ha új projektet indít anélkül, hogy összegyűjtené a projektkövetelményeket a szponzoroktól és a végfelhasználóktól, akkor kudarcra állítja magát. A projektek akkor sikeresek, ha pozitív eredményeket hoznak, és megfelelnek az érdekeltek elvárásainak. Ha a projekt nem felel meg a projekt és a felhasználói elvárásoknak, akkor nem sikerült, függetlenül attól, hogy milyen gyorsan fejezte be vagy tartotta a költségvetésen belül.

tegyük fel például, hogy egy projektet vezet egy új mobilalkalmazás létrehozásához. Összegyűjti a projektkövetelményeket, és összeállítja a fejlesztők, a termékmenedzserek és a kreatívok csapatát. Az Indítás után azonban a felhasználók panaszkodnak az alkalmazás felületére. Nem tudnak navigálni az alkalmazásban, hogy bármit megtegyenek.

kiderült, hogy a csapata annyira összpontosított a projekt szponzoraitól összegyűjtött projektkövetelmények kielégítésére, hogy figyelmen kívül hagyták a szoftverprojektek egyik legfontosabb felhasználói követelményét: egyszerű!

csapata működő alkalmazást szállított, de nem felelt meg a felhasználók elvárásainak. Szerencsére elkerülheti az ilyen eredményeket azáltal, hogy azonosítja, elemzi és érvényesíti az érdekelt felek követelményeit az új projektek megkezdése előtt. Itt jön be a követelményelemzés.

mi a követelményelemzés?

a követelmények elemzése magában foglalja az érdekeltek új projektekkel kapcsolatos elvárásainak meghatározását, elemzését, érvényesítését és összehangolását, figyelembe véve az összes lehetséges konfliktust.

ez a projektkövetelmények azonosításának, elemzésének és kezelésének folyamata, amely meghatározza, hogy a projektnek mit kell teljesítenie, és megszünteti a projekttervben szereplő kétértelműségeket vagy ellentmondó követelményeket.

a követelmények elemzésének folyamata során ne feledje, hogy minden elfogadott követelménynek:

• dokumentált
• cselekvőképes
• mérhető
• tesztelhető
• nyomon követhető
• megfelelő részletekkel meghatározva
• az általános üzleti igényekhez kapcsolódóan

mikor végeznek követelményelemzést?

a követelményelemzési folyamatot általában a projekttervezés megkezdése előtt hajtja végre. Ezenkívül a projektmenedzsmentben követelményelemzést végez, amikor:

• fejlesztési költségek kiszámítása
• projekt prioritások meghatározása
• munkabontási struktúra létrehozása
• Projektszakértők bevonása egy folyamatban lévő projektbe

ki végez követelményelemzést?

a projektmenedzserek az új projektek megkezdése előtt elvégzik a projektkövetelmények elemzését. A követelményelemzési dokumentum összegyűjti, rendszerezi és nyomon követi a projekt követelményeit a legfontosabb érdekelt felektől. Ez irányítja a projekttervezést, és biztosítja, hogy projektjeit az érdekelt felek és az üzleti célok szerint fejezze be.

követelmények elemzése a szoftverfejlesztésben

míg a követelmények elemzése minden projekt számára előnyös, ez a leggyakoribb a szoftverfejlesztésben. A szoftverfejlesztésben a követelményelemzés, az úgynevezett követelménytechnika, meghatározza az új szoftverek építésének vagy módosításának elvárásait.

a szoftverfejlesztés Követelményelemzése felhatalmazza a projektmenedzsereket és vezetőket arra, hogy világos irányt tartsanak fenn, a felhasználók igényeit elöl és középen tartsák, és átfogó dokumentációt dolgozzanak ki a fejlesztési folyamatról. A szoftverfejlesztés követelményelemzése általában iteratív, folyamatos folyamat a projekt időtartama alatt,nem pedig egy-egy feladat.

hogyan találja meg a projekt követelményeit?

