määrittää sisäinen tiimi ja asiakas projekti roolit

suuret projektit voivat olla monimutkaisia. Tehtävät ovat usein päällekkäisiä, riippuvat muista suoritettavista tehtävistä tai ovat niin laajoja, että mukana on useita tiimin jäseniä. Jos et aseta odotuksia kuka tekee mitä ja milloin he tekevät sen, henkilöstö voi nopeasti saada sekava.

varmista, että osoitat tietyt projektiroolit ja tehtävävastuut samalla, kun viestintä pysyy käynnissä. Jotta projektiroolien määrääminen olisi helpompaa, käytä näitä osoittimia:

• käytä RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) – kaaviota eri osastojen ja prosessien roolien selventämiseen.
• Valitse kaksi muistiinpanojen ottajaa jokaista kokousta varten, jotta tärkeät tiedot saadaan talteen ja jaetaan.
• kokeile verkkopohjaista työkalua hyvän viestinnän edistämiseksi ja tiedon jakamiseksi asiakkaan ja sisäisen tiimin välillä.

puhu prosessista ja miten toimit

jokainen projekti on jollain tavalla ainutlaatuinen. Toki projektien välillä voi olla yhteisiä lähestymistapoja tai suorituksia, mutta onnistumisen kannalta on tärkeää keskustella siitä, miten käytät niitä kussakin projektissa. Noudata luvussa 3 esitettyjä vinkkejä, ja alat luoda odotuksia prosessille, toimitettaville arvioille, sidosryhmille ja aikajanallesi—kaikki kerralla.

Conduct status meetings

There ’ s better way to set and manage expectations than simply checking in with your team and your clients. Työskenteletpä sitten yksin tai 20 hengen tiimissä, toimistossa tai etänä, edistymisen jakaminen on yksi parhaista asioista, joita voit tehdä pitääksesi viestinnän virtaavana.

joukkueen sisäiset tilannetapaamiset

yleensä 15 minuutin henkilökohtainen (tai videokeskustelu) katsaus päivän tehtäviin on mukava tapa vaihtaa kuulumisia joukkueen kanssa. Ole joustava tiimisi määrittää, mikä on paras tapa suorittaa tilapuhelusi.

kun aloitat, ota vuorot ja anna kaikille mahdollisuus puhua siitä, mitä sinä päivänä tehdään. Nopea lähtöselvitys pakottaa kaikki järjestämään projektien prioriteetit ennen kokousta. Sillä vastuullisuudella on iso merkitys.

ennen kuin lopetat, kysy vaikka ” tarvitseeko kukaan apua? Entä ehtiikö kukaan tarvittaessa auttaa muissa tehtävissä?”Tällainen yksinkertainen kysymys voi auttaa sinua rakentamaan luottamusta ja lähentymään tiimisi kanssa-ja tietenkin se auttaa teitä kaikkia pysymään tehokkaampina työssänne.

se, miten lähestyt projektin tilannekokouksia, riippuu työstämästäsi projektista, tiimin aikatauluista ja ehkä jopa työn intensiteetistä.

asiakkaan tilapäivitykset

on hyvä käytäntö pitää avoin, johdonmukainen kommunikaatiolinja asiakkaiden kanssa. Varmista, että pysyt ajan tasalla kaikissa projektin kysymyksissä antamalla viikoittaisen tilanneraportin sähköpostitse tai puhelimitse, ja tarkista, että olet linjassa projektin tavoitteiden kanssa.

Tilanneraportit eivät ainoastaan auta sinua ja asiakkaitasi pysymään raiteillaan, vaan ne pitävät sinut myös realistisena ja rehellisenä työsi, prosessisi, budjettisi ja muiden asioiden suhteen. Aikaa istua alas ja keskustella näistä kohdista maksaa pois kannalta asiakassuhde ja auttaa tiimisi nähdä projektin loppuun. Säännöllisillä tilatapaamisilla varmistat, että kaikki osallistuvat arviointeihin ja vahvistavat odotukset, jotka olet luonut projektin alussa.

hyvä tilannekatsaus kattaa:

• mitä tehtiin viime viikolla
• mitä tehdään tällä ja ensi viikolla
• toimintakohteet
• päivitetty aikajana
• päivitetty talousarvio
• hankkeen mahdolliset riskit

lopuksi, älä unohda pitääkseni hauskaa tilakokouksissanne. Käytä aika tiimisi ja asiakkaidesi kuulemiseen muista kuin työhön liittyvistä aiheista.

edistää hyvää asiakasviestintää

projektipäälliköille se palaa aina hyvänä viestijänä ja fasilitaattorina. Jos olet tehnyt työsi, viestintäsuunnitelma antaa tiimisi tietää, että yliääniviestintä on tervetullutta-projektisi tuntuu avoimelta. Joukkue tietää aina, mitä tapahtuu, asettaa omat odotuksensa, ja todennäköisesti täyttää aikataulu ja budjetin odotuksia ilman kysymyksiä.

jos asiakkaiden odotukset hahmotellaan ja niistä keskustellaan, he ovat tyytyväisiä, että he ovat auttaneet sinua täyttämään tai ylittämään ne, ja tuntevat olonsa vakuuttuneeksi, koska he todennäköisesti tietävät, mitä odottaa lopulliselta tuotteelta.