Si comienza un nuevo proyecto sin recopilar los requisitos del proyecto de patrocinadores y usuarios finales, se está preparando para el fracaso. Los proyectos tienen éxito cuando ofrecen resultados positivos y satisfacen las expectativas de las partes interesadas. Si su proyecto no cumple con las expectativas del proyecto y del usuario, ha fallado sin importar la rapidez con la que lo completó o lo mantuvo dentro del presupuesto.

Digamos, por ejemplo, que estás liderando un proyecto para crear una nueva aplicación móvil. Reúne los requisitos del proyecto y reúne a un equipo de desarrolladores, gerentes de producto y creativos. Sin embargo, después del lanzamiento, los usuarios se quejan de la interfaz de la aplicación. No pueden navegar por la aplicación para hacer nada.

Resulta que su equipo se había centrado tanto en satisfacer todos los requisitos del proyecto obtenidos de los patrocinadores del proyecto que ignoraron un requisito crucial del usuario para los proyectos de software: ¡manténgalo simple!

Su equipo entregó una aplicación funcional pero no cumplió con las expectativas de los usuarios. Afortunadamente, puede evitar estos resultados identificando, analizando y validando los requisitos de las partes interesadas antes de comenzar nuevos proyectos. Aquí es donde entra en juego el análisis de requisitos.

¿Qué es un análisis de requisitos?

El análisis de requisitos implica definir, analizar, validar y alinear las expectativas de las partes interesadas para nuevos proyectos, al tiempo que se consideran todos los posibles conflictos.

Es un proceso de identificación, análisis y administración de los requisitos del proyecto para determinar lo que el proyecto debe lograr y eliminar cualquier ambigüedad o requisito conflictivo en su plan de proyecto.

Al realizar el proceso de análisis de requisitos, recuerde que cualquier requisito aceptado debe ser:

• Documentado
• Procesable
• Medible
• Comprobable
• Trazable
• Definido con suficientes detalles
• Relacionado con las necesidades generales del negocio

¿Cuándo se realiza un análisis de requisitos?

Normalmente, se lleva a cabo el proceso de análisis de requisitos antes de comenzar la planificación del proyecto. Además, en la gestión de proyectos, realiza análisis de requisitos cuando:

• Cálculo de costes de desarrollo
• Establecimiento de prioridades del proyecto
• Creación de una estructura de desglose del trabajo
• Inclusión de especialistas en proyectos en un proyecto en curso

¿Quién lleva a cabo un análisis de requisitos?

Los gerentes de proyecto realizan análisis de los requisitos del proyecto antes de comenzar nuevos proyectos. El documento de análisis de requisitos recopila, organiza y rastrea los requisitos del proyecto de las partes interesadas clave. Guía la planificación de proyectos y garantiza que complete sus proyectos alineados con los objetivos de las partes interesadas y del negocio.

Análisis de requisitos en ingeniería de software

Si bien el análisis de requisitos es beneficioso para cualquier proyecto, es más común en ingeniería de software. En ingeniería de software, el análisis de requisitos, conocido como ingeniería de requisitos, define las expectativas para el nuevo software que se está construyendo o modificando.

El análisis de requisitos en ingeniería de software permite a los gerentes y líderes de proyectos mantener una dirección clara, mantener las necesidades de los usuarios en primer plano y desarrollar documentación completa del proceso de desarrollo. El análisis de requisitos en ingeniería de software suele ser un proceso iterativo y continuo a lo largo de la duración de un proyecto, no una tarea única.

¿Cómo se encuentran los requisitos del proyecto?

Desenterrar los requisitos del proyecto es el quid del análisis de requisitos. Comienza con la identificación y obtención de aportes de las partes interesadas más importantes. Después de identificar a estas partes interesadas, registre los requisitos de sus proyectos para la investigación y validación antes de que comience el trabajo.

Hay tres etapas principales en la realización de un análisis exhaustivo de los requisitos:

1. El primer paso es reunir los requisitos mediante la recopilación de documentación del proceso de negocio y la realización de entrevistas con las partes interesadas.
2. A continuación, analice y valide los requisitos, evaluando si son claros, completos, coherentes e inequívocos.
3. Finalmente, registre los requisitos y supervise su implementación a lo largo del proyecto.

Las partes interesadas importantes a consultar en el proceso de análisis de requisitos incluyen clientes, usuarios finales, miembros del equipo y patrocinadores del proyecto. Por lo general, estos son los interesados más afectados por el proyecto, y sus necesidades se combinan para definir el resultado ideal del proyecto.

