ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on valtava virstanpylväs sinulle ja yrityksellesi. Työnantajaksi ryhtyminen tuo kuitenkin mukanaan monia lisävastuita. Jos olet valmis ryhtymään työnantajaksi, sinun täytyy tietää, mitä vaiheita seurata.

8 vaihetta työnantajaksi tulemiseen

käytä näitä kahdeksaa vaihetta oppiaksesi tulemaan työnantajaksi.

selvitä valtion ja paikallisten vaatimukset

jokaisella osavaltiolla ja paikkakunnalla on erilaiset säännöt pienyrityksille. Riippuen sijainnista ja liiketoiminnan tyyppi, vaatimukset voivat vaihdella.

valtion vaatimukset

uuden työnantajan vaatimukset vaihtelevat osavaltioittain. Useimpien yritysten on rekisteröidyttävä valtionsa kanssa uusille työnantajatileille. Pienyrityksesi saattaa myös joutua rekisteröitymään tiettyihin lisensseihin, lupiin ja muihin rekisteröinteihin. Useimmissa tapauksissa voit hakea näitä tietoja verkossa.

työnantajien on rekisteröitävä valtion työttömyysvakuutus, joka tunnetaan myös nimellä SUTA (Valtion Työttömyysverolaki) vero. Kun olet rekisteröitynyt, yrityksesi saa SUTA veroprosentin. Työttömyysaste on valtion työttömyysprosentti, joka perustuu toimialaan ja kokemukseen (esim.2,7%).

jotkin osavaltiot voivat vaatia myös valtion työkyvyttömyysvakuutusta. Esimerkiksi New York edellyttää, että useimmilla työnantajilla on työkyvyttömyysvakuutus työntekijöilleen.

Katso valtion palkanlaskenta-opas nähdäksesi oman valtion vaatimukset. Ota yhteyttä omaan valtioosi saadaksesi uusia työnantajavaatimuksia.

paikalliset vaatimukset

kaupunkisi tai paikkakuntasi voi vaatia muita työpaikkarekisteröintejä. Ja saatat joutua pidättämään paikalliset verot työntekijöidesi palkoista.

joitakin osavaltioita, joissa on paikallista tuloveroa, ovat Alabama, Colorado, Delaware ja Indiana. Muissa osavaltioissa, kuten Ohiossa ja Pennsylvaniassa, on tietyntyyppisiä paikallisia veroja, kuten koulupiirivero.

työnantajat ovat usein vastuussa paikallisten tuloverojen pidättämisestä ja tallettamisesta työntekijöilleen.

ota yhteyttä kuntatoimistoon saadaksesi lisätietoja siitä, onko sinun rekisteröidyttävä.

Hae Työnantajatunnusta

kun olet päättänyt ryhtyä työnantajaksi, sinun on haettava Työnantajatunnusta (ein). Ein on ainutlaatuinen yhdeksännumeroinen luku, jonka verovirasto antaa yrityksellesi. Sinun täytyy hakea EIN, jos aiot palkata työntekijöitä.

Einit muotoillaan näin: 12-3456789.

Einin hakemisesta ei peritä maksua. Voit hakea EIN-hakemustasi verkossa. Tai, voit lähettää tai faksata lomakkeen SS-4, hakemus työnantajan tunnistenumero, verottajalle.

nopein tapa hakea EIN-virkaa on verkossa. Sinun ei tarvitse täyttää lomakkeita. Ja, voit tulostaa pikavahvistuksen tietosi.

jos haluat hakea paperihakemuksella, täytä lomake SS-4 ja lähetä tai faksaa se verovirastoon. Muista, että hakemuksen lähettäminen tai faksaaminen vie enemmän aikaa EIN: n vastaanottamiseen.

