výkonní asistenti hrají ve společnosti důležitou roli, protože jsou levou rukou výkonného muže (nebo ženy)!

úspěšný výkonný asistent půjde nad rámec, aby se ujistil, že společnost směřuje správným směrem tím, že zajistí, že výkonný pracovník, kterému pomáhají, je na vrcholu všeho a pak některé.

v tomto článku se budeme zabývat:

• popis práce výkonného asistenta
• průměrný plat výkonného asistenta
• jak se stát výkonným asistentem
• Tipy pro výkonného asistenta
• dovednosti výkonného asistenta

popis práce výkonného asistenta

co dělá výkonný asistent? Výkonní asistenti, někdy také nazývaní osobní asistenti, hrají ve společnosti klíčovou roli, protože pomáhají jednomu nebo více vedoucím pracovníkům, jako jsou úředníci na vysoké úrovni, generální ředitel nebo majitel společnosti.

výkonní asistenti jsou podobní administrativním asistentům; administrativní asistenti se však obvykle zaměřují na administrativní práci, zatímco výkonní asistenti jsou odpovědní za pomoc výkonnému manažerovi společnosti, obvykle s úkoly vyšší úrovně.

zatímco typy úkolů, které vykonávají výkonní asistenti, se mohou v jednotlivých pozicích lišit, všichni mají tendenci provádět podobné úkoly a povinnosti na vysoké úrovni.

tyto úkoly se mohou pohybovat od:

• Správa harmonogramu exekutivy
• zastupování exekutivy při hovorech a schůzích, kdy exekutiva není k dispozici
• příprava a kontrola dokumentů
• zpracování důvěrných informací
• vytváření zpráv a prezentací
• Analýza dat
• úkoly správy úřadu
• sledování zaměstnanců, včetně administrativních asistentů

zde je příklad popisu práce výkonného asistenta z www.Monster.com:

• vytváří informace přepisem, formátováním, vkládáním, editací, stahováním, kopírováním a přenosem textu, dat a grafiky. Šetří čas exekutivy čtením, výzkum, a směrování korespondence; vypracování dopisů a dokumentů; shromažďování a analýza informací; zahájení telekomunikací.
• udržuje plán schůzky executive plánováním a plánováním schůzek, konferencí, telekonferencí a cestování.
• zastupuje exekutivu tím, že se účastní schůzek v nepřítomnosti exekutivy; mluví za exekutivu.
• vítá hosty a zákazníky tím, že je pozdraví osobně nebo telefonicky; odpovídá nebo řídí dotazy.
• udržuje důvěru zákazníků a chrání operace udržováním důvěrných informací.
• dokončuje projekty přidělením práce administrativním zaměstnancům; v návaznosti na výsledky.
• připravuje zprávy shromažďováním a analýzou informací.
• zabezpečuje informace vyplněním zálohování databáze.
• poskytuje historický odkaz vývojem a využitím archivačních a vyhledávacích systémů; nahrávání diskusí o schůzkách.
• udržuje zásoby kancelářských potřeb kontrolou zásob k určení úrovně zásob; předvídání potřebných dodávek; hodnocení nových kancelářských produktů; zadávání a urychlení objednávek dodávek; ověření přijetí dodávek.
• zajišťuje provoz zařízení splněním požadavků na preventivní údržbu; podle pokynů výrobce; odstraňování poruch; volání po opravách; udržování zásob zařízení; hodnocení nových zařízení a technik.
• udržuje odborné a technické znalosti účastí na vzdělávacích workshopech; přezkoumání odborných publikací; vytváření osobních sítí; účast v odborných společnostech.
• přispívá k týmovému úsilí tím, že podle potřeby dosahuje souvisejících výsledků.

výkonný asistent plat

podle www.onetonline.org, medián platu výkonného asistenta pro rok 2016 byl 26,86 USD za hodinu, nebo 55 860 USD ročně.

mějte na paměti, že se to může lišit v závislosti na dlouholetých zkušenostech a na tom, kde člověk žije, stejně jako na jakékoli jiné pracovní pozici.

jak se stát výkonným asistentem

Chcete-li se stát asistentem, zvažte získání titulu v podnikání nebo příbuzném oboru, jako je administrativní podpora nebo správa kanceláří.

minimálně mají výkonní asistenti obvykle 4letý titul, ale někteří výkonní asistenti pracují z administrativního asistenta nebo obdrží certifikát nebo titul z dvouletého programu.

při práci pro větší společnosti však může být zapotřebí několikaleté zkušenosti jako výkonného asistenta, aby bylo možné tuto pozici zvážit.

kromě toho mohou výkonní asistenti potřebovat znalosti v oblasti, ve které plánují pracovat. Pokud například plánují být výkonným asistentem v právním prostředí, musí být obeznámeni s právní terminologií a postupy.

