voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä on rajallinen määrä varoja. Se tekee tapahtumien järjestämisestä todellisen haasteen. Yksi tärkeimmistä huomion herättäjistä on vieraileva puhuja, mieluiten sellainen, joka puhuu ilmaiseksi.

voittoa tavoittelemattomien tapahtumien pääasiallinen rahoituslähde ovat pro bono-palvelut ja sponsorointi. Tapahtumajärjestäjien on mahdollista lähestyä erilaisia ilmaiskaiuttimia. Löytääkseen oikean henkilön tehtävään järjestäjien on katsottava kriteerinsä ja lähetettävä sitten ”taivutteleva” kutsu muutamalle valitulle hakijalle.

mistä löytää vapaita puhujia

ennen kuin voi kutsua puhujia ilmaiseksi tai pyytää ketään tekemään oikeastaan mitään, täytyy selvittää tapahtuman tarkoitus ja sen aiheet. Tämä muodostaa pohjan kaiuttimen profiilihaulle. Esimerkiksi nuorille suunnatussa etsiväohjelmassa paras puhuja on sellainen, joka on erikoistunut nuorisoohjelmiin ja nuorten motivaatioon. Tässä muutamia yksinkertaisia vinkkejä seurata, kun etsit vieraileva puhuja tapahtuman:

1. Etsi joku tunnettu ja asuu paikallisesti tämä pitää kustannukset mahdollisimman alhainen. Paikallinen julkkispuhuja, joka tietää varainkeruusta, – poistaa osavaltion matka-ja majoituskulut.
2. esimerkiksi jos haluat löytää puhujia, ota yhteyttä oman alueesi julkisiin puheryhmiin, kuten Rotary-tai Toastmastereihin. Usein on paikallisen ”hyvän teon järjestön” jäsen, joka mielellään tarjoutuu puhumaan omista kokemuksistaan liittyen järjestämääsi hyväntekeväisyysprojektin tai tapahtuman aiheeseen. He ovat aina iloisia saadessaan työskennellä ilmaiseksi.
3. käytä luovuttajan sähköpostimarkkinointilistaa. Lähetä sähköposteja erityisesti yhteystietosi jokaisessa organisaatiossa selvittää, jos he voivat antaa sinulle johtolankoja hyvä ”vapaa” kaiuttimet. Tämä suusanallinen suositus on usein paras reitti, koska puhujat tuntevat aiheen ja lahjoittajayhteisö vastaa hyvin kenelle tahansa suolansa arvoiselle.
4. nettihauissa on löytynyt loistavia puhujia, jotka työskentelevät ilmaiseksi ja ovat aivan liian halukkaita antamaan aikaansa ja tietojaan erilaisista aiheista. Katso samalla näitä sivustoja:

GigMaster, American Speakers, Brooks International, Speaker Match Speaker ’ s Bureau.

näillä sivustoilla puhujia esitetään maantieteellisen sijainnin, aiheen ja maksun mukaan. Jos löydät tarpeisiisi sopivan, mutta maksullisen puhujan, kannattaa ottaa yhteyttä ja kertoa, mitä järjestöä tapahtumasi tukee. Kysy, jos he ovat valmiita työskentelemään pippurimaksu, tai jos todella laittaa asian hyvin, saatat vain löytää hän / hän luopuu maksu kokonaan ja puhua ilmaiseksi.

miten kirjoittaa ehdotus/ kutsu puhujille

on aika paljon työtä ja oveluutta pyytää ihmisiä puhumaan tilaisuudessa. Osaatko laatia erinomaisen kutsun? Sellainen, joka tarttuu lukijaan ja herättää empatiaa ansiokasta asiaasi kohtaan.

kutsusi tulee olla virallinen sähköposti (tai kirje). Esitä syyt, miksi olet valinnut heidät parhaaksi henkilöksi puhumaan tapahtumassasi. Kuten jokaisessa kirjeessä, kutsun tulisi heijastaa organisaatiosi arvoja ja lisätä ripaus omaa persoonallisuuttasi. Hyvä vieras puhuja kutsukirjeet ovat selkeitä ja helppolukuisia, kunnioittava ja sisältävät kaikki taustatiedot vieras puhuja tarvitsee tehdä päätöksen eduksesi.

mitä puhujalle voisi tarjota?

