Posted by heritagelaw on Jul 3, 2020 in Blog, Wills & Estate
we ’ re all familiar with the process of surrying the passing of a friend, family member or loved one – we dress in black, attend a funeral and celebrate the life they had.
kun on toimeenpanijana tai nimettynä edustajana, jonkun kuoleman läpi työskentely mutkistuu.
yhtäkkiä huomaat olevasi vastuussa tämän yksilön elämän, omaisuuden ja paperityön selvittämisestä.
voi olla hämmentävää selvittää, mitä asiakirjoja on säilytettävä, mutta kuinka kauan niitä on säilytettävä?
vaikka ammatillinen lakitoimisto voi auttaa sinua lajittelemaan tietoja ja päättämään, mitä asiakirjoja säilyttää, tässä on opas siitä, mitä pitäisi säilyttää ja kuinka kauan:
Kuinka Kauan Veroilmoitusta Pitäisi Säilyttää?
yleensä suurin huolenaihe kuolleen henkilön laillisia asiakirjoja käsiteltäessä ovat veroilmoitukset.
verotarkastuksen vanhentumisaika on neljä vuotta. Tämä tarkoittaa, että CRA (Canada Revenue Agency) voi suorittaa satunnaistarkastuksen vainajan veroilmoituksista seuraavan neljän vuoden ajan.
tästä vanhentumisajasta huolimatta on suositeltavaa säilyttää kaikki verotiedot vähintään kuuden vuoden ajan siltä varalta, että kuolleen henkilön palautuksista herää kysymyksiä.
Tämä sisältää kaikki arkistoidut tiedostot sekä tärkeät verolomakkeet ja kuitit.
Mitä Muita Tietoja Tulisi Säilyttää?
kuolleen henkilön dokumenteissa on muutakin kuin veroilmoituksia.
vaikka voi tuntua ylivoimaiselta ajatella kaikkia papereita, tässä on muutamia tärkeitä asiakirjoja, jotka tulisi säilyttää, jaettuna neljään kategoriaan:
oikeudenkäyntiasiakirjat
oikeudenkäyntiasiakirjat ovat mitä tahansa lakiin liittyviä asiakirjoja, olivatpa ne sitten liittovaltion, maakuntien tai paikallisia. Tällaisia tietoja olisi säilytettävä loputtomiin.
tämä tarkoittaa, että kaikki oikeudelliset asiakirjat olisi siirrettävä tuensaajalta tuensaajalle.
joten, jos olet perinyt nämä tiedot, ne on säilytettävä omilla elintoimintotietoillasi ja siirrettävä edunsaajalle.
näitä asiakirjoja ovat vainajan kuolintodistus sekä seuraavat asiakirjat:
- syntymätodistus
- Sosiaaliturvatodistus
- avioliittotodistus
- Avioeropäätökset
- laillinen testamentti
- kuolintodistus
mitä tahansa näistä asiakirjoista voidaan vaatia kuolinpesään liittyvien asioiden hoitamiseen. Erityisesti todisteet avioliitosta, avioehdosta ja/tai avioerosta – ilman niitä saatat joutua käsittelemään jäämistöriitoja.
jos ei muuta, nämä tärkeät asiakirjat kannattaa säilyttää sukuhistorian tai sukututkimuksen vuoksi.
taloudelliset asiakirjat
olemme jo puhuneet vainajan veroilmoitusten säilyttämisen tärkeydestä, mutta on muitakin taloudellisia asiakirjoja, jotka pitäisi säilyttää.
nämä asiakirjat on säilytettävä vähintään kolme vuotta sen jälkeen, kun tarvittavat kiinteistöverot on jätetty.
tärkeitä rahoitusasiakirjoja ovat:
- tiliotteet
- kuitit
- Palkkakannat
- eläke – ja jakolaskut
- veroilmoitukset
veroilmoituksen tai jopa tilintarkastuksen aikana näitä asiakirjoja voidaan pyytää-joten ne on parasta pitää käsillä.
testamentit & kuolinpesät
lääketieteelliset asiakirjat
lääketieteelliset asiakirjat ja tiedot on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta.
yksityisyyslait kuitenkin suojaavat henkilön potilastietoja, joten sinun olisi oltava henkilön kuolinpesän nimetty edustaja tai laillinen toimeenpanija, jotta voisit käyttää niitä.
esimerkkejä tärkeistä lääketieteellisistä asiakirjoista ovat:
- Sairausvakuutuskortit
- lääketieteelliset kokeet
- sairaushistoria
- lääkemääräykset
- sairaalasta kotiutuspaperit
näiden tietojen avulla voidaan selvittää, minkälaista sairausvakuutusta vainajalla oli ja millaisia sairauksia hänellä oli (tai ei ollut).
myös tämä tieto on hyödyllinen, koska sen avulla perheenjäsenet voivat selvittää, onko jokin näistä sairauksista perinnöllinen.
myös sairaalakäyntien tuloksiin liittyvä dokumentaatio voi olla tarpeen, jotta voidaan pitää kirjaa käynneistä ja annetuista hoidoista.
muita tärkeitä asiakirjoja
saatat löytää itsesi lajittelemasta pinoa sekalaisia asiakirjoja sen jälkeen, kun henkilö on kuollut.
Mistä tietää, mitä pitää säilyttää ja mitä heittää pois?
ennen kuin heität syrjään mitään, mikä ei ole laillista, taloudellista tai lääketieteellistä, harkitse seuraavien tietojen pitämistä:
- tutkintotodistukset
- Koti-ja Autovakuutukset
- vuokrasopimukset
- Posti
jos sinulla ja vainajalla oli yhteinen koti, voit jatkaa postien avaamista ja kirjeenvaihdon hoitamista. Kannattaa harkita yhteydenottoa lähettäjään, jotta voi ilmoittaa henkilön kuolemasta.
jos et asunut kuolleen kanssa, sinun on esitettävä todiste siitä, että olet heidän jäämistönsä toimeenpanija, ennen kuin voit tehdä mitään muutoksia heidän postipalveluunsa.
Postin lisäksi näitä asiakirjoja kannattaa pyrkiä säilyttämään vähintään 10 vuotta – erityisesti koti-ja autovakuutuksia, jotka voivat auttaa kiinteistön asianmukaisessa hoidossa.
muuten tutkintotodistuksia ei yleensä vaadita mistään lain mukaan, mutta niillä voi olla tunnearvoa.
tärkeiden asiakirjojen järjestäminen
vainajan tavaroiden läpikäyminen voi olla ylivoimaista, varsinkin paperitöitä käsiteltäessä.
jotta tehtävä olisi vähemmän stressaava ja organisoidumpi, sijoita haitaritiedostokansioon, joka erottaa paperityöt vuosittain.
muista merkitä kaikki ja tarkista kansiosta joka vuosi, mitä tietoja ei enää tarvitse säilyttää.
jos käsittelet kuolleen perheenjäsenen, ystävän tai läheisen paperityötä, älä epäröi ottaa yhteyttä Heritage Law-lakimiehiimme.
Voimme käyttää aikaa auttaaksemme sinua ymmärtämään paperityöt ja varmistaaksemme, että tarvittavat asiakirjat pidetään turvassa.
Ota Yhteyttä