vuonna 2018 huijari huijasi Googlelta ja Facebookilta yhteensä 128 miljoonaa dollaria. Yksityiskohdat siitä, miten hän onnistui siinä, ovat häiritsevän helppoja. Tutkinnan mukaan epäilty vain lähetti huijauslaskuja palveluista, joita ei koskaan suoritettu, ja yllätys oli, että Facebook rahoitti asian.

olisi voinut olla vain yksi tapa jäljittää ja periä varat jälkikäteen, nimittäin hankintatarkastuksen yhteydessä.

nyt on helppo ajatella, ettei niin käy koskaan. Teillä on fiksumpia työntekijöitä. Et ole miljardien teknologiayritys, jolla on paljon rahaa menetettävänä. Et vain näe tämän tapahtuvan yhtiöllesi.

mutta tiesitkö, että alle 100 työntekijän yrityksissä laskutusjärjestelmät ovat toiseksi yleisin petostyyppi?

mutta mitä hankinnat ovat?

se auttaa meitä päivittämään ymmärrystämme hankinnan toimivuudesta ennen sen auditointiprosessiin sukeltamista.

hankinta on prosessi, jossa hankitaan tuotteita ja palveluita, joita organisaatio tarvitsee päivittäisessä toiminnassaan.

McKinseyn mukaan organisaatiot käyttävät 30-70 prosenttia tuloistaan hankintoihin. Tämä rahamäärä, joka virtaa yhden osaston läpi, luo hyvät mahdollisuudet petoksiin ja häikäilemättömiin käytäntöihin.

tässä tulevat hankintojen auditoinnit.

mikä on hankintatarkastus?

Hankintatarkastus edellyttää hankintasopimusten, prosessien ja historian säännöllistä tarkistamista myyjien kanssa, jotta varmistetaan täsmällisyys, sopimusehtojen noudattaminen ja parannetaan tehokkuutta.

mikä on hankintatarkastuksen ydin?

hankintojen auditointi auttaa organisaatioita täyttämään kolme keskeistä tehtävää,

• hankinta antaa sinulle mahdollisuuden paljastaa ja poistaa petoksia hankintajärjestelmässäsi. Tarkastelemalla hankintahistoriaasi kokonaisvaltaisesti on helppo tunnistaa väärinkäytökset ajoissa.
• vaatimustenmukaisuus. Määräaikaistarkastus paljastaa, ovatko tavarantoimittajasi noudattaneet sopimuksissa määrättyjä ehtoja, jotta voit joko irtisanoa toteuttamattomia sopimuksia tai kartoittaa etenemistavan.
• tehokkuus. Kun tarkastelet hankintakonettasi perusteellisesti, on helppo selvittää, mitä pitää muuttaa ja missä voit saada saman tai jopa paremman lopputuloksen karsimalla syötteitä.

hankintojen auditointi, kuten kaikki muutkin auditointimuodot, paljastaa hankintaan liittyviä ongelmia ja tunnistaa muutosmahdollisuuksia.

miten hankintatarkastus tehdään?

hankintatarkastuksesta on merkittävää hyötyä organisaatiollesi. Mutta älä mene lankaan. Hankintojen auditointi on intensiivinen prosessi, joka kaivaa järjestelmiesi ja prosessiesi ytimen näyttääkseen, mikä toimii ja mitä pitää muuttaa, jotta hankintoja voidaan hallita paremmin.

sinun täytyy analysoida lukemattomia asiakirjoja, olla yhteydessä sidosryhmiin ja laatia yksityiskohtainen raportti kaikista havainnoistasi ylemmän johdon harkittavaksi. Tässä erittely siitä, mitä hankintatarkastus vaatii.

mukana esimiehiä ja suoria sidosryhmiä

hankinnat tapaavat esiintyä melko teknisenä Alana.

saat hallita paljon dataa, siirtää sitä paikasta toiseen, käsitellä sitä informaatioksi ja tehdä päätöksiä

tekemiesi johtopäätösten perusteella, mutta älä jätä huomiotta inhimillistä tekijää, joka saa kaiken toimimaan. Hankinnan auditointimatkasi ensimmäinen käyntisatama on 1: 1s tai jopa yhtiökokous hankintapäälliköiden ja suorien sidosryhmien kanssa eri puolilla organisaatiotasi.

pyrit vangitsemaan heidän työpaikkanäkökulmansa ja saamaan heidän analyysinsa siitä, mikä toimii, mikä ei ja mitä voitaisiin parantaa, jotta hankintasi sujuisi tehokkaammin.

tämä auttaa sinua tarkastusetsinnässäsi, sillä sinulla on nyt parempi käsitys siitä, mitä kannattaa varoa.

auditointi on tietysti vielä tehtävä tyhjästä, eikä siihen kannata ottaa kenenkään sanaa (minkä vuoksi sitä kutsutaan auditoinniksi), mutta johdon silmukointi prosessiin antaa aluksi vinkkejä siitä, mitä kannattaa korostaa koko auditointiprosessin ajan.

