mille tahansa nykyaikaiselle liiketoiminnalle tilivelat ovat yksi korkeimmista tehtävistä. Loppujen lopuksi jokaisen yrityksen on maksettava, mitä se on velkaa – sinulla ei ole varaa saada tätä väärin.

laskujen nopea ja täsmällinen hallinta on avain hyvien suhteiden ylläpitämiseen tavarantoimittajiin. Hyvä laskuperustejärjestelmä varmistaa myös, että sinulla ei ole velkoja kirjanpidossasi liian kauan, välttäen riskin yritysten luottamukselle.

jos jokin näistä saa sinut stressaantumaan, älä huoli-olemme täällä auttamassa!

tässä viestissä tutustumme perusasioihin, kun kyse on tiliveloista, sekä tutustumme kriittisiin työkaluihin ja tekniikoihin.

mutta aloitetaan ensin perusasioista-mikä on tilivelat, tarkalleen ottaen?

mikä on tilivelat?

yksinkertaisesti sanottuna tilivelat koostuvat kaikesta, mitä yrityksesi on velkaa velkojille. Tämä voi ajaa koko kirjon velkoja, freelancers laskutus kuukausittain kautta auton leasing virastojen laskutus työlaivaston.

yleensä tilivelat tarkoittavat lyhytaikaisia velkoja eli asioita, jotka aiot maksaa pois vuoden sisällä – mieluiten hyvissä ajoin vuoden sisällä.

Pitkäaikaiset velat-kuten asuntolainat ja muut lainat, joiden maksamiseen kuluu yli kaksitoista kuukautta – eritellään tyypillisesti erillisiksi veloiksi, eivätkä ne sisälly velkoihin.

Tilivelat ovat yritysten velkoja. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää hallita tehokkaasti ja vastuullisesti, koska se auttaa säilyttämään luottamuksen kykyysi maksaa velkasi. Lisäksi se on kunnioittava teko velkojille.

Otetaanpa sekunti erään keskeisen erittelyn kattamiseksi: tilivelat vs. myyntisaamiset.

velat vs. saamiset

on hyödyllistä ajatella, että velat ja saamiset ovat saman kolikon kaksi puolta.

maksuvelalla tarkoitetaan yrityksen velallisille maksamien maksujen käsittelyä.

saamisilla tarkoitetaan kuitenkin juuri päinvastaista-velallisten eli sellaisten henkilöiden velkaa yrityksellesi, jotka eivät ole vielä maksaneet tavaroistasi tai palveluistasi.

meillä tähän mennessä? Erinomainen.

now we ’ve got the definition stuff out of the way, let’ s crack into some of the crucial points when managing accounts liabilities.

tilivelkojen hoitaminen

nykymaailmassa yritykset joutuvat jatkuvasti maksamaan paljon velkojille.

Tämä sisältää ohjelmistotoimittajat, asiantuntijapalvelut, kuten kirjanpitäjät tai HR-neuvonantajat, ja kaikki freelancerit, joita sinulla saattaa olla kirjoilla.

laskujen nopeaan ja täsmälliseen maksamiseen luottavien ihmisten määrä tekee maksettavista tileistä isojen panosten urakan. Jos sinulla ei ole järjestelmää, jonka avulla voit hallita näitä maksuja, kerjäät ongelmia.

tärkeintä: tarkkuus

kun kyse on tileistä, tärkeintä on maksaa vain yrityksen laskut, jotka ovat laillisia ja tarkkoja.

tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta se on ratkaisevaa. Ennen kuin käsittelet myyjän laskun maksamista varten, muista tarkistaa seuraavat asiat::

• kertooko lasku tarkalleen, mitä yritys tilasi?
• Onko yritys tosiasiallisesti saanut laskutetut tavarat tai palvelut?
• ovatko yksikkökustannukset ja laskelmat oikein? Entä verot?

näiden tietojen saaminen oikein auttaa varmistamaan tilien maksuprosessin tarkkuuden ja eheyden.

jaetaanpa tämä muutamiin keskeisiin vaiheisiin.