a projekt követelményeinek feltárása a követelmények elemzésének lényege. A legfontosabb érdekelt felek azonosításával és hozzájárulásának megszerzésével kezdődik. Miután azonosította ezeket az érdekelteket, a munka megkezdése előtt jegyezze fel a kutatási és validálási projektkövetelményeiket.

az alapos követelmények elemzésének három fő szakasza van:

1. az első lépés a követelmények összegyűjtése az üzleti folyamatok dokumentációjának összegyűjtésével és az érdekeltekkel folytatott interjúk lefolytatásával.
2. ezután elemezze és érvényesítse a követelményeket, értékelve, hogy világosak, teljesek, következetesek és egyértelműek-e.
3. végül jegyezze fel a követelményeket, és kövesse nyomon azok végrehajtását a projekt során.

a követelményelemzési folyamat során konzultálni kell az ügyfelekkel, a végfelhasználókkal, a csapattagokkal és a projekt szponzoraival. Ezek általában a projekt által leginkább érintett érdekeltek, és igényeik együttesen határozzák meg a projekt ideális eredményét.

Követelményelemzési technikák, amelyeket ismernie kell

a Követelményelemzési technikák segítenek meghatározni az érdekelt felek elvárásait, amelyek a követelményelemzés révén megvalósulnak. Azt is lehetővé teszik, hogy egyszerű, vizuális nyelven tisztázza az érdekeltek elvárásait, hogy ugyanazon az oldalon legyen. Miután összegyűjtötte a követelményeket, írja le őket egy követelményelemzési dokumentumba, és ossza meg őket az érdekelt felekkel jóváhagyásra.

ha a projekt során módosítja ezt a követelményelemzési dokumentumot, jegyezze fel azt változásellenőrzési eljárással, majd küldje el újra jóváhagyásra az érintett érdekelt felektől.

Követelményelemzési technikák az üzleti igények felfedezéséhez

a következő követelményelemzési technikák segítenek az üzleti igények felfedezésében:

• Gap analysis: A Gap analysis egy olyan folyamat, amely tanulmányozza az üzletet és céljait, és betekintést nyújt arra, hogyan lehet ezt a rést megszüntetni.
• üzleti motivációs modell (BMM): ez az elemzési technika egy OMG modellező rendszerre épül, amely támogatja a globális változásokra reagáló üzleti döntéseket.
• ügyfélút-térképezés: A történetmesélés és a látvány infúziójával az ügyfél utazási térképek segítenek megérteni az ügyfelek motivációját, félelmeit és kifogásait.

Követelményelemzési technikák a szoftverkövetelmények azonosításához

a következő követelményelemzési technikák segítenek a szoftverkövetelmények azonosításában:

• adatfolyam-program: az adatfolyam-program (DFP) meghatározza a projekt hatókörét anélkül, hogy részletezné a részleteket.
• használati esetek: a használati esetek segíthetnek meghatározni a rendszer viselkedését és kommunikálni a végfelhasználó szemszögéből.
• felhasználói történetek: a felhasználói történetek a felhasználók igényeire összpontosítanak, nem pedig azokra a funkciókra, amelyeket a rendszernek biztosítania kell.

milyen kihívásokkal jár a projektkövetelmények azonosítása?

a projektkövetelmények meghatározásakor néhány közös kihívásra kell számítani. Néhány ezek közül:

az érdekeltek nem tudják, mit akarnak

a követelmények elemzésének legnagyobb kihívása az, hogy az ügyfeleknek gyakran homályos elképzelésük van arról, hogy mit akarnak. Egyes ügyfelek tudhatják, de küzdenek a kommunikációval, ezért rajtad múlik, hogy feltegye-e a megfelelő kérdéseket az igényeik kielégítésére.

a követelmények gyakran dinamikusak

a követelmények elemzésének másik kihívása a követelmények változó jellege. A projekt kezdetén meghatározott elvárások a projekt előrehaladtával változhatnak. Az üzleti trendek befolyásolhatják a kezdeti feltételeket, ami teljesen új megoldást igényel. Biztonsági mentési tervek és változáskezelési folyamatok állnak rendelkezésre a váratlan változások kezelésére.