Tipy pro výkonného asistenta

hledáte tipy pro organizaci výkonného asistenta? Tyto tipy zvýší vaši organizaci.

1. Uspořádejte své e-maily

jako výkonný asistent musíte spravovat nejen svou vlastní doručenou poštu, ale také své výkonné. To může být ohromující, když proudí tolik e-mailů.

pravděpodobně jste přijali, že dosažení nuly doručené pošty je téměř nemožné, existují však i jiné možnosti, jak tuto výzvu porazit a zjednodušit tuto doručenou poštu!

prioritní matice nástroj, který vám umožní zjednodušit doručenou poštu.

zvažte uspořádání e-mailů v šabloně založené na kvadrantu se čtyřmi kvadranty označenými:

• naléhavé: vyžadující odpověď – je důležité, abyste těmto e-mailům věnovali maximální pozornost. Odpovězte jim co nejdříve; neopouštějte kancelář, aniž by byl tento kvadrant téměř prázdný.
• méně naléhavé: odpovědi-na tyto e-maily musíte nakonec odpovědět, ale prozatím máte větší priority. Doporučuje se, abyste na tyto e-maily uvedli datum splatnosti, abyste na ně nezapomněli, protože jsou stále významné.
• Follow-up-Set splatnosti, kdy sledovat-up s těmito e-maily, protože tyto mají tendenci proklouznout trhliny.
• To-Do ‚ s-určené místo pro ty e-maily, které uvádějí úkoly, které je třeba provést. Nastavte také data splatnosti.

Šablona e-mailu vypadá následovně:

prioritní matice je řešení pro správu projektů založené na kvadrantu, které vám umožní snadno přetáhnout e-maily do výše uvedených kvadrantů z e-mailu Aplikace Outlook. Podívejte se na vrchol 5 šablony pro zdokonalení dovedností výkonného asistenta.

odtud můžete:

• nastavte datum splatnosti, abyste věděli, kdy odpovědět na tento e-mail nebo dokončit úkol uvedený v e-mailu.
• delegujte e-mail na výkonného pracovníka nebo člena týmu, pokud jsou zapojeni, nebo chcete, aby převzali.
• pomocí ikon úloh určete, které e-maily jsou nejdůležitější. Můžete například umístit „oheň“ vedle e-mailu, který potřebuje odpověď během příští hodiny, nebo očíslovat e-maily, na jejichž základě je třeba nejprve věnovat pozornost.

zde je, jak by to vypadalo v prioritní matici:

Všimněte si, že „název úkolu“ je předmětem e-mailu. Když na něj kliknete, obsah e-mailu je uveden v části „Poznámky“.

zde je video, které ukazuje, jak spravovat své povinnosti výkonného asistenta v prioritní matici

Importujte šablonu zobrazenou ve videu zde.

Naučte se jak:

• integrace e-mailu s prioritní maticí pomáhá
• integrovat doručenou poštu s prioritní maticí Windows a MAC s e-mailem

2. Udělejte si zítřejší seznam úkolů před odchodem z kanceláře

neztrácejte čas! Než vystoupíte z kanceláře, vytvořte seznam úkolů, na které se musíte zítra zaměřit, zatímco vše je v hlavě čerstvé. Dalších 5-10 minut, které za to strávíte, se určitě vyplatí, když ráno vstoupíte do kanceláře, protože budete mít dobrý nápad, kde stojíte.

tím zajistíte, že neztrácíte čas, protože víte, co je nejvyšší prioritou a co potřebuje vaše zaměření jako první.

Představte si, čeho dosáhnete

když vstoupíte do kanceláře, Začněte svůj den s ohledem na konec.

trvat 5 minut přemýšlet o tom, jaké výsledky je třeba dosáhnout dnes. Pak zvažte, jaké úkoly vám pomohou dostat se tam.

v tomto okamžiku revidujte svůj seznam úkolů od noci, než se ujistíte, že každý z vašich úkolů je na správném místě.

použijte nástroj

Chcete-li zůstat organizovaní, zvažte použití online platformy nebo softwaru pro správu projektů, abyste vás i váš tým udrželi ve smyčce.

skvělým řešením pro řízení projektů pro výkonné asistenty je prioritní matice, stejný nástroj uvedený v tipu #1, který vám pomůže s vašimi e-maily.