AP: n prosessivirran keskeiset vaiheet

useimpien yritysten osalta maksulaskuprosessissa on kolme keskeistä vaihetta:

1. täyttämällä ostotilauksen: tämä edellyttää, jossa esitetään kohteita tai palveluja ostettavaksi, sekä hinta. Ostotilauksessa luetellaan myös kaupan ehdot ja toimitusajat.
2. vastaanottavan raportin käsittely: tässä toimittaja kirjaa toimitetut tavarat tai palvelut ja luettelee toimittajalle maksettavat maksut. Receiving reports listaa paljon ratkaisevia yksityiskohtia, joten on tärkeää ottaa aikaa kammata läpi niitä.
3. toimittajalaskun vastaanottaminen ja käsittely: kun lasku on vastaanotettu, yritys käsittelee sen maksua varten. Kuten edellä, tämä edellyttää tarkistaa läpi kunkin yksityiskohtia sen varmistamiseksi, että se vastaa tavaroiden tai palvelujen tosiasiallisesti vastaanotettu.

yksinkertaista, eikö? Ei välttämättä.

valitettavasti tilivelat ovat yksi aloista, jotka ovat alttiimpia yrityspetoksille. Pelkkä rahamäärä, joka poistuu yritykseltä tilivelkojen kautta, tekee huijareiden kohdentamisesta houkuttelevaa.

ja sitten on aina riski yksinkertaisiin virheisiin matkan varrella. Vaikka kaikki asianosaiset tarkoittaisivat hyvää, pienet virheet voivat hiipiä sisään ja tulla kalliiksi myöhemmin.

tämän vuoksi on ratkaisevan tärkeää erottaa vastuu erillisistä vaiheista. Se, että useat ihmiset kuittaavat laskut, tekee järjestelmän pelaamisesta paljon vaikeampaa.

(muista lukea postauksemme neljästä suurimmasta petosriskistä, joita finanssitiimit kohtaavat, ja mitä voit tehdä suojautuaksesi niitä vastaan.)

toinen tärkeä askel AP: n prosessivirrassa? Käyttämällä keskitettyä maksujärjestelmää.

keskitä laskumaksut

toimittajalaskuja käsiteltäessä on tärkeää keskittää maksut. Jos kaikki yrityksen maksut tulevat yhdeltä tililtä, on paljon helpompi saada selkeä yleiskuva siitä, kuinka paljon rahaa menee ulos ovesta.

yksi asia, jota todella haluaa välttää, on laskujen maksaminen tapauskohtaisesti tai useilla tileillä tai luottokorteilla.

laskujen jakaminen ei ainoastaan vaikeuta sitä, kuinka paljon yrityksesi maksaa kuukausittain, vaan myös avaa sinulle petosriskin.

itse asiassa paras tilanne on hoitaa kaikki yrityksen kulut yhdestä paikasta. Se tarkoittaa toimistokuluja, matkakuluja ja monia muita maksuja, joita yritykset tekevät päivittäisestä liiketoiminnasta.

mutta lisää tästä lähiaikoina. Nyt, Katsotaanpa tarkemmin, miten voit seurata erääntyneitä maksuja.

seuraa jokaista erääntynyttä maksua selkeästi

kassavirran, budjetoinnin ja päätöksenteon kannalta on tärkeää tietää tarkalleen, mitä olet velkaa, kenelle se on velkaa ja milloin maksu erääntyy.

tämän saavuttamiseksi sinun on varmistettava, että jokainen erääntyvä maksu on selvästi seurattu kirjanpito-tai kulunhallintaohjelmistossa.

paljon säännöllisiä, toistuvia maksuja (esimerkiksi hedelmä toimitukset toimiston keittiö tai web-sivuston hosting maksuja), perustamalla toistuva maksu voisi olla helpompaa.

