työntekijöiden palkkausprosessiin liittyy väistämättä monien rekisterien luominen hakijoista, joita ei lopulta valita tehtävään. Kysymys kuuluukin, kuinka kauan näitä kirjanpitoja pitäisi pitää nyt, kun mahdollista palkkausta ei enää harkita yhtiössä? Myös, yhä, missä määrin nämä tietueet vaikuttavat yksityisyyden lait koskevat henkilökohtaisia tietoja (PII)?
syitä, joiden vuoksi työnantajat päättävät pitää palkatonta kirjanpitoa valintaprosessin kestoa pidempään, on useita:
- jos olosuhteet vaativat heitä palaamaan hakijapooliin syystä tai toisesta
- he saattavat sekoittua yleiseen rekrytointi-/valintaprosessiin liittyvään rekisteriluokkaan ja säilyttää sen mukaisesti, riippuen siitä, miten yrityksen arkistojen säilyttämisaikataulu on järjestetty
- oikeudenkäyntimahdollisuudet ohjaavat usein yrityksen politiikkaa, joka koskee ei-vuokrattujen hakijarekisterien säilyttämistä
- monia oikeudellisia vaatimuksia, jotka vaihtelevat säilytysajat velvoittavat säilyttämään nämä tiedot
riippumatta siitä, johtuvatko liiketoiminnalliset tai toiminnalliset tarpeet, yleinen käytäntö tai laki, joka määrittää näiden tietueiden säilytysajan, vaatii harkintaa ja analysointia eri laeista, joita todennäköisesti sovelletaan mihin tahansa yhtiöön.
Yhdysvaltain liittovaltion lakisääteiset säilytysvaatimukset, jotka koskevat muita kuin palkkatalletuksia, vaihtelevat yleensä työnantajan koon ja sen harjoittaman liiketoiminnan mukaan. Tiettyjen liittovaltion lakien mukaan niiden sovellettavuus riippuu työntekijöiden määrästä ja asemasta yksityisenä tai julkisena yksikkönä. Esimerkiksi jotkut yhdenvertaisuuslait edellyttävät, että hakijoiden jättämät hakulomakkeet ja muut rekrytointirekisterit, myös valintaan liittyvät, säilytetään vuoden ajan. Syrjintätapausten kohdalla tämä määräaika voi venyä pidemmäksi. Vastaavia vaatimuksia on säädetty myös valtiotasolla.
liittovaltion alihankkijoita pidetään usein tiukemmissa standardeissa, jotka saattavat vaatia ei-vuokrattavien rekisterien pitämistä pidempään. Pitoaika riippuu työntekijöiden määrästä ja niiden julkisten sopimusten rahallisesta arvosta, joissa työnantaja on mukana. Edellä esitetyistä seikoista riippuen muiden kuin vuokratalletusten, mukaan lukien harkittavaksi jätetyt ansioluettelot, vaadittu säilytysaika vaihtelee yhdestä kahteen vuoteen.
lakisääteiset säilytysvaatimukset huomioon ottaen yksityisyydensuoja on kasvava huolenaihe ja tärkeä tekijä määritettäessä asianmukaista säilytysaikaa muille kuin palkkatiedoille, jotka ovat yhä useammin työsuhdesuojalakien alaisia, joilla pyritään suojelemaan nykyisiä, entisiä ja potentiaalisia työntekijöitä. Utah on yksi ensimmäisistä osavaltioista, jotka ovat ottaneet käyttöön tällaisen säilyttämisvaatimuksen suhteessa ei-vuokrattaviin rekistereihin työllisyyden valintamenettelyjä koskevan lain nojalla. Lain mukaan työnantajat eivät saa säilyttää alkukarsinnan aikana kerättyjä tietoja yli kahden vuoden ajan sen jälkeen, kun työnantaja on saanut tiedot hakijalta. Samanlaisia vaatimuksia esiintyy todennäköisesti useammin, kun Yhdysvaltain osavaltiot tulevat yhä aggressiivisemmiksi pyrkimyksissään puuttua PII: n yksityisyyteen.
minimoi riski ja maksimoi vaatimustenmukaisuus tutkimalla huolellisesti yhtiöösi sovellettavat osavaltion ja liittovaltion lait muiden kuin vuokraustietojen osalta. Varovainen analyysi edellyttää sisäisten tarpeiden ja lakisääteisten vaatimusten huomioon ottamista, kun otetaan huomioon todennäköiset yksityisyyden suojaan liittyvät vaikutukset, jotta tällaisia tietoja voidaan säilyttää pidempään kuin on tarpeen.