Hanki työntekijäkorvausvakuutus

riippumatta siitä, minkä tyyppinen yritys olet, työntekijöillä on mahdollisuus saada työhön liittyvä sairaus tai vamma. Ennakoimattomien tapahtumien (esim.märälle lattialle putoamisen) kattamiseksi sinulla on oltava työntekijöiden korvausvakuutus.

joten mikä on työntekijöiden korvausvakuutus? Workers ’compensation, joka tunnetaan myös nimellä workers’ comp tai Workman ’ comp, on vakuutus, joka tarjoaa palkankorotus ja lääkekorvauksia työntekijöille, jotka sairastuvat tai loukkaantuvat työssä. Ja työntekijöiden korvaukset kattavat työntekijät riippumatta siitä, kuka aiheuttaa vaaratilanteen(esim. Sinä, työkaveri, työntekijä, jne.).

Työntekijäkorvaus voi koskea seuraavia palkansaajien asioita:

• krooninen selkäkipu
• Rannekanava
• kuulonalenema
• keuhkosairaus
• työperäisen stressin aiheuttamat vammat

työntekijäsi voivat olla oikeutettuja työntekijöiden komp-etuuksiin, kuten korvaukseen diagnoosista, hoidosta ja kuntoutuksesta.

työntekijöiden palkkakustannukset vaihtelevat yrityksen, palkkasumman, työn tyypin ja aikaisempien työntekijöiden korvausvaatimusten mukaan.

Osavaltiovaatimukset

jokaisella osavaltiolla on omat työläisten korvausohjelmat ja lait noudatettavanaan.

useimmissa valtioissa edellytetään, että saat työntekijän korvausvakuutuksen. Jotkut osavaltiot kuitenkin antavat työnantajien valita kattavuuden, kunnes heillä on tietty määrä työntekijöitä.

monet valtiot antavat työnantajille vapauden valita työntekijöilleen korvausturvan. Pohjois-Dakotan, Ohion, Washingtonin ja Wyomingin työnantajien on kuitenkin ostettava työntekijöiden korvaussuoja oman valtion rahastonsa kautta.

Kysy valtioltasi lisätietoja työntekijöiden korvausvaatimuksista.

selvitä, miten hoidat palkanlaskennan

ennen kuin voit alkaa palkata ja maksaa työntekijöitä, selvitä, miten aiot hoitaa palkanlaskennan. Harkitse näkökohtia, kuten kustannukset ja kuinka paljon aikaa se vie ajaa palkanlaskenta.

joitakin tapoja hallita palkanlaskentaa ovat:

• palkanlaskennan suorittaminen käsin
• palkanlaskennan ulkoistaminen (esim.kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä)
• palkanlaskennan ohjelmiston tai tarjoajan käyttäminen

palkanlaskennan suorittaminen käsin on kustannustehokkain tapa hoitaa palkanlaskenta. Se voi kuitenkin olla myös aikaa vievin vaihtoehto ja johtaa kalliisiin virheisiin. Kun suoritat palkanlaskentaa käsin, sinun on laskettava jokaisen työntekijän ennakonpidätettävät verot. Ja, sinun täytyy arkistoida ja tallettaa työnantajamaksut oikeille virastoille.

kirjanpitäjän tai kirjanpitäjän käyttäminen palkanlaskennan hoitamisessa edellyttää, että luovut palkkalistan hallinnasta. Ja, ulkoistaminen palkanlaskenta voi olla kallista oman pienyrityksen. Vaikka se on kalliimpaa kuin muut vaihtoehdot, ulkoistaminen palkanlaskenta voi säästää paljon aikaa. Ja, voit olla mielenrauhaa tietäen, että palkkatalletukset ovat tarkkoja.

Palkanlaskentaohjelmisto voi olla onnellinen väline palkanlaskennan suorittamisen ja sen ulkoistamisen välillä. Ohjelmisto on halvempi vaihtoehto kuin palkanlaskennan ulkoistaminen. Ja, palkanlaskenta ohjelmisto on tarkka ja säästää aikaa. Useimmat palkanlaskentaohjelmistot mahdollistavat palkanlaskennan suorittamisen muutamassa minuutissa. Kun tarkastellaan palkanlaskenta ohjelmisto, vertailla vaihtoehtoja. Katso tarjoajien hinnoittelu, ominaisuudet, helppokäyttöisyys, turvallisuus ja arvostelut.

