jos etsit uraa, joka vaatii kykyä jongleerata logistiikkaa kymmeniä konferensseja ja suuria tapahtumia ympäri vuoden, niin kokoukset teollisuus voi olla sinua varten. Mutta sinun täytyy katsoa ohi glamour mitä pidät vieraan kokemus. Olet siellä töissä, et osallistumassa. Ja työsi on usein alkanut kuukausia ellei vuosia ennen itse tapahtumaa; ja jos teet työsi oikein, työsi jatkuu vielä pitkään tapahtuman jälkeenkin, mukaan lukien arvioinnit ja tämän kokemuksen käyttäminen seuraavan ohjelman pohjana.

mikä on kokous-tai tapahtumasuunnittelija? Kokoussuunnittelija on henkilö, joka kokoaa yhteen jokaisen henkilön, joka osallistuu kokouksen, kannustimen, kokouksen tai erikoistilaisuuden tuottamiseen. Hän on henkilö, joka ymmärtää tapahtuman tarkoituksen tai sen liiketaloudelliset perusteet. Se edellyttää työskentelyä täyden valikoiman yksilöiden sisällä hosting organisaatio, sekä tarvittavat ulkoiset resurssit, kuten paikat, kuljetusyritykset, pitopalvelut, vuokraamot, kukkakaupat ja muut.

kokoussuunnittelijan tai tapahtumasuunnittelijan tulee seurata kaikkea logistiikkaa, ongelmatilanteiden vianmääritystä ja pitää kaikki mukana olevat ajan tasalla rooleistaan ja vastuistaan. Rehellisesti sanottuna se on paljon suurempi tehtävä kuin ne, joiden mielestä kyse on yksinkertaisesta juhlien suunnittelusta tai kutsujen koordinoinnista.

kokous-ja Konventtisuunnittelijat

ne, jotka haluavat työskennellä kokouksissa ja erikoistilaisuuksissa, luokitellaan Yhdysvaltain työministeriön mukaan kokous-ja konventtisuunnittelijoiksi. Ne tuovat ihmisiä yhteen yhteistä tarkoitusta varten ja varmistavat, että tavoite saavutetaan saumattomasti.

kokoussuunnittelija koordinoi jokaisen yksityiskohdan kaiuttimista ja kokouspaikasta painotuotteiden ja audiovisuaalisten laitteiden järjestämiseen. Kokous-ja kokoussuunnittelijat työskentelevät voittoa tavoittelemattomille järjestöille, ammatillisille ja vastaaville yhdistyksille, hotelleille, yrityksille ja hallitukselle. Joillakin organisaatioilla on sisäisiä kokoussuunnitteluyksiköitä, ja toiset palkkaavat itsenäisiä kokous-ja kokoussuunnitteluyrityksiä järjestämään tapahtumiaan.

tämä työ voi luoda pitkiä päiviä ja epätyypillisiä työaikoja kokoussuunnittelijoille. Esimerkiksi aamukahdeksan seminaari on usein järjestettävä edellisenä iltana tai aikaisin samana aamuna. Kokous-ja tapahtumasuunnittelijat saapuvat yleensä vähintään 90 minuuttia ennen tapahtumaa, jotta he voivat varmistaa, että kyseisen aamun logistiikka on täysin valmis ennen puhujien saapumista ja ehdottomasti ennen vieraiden saapumista.

siihen liittyy usein osallistumista tai ympäristön luomista edeltävän päivän esitysten läpikäymiselle, joskus jopa viikkoa aiemmin. Ja että ei edes harkita aikaa, joka tarvitaan tavata yleissopimuksen henkilöstön tarkistaa tapahtuman ansioluettelo (ohjelma) – yritä löytää aikoja, jolloin yhteystiedot eivät ehkä jo ole kiireinen käsitellä muita asiakastapahtumia ja ohjelmia.

Kokoussuunnittelija-työt

Kokoussuunnittelijat järjestävät tapahtumia erilaisissa kokousmuodoissa, mukaan lukien seminaarit, konferenssit, Messut, johtajien retriitit, kannustinohjelmat, golftapahtumat, kokoukset ja muut ohjelmat.

Kokoussuunnittelijoiden tulee tuntea tapahtuma-alan ja-ammatin standardit, käsitteet, käytännöt ja menettelytavat. Salary.com osoittaa, että se vaatii tyypillisesti vähintään 2-4 vuoden kokemus alalta, ja he luottavat tämän kokemuksen tehdä hyviä päätöksiä. Kokoussuunnittelijat työskentelevät kokouspäällikön (jolla on tyypillisesti 5-7 vuoden tai enemmän kokemusta) valvonnassa. Kokoussuunnittelijoilla on yleensä kandidaatin tai Associate-tutkinto.

Kokoussuunnittelijoiden mediaanipalkka on tyypillisesti 55 500 (vaihteluvälillä 40 600 – 73 400 US$) Salary.com tammikuuta 2012).

mitä vaaditaan onnistuneeksi kokoussuunnittelijaksi työssä?

Kokoussuunnittelijoilla tulee olla seuraavat taidot:

• suullinen ja kirjallinen viestintä
• organisointi ja ajanhallinta
• Projektinhallinta ja moniajot
• omatoiminen ja tiimipelaaja
• ymmärtää Microsoft Office-sovelluksia
• yksityiskohdat ja deadline-painotteinen
• rauhallinen ja persoonallinen paineen alla
• neuvottelu
• budjettihallinto
• henkilöstöhallinto
• markkinointi-ja suhdetoiminta
• ihmissuhdetaidot kaikilla johdon tasoilla

kokoussuunnittelijoiden on kehitettävä seuraavat tiedot:

• paikan valinta
• Pitopalvelu
• tuotanto
• Viihde
• Lahjat
• Kuljetus
• Majoitus
• Kokouspalvelut

on syytä huomata, että useimmat kokoussuunnittelijat tulevat erilaisista taustoista. Työnantajat suosivat yleensä niitä, joilla on kandidaatin tutkinto vieraanvaraisuuden johtamisesta, liiketaloudesta, markkinoinnista, suhdetoiminnasta tai viestinnästä. Monet menestyneet suunnittelijat aloittavat kuitenkin muissa ammateissa tai siirtyvät hallinnollisiin tehtäviin, joihin kuuluu suunnitteluvastuiden täyttäminen.

jos etsii kilpailijalleen särmää harvoihin mutta himoittuihin kokoussuunnittelutöihin, on tärkeää olla aktiivinen ja näkyvä ammatissa. Tämä tarkoittaa muun muassa MPI: n, sivuston, ISES: n, ADME: n tai PCMA: n kaltaisten organisaatioiden liittymistä. Olemalla aktiivinen ammatissa, sinulla on oivalluksia muiden kollegoiden ja lisätä mahdollisuuksiasi olla näkyvissä muiden kanssa, jotka voivat lopulta palkata sinut henkilökuntaansa tai niiden ulkopuolisena konsulttina. Sinun pitäisi myös harkita saada ammatillinen sertifiointi, kuten CMP, CMM, CSEP, CPCE tai DMCP, muun muassa.