby pokonać to wyzwanie i uprościć tę skrzynkę odbiorczą!

Priority Matrix narzędzie, które pozwala uprościć skrzynkę odbiorczą.

rozważ zorganizowanie wiadomości e-mail w szablonie opartym na kwadrancie z czterema ćwiartkami oznaczonymi:

• pilne: Wymaganie odpowiedzi-ważne jest, abyś poświęcił tym e-mailom największą uwagę. Odpowiedz im jak najszybciej; Nie opuszczaj biura bez tego kwadrantu prawie pustego.
• mniej pilne: odpowiedzi – musisz w końcu odpowiedzieć na te e-maile, ale na razie masz większe priorytety. Zaleca się umieszczenie terminu na tych e-mailach, aby nie zapomnieć o nich, ponieważ są one nadal znaczące.
• Follow-Ups-Ustaw terminy, kiedy śledzić te e-maile, ponieważ mają tendencję do poślizgu się przez pęknięcia.
• To-Do ’ s – wyznaczone miejsce dla tych e-maili, które zawierają listę zadań, które należy wykonać. Ustal również terminy płatności.

szablon wiadomości e-mail wygląda następująco:

Priority Matrix, To rozwiązanie do zarządzania projektami oparte na kwadrancie, które pozwala łatwo przeciągać i upuszczać wiadomości e-mail do powyższych ćwiartek z poczty e-mail programu Outlook. Sprawdź 5 najlepszych szablonów, aby wyostrzyć swoje umiejętności asystenta wykonawczego.

stamtąd możesz:

• Ustaw termin płatności, aby wiedzieć, kiedy odpowiedzieć na tę wiadomość e-mail lub wykonać zadanie wymienione w wiadomości e-mail.
• deleguj wiadomość e-mail do dyrektora lub członka zespołu, jeśli jest zaangażowany, lub chcesz, aby przejął.
• użyj ikon zadań, aby określić, które wiadomości e-mail są najważniejsze. Na przykład możesz umieścić „ogień” obok wiadomości e-mail, która wymaga odpowiedzi w ciągu następnej godziny, lub numerować wiadomości e-mail, na podstawie których musisz najpierw zwrócić uwagę.

oto jak to by wyglądało w macierzy priorytetów:

zwróć uwagę, że „nazwa zadania” jest tematem wiadomości e-mail. Po kliknięciu zawartość wiadomości e-mail zostanie wyświetlona w sekcji „Uwagi”.

oto film pokazujący, jak zarządzać obowiązkami asystenta wykonawczego w matrycy priorytetów

zaimportuj szablon pokazany w filmie, tutaj.

dowiedz się jak:

• Integracja poczty priorytetowej z matrycą pomaga
• zintegrować skrzynkę odbiorczą z matrycą priorytetową WINDOWS i MAC z pocztą e-mail

2. Zrób listę zadań na jutro przed wyjściem z biura

nie trać czasu! Przed wyjściem z biura Utwórz listę zadań do wykonania, na których musisz skupić się jutro, gdy wszystko jest świeże w twojej głowie. Dodatkowe 5-10 minut, które poświęcisz na to, z pewnością się opłaci, gdy wejdziesz do biura rano, ponieważ będziesz miał dobry pomysł, na czym stoisz.

to gwarantuje, że nie tracisz czasu, ponieważ wiesz, co jest priorytetem i co wymaga skupienia.

wyobraź sobie, co osiągniesz

kiedy wejdziesz do biura, zacznij dzień z myślą o końcu.

poświęć 5 minut na zastanowienie się, jakie wyniki musisz osiągnąć dzisiaj. Następnie zastanów się, jakie zadania pomogą Ci się tam dostać.

w tym momencie zrewiduj swoją listę rzeczy do zrobienia od nocy, zanim upewnisz się, że każde z Twoich zadań znajduje się we właściwym miejscu.

użyj narzędzia

aby zachować porządek, rozważ użycie platformy online lub oprogramowania do zarządzania projektami, aby utrzymać ciebie i twój zespół w pętli.

wspaniałe rozwiązanie do zarządzania projektami dla asystentów wykonawczych jest Priority Matrix, to samo narzędzie wymienione w tip #1, aby pomóc w e-mailach.

w macierzy priorytetów możesz śledzić zadania, wiadomości e-mail i dokumenty w jednym miejscu. Ponadto możesz przeczytać szczegółowe raporty, aby upewnić się, że twój zespół jest na dobrej drodze lub że twój zespół nie robi postępów, dzięki czemu możesz natychmiast wkroczyć.

oto jak możesz używać matrycy priorytetów w swoim executive:

• dyrektor może delegować zadania bezpośrednio do ciebie za pośrednictwem platformy (co czyni cię „właścicielem”), co oznacza, że zawsze wiesz, co musisz zrobić! Jeśli są jakieś pytania, możesz porozmawiać w ramach zadania, dzięki czemu możesz szybko odwołać się do niego później. Koniec z mylącymi wątkami e-mail lub błędnym komunikowaniem się o obowiązkach!