palkkaa työntekijöitä

nyt kun olet tehnyt pohjatyön, on aika aloittaa työntekijöiden palkkaaminen.

monet uudet työnantajat käyttävät perinteisiä palkkausmenetelmiä (esim.suora palkkaus). Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, määrittää, mitä ominaisuuksia ja vaatimuksia etsit työntekijä.

luo selkeä ja puhutteleva työnkuva. Määritä sijainti vaatimukset ja pätevyys sisällyttää kuvaus. Joitakin tutkintoja voivat olla kokemus (esim. kaksi vuotta tietoteknisessä tehtävässä) ja koulutus (esim., Markkinoinnin kandidaatin tutkinto).

jos mahdollista, sisällytä esimerkiksi etuudet (esim. eläkemaksut) hakijoiden hakemiseen kannustamiseksi.

lähetä työnkuvasi alustoille, kuten yrityksesi verkkosivuille, Online-työpaikkatauluihin ja sosiaalisen median sivuille. Käy läpi ehdokkaiden jättämät hakemukset. Karsi epäpätevät hakijat ja ota yhteyttä hakijoihin, jotka vaikuttavat sopivan hyvin.

haastattele päteviä hakijoita. Haastatteluprosessi voi koostua useista haastattelukierroksista, kunnes löydät itsellesi sopivan ehdokkaan.

kun olet valmis palkkaamaan, laajenna työtarjous hakijalle. Jos ehdokas hyväksyy tarjouksesi, aloita onboarding prosessi ja uusi vuokraus paperityötä (josta puhumme enemmän seuraavassa vaiheessa).

yrityksesi kasvaessa voit muodostaa palkkaustoimikunnan palkkaamaan lisää työntekijöitä.

täytä Uudet vuokrapaperit

ennen kuin uudet työntekijät voivat aloittaa työt yrityksessäsi, sinun ja työntekijäsi on täytettävä uudet vuokrapaperit.

työnantajana sinun on ilmoitettava uusista palkkauksista. Liittovaltion lain mukaan sinun on ilmoitettava uusista palkkaajista 20 päivän sisällä heidän palkkaamisestaan. Kuitenkin valtion lait uusia palkkaajia voi vaihdella. Tarkista oman valtion selvittää uusia vuokraus aikataulut ja lait.

työntekijän on täytettävä lomake W-4, työntekijän Ennakonpidätystodistus, liittovaltion ennakonpidätystä varten. Lomake W-4 määrittää, kuinka paljon pidätät työntekijöiden palkat liittovaltion tuloverot. Joitakin tietoja työntekijän on lueteltava Lomakkeessaan W-4 sisältää nimensä, osoitteensa, sosiaaliturvatunnuksensa ja siviilisäätynsä.

monissa osavaltioissa on myös valtion tulovero. Jos työntekijä työskentelee valtion tuloveroa, ne on myös täytettävä valtion W-4 lomake.

sen varmistamiseksi, että työntekijät ovat oikeutettuja työskentelemään Yhdysvalloissa, heidän on täytettävä lomake I-9, Työllistymiskelpoisuuden todentaminen. Kun keräät I-9-lomakkeen, työntekijän on myös toimitettava henkilöllisyytensä ja kelpoisuutensa todistavat asiakirjat (esimerkiksi ajokortti, passi, sosiaaliturvakortti jne.).

saatat joutua keräämään työntekijöiltä myös muita asiakirjoja, kuten allekirjoitetun työntekijän käsikirjan, etuustiedot ja hätäyhteyslomakkeet.

maksa työnantajamaksut

yksi suurimmista työnantajavastuista on työnantajamaksujen maksaminen. Jos et maksa ennakonpidätyksiäsi ajoissa, voit saada sakkoja tai vankeutta.

työnantajamaksut sisältävät liittovaltion tulot, sosiaaliturvan ja Medicaren sekä liittovaltion työttömyysverot. Kuten mainittiin, jotkut työnantajat saattavat joutua maksamaan valtion ja paikalliset verot, liian.

