kun listallasi on satoja tai jopa tuhansia potilaita, hammashoitolat voivat nopeasti hukkua raportteihin, valokuviin ja tutkimusmalleihin. Mutta ennen kuin päätätte järjestää joukkoselvityksen, varmistakaa, ettette hankkiudu eroon mistään tärkeästä.

lähtökohtanaonhyvä käytäntö, että kirjaamisentoteuttamisessa noudatetaan kattavaa kirjallista politiikkaa. Tässä olisi otettava huomioon sekä erityiset oikeudelliset vaatimukset että NHS: n palvelujärjestelyissä esitetyt asiaankuuluvat menettelylliset ulottuvuudet.

sovellettavat NHS-asetukset edellyttävät, että yleishammaslääkärit Englannissa, Walesissa ja Skotlannissa säilyttävät potilashoitokortteja, niihin liittyviä röntgenkuvia, valokuvia ja tutkimusmalleja kahden vuoden ajan(Pohjois-Irlannissa kuusi vuotta) sen jälkeen, kun hoito-ja hoitokurssi on saatettu päätökseen jatkuvan hoidon/viittaussopimuksen mukaisesti, tai siirretyn hoidon jälkeen, mukaan lukien satunnaishoidot.

mutta oikeudellisesta näkökulmasta katsottuna sekä Skotlannin lääkäripalvelujen osasto että sosiaali-ja terveysministeriö kehottavat hammaslääkäreitä säilyttämään rekisterit huomattavasti pidemmältä ajalta, enintään 30 vuoden ajalta.

Itsepuolustus

tämä on tärkeää, kun on kyse yleisen Dentalcountin (GDC) tekemien valitusten, laiminlyöntivaatimusten ja mahdollisten sääntelytutkimusten hallinnasta. NHS: n valitusmenettelyt antavat yleensä potilaalle tai hänen edustajalleen mahdollisuuden tehdä valitus enintään vuoden kuluttua siitä, kun hän on valittanut tai kun hän on saanut tietää siitä.

kliinisestä huolimattomuudesta esitettyjen väitteiden perusteella toimenpiteestä voidaan ilmoittaa kolmen vuoden ajan tapauksen jälkeen tai mahdollisen väitteen tiedoksiantopäivästä ja lasten tapauksessa 21-vuotispäivään asti (tai enintään kolmen vuoden ajan tiedonsaantipäivästä).Vaikka määräaikoja koskevaa erityissääntöä ei ole, yleishyödyllinen tartuntatautivirasto tarkastelee todennäköisemmin soveltuvuuttakäytäntöön viiden viime vuoden aikana tarjotusta hoidosta johtuvien kysymysten käsittelemiseksi.

selkeiden ja kattavien hoitorekisterien saatavuus voi olla korvaamattoman tärkeää, kun vastataan väitteeseen/kanteeseen sekä valmistellaan vankkaa puolustusta esitettäville väitteille. Tiivis, kattava hammastiedot voi ja ei stoppa väite sen kappaleita. Heikkolaatuiset tai epäluotettavat tiedot merkitsevät sitä, että lääkärinhoitajan on luotettava yksinomaan hänen muistiinsa tapahtumista ja tavanomaisesta toimintatavastaan, mutta tuomioistuin katsoo, että potilaan muistikuvat ovat todennäköisempiä, kun hän päättää tosiseikkoihin liittyvistä ristiriitaisuuksista.

muita lakeja

tietyissä olosuhteissa kuluttajansuojalakia 1987 voidaan soveltaa myös hampaistoihin, jotka ovat tuotteiden toimittajia ja käyttäjiä. Tällaiset ilmoitukset on säilytettävä vähintään 10 vuoden ajan potilaan viimeisestä läsnäolosta riippumatta siitä, käytetäänkö vastaanotollasi virallisia vai sähköisiä tietoja.

tästä aiheesta, jossa käytäntö on tarkastanut kaikki käsin kirjoitetut hammastiedot, nämä tiedot olisi tuettava systemprovider-protokollien mukaisesti. Tässä vaiheessa niistä tulee pysyvä tallenne ja kaikki alkuperäiset ja kirjoitetut tallenteet voidaan hävittää turvallisesti. Tämä täyttää myös tietosuojalain 2018 (DPA), joka kieltää ”liiallisten”henkilötietojen käsittelyn. Yksi tärkeä vaihe tietueiden digitoinnissa on varmistaa, että järjestelmäsi sallii tietueiden tulostamisen, jos se on tarpeen lakisääteisiä tai sääntelytarkoituksia varten, tai jos kyseessä ovat käyttöoikeuspyynnöt.

MDDUS suosittelee:

1. hoitokertomukset, röntgenkuvat, tutkimusmallit ja kaikki muu kirjeenvaihto säilytetään vähintään 10 vuoden ajan potilaan viimeisestä vastaanotolla käymisestä.
2. lapsilla potilasrekisteri säilytetään yllä olevalla tavalla, kunnes potilas on vähintään 25-vuotias.
3. Oikomishoitomallit – alkuperäiset ennen leikkausta ja leikkauksen jälkeen tehdyt mallit säilytetään edellä mainitulla tavalla, mutta välivaiheen mallit hylätään viiden vuoden kuluttua.

nykyiset tietosuojaperiaatteet kehottavat olemaan säilyttämättä tai käsittelemättä henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen, mutta tässä artikkelissa on tarkasteltu asianmukaisiasääntelyä tai oikeudellisia kannustimia tietojen säilyttämiseen ennen tietosuojakysymyksiä.

turvallinen hävittäminen

sinun on varmistettava, että valitsemasi potilastietojen käsittelymenetelmä on tehokas ja suojaa täysin luottamuksellisuuden. Suositeltavat menetelmät ovat silppuaminen, sellu tai polttaminen.Jos olet sopinut tämän palvelun kolmannen osapuolen kanssa, sinun on ensin pyydettävä kirjallinen vakuutus siitä, että ne noudattavat DPA: ta.

samoin tietokoneen tallennuslaitteet olisi joko korvattava tai tuhottava. Ohjelmistotoimittajasi voi auttaa.

harkittaessa vanhempien paperipohjaisten ilmoitusten lopettamista, esimerkiksi sellaisten potilaiden osalta, jotka eivät ole olleet yhteydessä sinuun vähintään 10 vuoteen,on hyvä käytäntö käyttää manuaalista lokikirjaa tai elektronista laskentataulukkoa, johon merkitään päivämäärä, potilaan nimi, syntymäaika,viimeinen Liittymispäivä, hävittämisen syy, sallittu hävittämistapa ja hävittämistapa. Näin voit antaa täyden vastauksen kenelle tahansa, joka esittää käyttöoikeuspyynnön 10 vuoden säilytysajan jälkeen.

Alan Frame on riskineuvoja MDDUS: ssa