om du startar ett nytt projekt utan att samla projektkrav från sponsorer och slutanvändare ställer du dig själv för misslyckande. Projekten är framgångsrika när de ger positiva resultat och uppfyller intressenternas förväntningar. Om ditt projekt inte uppfyller projektets och användarnas förväntningar har det misslyckats oavsett hur snabbt du slutförde eller behöll det inom budgeten.

Säg till exempel att du leder ett projekt för att skapa en ny mobilapp. Du samlar projektkrav och sätter ihop ett team av utvecklare, produktchefer och annonsmaterial. Efter lanseringen klagar användarna dock på appens gränssnitt. De kan inte navigera i appen för att få något gjort.

det visar sig att ditt team hade varit så fokuserat på att uppfylla alla projektkrav som samlats in från projektsponsorer att de ignorerade ett viktigt användarkrav för mjukvaruprojekt: håll det enkelt!

ditt team levererade en fungerande app men kunde inte uppfylla användarnas förväntningar. Lyckligtvis kan du undvika sådana resultat genom att identifiera, analysera och validera intressenternas krav innan du börjar nya projekt. Det är här kravanalys kommer in.

Vad är en kravanalys?

kravanalys innebär att definiera, analysera, validera och anpassa intressenternas förväntningar på nya projekt samtidigt som man överväger alla möjliga konflikter.

det är en process för att identifiera, analysera och hantera projektkrav för att avgöra vad projektet ska åstadkomma och eliminera eventuella tvetydigheter eller motstridiga krav i din projektplan.

när du utför kravanalysprocessen, kom ihåg att alla accepterade krav måste vara:

• dokumenterad
• handlingsbar
• mätbar
• testbar
• spårbar
• definierad med tillräckliga detaljer
• relaterad till övergripande affärsbehov

När utförs en kravanalys?

vanligtvis utför du kravanalysprocessen innan du påbörjar projektplanering. Dessutom utför du i projektledning kravanalys när:

• beräkning av utvecklingskostnader
• ställa in projektprioriteringar
• skapa en arbetsfördelningsstruktur
• inklusive projektspecialister i ett pågående projekt

Vem utför en kravanalys?

projektledare genomför projektkravanalys innan nya projekt påbörjas. Kravanalysdokumentet samlar in, organiserar och spårar projektkraven från viktiga intressenter. Det styr projektplanering och ser till att du slutför dina projekt i linje med intressent-och affärsmål.

kravanalys inom programvaruteknik

medan kravanalys är till nytta för alla projekt är det vanligast inom programvaruteknik. I programvaruteknik, kravanalys, känd som kravteknik, definierar förväntningar på att ny programvara byggs eller modifieras.

kravanalys inom programvaruteknik ger projektledare och ledare möjlighet att upprätthålla tydlig riktning, hålla användarnas behov i centrum och utveckla omfattande dokumentation av utvecklingsprocessen. Kravanalys inom programvaruteknik är vanligtvis en iterativ, kontinuerlig process under hela projektets varaktighet, inte en en-och-klar uppgift.

Hur hittar du projektkrav?

Unearthing projektkraven är kärnan i kravanalys. Det börjar med att identifiera och få input från de viktigaste intressenterna. Efter att ha identifierat dessa intressenter, registrera sina projektkrav för forskning och validering innan arbetet börjar.

det finns tre huvudfaser för att genomföra en grundlig kravanalys:

1. det första steget är att samla kraven genom att samla in affärsprocessdokumentation och genomföra intervjuer med intressenter.
2. därefter analysera och validera kraven, utvärdera om de är tydliga, fullständiga, konsekventa och entydiga.
3. slutligen registrera kraven och övervaka deras genomförande under hela projektet.

viktiga intressenter att konsultera i kravanalysprocessen inkluderar kunder, slutanvändare, teammedlemmar och projektsponsorer. Dessa är vanligtvis de intressenter som påverkas mest av projektet, och deras behov kombineras för att definiera det ideala projektresultatet.

