Los asistentes ejecutivos desempeñan papeles importantes en una empresa porque son la mano izquierda (o la mujer) del ejecutivo.

Un asistente ejecutivo exitoso hará todo lo posible para asegurarse de que la empresa vaya en la dirección correcta, asegurándose de que el ejecutivo al que está ayudando esté al tanto de todo y algo más.

En este artículo, cubriremos:

• La descripción del trabajo de un Asistente Ejecutivo
• El salario promedio de un Asistente Ejecutivo
• Cómo convertirse en un Asistente Ejecutivo
• Consejos para un asistente ejecutivo
• Habilidades de Asistente Ejecutivo

Descripción del trabajo de Asistente Ejecutivo

¿Qué hace un asistente ejecutivo? Los asistentes ejecutivos, también llamados a veces asistentes personales, desempeñan funciones clave en una empresa porque ayudan a uno o más ejecutivos, como funcionarios de alto nivel, el CEO o el propietario de una empresa.

Los asistentes ejecutivos son similares a los asistentes administrativos; sin embargo, los asistentes administrativos tienden a centrarse en el trabajo de oficina, mientras que los asistentes ejecutivos son responsables de ayudar a un ejecutivo de la empresa, generalmente con tareas de mayor nivel.

Si bien los tipos de tareas que realizan los asistentes ejecutivos pueden variar de un puesto a otro, todos tienden a realizar tareas y tareas similares de alto nivel.

Estas tareas pueden ir desde:

• Administrar el horario del ejecutivo
• Representar al ejecutivo en llamadas y reuniones cuando el ejecutivo no está disponible
• Preparar y revisar documentos
• Manejar información confidencial
• Producir informes y presentaciones
• Analizar datos
• Tareas de administración de oficina
• Vigilar a los miembros del personal, incluidos los auxiliares administrativos

Aquí hay un ejemplo de una descripción del puesto de asistente ejecutivo de www.Monster.com:

• Produce información transcribiendo, formateando, introduciendo, editando, recuperando, copiando y transmitiendo texto, datos y gráficos. Conserva el tiempo de los ejecutivos leyendo, investigando y enrutando correspondencia; redactando cartas y documentos; recopilando y analizando información; iniciando telecomunicaciones.
• Mantiene el horario de citas del ejecutivo mediante la planificación y programación de reuniones, conferencias, teleconferencias y viajes.
• Representa al ejecutivo asistiendo a reuniones en ausencia del ejecutivo; hablando en nombre del ejecutivo.
• Da la bienvenida a los huéspedes y clientes saludándolos, en persona o por teléfono; respondiendo o dirigiendo consultas.
• Mantiene la confianza del cliente y protege las operaciones al mantener la confidencialidad de la información.
• Completa los proyectos asignando trabajo al personal administrativo y haciendo un seguimiento de los resultados.
• Prepara informes recopilando y analizando información.
• Protege la información completando copias de seguridad de la base de datos.
• Proporciona referencias históricas mediante el desarrollo y la utilización de sistemas de archivo y recuperación; grabación de debates de reuniones.
• Mantiene un inventario de suministros de oficina verificando las existencias para determinar el nivel de inventario, anticipando los suministros necesarios, evaluando nuevos productos de oficina, haciendo y agilizando los pedidos de suministros y verificando la recepción de los suministros.
• Garantiza el funcionamiento de los equipos al completar los requisitos de mantenimiento preventivo; seguir las instrucciones del fabricante; solucionar problemas de mal funcionamiento; solicitar reparaciones; mantener inventarios de equipos; evaluar nuevos equipos y técnicas.
• Mantiene conocimientos profesionales y técnicos asistiendo a talleres educativos; revisión de publicaciones profesionales; establecimiento de redes personales; participación en sociedades profesionales.
• Contribuye al esfuerzo del equipo al lograr resultados relacionados según sea necesario.

Salario de Asistente Ejecutivo

Según www.onetonline.org, el salario medio de un Asistente Ejecutivo para 2016 fue de $26.86 por hora, o 5 55,860 anuales.

Tenga en cuenta que esto puede variar en función de los años de experiencia y el lugar donde vive, al igual que cualquier otro puesto de trabajo.

Cómo convertirse en Asistente Ejecutivo

Para convertirse en asistente, considere obtener un título en negocios o en un campo relacionado, como soporte administrativo o administración de oficinas.

Como mínimo, los asistentes ejecutivos suelen tener un título de 4 años, pero algunos asistentes ejecutivos dejan de ser asistentes administrativos o reciben un certificado o título de un programa de dos años.

