Wenn Sie ein neues Projekt beginnen, ohne Projektanforderungen von Sponsoren und Endbenutzern zu sammeln, bereiten Sie sich auf ein Scheitern vor. Projekte sind erfolgreich, wenn sie positive Ergebnisse liefern und die Erwartungen der Stakeholder erfüllen. Wenn Ihr Projekt nicht den Projekt- und Benutzererwartungen entspricht, ist es fehlgeschlagen, unabhängig davon, wie schnell Sie es abgeschlossen oder im Rahmen des Budgets gehalten haben.

Angenommen, Sie leiten ein Projekt zum Erstellen einer neuen mobilen App. Sie sammeln Projektanforderungen und stellen ein Team aus Entwicklern, Produktmanagern und Kreativen zusammen. Nach dem Start beschweren sich Benutzer jedoch über die Benutzeroberfläche der App. Sie können nicht in der App navigieren, um etwas zu erledigen.

Es stellte sich heraus, dass Ihr Team sich so sehr darauf konzentriert hatte, alle von Projektsponsoren gesammelten Projektanforderungen zu erfüllen, dass es eine entscheidende Benutzeranforderung für Softwareprojekte ignorierte: Keep it simple!

Ihr Team hat eine funktionierende App geliefert, aber die Erwartungen der Benutzer nicht erfüllt. Glücklicherweise können Sie solche Ergebnisse vermeiden, indem Sie die Anforderungen der Stakeholder identifizieren, analysieren und validieren, bevor Sie mit neuen Projekten beginnen. Hier setzt die Anforderungsanalyse an.

Was ist eine Anforderungsanalyse?

Bei der Anforderungsanalyse werden die Erwartungen der Stakeholder an neue Projekte definiert, analysiert, validiert und ausgerichtet, wobei alle möglichen Konflikte berücksichtigt werden.

Es ist ein Prozess der Identifizierung, Analyse und Verwaltung von Projektanforderungen, um zu bestimmen, was das Projekt erreichen soll, und um Unklarheiten oder widersprüchliche Anforderungen in Ihrem Projektplan zu beseitigen.

Denken Sie bei der Durchführung des Anforderungsanalyseprozesses daran, dass alle akzeptierten Anforderungen:

• Dokumentiert
• Umsetzbar
• Messbar
• Testbar
• Nachvollziehbar
• Mit ausreichenden Details definiert
• Bezogen auf die allgemeinen Geschäftsanforderungen

Wann wird eine Anforderungsanalyse durchgeführt?

In der Regel führen Sie den Anforderungsanalyseprozess durch, bevor Sie mit der Projektplanung beginnen. Darüber hinaus führen Sie im Projektmanagement eine Anforderungsanalyse durch, wenn:

• Entwicklungskosten berechnen
• Projektprioritäten setzen
• Projektstrukturplan erstellen
• Projektspezialisten in ein laufendes Projekt einbinden

Wer führt eine Anforderungsanalyse durch?

Projektmanager führen vor Beginn neuer Projekte eine Anforderungsanalyse durch. Das Anforderungsanalysedokument sammelt, organisiert und verfolgt die Projektanforderungen der wichtigsten Stakeholder. Es leitet die Projektplanung und stellt sicher, dass Sie Ihre Projekte im Einklang mit den Stakeholder- und Geschäftszielen abschließen.

Anforderungsanalyse im Software Engineering

Während die Anforderungsanalyse für jedes Projekt von Vorteil ist, ist sie im Software Engineering am häufigsten anzutreffen. In der Softwareentwicklung definiert die Anforderungsanalyse, die als Requirement Engineering bezeichnet wird, die Erwartungen an neue Software, die erstellt oder geändert wird.

Die Anforderungsanalyse im Software Engineering ermöglicht es Projektmanagern und Führungskräften, eine klare Richtung beizubehalten, die Bedürfnisse der Benutzer in den Mittelpunkt zu stellen und eine umfassende Dokumentation des Entwicklungsprozesses zu entwickeln. Die Anforderungsanalyse in der Softwareentwicklung ist in der Regel ein iterativer, kontinuierlicher Prozess während der gesamten Projektdauer und keine einmalige Aufgabe.

Wie finden Sie die Projektanforderungen heraus?

