pyrkiessään ymmärtämään suorituskykyä ja parantamaan kannattavuutta useimmat yritykset mittaavat jatkuvasti tonnia erilaisia mittareita, jotka vaihtelevat asiakastyytyväisyydestä ja työntekijöiden sitoutumisesta johtavaan tuotantoon, markkinoinnin muunnoksiin ja myyntimittareihin. Mutta ehkä universaalein mittari mille tahansa liiketoiminnalle on käyttöaste.

jos et ymmärrä käyttöastettasi, et voi ymmärtää tehokkuuttasi ja tuottavuuttasi – eli et voi alkaa arvioida yrityksesi kannattavuutta. Siksi lukuisat yritykset luovista virastoista ja asiantuntijapalveluista aina asianajotoimistoihin ja riippumattomiin konsultteihin seuraavat tarkasti niiden käyttöastetta. Mutta miten se lasketaan tarkasti?

mikä on käyttöaste?

käyttöaste on se prosenttiosuus henkilön työhön käytetystä kokonaistyöajasta, joka voidaan laskuttaa asiakkaalta. Riippumatta siitä, kuinka motivoitunut tai tuottava työntekijä on, riippumatta siitä, kuinka päättäväisiä he ovat tekemään ehdottoman maksimin, aika on aina heidän rajoittava tekijänsä. On vain 24 tuntia päivässä-ja kuten olemme tutkineet perusteellisesti aiemmin, ihmiset eivät tee hyvin, kun pyrimme olemaan ”aina”.

vaikka työntekijä saattaa tehdä 40 tuntia viikossa, 40 tuntia laskutettavaa työtä on aika lailla mahdotonta tehdä. Kokoukset, lounastauot, puhelut, koulutus ja liiketoiminnan kehittäminen syövät sitä. Mutta kun se tulee käyttöaste, on tärkeää saada tasapaino oikea: jos se on liian korkea, yrityksesi voi olla oikoa mutkia välttämätöntä sisäistä työtä ja luultavasti tarvitset enemmän resursseja; jos se on liian alhainen, et ehkä tuo tarpeeksi työtä oman pään määrä.

miksi käyttöastetta kannattaa seurata?

käyttöasteen seurantaan on useita syitä. Jokaisen yrityksen, joka laskuttaa tunneittain – oli se sitten virasto tai lakifirma – on tiedettävä, laskuttavatko ne tarpeeksi kattaakseen kustannuksensa ja yleiskulut. Jos käyttöasteesi on terve, tiedät laskuttavasi tehokkaasti. Plus, kun olet tajunnut ihanteellinen käyttöaste, voit sitten käyttää sitä auttaa ymmärtämään monia muita tärkeitä liiketoiminnan toimintoja.

käyttöasteet ovat erityisen tärkeitä resurssien hallinnassa ja voivat merkittävästi parantaa ennustamista ja resurssien optimointia. Kun yritys kasvaa ja tiimit laajenevat, näkyvyyden merkitys tulevaisuuteesi korostuu entisestään – ja käyttöasteesi voi kertoa, onko sinulla valmiuksia ottaa uusi asiakas, tarvitseeko sinun palkata lisää ihmisiä, onko sinulla tarpeeksi aikaa asiakastyöhön ja kannattaako sinun panostaa enemmän sisäisiin projekteihin.

miten käyttöaste lasketaan?

mikä siis on paras tapa laskea käyttöaste? Peruskaava on melko yksinkertainen: laskutettavien tuntien määrä jaettuna käytettävissä olevien tuntien kokonaismäärällä (x 100).

jos työntekijä laskuttaisi 32 tuntia 40-tuntisesta viikosta, hänen käyttöasteensa olisi 80 prosenttia. Voit itse asiassa laskea käyttöasteita useilla eri tavoilla riippuen siitä, haluatko ymmärtää hinnoittelua, vuokrausta, organisaation terveyttä jne.

jos haluat selvittää käyttöasteesi yrityksen tasolla, Jaa kaikkien työntekijöiden käyttöasteiden kokonaismäärä työntekijöiden kokonaismäärällä. Vankimmat ajanseurantaratkaisut voivat tarjota nämä tiedot sinulle sekä työntekijä-että yritystasolla.

mikä on hyvä käyttöaste?

joten miltä näyttää hyvä käyttöaste? Viime kädessä tämä riippuu yrityksestä; ei ole olemassa tiettyä numeroa, joka toimii kaikille, eikä todellakaan ole kyse siitä, että mitä korkeampi käyttöaste, sen parempi. Käyttöaste, joka on jatkuvasti lähellä 100% viittaa siihen, että henkilökunta on ylityöllistetty ja mahdollisesti lähellä burnoutia. Jos näin on, se on osoitus siitä, että voisi olla aika palkata uusia ihmisiä. Jos käyttöaste on yli 100%, se kertoo yleensä liian paljon ulkopuolista työtä tai huonoa suunnittelua.

mutta kääntöpuolella, jos käyttö-ja toteutusasteiden välillä on suuri kuilu, se joko tarkoittaa, että tiimisi käyttää liikaa aikaa ei – laskutettaviin tehtäviin, tai työtä ei ole tarpeeksi-mikä viittaa siihen, että edessä on riskejä. Se voisi myös viitata siihen, että sinulla on liikaa freelancereita mukana projekteissa. Tärkeintä kuitenkin on, että se tarkoittaa, että sinun on tuotava lisää laskutettavaa työtä. Antaa sinulle enemmän tietoa, voit käyttää ihanteellinen käyttöaste kaava, joka on:

(kustannukset + voitto) / potentiaalinen kapasiteetti x laskutettava korko) x 100

jakamalla resurssikustannukset, yleiskustannukset ja voittomarginaali käytettävissä olevilla kokonaistunneilla ja laskutettavalla korolla voit laskea ihanteellisen käyttöasteen – joka on optimaalinen käyttöaste yritykselle halutun voittomarginaalin saavuttamiseksi.

ennen kuin voit alkaa tehdä mitään käyttöastetta, sinun on kuitenkin kyettävä keräämään tarkkaa tietoa siitä, mihin aikasi todellisuudessa kuluu ja kuinka paljon työstäsi on laskutettavissa. Käyttöasteen ymmärtäminen on tärkeää, jos haluat arvioida onnistuneesti työntekijöidesi, tiimisi ja yrityksesi kannattavuutta – ja vaikka se on yksinkertainen mittaus, sillä voi olla kauaskantoisia vaikutuksia yrityksesi toimintaan.