hvis du starter et nyt projekt uden at indsamle projektkrav fra sponsorer og slutbrugere, sætter du dig op for fiasko. Projekter er vellykkede, når de leverer positive resultater og opfylder interessenternes forventninger. Hvis dit projekt ikke opfylder projektets og brugernes forventninger, er det mislykkedes, uanset hvor hurtigt du har gennemført eller holdt det inden for budgettet.

sig for eksempel, at du leder et projekt for at oprette en ny mobilapp. Du samler projektkrav og sammensætter et team af udviklere, produktledere og reklamer. Efter lanceringen klager brugerne imidlertid over appens interface. De kan ikke navigere i appen for at få noget gjort.

det viser sig, at dit team havde været så fokuseret på at opfylde alle projektkrav indsamlet fra projektsponsorer, at de ignorerede et afgørende brugerkrav til programmelprojekter: keep it simple!

dit team leverede en fungerende app, men opfyldte ikke brugernes forventninger. Heldigvis kan du undgå sådanne resultater ved at identificere, analysere og validere interessenternes krav, før du begynder nye projekter. Det er her, hvor kravanalyse kommer ind.

Hvad er en kravanalyse?

kravanalyse indebærer at definere, analysere, validere og tilpasse interessenternes forventninger til nye projekter, mens man overvejer alle mulige konflikter.

det er en proces til at identificere, analysere og styre projektkrav for at bestemme, hvad projektet skal opnå og fjerne eventuelle uklarheder eller modstridende krav i din projektplan.

når du udfører kravanalyseprocessen, skal du huske, at alle accepterede krav skal være:

• dokumenteret
• handlingsbar
• målbar
• testbar
• sporbar
• defineret med tilstrækkelige detaljer
• relateret til overordnede forretningsbehov

hvornår udføres en kravanalyse?

typisk udfører du processen med kravanalyse, før du begynder projektplanlægning. Derudover udfører du i projektledelse kravanalyse, når:

• beregning af udviklingsomkostninger
• fastsættelse af projektprioriteter
• oprettelse af en arbejdsopdelingsstruktur
• inklusive projektspecialister i et igangværende projekt

hvem foretager en kravanalyse?

projektledere udfører projektkravsanalyse, inden de påbegynder nye projekter. Kravet analyse dokument indsamler, organiserer og sporer projektets krav fra centrale interessenter. Det guider projektplanlægning og sikrer, at du gennemfører dine projekter på linje med interessent-og forretningsmål.

kravanalyse i programmelteknik

mens kravanalyse er gavnlig for ethvert projekt, er det mest almindeligt inden for programmelteknik. I programteknik definerer kravanalyse, kendt som kravteknik, forventninger til, at nye programmer bygges eller ændres.

kravanalyse giver projektledere og ledere mulighed for at opretholde klar retning, holde brugernes behov front-and-center og udvikle omfattende dokumentation af udviklingsprocessen. Kravanalyse i programmelteknik er normalt en iterativ, kontinuerlig proces gennem et projekts varighed, ikke en en-og-færdig opgave.

Hvordan finder du ud af projektkrav?

afdækning af projektkravene er kernen i kravanalyse. Det starter med at identificere og få input fra de vigtigste interessenter. Når du har identificeret disse interessenter, skal du registrere deres projektkrav til forskning og validering, inden arbejdet begynder.

der er tre hovedfaser i at gennemføre en grundig kravanalyse:

1. det første skridt er at samle kravene ved at indsamle forretningsprocesdokumentation og gennemføre samtaler med interessenter.
2. Dernæst skal du analysere og validere kravene og vurdere, om de er klare, komplette, konsistente og entydige.
3. endelig registrere kravene og overvåge deres gennemførelse i hele projektet.

vigtige interessenter, der skal konsulteres i processen med kravanalyse, inkluderer klienter, slutbrugere, teammedlemmer og projektsponsorer. Disse er normalt de interessenter, der er mest påvirket af projektet, og deres behov kombineres for at definere det ideelle projektresultat.

