What is a travel manager?

matkanjärjestäjä vastaa kaikista työmatkailun osa-alueista. He auttavat suunnittelemaan yrityksen matkustuspolitiikkaa, hallinnoimaan matkajärjestelyjä, avustamaan yrityksen parhaan matkatoimiston valinnassa, järjestämään ja seuraamaan matkakuluja sekä huolehtimaan liikematkustajien hyvinvoinnista. Matkan jälkeen travel manager vastaa datan analysoinnista ja sen käyttämisestä tulevaisuuden matkustamisen virtaviivaistamiseen ja parantamiseen. Heillä on oltava oikeat taidot, jotka sisältävät erinomaisia viestintä-ja organisointitaitoja sekä innokkaita, strategisia ajattelijoita.

aiemmin matkanjohtajan tehtävää hoiti toimistopäällikkö tai henkilöstöosastoon kuuluva henkilö, joka järjesti matkat muiden tehtäviensä lisäksi. Nykyään yhä useammat yritykset kaikenkokoiset näkevät hyötyä palkkaamalla oma yritys travel manager.

What does a travel manager do? Tärkeimmät tehtävät ja vastuut

Yritysmatkapolitiikka

yksi matkapäällikön päärooleista on yritysmatkapolitiikan määrittely. Tässä otetaan huomioon kaikki matkan mahdolliset kustannukset ja asetetaan säännöt ja ohjeet, joita työntekijöiden on noudatettava matkan järjestämisessä. Politiikan tulisi sisältää tietoa seuraavista yrityksen liikematkakäytännöistä:

• Varausmenettely ja hyväksytty matkavarausväline
• sallitut varauskustannukset (hotellit, lennot, maakuljetukset)
• erityiset poikkeukset tai säännöt kalliimpia kaupunkeja tai reittejä varten
• suosittujen yritysten myyjät
• tyypilliset rajoitukset ylittävien matkojen hyväksymisprosessi
• korvausprosessi
• sallitut ja ei sallitut kulut
• matkustusraportointiprosessi
• matkavakuutuksen kuljettaja
• huolenpitovelvollisuus tai-menettelyt

matkasuunnitelmien valvominen ja järjestelyt

jotkut yritykset päättävät asettaa matkanjohtajansa vastuuseen kaikkien työntekijöiden työmatkojen keskeisten osien varaamisesta, mutta toiset yritykset jättävät sen työntekijöiden itsensä vastuulle. Kaksi tärkeintä osa-aluetta ovat kuljetus ja majoitus, mutta vastuut kattavat myös matkavakuutukset, lentokenttäkuljetukset ja paljon muuta.

yritysmatkailupolitiikan vakiintuessa matkanjärjestäjät pyrkivät varaamaan matkat sen ennalta sovittujen ohjeiden mukaisesti, jotta yritysjohtajat tietävät saavansa parhaat tarjoukset. Matkanjärjestäjät kertovat myös tarkempia yksityiskohtia kuljetuksista ja majoituksesta. Esimerkiksi useimmissa yritysten matkustussäännöissä määritellään matkustusluokka (esim.liike-tai Talouselämä) ja hotelliluokat.

kulujen hallinta ja matkabudjetti

toinen yritysmatkailun osa-alue, jota on suhteellisen vaikea ennustaa, on luottokorttien hallinta ja matkakohteiden sisäiset kulut. Matkanjärjestäjät ovat vastuussa hyväksyttävien menorajojen asettamisesta matkoille rahoituksen seurannan yksinkertaistamiseksi.

luottokorttien ja kulujen korottaminen antaa yritykselle enemmän valtaa työmatkakuluihin. Työntekijöiden moraali edellyttää kuitenkin tiettyä vapautta. Matkanjohtajan tehtävänä on siis löytää tasapaino vapauden ja kustannustehokkuuden välillä. Koska elinkustannukset vaihtelevat matkakohteesta toiseen, kulurajojen pitää vaihdella sen mukaan.

mahdollinen sudenkuoppa tässä on se, että jokaiselle matkalle on vaikea arvioida oikeaa määrää. Siksi matkailupäällikkö, jolla on kokemusta alalta, on usein hyvä valinta osaamisensa ja resurssiensa vuoksi.

tietojen analysointi

vaikka yrityksen matkustuspolitiikan tavoitteena on kattaa kaikki yrityksen liikematkailun tapahtumat, on tärkeää analysoida tehtyjä matkoja. Matkanjohtajan on kerättävä tiedot kaikista matkoista tehdäkseen tietoon perustuvia päätöksiä matkustuspolitiikasta eteenpäin.