Técnicas de análisis de requisitos necesita conocer

Las técnicas de análisis de requisitos le ayudan a determinar las expectativas de las partes interesadas que llegan al análisis de requisitos. También le permiten aclarar las expectativas de las partes interesadas en un lenguaje simple y visual para asegurarse de que está en la misma página. Una vez que haya reunido los requisitos, escríbalos en un documento de análisis de requisitos y compártalos con sus partes interesadas para su aprobación.

Si realiza cambios en este documento de análisis de requisitos durante el proyecto, regístrelo a través de un procedimiento de control de cambios y envíelo de nuevo para su aprobación por parte de las partes interesadas pertinentes.

Técnicas de análisis de requisitos para descubrir las necesidades empresariales

Las siguientes técnicas de análisis de requisitos ayudan a descubrir las necesidades empresariales:

• Análisis de brechas: El análisis de brechas es un proceso que estudia el negocio y sus objetivos y proporciona información sobre cómo se puede cerrar esta brecha.
• Modelo de motivación empresarial (BMM): Esta técnica de análisis se estructura en un sistema de modelado OMG que respalda las decisiones empresariales que reaccionan a los cambios globales.
• Mapeo del recorrido del cliente: Con la infusión de historias y elementos visuales, los mapas de viaje del cliente ayudan a comprender la motivación, los temores y las objeciones de sus clientes.

Técnicas de análisis de requisitos para identificar los requisitos de software

Las siguientes técnicas de análisis de requisitos ayudan a identificar las necesidades de los requisitos de software:

• Programa de flujo de datos: Un programa de flujo de datos (DFP) define el alcance del proyecto sin profundizar en detalles elaborados.
• Casos de uso: Los casos de uso pueden ayudar a definir el comportamiento del sistema y comunicarse desde la perspectiva del usuario final.
• Historias de usuario: Las historias de usuario se centran en las necesidades de los usuarios en lugar de en las funciones que su sistema debería ofrecer.

¿Cuáles son los desafíos de identificar los requisitos del proyecto?

Al identificar los requisitos del proyecto, hay algunos desafíos comunes que esperar. Algunos de estos son:

Las partes interesadas no saben lo que quieren

El mayor desafío del análisis de requisitos es que los clientes a menudo tienen una idea vaga de lo que quieren. Algunos clientes pueden saber pero tener dificultades para comunicarlo, por lo que depende de usted hacer las preguntas correctas para capturar sus necesidades.

Los requisitos a menudo son dinámicos

Otro desafío del análisis de requisitos es la naturaleza cambiante de los requisitos. Las expectativas definidas al inicio del proyecto pueden cambiar a medida que el proyecto avanza. Las tendencias de negocio pueden afectar a las condiciones iniciales, lo que requiere una solución completamente nueva. Disponer de planes de respaldo y procesos de gestión de cambios para hacer frente a cambios inesperados.

Mala comunicación entre los equipos

Debido a la diferencia de experiencia técnica entre los gerentes de proyecto, los ingenieros y los usuarios, es posible que estas partes interesadas no siempre estén de acuerdo. Es su trabajo como gerente de proyecto ser un mediador y comunicador entre todas las partes involucradas.

El equipo de desarrollo es ajeno a la política de la organización

Los equipos de desarrollo a menudo son ajenos a la política de la organización, particularmente en grandes empresas con equipos multifuncionales. Sin control, esto puede causar malentendidos, desalineación de objetivos y fracaso del proyecto.

¿Cuál es el proceso de análisis de requisitos?

El proceso de cinco pasos a continuación es vital para descubrir los requisitos de un proyecto.

Llevar a cabo un análisis de partes interesadas

Para descubrir los requisitos del proyecto, enumerar las partes interesadas clave involucradas, desde el patrocinador del proyecto hasta los usuarios finales y el equipo del proyecto.

Tener una idea clara de quién tiene voz en el proyecto lo coloca en el camino correcto para recopilar y organizar sus expectativas antes del análisis de los requisitos reales. Una vez que identifique a las partes interesadas clave, puede agruparlas por el nivel de influencia e interés que tienen en el éxito o el fracaso de su proyecto.

• Alta potencia, muy interesado: Gestione de cerca las expectativas de las partes interesadas en este rango. Sus requisitos deben ser su máxima prioridad. Los clientes, patrocinadores de proyectos y usuarios finales entran en esta categoría. Mira también a sus influencers más cercanos.
• Alta potencia, menos interesado: Estas partes interesadas tienen una participación significativa en su proyecto, pero no están ávidas de él. Trabaja duro para mantenerlos satisfechos y mantener su interés.
• Bajo consumo, muy interesado: Aunque estas partes interesadas no tienen un interés significativo en su proyecto, manténgalas informadas y comuníquese regularmente para asegurarse de que no surjan problemas.
• Bajo consumo de energía, menos interesado: Estas partes interesadas tienen poco interés y participación en su proyecto. Manténgalos informados y mantenga su relación con ellos, pero no los moleste con un exceso de comunicación.