Sin embargo, cuando se trabaja para empresas más grandes, es posible que se necesiten varios años de experiencia como asistente ejecutivo para ser considerado para el puesto.

Además, los asistentes ejecutivos pueden necesitar conocimientos en el campo en el que planean trabajar. Por ejemplo, si planean ser asistentes ejecutivos en un entorno jurídico, deben estar familiarizados con la terminología y los procedimientos jurídicos.

Consejos para un Asistente Ejecutivo

¿Busca consejos para la organización de un asistente ejecutivo? Estos consejos aumentarán su organización.

1. Organice sus correos electrónicos

Como asistente ejecutivo, debe administrar no solo su propia bandeja de entrada, sino también la de su ejecutivo. Esto puede ser abrumador con tantos correos electrónicos fluyendo.

Probablemente haya aceptado que llegar a la bandeja de entrada cero es casi imposible, sin embargo, hay otras opciones para derrotar este desafío y simplificar esa bandeja de entrada.

Matriz de prioridades una herramienta que le permite simplificar su bandeja de entrada.

Considere organizar los correos electrónicos en una plantilla basada en cuadrantes con los cuatro cuadrantes etiquetados:

• Urgente: Requiere respuesta: Es fundamental que preste la mayor atención a estos correos electrónicos. Respóndeles lo antes posible; no salgas de la oficina sin este cuadrante casi vacío.
• Menos urgente: Respuestas – Es necesario responder a estos correos electrónicos con el tiempo, pero tiene prioridades más grandes por el momento. Se recomienda que ponga una fecha de vencimiento en estos correos electrónicos para que no se olvide de ellos, ya que siguen siendo importantes.
• Seguimientos: Establezca fechas de vencimiento para cuándo hacer un seguimiento de estos correos electrónicos, ya que tienden a deslizarse por las grietas.
• Tareas pendientes: un lugar designado para aquellos correos electrónicos que enumeran tareas que deben realizarse. Establezca fechas de vencimiento en estos también.

La plantilla de correo electrónico se ve como sigue:

Priority Matrix, es una solución de gestión de proyectos basada en cuadrantes que le permite arrastrar y soltar fácilmente sus correos electrónicos en los cuadrantes anteriores desde su correo electrónico de Outlook. Echa un Vistazo a las 5 Mejores Plantillas para Mejorar Tus Habilidades de Asistente Ejecutivo.

Desde allí, puede:

• Establezca una fecha de vencimiento para saber cuándo responder a ese correo electrónico o completar la tarea que aparece en el correo electrónico.
• Delegue el correo electrónico a un ejecutivo o miembro del equipo si está involucrado, o si desea que se haga cargo.
• Utilice iconos de tareas para determinar qué correos electrónicos son los más importantes. Por ejemplo, puedes poner un «fuego» al lado de un correo electrónico que necesita una respuesta en la próxima hora, o numerar tus correos electrónicos en función de los que necesitan tu atención primero.

Aquí está cómo se vería esto en la Matriz de prioridades:

Observe que el’ nombre de la tarea ‘ es el asunto del correo electrónico. Al hacer clic en él, el contenido del correo electrónico aparece en «notas».

Aquí hay un video que muestra cómo administrar sus tareas de asistente ejecutivo en Priority Matrix

Importe la plantilla que se muestra en el video, aquí.

Aprenda cómo:

• La integración de Correo electrónico de Matriz de Prioridad ayuda a
• A INTEGRAR LA BANDEJA DE ENTRADA DE MATRIZ DE PRIORIDAD DE WINDOWS Y MAC CON SU CORREO ELECTRÓNICO

2. Haga la lista de tareas pendientes de mañana antes de salir de la oficina

¡No pierda el tiempo! Antes de salir de la oficina, crea una lista de tareas pendientes en las que debes concentrarte mañana mientras todo está fresco en tu cabeza. Los 5-10 minutos adicionales que dediques a hacer esto sin duda darán sus frutos cuando entres a la oficina por la mañana porque tendrás una buena idea de dónde estás parado.

Esto garantiza que no pierda tiempo porque sabe lo que es una prioridad y lo que necesita su atención primero.

Visualice Lo que Logrará

Cuando entre a la oficina, comience el día con el final en mente.

Tómese 5 minutos para pensar qué resultados necesita lograr hoy. LUEGO, considere qué tareas lo ayudarán a llegar allí.

En este punto, revise su lista de tareas pendientes de la noche anterior, asegurándose de que cada una de sus tareas estén en el lugar correcto.

Use una herramienta

Para mantenerse organizado, considere usar una plataforma en línea o un software de gestión de proyectos para mantenerlo a usted y a su equipo al tanto.