liittovaltion tulovero

se, kuinka usein liittovaltion tuloveroa maksetaan, vaihtelee yrityskohtaisesti. Sinun täytyy pidättää liittovaltion tuloveroa työntekijöiden palkoista. Ja, sinun täytyy maksaa kuukausittain tai puoliviikkoisin perusteella puolesta työntekijä.

liittovaltion tuloveron maksuaikataulu perustuu muistijaksoon muodossa 941. Lomake 941 raportoi liittovaltion tulot, Sosiaaliturva, ja Medicare verovelat.

uusilla yrityksillä on automaattisesti kuukausittainen talletustiheys. Muista, että talletusaikataulusi voi muuttua joka vuosi.

kuukausittaisille tallettajille liittovaltion tuloveromaksu erääntyy kunkin seuraavan kuukauden 15.päivänä. Esimerkiksi liittovaltion tulovero ennakonpidätys marraskuussa erääntyy joulukuun 15. päivään mennessä.

liittovaltion tuloverotalletukset on tehtävä sähköisellä varainsiirrolla (esim.EFTPS).

Sosiaaliturva-ja Medicare-verot

Sosiaaliturva-ja Medicare-verot muodostavat FICA-veron. Sekä sinä että työntekijäsi osallistuvat Sosiaaliturva-ja Medicare-veroihin.

sosiaaliturvan ennakonpidätysprosentti on 6,2. Jokaisen työntekijän palkasta on pidätettävä 6,2 prosenttia sosiaaliturvan vuoksi. Ja, maksaa vastaava työnantajamaksu 6,2%.

Medicare-vero on 1,45% sekä sinulta että työntekijöiltäsi. Pidättäkää 1.45% työntekijöiden palkoista ja osuus vastaa 1,45%: n työnantajaosuutta.

talletusvero sekä liittovaltion tulovero. Käytä samoja talletustiheyksiä kuin liittovaltion tulovero (esim.kuukausittain tai puoliviikkoisin). Varmista, että talletat sekä työntekijän että työnantajan osia FICA: sta.

liittovaltion työttömyysvero

useimpien työnantajien on myös maksettava liittovaltion työttömyysveroa, joka tunnetaan myös nimellä FUTA tax.

sinun täytyy maksaa FUTA veroa, jos jokin seuraavista pitää paikkansa:

• olet maksanut vähintään 1 500 dollaria palkkoja kalenterivuosittain
• sinulla oli vähintään yksi työntekijä vähintään osan päivää millä tahansa 20 tai useammalla eri viikolla

liittovaltion palkkatalletussääntöjen mukaan sinun on tehtävä neljännesvuosittain talletuksia. Kuitenkin vain tehdä FUTA talletus, jos liittovaltion työttömyyden verovelka on yli $500 neljänneksen aikana.

liittovaltion Tulo-ja FICA-verojen tavoin FUTA-vero on talletettava sähköisellä varainsiirrolla.

tässä on FUTA-verojen talletusten eräpäivien aikataulu:

• 30. huhtikuuta 1. vuosineljännes (tammi – maaliskuu)
• 31. Heinäkuuta 2. vuosineljännes (huhti – kesäkuu)
• 31. lokakuuta 3. vuosineljännes (heinä – syyskuu)
• 31. lokakuuta 4. vuosineljännes (loka-joulukuu))

osavaltioiden ja kuntien verot

osavaltiosta riippuen saatat joutua pidättämään myös valtion ja paikallisten tuloverot sekä valtion työttömyysveron.

Tarkista osavaltiostasi ja paikallisilta verovirastoiltasi maksutiedot valtion ja paikallisten työnantajamaksujen osalta.

tee palkkaselvitykset

työnantajamaksujen maksamisen lisäksi myös palkkaselvitykset. Palkkaselvitykset ovat lomakkeita, jotka ilmoittavat hallitukselle palkkasaatavistasi.

arkistoitavat palkkaselvitykset riippuvat yrityksestäsi. Ilmoita sekä työntekijöiden palkoista pidättämäsi verot että maksamasi verot. Sinun täytyy toimittaa palkkaselvitykset sekä liittovaltion ja valtion veroja.

palkkalomakkeiden määrä riippuu lomakkeen tyypistä. Jotkin lomakkeet saattavat olla neljännesvuosittain erääntyviä, kun taas toiset erääntyvät vuosittain.

neljännesvuosittaiset palkkasummaraportit

lomake 941, työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus, ilmoittaa liittovaltion tulot, Sosiaaliturva ja Medicare verot sekä työntekijöiden palkat.

