udøvende assistenter spiller vigtige roller i en virksomhed, fordi de er lederens venstre mand (eller kvinde)!

en succesfuld udøvende assistent vil gå ud over at sikre, at virksomheden er på vej i den rigtige retning ved at sikre, at den udøvende, at de bistår er på toppen af alt og derefter nogle.

i denne artikel vil vi dække:

• jobbeskrivelsen for en udøvende assistent
• den gennemsnitlige udøvende assistent løn
• Sådan bliver du en udøvende assistent
• Tips til en udøvende assistent
• udøvende assistent færdigheder

udøvende assistent jobbeskrivelse

hvad gør en udøvende assistent? Udøvende assistenter, også undertiden kaldet Personlige assistenter, spiller nøgleroller i en virksomhed, fordi de hjælper en eller flere ledere, såsom højtstående embedsmænd, administrerende direktør eller ejer af et firma.

udøvende assistenter ligner administrative assistenter; imidlertid har administrative assistenter en tendens til at fokusere på kontorarbejde, mens udøvende assistenter er ansvarlige for at hjælpe en leder af virksomheden, normalt med opgaver på højere niveau.

mens de typer opgaver, som udøvende assistenter udfører, kan variere fra position til position, har de alle en tendens til at udføre lignende opgaver og opgaver på højt niveau.

disse opgaver kan variere fra:

• styring af ledelsens tidsplan
• repræsentation af ledelsen i opkald og møder, når ledelsen ikke er tilgængelig
• forberedelse og gennemgang af dokumenter
• håndtering af fortrolige oplysninger
• produktion af rapporter og præsentationer
• analyse af data
• Kontoradministrationsopgaver
• holde øje med medarbejdere, herunder administrative assistenter

her er et eksempel på en ledende assistent jobbeskrivelse fra www.Monster.com:

• producerer oplysninger ved at transskribere, formatere, indtaste, redigere, hente, kopiere og transmittere tekst, data og grafik. Sparer ledelsens tid ved at læse, forske og dirigere korrespondance; udarbejdelse af breve og dokumenter; indsamling og analyse af information; initiering af telekommunikation.
• vedligeholder ledelsens udnævnelsesplan ved at planlægge og planlægge møder, konferencer, telekonferencer og rejser.
• repræsenterer den udøvende ved at deltage i møder i den udøvende fravær; taler for den udøvende.
• byder gæster og Kunder Velkommen ved at hilse dem personligt eller telefonisk; besvare eller dirigere forespørgsler.
• opretholder kundernes tillid og beskytter operationer ved at holde oplysninger fortrolige.
• afslutter projekter ved at tildele arbejde til kontorpersonale; opfølgning på resultater.
• udarbejder rapporter ved at indsamle og analysere oplysninger.
• sikrer oplysninger ved at udfylde databasebackups.
• giver historisk reference ved at udvikle og udnytte arkivering og hentning systemer; optagelse møde diskussioner.
• vedligeholder kontorartikler lager ved at kontrollere lager for at bestemme lagerniveau; foregribe nødvendige forsyninger; evaluering af nye kontorprodukter; placering og fremskyndelse af ordrer på forsyninger; bekræftelse af modtagelse af forsyninger.
• sikrer drift af udstyr ved at udfylde forebyggende vedligeholdelseskrav; efter producentens anvisninger; fejlfinding af fejl; kræver reparationer; vedligeholdelse af udstyrsbeholdninger; evaluering af nyt udstyr og teknikker.
• vedligeholder faglig og teknisk viden ved at deltage i undervisningsværksteder; gennemgang af faglige publikationer; etablering af personlige netværk; deltagelse i professionelle samfund.
• bidrager til teamindsats ved at opnå relaterede resultater efter behov.

udøvende assistent løn

ifølge www.onetonline.org, var medianlønnen for en udøvende assistent for 2016 $26,86 hver time eller $55.860 årligt.

husk, dette kan variere baseret på mange års erfaring, og hvor man bor, ligesom enhver anden jobstilling.