Das Aufdecken der Projektanforderungen ist der Kern der Anforderungsanalyse. Es beginnt mit der Identifizierung und Eingabe der wichtigsten Stakeholder. Nachdem Sie diese Stakeholder identifiziert haben, notieren Sie ihre Projektanforderungen für Forschung und Validierung, bevor die Arbeit beginnt.

Es gibt drei Hauptphasen bei der Durchführung einer gründlichen Anforderungsanalyse:

1. Der erste Schritt besteht darin, die Anforderungen zu erfassen, indem Geschäftsprozessdokumentationen gesammelt und Interviews mit Stakeholdern geführt werden.
2. Analysieren und validieren Sie als Nächstes die Anforderungen und bewerten Sie, ob sie klar, vollständig, konsistent und eindeutig sind.
3. Erfassen Sie abschließend die Anforderungen und überwachen Sie deren Umsetzung während des gesamten Projekts.

Wichtige Stakeholder, die im Anforderungsanalyseprozess zu konsultieren sind, sind Kunden, Endbenutzer, Teammitglieder und Projektsponsoren. Dies sind in der Regel die am stärksten vom Projekt betroffenen Stakeholder, und ihre Bedürfnisse definieren zusammen das ideale Projektergebnis.

Techniken zur Anforderungsanalyse, die Sie kennen müssen

Techniken zur Anforderungsanalyse helfen Ihnen, die Erwartungen der Stakeholder zu ermitteln, die die Anforderungsanalyse durchlaufen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, die Erwartungen der Stakeholder in einfacher, visueller Sprache zu klären, um sicherzustellen, dass Sie auf derselben Seite sind. Sobald Sie die Anforderungen gesammelt haben, notieren Sie sie in einem Anforderungsanalysedokument und teilen Sie sie Ihren Stakeholdern zur Genehmigung mit.

Wenn Sie während des Projekts Änderungen an diesem Anforderungsanalysedokument vornehmen, erfassen Sie es durch ein Änderungskontrollverfahren und reichen Sie es erneut zur Genehmigung durch die relevanten Stakeholder ein.

Anforderungsanalysetechniken zum Ermitteln von Geschäftsanforderungen

Die folgenden Anforderungsanalysetechniken helfen beim Ermitteln von Geschäftsanforderungen:

• Gap-Analyse: Die Gap-Analyse ist ein Prozess, der das Unternehmen und seine Ziele untersucht und Erkenntnisse darüber liefert, wie diese Lücke geschlossen werden kann.
• Business Motivation Model (BMM): Diese Analysetechnik basiert auf einem OMG-Modellierungssystem, das Geschäftsentscheidungen unterstützt, die auf globale Veränderungen reagieren.
• Customer Journey Mapping: Mithilfe von Storytelling und Visuals helfen Customer Journey Maps dabei, die Motivation, Ängste und Einwände Ihrer Kunden zu verstehen.

Anforderungsanalysetechniken zur Identifizierung von Softwareanforderungen

Die folgenden Anforderungsanalysetechniken helfen, den Bedarf an Softwareanforderungen zu identifizieren:

• Datenfluss-Programm: Ein Datenfluss-Programm (DFP) definiert den Projektumfang, ohne ins Detail zu gehen.
• Anwendungsfälle: Anwendungsfälle können helfen, das Systemverhalten zu definieren und aus der Sicht des Endbenutzers zu kommunizieren.
• User Stories: User Stories konzentrieren sich auf die Bedürfnisse Ihrer Benutzer und nicht auf die Funktionen, die Ihr System bieten sollte.

Was sind die Herausforderungen bei der Ermittlung von Projektanforderungen?

Bei der Ermittlung von Projektanforderungen sind einige häufige Herausforderungen zu erwarten. Einige davon sind:

Stakeholder wissen nicht, was sie wollen

Die größte Herausforderung bei der Anforderungsanalyse besteht darin, dass Kunden oft eine vage Vorstellung davon haben, was sie wollen. Einige Kunden wissen es vielleicht, haben aber Schwierigkeiten, es zu kommunizieren, also liegt es an Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, um ihre Bedürfnisse zu erfassen.