Una maravillosa solución de gestión de proyectos para asistentes ejecutivos es Priority Matrix, la misma herramienta que aparece en el consejo # 1 para ayudarlo con sus correos electrónicos.

En Matriz de prioridades, puede realizar un seguimiento de las tareas, los correos electrónicos y los documentos en un solo lugar. Además, puede leer informes detallados para asegurarse de que su equipo está en el buen camino o de que su equipo no está progresando para que pueda intervenir de inmediato.

Aquí le mostramos cómo puede usar Priority Matrix con su ejecutivo:

• El ejecutivo puede delegar tareas directamente a usted a través de la plataforma (lo que lo convierte en el «propietario»), lo que significa que siempre sabe lo que necesita hacer. Si tiene alguna pregunta, puede chatear dentro de la tarea para que pueda consultarla rápidamente más adelante. ¡No más hilos de correo confusos o falta de comunicación sobre las responsabilidades!

• Cuando reciba un correo electrónico de su ejecutivo, puede arrastrarlo y soltarlo en su plantilla de correo electrónico de Matriz de prioridades para no perderlo de vista, lo que lo ayuda a administrar sus correos electrónicos de manera más eficiente.
• Genere un informe de todo lo que terminó cada día para que su ejecutivo entienda exactamente lo que se ha logrado.

• Administre mejor su tiempo utilizando nuestras plantillas de priorización, o cree las suyas propias. ¡Haga feliz a su ejecutivo y sea un súper artista!
• Anticipe las necesidades de su ejecutivo. Si ves que él/ella tiene un día completo de reuniones, ten una comida de su restaurante favorito esperando. Si él / ella está dirigiendo una gran reunión en la MAÑANA, ordene esos bagels y café con anticipación incluso antes de pedírselos.

También puede aumentar la organización general porque todo está en un solo lugar.

¿Tu jefe tiene una llamada importante mañana? Establezca una alerta en la Matriz de Prioridades para recordárselo una hora antes.

¿Quieres ver si pasa algo importante mañana o la semana siguiente? Abra la lista maestra de Matriz de prioridades para obtener una vista panorámica para ver todo lo que está sucediendo y filtre por el período de tiempo en el que desea centrarse.

Mantenga una base de datos

Mantenga un buen registro de una variedad de lugares, como hoteles y restaurantes, en los que su ejecutivo haya estado en el pasado. Asegúrese de mantener información de contacto, como números de teléfono y direcciones, así como un área que indique si disfrutó o no de su última experiencia.

De esta manera, si su ejecutivo está buscando un lugar para alojarse en el área de Los Ángeles, puede buscar hoteles en los que se haya alojado en el pasado y hacer algunas llamadas.

Puede realizar un seguimiento de esta información en una hoja de cálculo de Excel, Microsoft Access o incluso en una Matriz de prioridades.

Habilidades de Asistente Ejecutivo

• Habilidades de comunicación: Las excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal son críticas en este campo, ya sea hablando por teléfono, escribiendo un correo electrónico o expresando una opinión.
• Habilidades de gestión del tiempo: Uno debe ser capaz de priorizar para determinar dónde se gasta mejor el tiempo no solo para su puesto, sino para el ejecutivo para el que trabaja.
• Organización: Con archivos e información flotando por todas partes, uno debe ser capaz de desarrollar una estrategia para mantener todo en su lugar.
• Habilidades multitarea: Con tantas cosas en marcha, es probable que tengas que atender múltiples tareas a la vez.
• Solución de problemas: los planes, las estrategias y los horarios cambian: su trabajo es reaccionar rápidamente y ser resiliente, encontrando las mejores alternativas cuando surgen estos cambios.
• Independiente: Posee independencia para hacer su propio trabajo, asegúrese de que su ejecutivo esté en el buen camino, así como los miembros del equipo que supervisa.
• Proactivo: Tu mente debe estar pensando en el futuro para que puedas intervenir cuando sea necesario.
• Orientado al detalle: Las pequeñas cosas realmente importan: errores tipográficos, cambios de horario e incluso la información minuciosa sobre cómo debe vestirse el ejecutivo para una próxima reunión de marketing, por lo que debe tener ojo para los detalles más pequeños.
• Tecnología: Un Asistente Ejecutivo debe tener conocimientos sobre software de priorización, software de presentación,software de gráficos, Microsoft Office, etc.
• Liderazgo: Los Asistentes Ejecutivos a menudo gestionan a las personas, por lo que uno debe ser capaz de dar un paso adelante y encarrilar al equipo.