Speakermatch.com on verkkosivusto, joka on omistettu puhujien sovittamiselle puhumismahdollisuuksiin tai työpaikkoihin. Sivustoja on monia, mutta olemme valinneet tämän, koska siellä on puhujia, jotka tarjoavat ilmaisia keikkoja. Puhujia löytyy myös sijainnin, asiantuntemuksen, demografian ja aiheen mukaan.

on vain reilua tarjota jollekin, joka on halukas puhumaan ilmaiseksi tapahtumassasi, vähän jotain vastineeksi.

jos olet tapahtuman järjestäjä, sinulla on vähän aikaa tehdä kaikkea, mutta sinun on pysyttävä vierailevan puhujan ensisijaisena yhteyshenkilönä, kunnes he ovat suostuneet tekemään kunnian.

miten saada puhuja puhumaan tilaisuudessa ilmaiseksi?

kun se on tehty, voit esitellä puhujasi omalle henkilökohtaiselle ”goferille”, joka hoitaa kaiken siitä lähtien, kun vieraileva puhuja tulee alukseen. Tarjoa henkilökohtaisen avustajan palveluja kutsukirjeessäsi. Tulet hämmästymään, miten myönteisesti ihmiset reagoivat, kun he tietävät, että kaikki hoidetaan, ja kaikki mitä heidän tarvitsee tehdä, on puhua heidän suosikki aihe.

kerro vieraalle, että organisaatiosi tarjoaa:

• matkakulut ja ilmainen majoitus, jos he ovat muualta kuin kaupungista tai osavaltiosta
• henkilökohtainen avustaja, joka huolehtii kaikista heidän tarpeistaan, kuten lentokenttäkeräyksestä, hotellin lähtöselvityksestä, tapahtumareiteistä, johdatuksesta tapahtumien hallintaan, sponsoreista jne.

vieraileva puhuja kutsukirje esimerkki

rakas

Toivottavasti tämä viesti löytää sinut hyvin. Minulla on kunnia kutsua sinut vieraileva puhuja meidän tapahtuma on pidettävä in. Tiedämme, että olet loistava puhuja, ja läsnäolijamme ja edustajamme hyötyvät paljon puheestanne.

on koko päivän järjestettävä tapahtuma . Odotamme yleisömme olevan alueella . Tavoitteenamme on tuoda ihmisiä paikallisyhteisöstä yhteen antamaan heille inspiraatiota siitä, mitä voittoa tavoittelematon organisaatiomme toivoo saavuttavansa ohjelmallamme . Haluamme herättää keskustelua ohjelmasta ja lisätä tietoisuutta, jonka toivomme keräävän myös varoja ja lahjoituksia.

puheesi kuvataan ja muokkaus näytetään verkkosivuillamme ja muissa sosiaalisen median kanavissa, kuten YouTubessa. Uskomme, että ”äänesi” on hyödyllinen kaikille järjestössämme ja samanmielisille henkilöille, jotka osallistuvat tapahtumaan.

huomautan ansioluettelostanne, että otatte puhetehtävät vastaan veloituksetta. Koska olette ulkomailla, maksamme mielellämme matkakulunne. Tarjoamme sinulle myös henkilökohtaisen avustajan tiimistämme, joka huolehtii kaikista järjestelyistäsi, lentokenttäkuljetuksistasi jne. ja olla paikalla käsitellä tarpeitasi tapahtumapäivänä.

kerro, kiinnostaisiko puheenvuoro. Liitteenä on tapahtuman matkareitti ja taustatietoa edustamastamme hyväntekeväisyydestä ja sponsoreistamme tässä pyrkimyksessä.

Kiitos, että luitte kutsumme, ja odotan kovasti kuulevani teistä pian.

vilpittömästi

internet on täynnä hyödyllisiä sivustoja, jotka tarjoavat näyte kutsukirjeitä. Tässä on muutamia, joista ajattelimme, että olisi hyvä aloittaa. Tutustu tämä näyte kutsukirje täällä tai tämä täällä muutamia hyviä ideoita siitä, miten saada kirjeen alkoi.

johtopäätös

kun olet päättänyt muutaman todennäköisen puhujan, lähetä ensimmäinen erä sähköpostikirjeitä. Jos olet laittanut odotetun vastauspäiväsi viikoksi ”toimituspäivästä”, niin sinulla on viikko aikaa odottaa. Kun olet saanut vastauksen, lähetä lempeä muistutus kaikille ihmisille, jotka eivät ole kirjoittaneet takaisin. Se riippuu siitä, miten alkuperäiseen pyyntöösi vastataan.

arvioi vastaus: Tarkista lista ja korvaa kieltäytyneet kakkosvalintakutsuilla. Lähetä toinen erä kutsuja ja toista prosessi, kunnes olet onnistunut.

mitä tahansa teetkin, Vastaa kaikille, jopa niille, jotka kieltäytyivät. Ole armollinen vastauksessasi; et koskaan tiedä, milloin saatat joutua käymään heidän luonaan uudelleen. Ehkä ensi kerralla sinua onnistaa joku, joka pitää asenteestasi, vaikka hän ei olisi voinut suostua ensimmäisellä kerralla. Aloita gevme ja kohdista ilmainen tapahtumasuunnittelustrategiasi onnistuneisiin lipunmyyntituloksiin.

tämän postauksen on kirjoittanut GEVME-blogin vakituinen avustaja Chris Bouchard. Chris on voittoa tavoittelemattomien ja yhteiskunnallisten yrittäjien konsultti. Lue lisää hänen verkkosivuiltaan www.revgensolutions.com.