Anforderungen sind oft dynamisch

Eine weitere Herausforderung der Anforderungsanalyse ist die Entwicklung der Anforderungen. Die zu Beginn des Projekts definierten Erwartungen können sich im Verlauf des Projekts ändern. Geschäftstrends können sich auf die Ausgangsbedingungen auswirken und eine völlig neue Lösung erfordern. Verfügen Sie über Backup-Pläne und Change-Management-Prozesse, um unerwartete Änderungen zu bewältigen.

Schlechte Kommunikation zwischen den Teams

Aufgrund des unterschiedlichen technischen Fachwissens zwischen Projektmanagern, Ingenieuren und Anwendern sehen sich diese Stakeholder möglicherweise nicht immer auf Augenhöhe. Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, Vermittler und Kommunikator zwischen allen beteiligten Seiten zu sein.

Das Entwicklungsteam ist sich der Politik der Organisation nicht bewusst

Entwicklungsteams sind sich der Organisationspolitik oft nicht bewusst, insbesondere in großen Unternehmen mit funktionsübergreifenden Teams. Wenn dies nicht aktiviert ist, kann dies zu Missverständnissen, Fehlausrichtung der Ziele und Projektversagen führen.

Was ist der Anforderungsanalyseprozess?

Der folgende fünfstufige Prozess ist entscheidend, um die Anforderungen eines Projekts zu ermitteln.

Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch

Um die Projektanforderungen zu ermitteln, listen Sie die wichtigsten beteiligten Stakeholder auf, vom Projektsponsor über die Endbenutzer bis zum Projektteam.

Wenn Sie ein klares Bild davon haben, wer im Projekt mitreden kann, sind Sie auf dem richtigen Weg, ihre Erwartungen vor der eigentlichen Anforderungsanalyse zu sammeln und zu organisieren. Sobald Sie die wichtigsten Stakeholder identifiziert haben, können Sie sie nach Einfluss und Interesse am Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts gruppieren.

• Hohe Leistung, hohes Interesse: Verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder in diesem Rang genau. Ihre Anforderungen sollten Ihre oberste Priorität sein. Kunden, Projektsponsoren und Endbenutzer fallen in diese Kategorie. Beobachten Sie auch ihre engsten Influencer.
• Hohe Leistung, weniger Interesse: Diese Stakeholder haben einen erheblichen Anteil an Ihrem Projekt, sind aber nicht begeistert davon. Arbeite hart, um sie zufrieden zu stellen und ihr Interesse aufrechtzuerhalten.
• Geringe Leistung, großes Interesse: Obwohl diese Stakeholder keinen wesentlichen Anteil an Ihrem Projekt haben, sollten Sie sie auf dem Laufenden halten und regelmäßig kommunizieren, um sicherzustellen, dass keine Probleme auftreten.
• Geringe Leistung, weniger Interesse: Diese Stakeholder haben wenig Interesse und Interesse an Ihrem Projekt. Halten Sie sie auf dem Laufenden und pflegen Sie Ihre Beziehung zu ihnen, aber stören Sie sie nicht mit übermäßiger Kommunikation.

Notieren Sie die Anforderungen der einzelnen Stakeholder

Nachdem Sie die Projektbeteiligten identifiziert und kategorisiert haben, fragen Sie jeden von ihnen nach seinen Erwartungen. Was wollen sie von diesem Produkt? Was ist ihr erwartetes Ergebnis?

Achten Sie im Gespräch mit Stakeholdern auf Transparenz, klären Sie den Projektumfang und mögliche Umfangslücken und kontextualisieren Sie Diskussionen. Wenn Sie dies nicht tun, können Stakeholder unrealistische Projektanforderungen festlegen, was zu Enttäuschungen führt, wenn Sie die gewünschten Funktionalitäten nicht in das Projekt implementieren.