Sådan bliver du udøvende assistent

for at blive assistent skal du overveje at få en grad i forretning eller et relateret felt såsom administrativ support eller Kontoradministration.

som minimum har udøvende assistenter normalt en 4-årig grad, men nogle udøvende assistenter arbejder op fra at være administrativ assistent eller modtager et certifikat eller en grad fra et toårigt program.

når man arbejder for større virksomheder, kan man dog have brug for flere års erfaring som udøvende assistent for at komme i betragtning til stillingen.

derudover kan udøvende assistenter have brug for viden på det område, som de planlægger at arbejde inden for. For eksempel, hvis de planlægger at være en udøvende assistent i et juridisk miljø, skal de være fortrolige med juridisk terminologi og procedurer.

Tips til en udøvende assistent

Leder du efter udøvende assistent organisation tips? Disse tips vil øge din organisation.

1. Organiser dine e-mails

som udøvende assistent skal du administrere ikke kun din egen indbakke, men også din udøvende. Dette kan blive overvældende med så mange e-mails, der flyder.

du har sandsynligvis accepteret, at det er næsten umuligt at nå indbakke nul, men der er andre muligheder for at besejre denne udfordring og forenkle denne indbakke!

Prioritetsmatrice et værktøj, der giver dig mulighed for at forenkle din indbakke.

overvej at organisere e-mails i en kvadrantbaseret skabelon med de fire kvadranter mærket:

• haster: kræver svar – det er afgørende, at du giver disse e-mails din største opmærksomhed. Svar dem ASAP; Forlad ikke kontoret uden denne kvadrant næsten tom.
• mindre presserende: svar – du skal svare på disse e-mails til sidst, men du har større prioriteter for tiden. Det anbefales, at du sætter en forfaldsdato på disse e-mails, så du ikke glemmer dem, da de stadig er vigtige.
• opfølgning-Indstil forfaldsdatoer for, hvornår du skal følge op med disse e – mails, da disse har tendens til at glide gennem revnerne.
• To-Do ‘ s – et udpeget sted for de e-mails, der viser opgaver, der skal udføres. Angiv også forfaldsdatoer på disse.

e-mail-skabelonen ser ud som følger:

Prioritetsmatrice, er en kvadrantbaseret projektstyringsløsning, der giver dig mulighed for nemt at trække og slippe dine e-mails i ovenstående kvadranter fra din Outlook-e-mail. Tjek toppen 5 skabeloner til at skærpe dine udøvende assistent færdigheder.

derfra kan du:

• Indstil en forfaldsdato, så du ved, hvornår du skal svare på den e-mail eller udføre den opgave, der er angivet i e-mailen.
• delegere e-mailen til en leder eller et teammedlem, hvis de er involveret, eller du vil have dem til at overtage.
• brug opgaveikoner til at bestemme, hvilke e-mails der er de vigtigste. For eksempel kan du sætte en ‘brand’ ved siden af en e-mail, der har brug for et svar inden for den næste time, eller nummerere dine e-mails baseret på hvilke har brug for din opmærksomhed først.

Sådan ser det ud i Prioritetsmatricen:

Bemærk ,at’ opgavens navn ‘ er emnet for e-mailen. Når du klikker på den, vises indholdet af e-mailen under ‘noter’.

her er en video, der viser, hvordan du administrerer dine udøvende assistentopgaver i Prioritetsmatricen

Importer skabelonen vist i video, her.

Lær hvordan:

• e-mail Integration hjælper
• Integrer e-mail indbakke med din e-mail

2. Lav morgendagens opgaveliste, inden du forlader kontoret

spild ikke tid! Før du går ud af kontoret, skal du oprette en opgaveliste over opgaver, som du skal fokusere på i morgen, mens alt er frisk i dit hoved. De ekstra 5-10 minutter du bruger til at gøre dette vil helt sikkert betale sig, når du kommer ind på kontoret om morgenen, fordi du vil have en god ide, hvor du står.

dette sikrer, at du ikke spilder nogen tid, fordi du ved, hvad der er en topprioritet, og hvad der har brug for dit fokus først.

Visualiser, hvad du vil opnå

når du går ind på kontoret, start din dag med slutningen i tankerne.