Kravanalystekniker du behöver veta

Kravanalystekniker hjälper dig att bestämma intressenternas förväntningar som gör det genom kravanalys. De låter dig också klargöra intressenternas förväntningar på ett enkelt, visuellt språk för att säkerställa att du är på samma sida. När du har samlat kraven, skriv ner dem i ett kravanalysdokument och dela dem med dina intressenter för godkännande.

om du gör ändringar i detta kravanalysdokument under projektet, registrera det genom en ändringskontrollprocedur och skicka in det igen för godkännande från relevanta intressenter.

Kravanalystekniker för att upptäcka affärsbehov

följande kravanalystekniker hjälper till att upptäcka affärsbehov:

• Gap-analys: Gap-analys är en process som studerar verksamheten och dess mål och ger insikter i hur detta gap kan stängas.
• Business motivation model (BMM): denna analysteknik är strukturerad på ett OMG-modelleringssystem som stöder affärsbeslut som reagerar på globala förändringar.
• kartläggning av kundresor: Med infusion av berättande och visuella hjälper kundresekartor att förstå dina kunders motivation, rädsla och invändningar.

Kravanalystekniker för att identifiera programkrav

följande kravanalystekniker hjälper till att identifiera programkrav:

• dataflödesprogram: ett dataflödesprogram (DFP) definierar projektets omfattning utan att fördjupa sig i detaljerade detaljer.
• användningsfall: användningsfall kan hjälpa till att definiera systembeteende och kommunicera från slutanvändarens perspektiv.
• användarhistorier: användarhistorier fokuserar på dina användares behov snarare än de funktioner som ditt system ska leverera.

vilka är utmaningarna med att identifiera projektkrav?

vid identifiering av projektkrav finns det några vanliga utmaningar att förvänta sig. Några av dessa är:

intressenter vet inte vad de vill ha

den största utmaningen med kravanalys är att kunderna ofta har en vag uppfattning om vad de vill ha. Vissa kunder kanske vet men kämpar med att kommunicera det, så det är upp till dig att ställa rätt frågor för att fånga deras behov.

kraven är ofta dynamiska

en annan utmaning med kravanalys är kravens föränderliga natur. Förväntningar som definieras i början av projektet kan förändras när projektet fortskrider. Affärstrender kan påverka initiala förhållanden, vilket kräver en helt ny lösning. Ha reservplaner och förändringshanteringsprocesser på plats för att hantera oväntade förändringar.

dålig kommunikation mellan Team

på grund av skillnaden i teknisk expertis mellan projektledare, ingenjörer och användare kan dessa intressenter inte alltid se öga mot öga. Det är ditt jobb som projektledare att vara medlare och kommunikatör mellan alla inblandade sidor.

utvecklingsteamet är oblivious till organisationens politik

utvecklingsteam är ofta oblivious till organisationspolitik, särskilt i stora företag med tvärfunktionella team. Omarkerad kan detta orsaka missförstånd, felinriktning av mål och projektfel.

vad är kravanalysprocessen?

femstegsprocessen nedan är avgörande för att upptäcka ett projekts krav.

gör en intressentanalys

för att upptäcka projektkrav, lista de viktigaste berörda parterna, från projektsponsorn till slutanvändarna till projektgruppen.

att ha en tydlig bild av vem som har något att säga i projektet sätter dig på rätt väg att samla in och organisera sina förväntningar innan den faktiska kravanalysen. När du har identifierat viktiga intressenter kan du gruppera dem efter den nivå av inflytande och intresse de har för projektets framgång eller misslyckande.

• hög effekt, mycket intresserad: hantera förväntningarna hos intressenter i denna rang. Deras krav bör vara din högsta prioritet. Kunder, projektsponsorer och slutanvändare faller inom denna kategori. Titta också på deras närmaste influencers.
• hög effekt, mindre intresserad: dessa intressenter har en betydande andel i ditt projekt men är inte ivriga om det. Arbeta hårt för att hålla dem nöjda och upprätthålla sitt intresse.
• låg effekt, mycket intresserad: även om dessa intressenter inte har en betydande andel i ditt projekt, håll dem informerade och kommunicera regelbundet för att säkerställa att inga problem uppstår.
• låg effekt, mindre intresserad: dessa intressenter har lite intresse och andel i ditt projekt. Håll dem i slingan och behåll din relation med dem, men stör dem inte med överdriven kommunikation.