Es ist wichtig, die unterschiedliche Perspektive jedes Stakeholders zu verstehen, um ein klareres Bild der Projektziele zu erstellen und zu kommunizieren. Hier sind einige Techniken zur Anforderungsanalyse, mit denen Sie die Anforderungen der Stakeholder notieren können:

• Führen Sie Einzelinterviews durch: Sprechen Sie mit jedem Stakeholder individuell, um seine besonderen Bedürfnisse und Ansichten zu verstehen.
• Durchführung von Gruppeninterviews: Durchführung von Interviews mit bestimmten Interessengruppen. Diese Sitzungen ermöglichen es Ihnen, eine Informationsüberschneidung zu bilden, die die verschiedenen Erwartungen der Gruppe verbindet.
• Anwendungsfälle verwenden: Anwendungsfälle sind szenariobasierte Techniken, die Sie durch die Funktionalität eines Systems, einer Software oder eines Dienstes führen.
• Erstellen von Mock-ups: Prototypen geben Benutzern eine Vorstellung vom fertigen Produkt und erleichtern das Erkennen von Produktlücken und Unzufriedenheit der Benutzer vor dem Start.

Anforderungen gruppieren

Nachdem Sie die Anforderungen identifiziert haben, gruppieren Sie sie in eine dieser vier Kategorien:

• Technische Anforderungen: Die technischen Probleme, die Sie lösen müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen
• Betriebliche Anforderungen: Die erforderlichen Vorgänge, die das Projekt über einen bestimmten Zeitraum am Laufen halten
• Funktionale Anforderungen: Die funktionalen Anforderungen, die Ihr Projekt erfüllen muss, um als abgeschlossen oder erfolgreich angesehen zu werden

Anforderungen klären und aufzeichnen

Jetzt ist es an der Zeit, die Machbarkeit jeder Anforderung zu bestimmen und wie das Projekt sie erfüllen kann. Um dies zu erreichen, müssen Sie:

• Definieren Sie Anforderungen in klaren, ausreichend detaillierten und relevanten Begriffen.
• Ordnen Sie Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit. Sie müssen Anforderungen priorisieren, da die Budgets oft begrenzt sind. Listen Sie die kritischsten Bedürfnisse über den „Nice-to-Haves“ auf.“
• Lösen Sie widersprüchliche Anforderungsprobleme, indem Sie sie mit wichtigen Stakeholdern diskutieren. Dies ist der wertvollste Schritt bei der Durchführung einer Anforderungsanalyse. Es ermöglicht den beteiligten Parteien, mehrere Möglichkeiten des Projektergebnisses zu erkunden und sich auf die beste zu einigen.
• Machbarkeit prüfen. Führen Sie eine detaillierte Analyse der potenziellen Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit des neuen Produkts oder Systems durch. Diese Analyse wird Grauzonen und mögliche Probleme identifizieren. Notieren Sie Ihre wichtigsten Ergebnisse in einem schriftlichen Dokument und teilen Sie sie dann mit den zuvor identifizierten Stakeholdern.

Eine unterzeichnete Vereinbarung erhalten

Es reicht nicht aus, Anforderungen mündlich zu vereinbaren. Fordern Sie sie schriftlich an und lassen Sie das Dokument von wichtigen Interessengruppen unterzeichnen, die bestätigen, dass die vorgelegten Anforderungen ihre Bedürfnisse genau widerspiegeln. Dieses Anforderungsanalysedokument, das in der Softwareentwicklung als Software Requirements Specifications (SRS) bekannt ist, verhindert die Wahrscheinlichkeit von Scope-Creep-Problemen.

Beispiel für ein Anforderungsanalysedokument

Ihr Anforderungsanalysedokument (RAD) kann Text und visuelle Diagramme enthalten. Es kann als vertragliche Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihren Kunden dienen und sollte in einer Sprache verfasst sein, die alle Beteiligten verstehen können. Wichtige Abschnitte eines Dokuments zur Anforderungsanalyse umfassen:

• Zweck
• Zielgruppe
• Funktionale Anforderungen
• Technische Anforderungen

Hier ist ein Beispiel für ein Anforderungsanalysedokument der Florida State University, das Sie inspirieren soll.

Warum Wrike als Anforderungsanalyse-Tool verwenden?

Ein erfolgreiches Projekt erfüllt alle Erwartungen der Stakeholder. Leistungsstarke Projektmanagement-Tools wie Wrike erleichtern die Erfassung von Anforderungen von wichtigen Stakeholdern, bieten Einblick in den Anforderungsanalyse- und Projektplanungsprozess und analysieren Projektanforderungen an einem zentralen Ort und Arbeitsbereich.

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