v prioritní matici Můžete sledovat úkoly, e-maily a dokumenty na jednom místě. Kromě toho si můžete přečíst podrobné zprávy, abyste se ujistili,že váš tým je na dobré cestě, nebo že váš tým nedosahuje pokroku, abyste mohli okamžitě vstoupit.

zde je návod, jak můžete použít prioritní matici se svým výkonným:

• výkonný pracovník může delegovat úkoly přímo na vás prostřednictvím platformy (což z vás dělá „vlastníka“), což znamená, že vždy víte, co musíte udělat! Pokud máte nějaké dotazy, můžete chatovat v rámci úkolu, abyste jej mohli později rychle odkázat. Žádné další matoucí e-mailové vlákna nebo nedorozumění ohledně odpovědnosti!

• když dostanete e-mail od svého výkonného ředitele, můžete jej přetáhnout do své e-mailové šablony prioritní matice, abyste o tom neztratili přehled, což vám pomůže efektivněji spravovat vaše e-maily.
• Vygenerujte zprávu o všem, co jste dokončili každý den, aby váš výkonný pracovník přesně pochopil, co bylo dosaženo.

• Spravujte svůj čas lépe pomocí našich šablon priorit, nebo si vytvořte vlastní. Udělej si svůj výkonný šťastný a být super umělec!
• Předvídejte potřeby svého výkonného ředitele. Pokud vidíte, že on / ona má celý den setkání, mají jídlo z jeho / její oblíbené restaurace čeká. Pokud vede velké setkání v AM, objednejte si tyto bagely a kávu předem, než se o to vůbec zeptáte.

můžete také zvýšit celkovou organizaci, protože vše je na jednom místě.

váš šéf má zítra důležitý hovor? Nastavte upozornění v prioritní matici, abyste mu připomněli hodinu předtím.

chcete zjistit, jestli se zítra nebo následující týden děje něco důležitého? Otevřete hlavní seznam prioritních matic pro pohled z ptačí perspektivy, abyste viděli vše, co se děje, a filtrujte jej podle časového období, na které se chcete zaměřit.

vést databázi

vést dobré záznamy o různých místech, jako jsou hotely A Restaurace, že váš výkonný byl v minulosti. Ujistěte se, že budete mít kontaktní informace, jako jsou telefonní čísla a adresy, stejně jako oblast, která uvádí, zda on / ona si užil své poslední zkušenosti.

tímto způsobem, pokud váš manažer hledá místo k pobytu v oblasti l. a., můžete vytáhnout hotely, které on / ona zůstala v minulosti, a uskutečnit několik hovorů!

tyto informace můžete sledovat v tabulce aplikace Excel, Microsoft Access nebo dokonce v matici priorit.

Dovednosti Výkonného Asistenta

• Komunikační Dovednosti: Vynikající písemné a verbální komunikační dovednosti jsou v této oblasti rozhodující, ať už mluvíme po telefonu, psaní e-mailu nebo vyjádření názoru.
• dovednosti v oblasti řízení času: člověk musí být schopen stanovit priority, aby určil, kde je čas nejlépe stráven nejen pro svou pozici, ale pro výkonného pracovníka, pro kterého pracují.
• organizace: se soubory a informacemi plovoucími všude musí být člověk schopen vyvinout strategii, která udrží vše na svém místě.
• Multitasking schopnosti: s tolik děje, je pravděpodobné, že budete muset věnovat více úkolů najednou.
• řešení problémů: plány, strategie a plány se mění – vaším úkolem je rychle reagovat a být odolný a najít nejlepší alternativy, když tyto změny nastanou.
• nezávislý: mít nezávislost Chcete-li vykonat svou vlastní práci, ujistěte se, že váš výkonný pracovník je na správné cestě, stejně jako členové týmu, na které dohlížíte.
• proaktivní: vaše mysl by měla myslet daleko do budoucnosti, abyste mohli v případě potřeby vstoupit.
• Detail Orientovaný: Na maličkostech opravdu záleží-překlepy, změny plánu, a dokonce i minutové informace o tom, jak se výkonný pracovník musí oblékat na nadcházející marketingové setkání – takže musíte mít oko i pro ty nejmenší detaily.
• technologie: výkonný asistent by měl mít znalosti o softwaru pro stanovení priorit, prezentačním softwaru,grafickém softwaru, Microsoft office atd.
• vedení: výkonný asistent často řídí lidi, takže člověk musí být schopen posílit a dostat tým na správnou cestu.