keskity ongelma – alueisiin

hankintojen auditoinnissa on kolme päähaaraa: hankintasopimusten, prosessien auditointi ja lopuksi hankintahistoria, jossa arvioidaan suoritusta ajan mittaan.

kaikissa näissä tarvitaan kokonaisvaltaista lähestymistapaa, jotta saadaan selville, mikä toimii ja mikä ei, ja aletaan korjata niitä heti.

vielä parempi on, että voit hyödyntää hankintapäälliköiden ja sidosryhmien palautetta tunnistaaksesi hankintaprosessisi ongelmakohdat ja määrittääksesi, mitkä asiat on korjattava nopeammin.

nyt tämä ei millään tavalla poista vastuuta päästä päähän-auditoinnista, vaan auttaa keskittymään tunnettuihin ongelmiin, jotta ne voidaan korjata ennen piilevien ongelmien metsästystä.

Audit requisition and purchasing forms

Purchase orders are filled up when there ’ s inventory the procurement department is orders.

tämä antaa häikäilemättömille työntekijöille mahdollisuuden manipuloida lukuja ja tehdä petoksia.

erityisesti ottaen huomioon ostotilausten määrän, hankintaosastosi on saattanut käsitellä, on mahdotonta analysoida jokaista yksittäistä asiakirjaa.

valitset näytteitä satunnaisesti useilta toimittajilta ja tarkistat jokaisen tiedot. Tarkista allekirjoitukset, muistiinpanot, tilauksen tiedot, hinnoittelu, ja ristiintarkistaa luvut hintoihin merkitty kunkin myyjän sopimukset.

toimittajan valintatarkastukset

organisaatiollasi on oletettavasti kriteerit myyjien tarkastamiselle ennen niiden laittamista hankintaluetteloosi. Näitä voivat olla riskiluokitukset, suoritustiedot, hinnoittelu ja muu kilpailuanalyysi parhaan mahdollisen tarjouksen saamiseksi toimittajajoukolta.

tämä on toinen alue, joka on altis petosriskille, koska organisaatiosi sisäiset kontaktit voivat muokata standardeja tietyille toimittajille auttaakseen heitä pääsemään sopimukseen täyttämättä sovittuja kriteerejä.

auditointiprosessin aikana arvioit tässä toimittajan luokitukset ja analysoit jokaisen toimittajan määrittääksesi, täyttävätkö ne valintastandardit. Kirjatkaa havaintonne edetessänne.

Auditointimenettelyt ja-prosessit

käy läpi prosessit, joita organisaatiosi työntekijät toteuttavat tehdessään hankintalähetyksiä, tilauksia tai hoitaessaan muita päivittäisiä hankintatehtäviä.

• ovatko ne tarpeettoman raskaita?
• voisiko niitä yksinkertaistaa ja silti saada samat tulokset? Jättävätkö työntekijät olennaiset askeleet väliin?
• onko työntekijöillä palautetta siitä, miten hankintaprosesseja voidaan tehostaa?

arvioi, kuinka tuottaviin prosesseihin hankintasi on perustunut parhaan toimintatapasi määrittämiseksi.

Process your insights

with your research and auditing done, here ’s the stage where you put it all into detail for higher management’ s assessment.

kaikilla havaituilla ongelma-alueilla voi hieraista mieltä esimiesten, työntekijöiden ja sidosryhmien kanssa ideoiden löytämiseksi niiden korjaamiseksi. Toiminnallisille alueille, voit aivoriihi määrittää, mitä voitaisiin säätää saada vielä parempia tuloksia.

Ota kaikki keräämäsi tiedot ja käsittele ja analysoi ne niiden sidosryhmien avulla, jotka ovat vastuussa niistä datapisteistä, jotka auttavat sinua ymmärtämään kaiken.

ilmoita havaintosi

kun olet kaivellut organisaatiosi hankintoja, laita kaikki järjestetyssä muodossa ylemmälle johdolle ja ylemmille sidosryhmille, jotka tarvitsevat sitä päätöksenteossaan.

käytä Kissflow: ta hankintataikuuteen

hankintatarkastuksen tekeminen on helpompaa, kun käytössä on älykkäät prosessit, kattava tiedon raportointi, yhteistyövälineet sidosryhmien sitouttamiseen ja mahdollisimman suuri näkyvyys sopimus-ja tapahtumatietoihin.

Kissflow Procurement Cloud tarjoaa yhden kokonaisratkaisun, joka antaa sinulle mahdollisuuden hallita hankintoja alusta alkaen ja minimoi tarpeen paikata asioita pitkin linjaa.

Kissflow-Hankintapilven avulla voit:

• Dissuade and even eliminate fraud with maximum reporting and visibility
• Create and management intelligent processes with a few clicks
• Design your procurement operations to function as efficiency as possible

Recommended Reading:

• Lue, mikä tekee Kissflow-Hankintapilvestä parhaan hankintaohjelmiston