Tiedostolomake 941 joka vuosineljännes, jos sinulla on työntekijöitä, vaikka sinulla ei olisi veroja tai palkkoja ilmoitettavana. Älä tee lomaketta 941, jos olet kausityöntekijä tai työllistät kotitaloutta (esim.lastenhoitovero) tai maatilan työntekijöitä (esim. lomake 943).

lomakkeen 941 eräpäivät sisältävät:

• 30. huhtikuuta 1. neljännes
• 31. Heinäkuuta 2. neljännes
• 31. lokakuuta 3. neljännes
• 31. lokakuuta 3. neljännes
• 31. Tammikuuta 3. neljännes 4

Valtion palkkasummaraportit

saatat joutua tekemään myös neljännesvuosiraportit valtion tulo-ja työttömyysveroista (Suta).

eräpäivät voivat vaihdella laajalti osavaltiosta toiseen. Vaikka useimmat valtiot vaativat sinua tiedoston neljännesvuosittain, sinun pitäisi ottaa yhteyttä oman valtion erityisiä palkanlaskennan raportointivaatimuksia.

vuotuiset palkkaselvitykset

vuotuiset palkkaselvitykset toimitetaan kerran vuodessa 31. tammikuuta mennessä. Joitakin yleisiä vuosittaisia palkkaraportteja ovat lomakkeet 944, 940 sekä W-2 ja W-3.

lomake 944

jotkut työnantajat voivat jättää lomakkeen 941 sijasta lomakkeen 944, työnantajan vuosittaisen veroilmoituksen.

kuten lomake 941, voit käyttää lomaketta 944 ilmoittaa liittovaltion tulot, Sosiaaliturva, ja Medicare verot vuosittain.

verovirasto kertoo, saako lomaketta 944 käyttää. Tyypillisesti olet oikeutettu, jos yrityksen vuotuinen vastuu sosiaaliturva, Medicare, ja liittovaltion tuloverot ovat $1,000 tai vähemmän.

lomake 940

Käytä lomaketta 940, työnantajan vuosittainen liittovaltion työttömyyden (FUTA) veroilmoitus, ilmoittaaksesi liittovaltion työttömyysveron (FUTA).

File Form 940 annual to report your federal employment tax reliability. Muista, että vain työnantajat maksavat FUTA-veroja.

lomake W-2 ja lomake W-3

lomake W-2, palkka-ja veroilmoitus, on vuosittainen verolomake, joka on annettava jokaiselle työntekijälle 31.tammikuuta mennessä. Lomake W – 2 sisältää yhteenvedon työntekijän palkasta ja verot vuodelta. Työntekijät käyttävät lomaketta W-2 jättääkseen henkilökohtaisen Veroilmoituksensa. Sinun täytyy myös arkistoida kopio lomakkeesta W-2 verovirastolle.

lomake W-3, palkka-ja veroilmoituksen Transmittaali, on lomakkeen W-2 transmittaalinen muoto. Lomake W-3 on yhteenveto työntekijöidesi lomakkeista W-2 saaduista tiedoista. Älä lähetä lomaketta W-3 työntekijöillesi. Lähetä kopio lomakkeesta W-3 verovirastolle joka vuosi 31. tammikuuta mennessä.

Etsitkö helppoa tapaa käsitellä palkanlaskenta työnantajaksi tulon jälkeen? Patriot-ohjelmiston avulla voit suorittaa tarkkoja voittorullia kolmessa yksinkertaisessa vaiheessa. Ja asiantuntijatukemme on vain puhelun, chatin tai sähköpostin päässä. Aloita itseohjautuva demo tänään!

tämä artikkeli on päivitetty alkuperäisestä julkaisupäivästään 5. heinäkuuta 2013.

tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi; Lisätietoja saat täältä.