Tag 5 minutter til at tænke over, hvilke resultater du skal opnå i dag. Overvej derefter, hvilke opgaver der hjælper dig med at komme dertil.

på dette tidspunkt skal du revidere din opgaveliste fra natten, før du sørger for, at hver af dine opgaver der er på det rigtige sted.

brug et værktøj

for at forblive organiseret, overvej at bruge en online platform eller projektstyringsprogram for at holde dig såvel som dit team i løkken.

en vidunderlig projektstyringsløsning til udøvende assistenter er Priority Matrice, det samme værktøj, der er anført i tip #1 til at hjælpe med dine e-mails.

i Prioritetsmatricen kan du holde styr på opgaver, e-mails og dokumenter alle på et sted. Derudover kan du læse detaljerede rapporter, så du kan sikre dig, at dit team er på rette spor, eller at dit team ikke gør fremskridt, så du kan træde ind med det samme.

sådan kan du bruge Prioritetsmatricen med din leder:

• direktøren kan delegere opgaver direkte til dig gennem platformen (hvilket gør dig til ‘ejer’), hvilket betyder, at du altid ved, hvad du skal gøre! Hvis der er spørgsmål, kan du chatte inden for opgaven, så du hurtigt kan henvise til den senere. Ikke flere forvirrende e-mail-tråde eller fejlkommunikation om ansvar!

• når du får en e-mail fra din leder, kan du trække og slippe den i din Prioritetsmatrice-e-mail-skabelon, så du ikke mister overblikket over den, hvilket hjælper dig med at administrere dine e-mails mere effektivt.
• Generer en rapport over alt, hvad du er færdig hver dag, så din leder forstår nøjagtigt, hvad der er opnået.

• Administrer din tid bedre ved hjælp af vores prioriteringsskabeloner, eller opret din egen. Gør din udøvende glad og være en super performer!
• forudse din leders behov. Hvis du ser, at han/hun har en hel dag med møder, skal du spise et måltid fra hans / hendes yndlingsrestaurant og vente. Hvis han/hun leder et stort møde I AM, Bestil disse bagels og kaffe på forhånd, før de selv bliver spurgt.

du kan også øge den samlede organisation, fordi alt er på et sted.

din chef har et vigtigt opkald i morgen? Indstil en advarsel i Prioritetsmatricen for at minde ham/hende en time før.

vil du se, om der sker noget vigtigt i morgen eller den følgende uge? Åbn listen over prioriterede matricer for en fugleperspektiv for at se alt, hvad der foregår, og filtrer det efter den tidsperiode, du vil fokusere på.

hold en Database

hold gode optegnelser over en række steder, såsom hoteller og restauranter, som din direktør har været i fortiden. Sørg for at holde kontaktoplysninger såsom telefonnumre og adresser samt et område, der angiver, hvorvidt han/hun nød deres sidste oplevelse.

på denne måde, hvis din leder leder efter et sted at bo i La-området, kan du hente hoteller, som han/hun har boet på tidligere, og foretage nogle opkald!

du kan holde styr på disse oplysninger i et regneark, Microsoft Access eller endda Prioritetsmatrice.

Udøvende Assistent Færdigheder

• Kommunikationsevner: Fremragende skriftlige og verbale kommunikationsevner er kritiske på dette område, uanset om du taler i telefon, skriver en e-mail eller giver udtryk for en mening.
• Time Management Skills: man skal være i stand til at prioritere at bestemme, hvor tiden er bedst brugt ikke kun for deres stilling, men for den udøvende de arbejder for.
• organisation: med filer og information, der flyder overalt, skal man være i stand til at udvikle en strategi for at holde alt på sin plads.
• multitasking evner: med så meget foregår, er det sandsynligt, at du bliver nødt til at deltage i flere opgaver på en gang.
• problemløsning : planer, strategier og tidsplaner ændres – det er dit job at reagere hurtigt og være modstandsdygtig og finde de bedste alternativer, når disse ændringer opstår.
• uafhængig: besidder uafhængighed for at få dit eget job gjort, sørg for, at din leder er på rette spor, såvel som de teammedlemmer, du fører tilsyn med.
• proaktiv: dit sind skal tænke langt ind i fremtiden, så du kan træde ind, når det er nødvendigt.
• Detaljeorienteret: De små ting betyder virkelig noget-skrivefejl, tidsplanændringer og endda minutinfo om, hvordan den udøvende skal klæde sig til et kommende marketingmøde – så du skal have øje for selv de mindste detaljer.
• teknologi: en udøvende assistent skal have viden om prioriteringsprogrammer, præsentationsprogrammer, grafikprogrammer, Microsoft office osv.
• Ledelse: udøvende assistents ofte styre folk, så man skal være i stand til at træde op og få holdet på sporet.