toistuvat maksut voivat poistaa toistuvien maksujen hoitamisesta aiheutuvan stressin ja häiriötekijän. Kuitenkin, sinun pitäisi tasapainottaa tämä tarve saada näkyvyyttä koko maksut-et halua riskeerata maksaa asioita et enää tarvitse.

tiedä tarkalleen, kuka hyväksyy maksut

paljon virheitä tapahtuu, koska ihmiset eivät ole varmoja kriittisestä yksityiskohdasta – kuka allekirjoittaa toimittajalaskujen maksamisen tarkalleen?

jokaista saapuvaa asiakaslaskua kohden pitää tietää, kuka on vastuussa maksun hyväksymisestä.

onko kyseessä asianomainen manageri? Onko se talousjohtaja? Onko se toimitusjohtaja?

vastaus tähän kysymykseen riippuu yrityksen rakenteesta ja maksujen hallinnoinnin riippumattomuudesta.

rahankäytössä ilmenneiden sääntöjenvastaisuuksien sattuessa on ratkaisevan tärkeää tietää, kuka on kuitannut tietyn maksun.

sen lisäksi selkeä vastuu vähentää myös riskiä, että laskut jäävät railojen väliin ja jäävät maksamatta.

Tilivihjeet webistä

tarjolla on paljon erinomaisia neuvoja, jotka auttavat parantamaan AP-prosessiasi. Tässä muutamia meidän suosikki strategioita.

MineralTree – Capture-laskut pieninä annoksina

MineralTree on AP-ja maksuautomaatioasiantuntija. Ja varsinkin laskuille he suosittelevat eräkokojen pitämistä hallittavina.

”mitä enemmän aikaa kuluu manuaalisen tiedon syöttämiseen, sitä alttiimmaksi virheille tulee ajan myötä. Kun myyjälaskut valuvat sisään, on houkuttelevaa lykätä niiden kaappausprosessia tulevaisuuteen, jolloin voit tyrmätä ne kaikki tunturissa.

”laskujen kirjaaminen pienempinä annoksina tai jopa yksittäin rajoittaa virheitä ja virheiden korjaamiseen kuluvaa aikaa.”

tämän vuoksi kannatamme yksittäisten tiimin jäsenten valtuuttamista syöttämään laskutiedot heti, kun he saavat ne. Kenenkään ei siis tarvitse kahlata laskuvuoren läpi.

Dooap-Maksulaskut suuremmissa erissä

tämä saattaa kuulostaa edellä esitetyn neuvon vastaiselta, mutta todellisuudessa kyse on kahdesta prosessin eri osasta. Kirjaa laskut AP-tai kulutushallintajärjestelmääsi pieninä annoksina, Kyllä. Mutta se ei tarkoita, että sinun täytyy maksaa jokaiselle heti.

”jos maksat tällä hetkellä ostolaskuja viisi kertaa viikossa, käytät työaikaa – viisi kertaa viikossa – kirjautumalla ohjelmistoon, muodostamalla maksuerät, tarkistamalla, hyväksymällä ja lähettämällä maksuja. Jos lähetät maksuja vain kaksi kertaa viikossa, työmäärä vähenee välittömästi 60%, mutta myyjäsi saavat silti maksun ajallaan eivätkä koskaan huomaa eroa.

” miksi maksuaikoja ei lyhennetä heti?”

kun laskut on syötetty ja tarkastettu, tiedonsyöttöä ei ole paljon ja siksi virheitä on vähän. On siis järkevää, että maksuihin voi puuttua isommissa erissä.

Invoicera – perustettu tehtävämuistutus

ihmisluontoa vastaan ei voi taistella ja odottaa voittavansa. Voi tuntua siltä, että voi pysyä laskujen ja maksujen päällä ilman apua, mutta lopulta jotain on annettava.

Plus, on koko joukkue mietittävänä.