Tenga en cuenta los requisitos de cada parte interesada

Después de haber identificado y categorizado a las partes interesadas del proyecto, pregúnteles a cada una de ellas sus expectativas. ¿Qué quieren de este producto? ¿Cuál es su resultado esperado?

Al hablar con las partes interesadas, mantenga la transparencia, aclare el alcance del proyecto y cualquier posible brecha de alcance, y contextualice las discusiones. Si no lo hace, las partes interesadas pueden establecer requisitos del proyecto poco realistas, lo que provocará decepción si no implementa las funcionalidades deseadas en el entregable del proyecto.

Es esencial comprender la perspectiva distinta de cada parte interesada para crear y comunicar una imagen más clara de los objetivos de su proyecto. Aquí hay algunas técnicas de análisis de requisitos que ayudarán a tomar nota de los requisitos de las partes interesadas:

• Organizar entrevistas individuales: Hable con cada parte interesada individualmente para comprender sus necesidades y puntos de vista particulares.
• Realizar entrevistas en grupo: Realizar sesiones de entrevistas con grupos de partes interesadas específicos. Estas sesiones le permitirán formar una superposición de información que conecte las diferentes expectativas del grupo.
• Utilizar casos de uso: Los casos de uso son técnicas basadas en escenarios que lo guían a través de la funcionalidad de un sistema, software o servicio.
• Construir maquetas: Los prototipos dan a los usuarios una idea del producto terminado, lo que facilita la detección de brechas en el producto y la insatisfacción del usuario antes del lanzamiento.

Requisitos de grupo

Después de identificar los requisitos, agrúpelos en cualquiera de estas cuatro categorías:

• Requisitos técnicos: Los problemas técnicos que debe resolver para completar el proyecto con éxito
• Requisitos operativos: Las operaciones necesarias que mantienen el proyecto en funcionamiento durante un período especificado
• Requisitos funcionales: Los requisitos funcionales que su proyecto debe poseer para ser considerado completo o exitoso

Aclarar y registrar los requisitos

Ahora, es el momento de determinar la viabilidad de cada requisito y cómo el proyecto puede cumplirlos. Para lograr esto, debe:

• Definir los requisitos en términos claros, suficientemente detallados y pertinentes.
• Requisitos de clasificación según su importancia. Debe priorizar los requisitos porque los presupuestos a menudo son limitados. Enumere las necesidades más críticas por encima de las «buenas para tener».»
• Resolver problemas de requisitos conflictivos debatiéndolos con las partes interesadas clave. Este es el paso más valioso para realizar un análisis de requisitos. Permite a las partes involucradas explorar varias posibilidades del resultado del proyecto y acordar la mejor a seguir.
• Investigar la viabilidad. Realice un análisis detallado de la posible fiabilidad y facilidad de uso del nuevo producto o sistema. Este análisis identificará las zonas grises y los posibles problemas. Registre sus hallazgos clave en un documento escrito y, a continuación, compártalos con las partes interesadas previamente identificadas.

Obtener un acuerdo firmado

No es suficiente acordar verbalmente los requisitos. Consígalos por escrito y haga que el documento sea firmado por grupos de partes interesadas clave afirmando que los requisitos presentados reflejan con precisión sus necesidades. Este documento de análisis de requisitos, conocido en ingeniería de software como Especificaciones de requisitos de software (SRS), evita la probabilidad de problemas de fluencia del alcance.

Ejemplo de documento de análisis de requisitos

Su documento de análisis de requisitos (RAD) puede incluir diagramas de texto y visuales. Puede servir como un acuerdo contractual entre usted y sus clientes y debe estar escrito en un lenguaje que las partes interesadas puedan entender. Las secciones importantes de un documento de análisis de requisitos incluyen:

• Propósito
• Audiencia
• Requisitos funcionales
• Requisitos técnicos

Aquí hay un ejemplo de documento de análisis de requisitos de Florida State University para inspirar a los suyos.

¿Por qué usar Wrike como herramienta de análisis de requisitos?

Un proyecto exitoso cumple con todas las expectativas de las partes interesadas. Las potentes herramientas de gestión de proyectos, como Wrike, facilitan la recopilación de los requisitos de las partes interesadas clave, ofrecen visibilidad del proceso de análisis de requisitos y planificación de proyectos, y analizan los requisitos del proyecto en una ubicación y un espacio de trabajo centralizados.

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