notera varje intressents krav

när du har identifierat och kategoriserat projektets intressenter, fråga var och en av dem för deras förväntningar. Vad vill de ha av den här produkten? Vad är deras förväntade resultat?

när du pratar med intressenter, behåll öppenhet, förtydliga projektets omfattning och eventuella luckor och kontextualisera diskussioner. Om du inte gör det kan intressenter ställa orealistiska projektkrav, vilket kommer att leda till besvikelse om du misslyckas med att implementera deras önskade funktioner i projektets leverans.

det är viktigt att förstå varje intressents distinkta perspektiv för att skapa och kommunicera en tydligare bild av projektets mål. Här är några kravanalystekniker som hjälper till att notera intressenternas krav:

• värd individuella intervjuer: prata med varje intressent individuellt för att förstå deras särskilda behov och åsikter.
• genomföra gruppintervjuer: Håll intervju sessioner som involverar specifika intressentgrupper. Dessa sessioner gör att du kan bilda en informationsöverlappning som förbinder de olika gruppförväntningarna.
• använd användningsfall: användningsfall är scenariobaserade tekniker som går igenom funktionaliteten hos ett system, programvara eller tjänst.
• Bygg mock-ups: prototyper ger användarna en uppfattning om den färdiga produkten, vilket gör det lättare att upptäcka produktgap och användarnas missnöje före lanseringen.

Gruppkrav

efter att ha identifierat krav, gruppera dem i någon av dessa fyra kategorier:

• tekniska krav: de tekniska problem du måste lösa för att slutföra projektet framgångsrikt
• operativa krav: nödvändiga operationer som håller projektet igång under en viss period
• funktionella krav: De funktionella kraven som ditt projekt måste ha för att anses vara fullständigt eller framgångsrikt

förtydliga och registrera krav

nu är det dags att bestämma varje kravs genomförbarhet och hur projektet kan leverera dem. För att uppnå detta måste du:

• definiera krav i tydliga, tillräckligt detaljerade och relevanta termer.
• rang krav enligt deras betydelse. Du måste prioritera krav eftersom budgetarna ofta är begränsade. Lista de mest kritiska behoven ovanför ” nice-to-haves.”
• lösa motstridiga kravfrågor genom att diskutera dem med viktiga intressenter. Detta är det mest värdefulla steget i att genomföra en kravanalys. Det gör det möjligt för de berörda parterna att utforska flera möjligheter för projektets resultat och komma överens om det bästa att driva.
• Undersök genomförbarhet. Kör en detaljerad analys av den potentiella tillförlitligheten och användbarheten hos den nya produkten eller systemet. Denna analys kommer att identifiera gråzoner och eventuella problem. Registrera dina viktigaste resultat i ett skriftligt dokument och dela dem sedan med de tidigare identifierade intressenterna.

få ett undertecknat avtal

det räcker inte att muntligt komma överens om krav. Få dem skriftligen och få dokumentet undertecknat av viktiga intressentgrupper som bekräftar att de presenterade kraven korrekt återspeglar deras behov. Detta kravanalysdokument, känt inom programvaruteknik som Software Requirements Specifications (SRS), förhindrar sannolikheten för problem med omfattning.

exempel på Kravanalysdokument

ditt kravanalysdokument (rad) kan innehålla text-och visuella diagram. Det kan fungera som ett avtalsavtal mellan dig och dina kunder och bör skrivas på språk intressenter kan förstå. Viktiga avsnitt i ett kravanalysdokument inkluderar:

• syfte
• publik
• funktionella krav
• tekniska krav

här är ett exempel på kravanalysdokument från Florida State University för att inspirera dig.

Varför använda Wrike som ett kravanalysverktyg?

ett framgångsrikt projekt uppfyller alla intressenters förväntningar. Kraftfulla projekthanteringsverktyg som Wrike gör det enkelt att samla krav från viktiga intressenter, ge insyn i kravanalysen och projektplaneringsprocessen och analysera projektkrav på en central plats och arbetsyta.

är du redo att uppnå projektmål i tid och på budget samtidigt som du uppfyller intressenternas förväntningar? Börja med en gratis två veckors test av Wrikes projekthanteringsprogramvara.