” tiedon ja tehtävien unohtaminen on hyvin yleinen inhimillinen taipumus. Luomalla muistutuksia voit helposti hoitaa laskut ja ottaa askeleita kohti maksuliikenteen prosessin parantamiseen.”

jokin niinkin yksinkertainen asia kuin sähköposti tai Slack-Muistutus auttaa sinua ja tiimiäsi pysymään edellä. Meillä on nämä Spendesk, ja mitä viettää hallintatyökalua käytät pitäisi liian.

Due – ylläpitää hyviä toimittajasuhteita

jos käytät samoja toimittajia yhä uudelleen, sinun on voitava luottaa niihin ajatellaksesi parastasi. Näin ollen sinun täytyy priorisoida heidän etunsa itse:

” suhteiden kehittäminen myyjiesi kanssa saattaa maksaa ajan mittaan myös tilivelkojesi osalta. Jos esimerkiksi olet hyvissä väleissä myyjän kanssa kanta-asiakkaana, saatat saada alennettuja palveluita tai tuotteita.

” lisäksi, jos yrityksesi ylpeilee oikea-aikaisilla maksuilla, saatat pystyä turvaamaan alennetut maksuehdot (kuten 2% kymmenen päivän kuluttua laskusta).”

It ’s pretty simple-you scratch their back, and they’ ll scratch yours.

seurata ja käsitellä laskuja hyvällä kulunhallintavälineellä

laskujen saaminen maksuoikeudeksi voi olla aikaa vievää. Loppujen lopuksi on päätä pyörittävä määrä yksityiskohtia, joiden päälle pitää pysyä.

valitettavasti moni yritys ei auta itseään. Ohjelmistoaikanakin monet yritykset käyttävät vielä ad hoc-prosesseja. Jotkut Luddiitit käyttävät yhä fyysisiä, paperisia laskujen hyväksymisjärjestelmiä.

tämä ei ole vain aikaa vievää ja kallista, vaan se luo myös käyttäjävirheiden riskin. Kun rahamäärä on vaarassa tileillä, on tärkeää saada tämä heti ensimmäisestä askeleesta.

oikeilla työkaluilla voi olla tässä suuri merkitys, sillä ne auttavat laskujen seuraamisessa ja käsittelyssä selkeästi ja täsmällisesti ja vähäisin rasituksin.

integroidulla kulutushallintaympäristöllä voit automatisoida jokaisen tilisiirtoprosessin vaiheen laskujen perimisestä maksamisen käsittelyyn.

esimerkiksi Spendeskin Toimittajalaskut-moduulin avulla voit seurata päivittäin kymmeniä laskuja, joita sinulle tulee. Spendesk lajittelee laskut automaattisesti hyväksyttäviksi ja lähettää muistutuksia eräpäivien lähestyessä.

luottaminen omistettuun ohjelmistoon, joka auttaa tilien hallinnassa, pitää liikekumppanisi tyytyväisinä ja estää sinua tulemasta ”asiakkaaksi” tavarantoimittajien kanssa.

johtopäätös: Tilivelat ovat liian tärkeitä virheisiin

luota meihin: tilivelat on yksi tärkeimmistä tehtävistä saada oikein.

riskit ovat yksinkertaisesti liian suuria jätettäväksi sattuman varaan. Huono kirjanpito prosessi voi vain vahingoittaa suhteita toimittajien, mutta voi avata sinut petoksen riski.

antaaksesi itsellesi parhaan mahdollisuuden saumattomaan ja reagoivaan tilien maksuprosessiin, mieti tämän postauksen vinkkejä ja mieti, miten voisit parantaa järjestelmiäsi.

katso samalla Spendeskin näppärät tilivelat-ominaisuudet. Ne säästävät sinulta ja tiimiltäsi paljon aikaa ja stressiä.

kun olet valmis, suuntaa meidän Deep-sukellus hankinta vs. osto, ja katsomaan kuusi rahoitusprosesseja – mukaan lukien tilivelat – voit automatisoida säästää aikaa.