Kravanalyseteknikker, du har brug for at vide

Kravanalyseteknikker hjælper dig med at bestemme interessenternes forventninger, der gør det gennem kravanalyse. De giver dig også mulighed for at afklare interessenternes forventninger på et enkelt, visuelt sprog for at sikre, at du er på samme side. Når du har samlet kravene, skal du skrive dem ned i et kravanalysedokument og dele dem med dine interessenter til godkendelse.

hvis du foretager ændringer i dette kravanalysedokument under projektet, skal du registrere det gennem en ændringskontrolprocedure og indsende det igen til godkendelse fra de relevante interessenter.

Kravanalyseteknikker til opdagelse af forretningsbehov

følgende kravanalyseteknikker hjælper med at opdage forretningsbehov:

• Gap-analyse: Gap-analyse er en proces, der studerer virksomheden og dens mål og giver indsigt i, hvordan dette hul kan lukkes.
• Forretningsmotivationsmodel (BMM): denne analyseteknik er struktureret på et OMG-modelleringssystem, der understøtter forretningsbeslutninger, der reagerer på globale ændringer.
• kunde rejse kortlægning: Med infusion af historiefortælling og visuals hjælper kunderejsekort med at forstå dine kunders motivation, frygt og indvendinger.

Kravanalyseteknikker til identifikation af programkrav

følgende kravanalyseteknikker hjælper med at identificere behov for programkrav:

• Datastrømsprogram: et datastrømsprogram (DFP) definerer projektets omfang uden at dykke ned i detaljerede detaljer.
• Use cases: use cases kan hjælpe med at definere systemadfærd og kommunikere ud fra slutbrugerens perspektiv.
• brugerhistorier: brugerhistorier fokuserer på dine brugeres behov i stedet for de funktioner, dit system skal levere.

hvad er udfordringerne ved at identificere projektkrav?

når man identificerer projektkrav, er der nogle fælles udfordringer at forvente. Nogle af disse er:

interessenter ved ikke, hvad de vil

den største udfordring ved kravanalyse er, at kunderne ofte har en vag ide om, hvad de vil have. Nogle kunder ved måske, men kæmper med at kommunikere det, så det er op til dig at stille de rigtige spørgsmål for at fange deres behov.

krav er ofte dynamiske

en anden udfordring ved kravanalyse er kravets udviklende karakter. Forventninger defineret i starten af projektet kan ændre sig, efterhånden som projektet skrider frem. Forretningstendenser kan påvirke de oprindelige betingelser, hvilket kræver en helt ny løsning. Har backup planer og forandringsledelsesprocesser på plads for at tackle uventede ændringer.

dårlig kommunikation mellem teams

på grund af forskellen i teknisk ekspertise mellem projektledere, ingeniører og brugere kan disse interessenter ikke altid se øje til øje. Det er dit job som projektleder at være mægler og kommunikator mellem alle involverede sider.

udviklingsteamet er uvidende om organisationens politik

udviklingsteams er ofte uvidende om organisationspolitik, især i store virksomheder med tværfunktionelle teams. Ukontrolleret kan dette forårsage misforståelse, forkert justering af mål og projektfejl.

hvad er kravanalyseprocessen?

fem-trins processen nedenfor er afgørende for at opdage et projekts krav.

udfør en interessentanalyse

for at finde frem til projektkrav skal du liste de vigtigste interessenter, der er involveret, fra projektsponsor til slutbrugere til projektteamet.

at have et klart billede af, hvem der har indflydelse på projektet, sætter dig på den rigtige vej til at samle og organisere deres forventninger inden den faktiske kravanalyse. Når du har identificeret vigtige interessenter, kan du gruppere dem efter det niveau af indflydelse og interesse, de har i dit projekts succes eller fiasko.

• høj effekt, meget interesseret: styr nøje forventningerne fra interessenter i denne rang. Deres krav bør være din højeste prioritet. Kunder, projektsponsorer og slutbrugere falder ind under denne kategori. Se også deres nærmeste påvirkere.
• høj effekt, mindre interesseret: disse interessenter har en betydelig andel i dit projekt, men er ikke ivrige efter det. Arbejd hårdt for at holde dem tilfredse og opretholde deres interesse.
• lav effekt, meget interesseret: selvom disse interessenter ikke har en betydelig andel i dit projekt, skal du holde dem informeret og kommunikere regelmæssigt for at sikre, at der ikke opstår problemer.
• lav effekt, mindre interesseret: disse interessenter har ringe interesse og andel i dit projekt. Hold dem i løkken og Vedligehold dit forhold til dem, men gider dem ikke med overskydende kommunikation.

