toimistopäällikkönä pitää olla sekä oman työn että muun toimiston tuotoksen päällä. Jopa kaikkein kokenut toimistopäälliköt, tämä voi olla kova tilaus, varsinkin näinä stressaavina päivinä, kun näytät sammuttamassa tulipaloja vasemmalle ja oikealle. Mutta muutamia yksinkertaisia tekniikoita, löydät ne päivät tulee vähemmän ja harvemmin, antaa sinulle mahdollisuuden hengittää tehtävien välillä. Käytä näitä seitsemää toimistojohtamisen vinkkiä pysyäksesi ajan tasalla kaikesta, mitä sinun tarvitsee tehdä:

Järjestä työtilasi

ennen kuin järjestät mitään muuta toimistossa, sinun on ensin järjestettävä oma tilasi. Se on yksinkertainen, mutta tehokas, varsinkin kun olet vääntänyt kaikki kynät ja klemmarit ja kääntänyt paperit siistiin kasaan tai pariin. Huomaat, että voit löytää kaiken, olipa se taulukkolaskenta tai nitoja, paljon helpompaa, mikä lisää aikaa sinulla on saada tärkeitä asioita tehty. Tämä koskee myös työpöytääsi-varmista, että jokainen kansioistasi, asiakirjoistasi ja valokuvistasi on selkeästi määritelty koti, jotta vältetään sekaannukset.

puutu sähköpostiisi

sähköpostisi siivoaminen on vähän kuin söisi parsakaalia: jos olet uusi siinä, luultavasti Inhoat sitä aluksi. Mutta sitten eräänä päivänä siitä tulee hieman nautittavampaa, ja ennen pitkää huomaat himoitsevasi sitä. Anna itsellesi hieman aikaa päivän aikana perustaa postilaatikkoon menestystä. Käytä tarroja Helposti lajitella viestejä, peruuttaa massa sähköpostit saatat saada, ja päästä eroon vanhoista sähköpostiviesteistä, jotka vain toimivat sotkua. Kun olet luonut pohjatyön, on helppo pitää postilaatikko putipuhdas ja, mikä tärkeintä, tehokas. Et koskaan menetä tärkeää sähköpostia uudelleen.

muistutuksen uudelleen miettiminen

jokainen toimistoympäristössä oleva tarvitsee muistutuksia aina silloin tällöin, mutta jossain vaiheessa ne lakkaavat auttamasta. Udemyn teettämässä kyselyssä selvisi, että lähes 3 työntekijää 4: stä (70 prosenttia) myöntää tuntevansa olonsa hajamieliseksi työskennellessään, ja 16 prosenttia ilmoitti olevansa lähes aina hajamielinen.

jos työpöytäsi on täynnä fluoresoivia muistilappuja, lakkaat näkemästä niitä ja lopulta menetät ymmärryksesi siitä, mitä sinun pitäisi tehdä. Jos puhelimesi surisee viiden minuutin välein uuden muistutuksen kanssa, opit virittämään ne ajan myötä. Paras tapa kiertää tämä on käyttää näitä välineitä säästeliäästi. Käytä muistilappuja vain tärkeimpiin päivittäisiin muistutuksiin tai muistiinpanoihin, hankkiudu niistä sitten eroon, kun he ovat tehneet työnsä. Aseta muutama muistutus puhelimeen, mutta siirrä loput pitkäaikaiset tehtävät kalenteriin. Kohtuudella niitä on paljon vaikeampi sivuuttaa.

luoda selkeä viestintä

toimistopäällikköorganisaation kulmakivi missä tahansa ympäristössä on viestintä sen kaikissa muodoissa. Varmista, että työkaverisi tietävät, miten ottaa sinuun yhteyttä, olipa kyse vasta puhdistetusta sähköpostistasi, yksityisestä chatista Slackissa tai jopa vain juttelemisesta kasvotusten työpöytäsi ääressä. Ota yhteyttä kaikkiin henkilökohtaisesti tai tiimikokouksessa, jotta he tietävät, miten parhaiten tavoittaa sinut päivän aikana. Vaikka et aina voi auttaa kaikessa, mitä he saattavat tarvita heti, virtaviivaistamalla tätä prosessia johtaa jäsennellympää ja parempaa viestintää linjan, joka voi täysin muuttaa sävy työpaikalla.

hahmota odotuksesi

niin paljon kuin joskus haluaisikin, kaikkea ei voi toimistossa tehdä. Mutta luomalla selkeät vastuut, tavoitteet ja määräajat, Voit silti pitää silmällä kunkin tehtävän kuin teet ne itse. Luo tavoitteiden pääkalenteri ja jaa se koko toimiston kanssa. Järjestä yksittäisiä tapaamisia varmistaaksesi, että kaikki vastaavat odotuksiinsa. Kun työtä delegoidaan ja huolehditaan siitä, että jokainen tekee oman osansa, mutkikkaat tehtävät tulevat vain helpommiksi suunnitella ja suorittaa.

standardoi työpäivä

voi tuntua siltä, että toimistopäälliköillä ei ole kahta samanlaista päivää, mutta iso osa toimiston organisointia on oppia tekemään päivistä mahdollisimman yhtenäisiä. Varaa sama aika joka päivä tiettyjä tehtäviä, onko se 15 minuuttia kiinni sähköposteja, puoli tuntia kokous yksilöiden, tai muutaman tunnin käynnissä olevia hankkeita. Syö lounasta ja pidä taukoja suunnilleen samaan aikaan joka päivä. Tavoitteena on kouluttaa aivojasi keskittymään oikeaan asiaan oikeaan aikaan, mikä parantaa ajanhallintaa ja valmistaa sinua voittamaan edessä olevan työn.

analysoi toimisto

tämä saattaa olla vaikein toimiston johdon vinkki hallita, mutta sen hyödyt voivat täysin muuttaa tapaa, jolla työpaikkasi toimii. Tutustu tarkkaan toimistoympäristön jokaiseen osa-alueeseen kokouksista lounastaukoihin ja viestintämuotoihin. Kysy nyt itseltäsi: Mitä voidaan parantaa? Ehkä projektissa on viisi tiimiä, kun niitä voisi todella olla neljä, tai ehkä kokoukset tapahtuvat hankalaan aikaan, joka keskeyttää työnkulun. Toteuta muutos, olipa se kuinka pieni tahansa,ja seuraa, kun toimistosi tuotos tehostuu ja järjestyy.

Paranna toimistosi työnkulkua näillä 7 helpolla ja tehokkaalla menetelmällä:

1. Järjestä työtilasi

2. Taklaa postilaatikkosi

3. Uusintamuistutukset

4. Luodaan selkeä viestintä

5. Hahmottele odotuksesi

6. Standardoi työpäiväsi

7. Analysoi toimisto