• gdy otrzymasz wiadomość e-mail od swojego menedżera, możesz przeciągnąć ją i upuścić do szablonu wiadomości e-mail z matrycą priorytetową, aby nie stracić go z oczu, pomagając efektywniej zarządzać wiadomościami e-mail.
• Generuj raport o wszystkim, co ukończyłeś każdego dnia, aby twój kierownik dokładnie zrozumiał, co zostało osiągnięte.

• lepiej Zarządzaj swoim czasem, korzystając z naszych szablonów ustalania priorytetów lub stwórz własne. Spraw, aby twój dyrektor był szczęśliwy i był super wykonawcą!
• przewiduj potrzeby swojego menedżera. Jeśli widzisz, że on / ona ma cały dzień spotkań, mają posiłek z jego / jej ulubionej restauracji czeka. Jeśli on / ona prowadzi duże spotkanie w AM, zamówić te bajgle i kawę z wyprzedzeniem, zanim nawet zapytał.

możesz również zwiększyć ogólną organizację, ponieważ wszystko jest w jednym miejscu.

twój szef ma jutro ważny telefon? Ustaw alert w matrycy priorytetów, aby przypomnieć mu/jej godzinę wcześniej.

chcesz zobaczyć, czy coś ważnego dzieje się jutro, czy w następnym tygodniu? Otwórz Listę nadrzędną macierzy priorytetów, aby zobaczyć wszystko z lotu ptaka, i filtruj ją według okresu, na którym chcesz się skupić.

Zachowaj bazę danych

Zachowaj dobre zapisy o różnych miejscach, takich jak hotele i restauracje, w których Twój dyrektor był w przeszłości. Upewnij się, że przechowujesz dane kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy, a także obszar, w którym stwierdza się, czy podobały mu się ostatnie doświadczenia.

w ten sposób, jeśli twój szef szuka miejsca na nocleg w okolicy L. A., Możesz znaleźć hotele, w których przebywał w przeszłości, i wykonać kilka telefonów!

możesz śledzić te informacje w arkuszu kalkulacyjnym Excel, programie Microsoft Access, a nawet macierzy priorytetów.

Umiejętności Asystenta Wykonawczego

• Umiejętności Komunikacyjne: Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej mają kluczowe znaczenie w tej dziedzinie, niezależnie od tego, czy rozmawiasz przez telefon, piszesz e-mail, czy wyrażasz opinię.
• umiejętności zarządzania czasem: trzeba być w stanie ustalić priorytety, aby określić, gdzie czas najlepiej spędzić nie tylko na swoim stanowisku, ale dla kierownictwa, dla którego pracują.
• Organizacja: z plikami i informacjami pływającymi wszędzie, trzeba być w stanie opracować strategię, aby wszystko było na swoim miejscu.
• zdolności wielozadaniowe: przy tak wielu wydarzeniach prawdopodobnie będziesz musiał uczestniczyć w wielu zadaniach naraz.
• Rozwiązywanie problemów: plany, strategie i harmonogramy zmieniają się – Twoim zadaniem jest szybkie reagowanie i bycie odpornym, znajdowanie najlepszych alternatyw, gdy te zmiany się pojawią.
• niezależny: posiadanie niezależności, aby wykonać własną pracę, upewnij się, że Twój dyrektor jest na dobrej drodze, a także członkowie zespołu, których nadzorujesz.
• Proaktywność: twój umysł powinien myśleć daleko w przyszłość, abyś mógł wkroczyć w razie potrzeby.
• Szczegóły: Małe rzeczy naprawdę się liczą-literówki, zmiany w harmonogramie, a nawet drobne informacje o tym, jak kierownik musi się ubrać na nadchodzące spotkanie marketingowe – więc musisz mieć oko na nawet najdrobniejsze szczegóły.
• Technologia: asystent wykonawczy powinien mieć wiedzę na temat oprogramowania do priorytetyzacji, oprogramowania do prezentacji, oprogramowania graficznego, pakietu Microsoft office itp.
• przywództwo: asystent wykonawczy często zarządza ludźmi, więc trzeba być w stanie przyspieszyć i skierować zespół na właściwe tory.