yleinen kysymys, jonka saan valmennusasiakkailta, on ”miten minusta tulee tiiviimpi viestijä?”

se ei ole yllätys, sillä tiivis viestintä on nyt tärkeämpää kuin koskaan ennen.

harkitse tätä:

• ihmisen keskimääräinen keskittymiskyky on laskenut vuoden 2000 12 sekunnista tämän päivän kahdeksaan sekuntiin.
• tyypillinen toimistotyöntekijä saa päivittäin 120 sähköpostia.
• joka kerta, kun ihminen on hajamielinen, kestää yli 23 minuuttia ennen kuin hän voi keskittyä uudelleen.

näiden realiteettien valossa ei ole ihme, että opinnot pitävät hyviä viestintätaitoja kaksi kertaa tärkeämpinä kuin hyviä johtamistaitoja. Se johtuu siitä, että tänä ylikypsyyden aikakautena virhemarginaalia ei juuri ole. Itse asiassa 86 prosenttia työntekijöistä syyttää hyvän viestinnän puutetta työpaikan epäonnistumisista.

ihmiset tulevat kärsimättömiksi, kun he joutuvat tekemään henkistä ylitöitä ymmärtääkseen, mitä sanot. Pitkätuulisuus voidaan nähdä päättämättömyytenä ja se maksaa nopeasti luottamuksen ja kunnioituksen johtajana.

tiivis viestintä on selvästi olennainen osa johdon läsnäoloa ja itsevarmuutta, mutta se on myös jotain, jonka kanssa herkät taistelijat usein kamppailevat.

miksi herkät taistelijat kamppailevat ytimekkään viestinnän kanssa

Sinä yliampuva.

saatat luulla olevasi perusteellinen,mutta todellisuudessa menetät vain toisen huomion. Sen sijaan, että tekisit asiasi selväksi, päädyt sumentamaan sen selittämällä sitä liikaa. Monet herkät taistelijat korvaavat epähuomiossa epävarmuutensa sanomalla enemmän, varsinkin tilanteissa, joissa he tuntevat olonsa pelotelluksi.

luulet kaikkien olevan kaltaisiasi.

saatat haluta käsitellä tietoa syvällisesti, mutta olet vähemmistössä (vain noin 15-20% väestöstä on herkkiä). Ymmärrän kyllä. Olen korkean syöttötason ihminen, mikä tarkoittaa, että minun täytyy ottaa tonneittain datapisteitä ennen kuin teen päätöksen. Mutta muut ihmiset, etenkään ylemmät johtajat, eivät toimi niin. He saavat helposti hukkua liikaa tietoa ja mieluummin olet suora ja asiaan.

yrität olla joku muu.

asiakkaat kertovat ,että he” tarvitsevat isomman persoonan ” tihkuakseen johtajuutta. Jos yrität olla joku muu, muut aistivat sen. Ei vain tulet pois kuin aito, mutta voit myös uuvuttaa itsesi prosessissa. Parempi löytää tapa kommunikoida ytimekkäästi tavalla, joka sopii persoonallisuuteesi ja tyyliisi.

9 tapaa viestiä selkeästi ja tehokkaasti

1. Valmistaudu etukäteen

ilman valmistelua et voi olla lyhyt. Ennen tärkeää kokousta, käytä viisi minuuttia tarkistaa esityslistan ja muut toimitetut materiaalit. Kirjoita muistiinpanoja itsellesi. Järjestä ajatuksesi ja merkitse, mihin haluat osallistua.

jos haluat puhua, käy läpi lisävaiheet: luo keskustelupisteitä ja ennakoi vastaväitteitä ja kysymyksiä. Haluan, että asiakkaani valmistelevat muutaman ”usein kysytyn kysymyksen” takataskussaan siltä varalta, että esityksen lopussa on hiljaista.

2. Anna ennakkoluku

jos sinulla on paljon tietoa jaettavana, harkitse esilukemisen valmistelua. Tämä on dokumentti, joka tarjoaa taustatietoa aiheesta. Se tarkoittaa, että voit antaa yleisöllesi tarpeellisen asiayhteyden ja sitten olla lyhyempiä yhdessä. Ennakkoluku voi olla raportteja, dioja tai yksityiskohtaisia analyysejä.