Bemærk Hver interessents krav

når du har identificeret og kategoriseret projektets interessenter, skal du bede hver af dem om deres forventninger. Hvad vil de have fra dette produkt? Hvad er deres forventede resultat?

når du taler med interessenter, skal du opretholde gennemsigtighed, afklare projektets omfang og eventuelle mangler i anvendelsesområdet og kontekstualisere diskussioner. Hvis du ikke gør det, kan interessenter sætte urealistiske projektkrav, hvilket vil føre til skuffelse, hvis du ikke implementerer deres ønskede funktionaliteter i projektet, der kan leveres.

det er vigtigt at forstå hver interessents forskellige perspektiv for at skabe og kommunikere et klarere billede af dit projekts mål. Her er nogle kravanalyseteknikker, der hjælper med at notere interessenternes krav:

• vær individuelle samtaler: Tal med hver interessent individuelt for at forstå deres særlige behov og synspunkter.
• gennemføre gruppesamtaler: Hold samtalesessioner, der involverer specifikke interessentgrupper. Disse sessioner giver dig mulighed for at danne en overlapning af oplysninger, der forbinder de forskellige gruppeforventninger.
• brug brugssager: brugssager er scenariebaserede teknikker, der leder dig gennem funktionaliteten i et system, ET program eller en tjeneste.
• Byg mock-ups: prototyper giver brugerne en ide om det færdige produkt, hvilket gør det lettere at få øje på produkthuller og bruger utilfredshed inden lanceringen.

Gruppekrav

efter identifikation af krav grupperes dem i en af disse fire kategorier:

• tekniske krav: de tekniske problemer, du skal løse for at gennemføre projektet med succes
• operationelle krav: de nødvendige operationer, der holder projektet kørende over en bestemt periode
• funktionelle krav: De funktionelle krav dit projekt skal have for at blive betragtet som komplet eller vellykket

afklare og registrere krav

nu er det tid til at bestemme hvert krav gennemførlighed og hvordan projektet kan levere dem. For at opnå dette skal du:

• Definer krav i klare, tilstrækkeligt detaljerede og relevante termer.
• Rangkrav efter deres betydning. Du skal prioritere krav, fordi budgetter ofte er begrænsede. Angiv de mest kritiske behov over “nice-to-haves.”
• bilægge modstridende krav spørgsmål ved at diskutere dem med vigtige interessenter. Dette er det mest værdifulde trin i gennemførelsen af en kravanalyse. Det giver de involverede parter mulighed for at undersøge flere muligheder for projektets resultat og blive enige om den bedste at forfølge.
• undersøge gennemførlighed. Udfør en detaljeret analyse af den potentielle pålidelighed og anvendelighed af det nye produkt eller system. Denne analyse vil identificere grå områder og mulige problemer. Registrer dine vigtigste fund i et skriftligt dokument, og del dem derefter med de tidligere identificerede interessenter.

få en underskrevet aftale

det er ikke nok at mundtligt blive enige om krav. Få dem skriftligt og få dokumentet underskrevet af vigtige interessentgrupper, der bekræfter, at de præsenterede krav nøjagtigt afspejler deres behov. Dette kravanalysedokument, kendt i programmelteknik som SPECIFIKATIONER for Programmelkrav (SRS), forhindrer sandsynligheden for problemer med scope creep.

eksempel på Kravanalysedokument

dit kravanalysedokument (rad) kan indeholde tekst og visuelle diagrammer. Det kan fungere som en kontraktlig aftale mellem dig og dine kunder og skal skrives på sprog, som interessenter kan forstå. Vigtige dele af et kravanalysedokument inkluderer:

• formål
• publikum
• funktionelle krav
• tekniske krav

her er et kravanalysedokumenteksempel fra Florida State University for at inspirere din.

Hvorfor bruge dette værktøj?

et vellykket projekt opfylder alle interessenternes forventninger. Effektive projektstyringsværktøjer gør det nemt at samle krav fra vigtige interessenter, tilbyde synlighed i kravanalysen og projektplanlægningsprocessen og analysere projektkrav på et centralt sted og arbejdsområde.

er du klar til at nå projektmål i tide og på budgettet, mens du opfylder interessenternes forventninger? Start med en gratis to-ugers prøveversion af projektstyringsprogrammet.