gyenge kommunikáció a csapatok között

a projektmenedzserek, a mérnökök és a felhasználók közötti műszaki szakértelem különbsége miatt ezek az érdekeltek nem mindig értenek egyet. A projektmenedzser feladata, hogy közvetítő és kommunikátor legyen az összes érintett fél között.

a fejlesztőcsapat figyelmen kívül hagyja a szervezet politikáját

a fejlesztőcsapatok gyakran figyelmen kívül hagyják a szervezeti politikát, különösen a keresztfunkcionális csapatokkal rendelkező nagyvállalatoknál. Ha nincs bejelölve, ez félreértést, a célok eltolódását és a projekt kudarcát okozhatja.

mi a követelményelemzési folyamat?

az alábbi ötlépcsős folyamat létfontosságú a projekt követelményeinek felfedezéséhez.

végezze el az érdekelt felek elemzését

a projektkövetelmények feltárásához sorolja fel a legfontosabb érdekelt feleket, a projekt szponzorától a végfelhasználókon át a projektcsapatig.

ha világos képet kap arról, hogy kinek van beleszólása a projektbe, akkor a helyes úton jár, hogy összegyűjtse és megszervezze elvárásait a tényleges követelmények elemzése előtt. Miután azonosította a legfontosabb érdekelteket, csoportosíthatja őket a projekt sikere vagy kudarca iránti befolyásuk és érdeklődésük szintje alapján.

• nagy teljesítményű, nagyon érdekelt: szorosan kezelje az érdekeltek elvárásait ebben a rangsorban. Követelményeiknek a legfontosabb prioritásnak kell lenniük. Az ügyfelek, a projekt szponzorok és a végfelhasználók ebbe a kategóriába tartoznak. Figyeld meg a legközelebbi influencereket is.
• nagy teljesítményű, kevésbé érdekelt: ezek az érdekeltek jelentős részesedéssel rendelkeznek a projektben, de nem lelkesednek róla. Keményen dolgozik, hogy elégedett legyen és fenntartsa érdeklődését.
• alacsony fogyasztású, nagyon érdekelt: bár ezek az érdekeltek nem rendelkeznek jelentős részesedéssel a projektben, tájékoztassák őket és rendszeresen kommunikáljanak, hogy ne merüljenek fel problémák.
• alacsony fogyasztású, kevésbé érdekelt: ezek az érdekeltek kevés érdeklődést mutatnak a projekt iránt. Tartsa őket a hurokban, és tartsa fenn a kapcsolatot velük, de ne zavarja őket túlzott kommunikációval.

Megjegyzés: Az egyes érdekelt felek követelményei

miután azonosította és kategorizálta a projekt érdekeltjeit, kérdezze meg mindegyiküket az elvárásaikról. Mit akarnak ettől a terméktől? Mi a várható eredményük?

az érdekelt felekkel folytatott beszélgetés során tartsa fenn az átláthatóságot, tisztázza a projekt hatókörét és az esetleges hatóköri hiányosságokat, és kontextusba helyezze a megbeszéléseket. Ha ezt nem teszi meg, az érdekelt felek irreális projektkövetelményeket határozhatnak meg, ami csalódást okozhat, ha nem hajtja végre a kívánt funkciókat a projekt teljesítésében.

elengedhetetlen, hogy megértsük az egyes érdekelt felek eltérő perspektíváját, hogy tisztább képet alkossunk és kommunikáljunk a projekt céljairól. Íme néhány követelményelemzési technika, amely segít megjegyezni az érdekelt felek követelményeit:

• Host egyéni interjúk: beszéljen az egyes érdekelt felekkel külön-külön, hogy megértsék sajátos szükségleteiket és nézeteiket.
• csoportos interjúk lebonyolítása: interjúk tartása az érdekelt felek konkrét csoportjainak bevonásával. Ezek a munkamenetek lehetővé teszik, hogy olyan információs átfedést alakítson ki, amely összeköti a különböző csoport elvárásait.
• felhasználási esetek használata: a használati esetek olyan forgatókönyv-alapú technikák, amelyek végigvezetik a rendszer, a szoftver vagy a szolgáltatás funkcionalitását.
• makettek készítése: a prototípusok képet adnak a felhasználóknak a késztermékről, megkönnyítve a termék hiányosságainak és a felhasználók elégedetlenségének észlelését a bevezetés előtt.