3. Täydennä lause: ”Jos kävelet pois tästä keskustelusta yhdellä asialla, haluan sen olevan_____.”

jos pääideasi olisi pakko tiivistää yhteen lauseeseen, mikä se olisi? Käytä tätä sähköpostin otsikkorivinä tai toista lause sanatarkasti puhuessasi. Se varmistaa, että kiinnität yleisösi huomion suurimpaan takeaway-tapahtumaan, jonka haluat heidän muistavan.

4. Käytä PREP framework

kun sinun on pakko puhua impromptua, voit puhua voimakkaasti ja johdonmukaisesti PREP Frameworkia käyttäen. Näin se toimii: Tee pointti ytimekkäästi, varmuuskopioi se perustelulla, tarjoa todisteita ja lopeta toistamalla pointtisi. Esimerkiksi…

• kohta: mielestäni meidän pitäisi ottaa suunta
• syy: Olemme saaneet positiivista palautetta tästä lähestymistavasta
• Evidence: For instance, our president said he support it
• Point: That ’ s why I believe direction A is best

5. Käytä siltaus-ja liputuslauseita korostaaksesi ja pisteyttääksesi pisteitä

viittaa kahteen PR-taktiikkaan, jotka voit ottaa kokoushuoneeseen. Liputtaminen on kuin työntäisi lipun maahan tai heiluttaisi sitä ilmassa sanoakseen: ”ole tarkkana-tämä on tärkeää!”Siltaaminen taas auttaa siirtymään ajatuksesta toiseen. Siltaaminen on erityisen hyödyllistä silloin, kun haluat vaihtaa aihetta tai ohjata keskustelua toiseen suuntaan.

esimerkkejä liputusilmauksista ovat:

• It all boils down to …
• the heart of the matter is …
• I can ’ t alleviivaa enough…

esimerkkejä siltalausunnoista ovat:

• en voi puhua_____, mutta mitä voin sanoa on…
• vaikka _ _ _ on tärkeää, on myös tärkeää muistaa se…
• ennen kuin lähdemme tästä aiheesta, haluaisin lisätä…

6. Tiedä yleisösi

mieti, mitkä huolet ja vastalauseet ovat päällimmäisenä mielessä ihmisille, joiden kanssa olet yhteydessä. Mistä he välittävät eniten? Mitä ongelmia he yrittävät ratkaista? Mikä tärkeintä, mitä he hyötyvät, jos he kuuntelevat sinua? Miten se, mitä kerrot heille, säästää heidän aikaansa tai helpottaa heidän työtään? Kehitä viestiäsi sen mukaan, miten se vaikuttaa yleisöösi.

7. Kysy kysymyksiä

usein ytimekäs viestintä on sanomatta mitään. Kuuntele ensin. Erityisesti, kysyä paljon avoimia kysymyksiä, kuten:

• mitä mieltä olet siitä, mitä olen jakanut?
• mikä on mielestäsi parasta?
• miltä tämä sinusta näyttää?
• mitä lisäisit tai muuttaisit?
• mitä mieltä olet siitä?
• mikä on sinun käsityksesi X: stä?
• miten tämä sopii suunnitelmiisi?
• mikä osa ei ole vielä selvillä?
• voitko sanoa enemmän?
• mikä on esimerkki?
• mitä tukea tarvitset?

8. Muokkaa sähköpostejasi

hyvä nyrkkisääntö: sähköposteja ei saa olla enempää kuin viisi riviä. Jos sähköpostisi on pidempi, tiivistä se alas tai tee siitä puhelu.

varmista, että viestisi on scannable. Se tarkoittaa lyhyitä kappaleita ja lauseita. Käytä luotepisteitä ja numerointia, jotta teksti on helpompi sulattaa.

9. Poista fluff

Suojauskieli, kuten ”I just wanted to check in ”tai” Could we maybe find a time to chat?”vähättele sanojesi voimaa.