esimerkiksi jos työntekijät varaavat toistuvasti matkoja, jotka ylittävät budjetin, tähän näkökohtaan on puututtava. Aikaisempiin matkoihin perustuvan luotettavan aineiston avulla matkanjärjestäjä voi tunnistaa ongelmat ja kuulla työntekijöitä nähdäkseen, mitä muutoksia tarvitaan.

lopuksi taloudelliset tiedot ovat hyödyllisiä, kun määritetään suorituskykyindikaattoreita ja analysoidaan työmatkojen kannattavuutta. Toimistopäälliköt voivat selvästi nähdä menot vs. voitot jokaisen matkan nähdä, mitkä ovat eniten hyötyä.

uuden teknologian omaksuminen

liikematkailuun liittyvä teknologia kehittyy hyvin nopeasti, ja matkanjohtajien on pysyttävä siinä mukana. Varaustyökalujen parannukset nopeuttavat ja tehostavat koko yrityksen toimintaa. Kun esimerkiksi matkustuspolitiikka on voimassa, työntekijöillä on nyt mahdollisuus varata oma matkansa ja noudattaa samalla poliittisia linjauksia.

toinen uuden teknologian etu on yritysmatkailun datapuolella. Online yritysten travel management työkalut, kuten TravelPerk tallentaa tiedot yhteen paikkaan, joten se on helppo analysoida. Toissijainen etu älykkään tiedon tallennuksen on, että se vähentää tarvetta virtojen sähköposteja järjestettäessä matkoja.

uusien teknologisten edistysaskelten perässä pysyminen antaa työntekijöille enemmän itsenäisyyttä ja matkanjohtajille enemmän aikaa keskittyä muihin asioihin.

miksi matkanjärjestäjä on tärkeä?

liikematkoihin liittyvät kulut ovat usein toiseksi suurin yritysten kuluerä työntekijöiden palkkojen ja etuuksien jälkeen. Ja vaikka COVID-19 vähensi liikematkailua rajusti vuonna 2020, ala toipuu jo rohkaisevaa vauhtia ja sen odotetaan toipuvan täysin lähivuosina.

molemmat kohdat tarkoittavat, että matkustamisella on jatkossakin suuri merkitys yrityksen kuluihin. Siksi yritysmatkailua on hyvä hoitaa ammattimaisesti.

miten matkanjärjestäjän käyttö eroaa siitä, ettei sitä käytetä?

matkanjohtajan käyttäminen tuo yritysmatkailuun vahvan kontrollielementin. Hallitsematon matkustaminen voi johtaa koordinaation puutteeseen ja siten lisääntyviin ja odottamattomiin kustannuksiin matkojen järjestämisessä.

matkanjohtaja pyrkii jatkuvasti parantamaan joukkueen jäsenten työmatkakokemusta ja häntä sitoo myös huolellisuusvelvoite, joka takaa heidän turvallisuutensa ja hyvinvointinsa.

miten matkanjärjestäjä eroaa matkatoimistosta?

matkanjärjestäjä vastaa yrityksen työmatkailun kulissien takaisesta organisoinnista ja strategiasta. He suosittelevat suuntaviivoja, ottavat käyttöön edulliset hinnat ja antavat suosituksia työntekijöille ja ovat yleensä yrityksen sisäisiä.

sen sijaan matkatoimistolla on vain se rooli, että se todella varaa lennot, majoituksen ja muut työmatkailun osa-alueet. Travelperkin kaltaisten uusien teknologioiden myötä monet näistä tehtävistä voidaan hoitaa ja hoitaa travel managerin toimesta tavalla, joka on täysin yhtiön matkustuspolitiikan mukainen.

tavoitimme Natalie Marcantonion, quadmarkin toimistopäällikön, kuullaksemme hänen ajatuksensa siitä, että yritysmatkailu on houkutteleva alue työskennellä:

” työmatkailu on aina ollut keskeinen osa koulutuksiamme ja asiakkaidemme ja työntekijöidemme kohtaamista. Olemme globaali yritys, jonka etätyöskentely on joustavaa. Mahdollisuus matkustaa ja tavata tiimiämme, asiakkaitamme ja osallistua tapahtumiin maailmanlaajuisesti oli covid-pandemiaan asti valtava osa yhtiötämme.”(Natalie Marcantonio, toimistopäällikkö, Quadmark)