Csoportkövetelmények

a követelmények azonosítása után csoportosítsa őket e négy kategória bármelyikébe:

• műszaki követelmények: a projekt sikeres befejezéséhez meg kell oldania a technikai kérdéseket
• Működési követelmények: a szükséges műveletek, amelyek a projektet egy meghatározott időszak alatt futtatják
• funkcionális követelmények: A projekt funkcionális követelményei teljesnek vagy sikeresnek kell tekinteni

tisztázza és rögzíti a követelményeket

itt az ideje meghatározni az egyes követelmények megvalósíthatóságát és azt, hogy a projekt hogyan tudja megvalósítani őket. Ennek eléréséhez meg kell:

• határozza meg a követelményeket világos, kellően részletes és releváns kifejezésekkel.
• rangsorolja a követelményeket fontosságuk szerint. A követelményeket prioritásként kell kezelnie, mert a költségvetés gyakran korlátozott. Sorolja fel a legkritikusabb igényeket a “szép-To-haves.”
• rendezze az egymásnak ellentmondó követelményeket úgy, hogy megvitatja azokat a legfontosabb érdekelt felekkel. Ez a legértékesebb lépés a követelmények elemzésének elvégzésében. Ez lehetővé teszi az érintett felek számára, hogy a projekt eredményének számos lehetőségét feltárják, és megállapodjanak a legjobb megoldásról.
• vizsgálja meg a megvalósíthatóságot. Végezzen részletes elemzést az új termék vagy rendszer potenciális megbízhatóságáról és használhatóságáról. Ez az elemzés azonosítja a szürke területeket és a lehetséges problémákat. Jegyezze fel legfontosabb megállapításait egy írásos dokumentumban, majd ossza meg azokat a korábban azonosított érdekeltekkel.

aláírt megállapodás beszerzése

nem elég szóban megegyezni a követelményekről. Írásba kell foglalniuk őket, és alá kell íratniuk a dokumentumot a legfontosabb érdekelt felekkel, megerősítve, hogy a bemutatott követelmények pontosan tükrözik igényeiket. Ez a követelményelemzési dokumentum, amely a szoftverfejlesztésben Szoftverkövetelmény-specifikációként (SRS) ismert, megakadályozza a hatókör kúszási problémáinak valószínűségét.

Követelményelemzési dokumentum példa

a követelményelemzési dokumentum (rad) tartalmazhat szöveget és vizuális diagramokat. Szerződéses megállapodásként szolgálhat Ön és ügyfelei között, és az érdekelt felek által érthető nyelven kell megírni. A követelményelemzési dokumentum fontos szakaszai a következők:

• cél
• közönség
• funkcionális követelmények
• műszaki követelmények

itt van egy követelményelemzési dokumentum példa a Florida Állami Egyetemen, hogy inspirálja a tiéd.

miért használja a Wrike-ot követelményelemző eszközként?

egy sikeres projekt megfelel az érdekelt felek elvárásainak. Az olyan hatékony projektmenedzsment eszközök, mint a Wrike, megkönnyítik a legfontosabb érdekelt felek követelményeinek összegyűjtését, átláthatóságot nyújtanak a követelmények elemzésében és a projekttervezési folyamatban, és elemzik a projektkövetelményeket egy központi helyen és munkaterületen.

készen áll arra, hogy időben és költségvetéssel elérje a projekt céljait, miközben teljesíti az érdekelt felek elvárásait? Kezdje a Wrike projektmenedzsment szoftverének ingyenes kéthetes próbaverziójával.