dacă începeți un proiect nou fără a colecta cerințele proiectului de la sponsori și utilizatori finali, vă pregătiți pentru eșec. Proiectele au succes atunci când oferă rezultate pozitive și satisfac așteptările părților interesate. Dacă proiectul dvs. nu îndeplinește așteptările proiectului și ale utilizatorilor, acesta a eșuat indiferent cât de repede l-ați finalizat sau l-ați menținut în buget.

spuneți, de exemplu, că conduceți un proiect pentru a crea o nouă aplicație mobilă. Adunați cerințele proiectului și reuniți o echipă de dezvoltatori, manageri de produse și reclame. După lansare, însă, utilizatorii se plâng de interfața aplicației. Ei nu pot naviga în aplicație pentru a face ceva.

se pare că echipa dvs. a fost atât de concentrată pe satisfacerea fiecărei cerințe de proiect adunate de la sponsorii proiectului, încât au ignorat o cerință crucială a utilizatorului pentru proiectele software: Păstrați-o simplă!

echipa dvs. a livrat o aplicație funcțională, dar nu a reușit să îndeplinească așteptările utilizatorilor. Din fericire, puteți evita astfel de rezultate identificând, analizând și validând cerințele părților interesate înainte de a începe noi proiecte. Aici intervine analiza cerințelor.

ce este o analiză a cerințelor?

Analiza cerințelor implică definirea, analizarea, validarea și alinierea așteptărilor părților interesate pentru proiecte noi, luând în considerare toate conflictele posibile.

este un proces de identificare, analiză și gestionare a cerințelor proiectului pentru a determina ce ar trebui să realizeze proiectul și pentru a elimina orice ambiguități sau cerințe contradictorii din planul de proiect.

pe măsură ce efectuați procesul de analiză a cerințelor, rețineți că orice cerințe acceptate trebuie să fie:

• documentat
• acționabil
• măsurabil
• testabil
• trasabil
• definit cu suficiente detalii
• legat de nevoile generale ale afacerii

când se efectuează o analiză a cerințelor?

de obicei, efectuați procesul de analiză a cerințelor înainte de a începe planificarea proiectului. În plus, în managementul de proiect, efectuați analiza cerințelor atunci când:

• calcularea costurilor de dezvoltare
• stabilirea priorităților proiectului
• crearea unei structuri de defalcare a lucrărilor
• includerea specialiștilor de proiect într-un proiect în desfășurare

cine efectuează o analiză a cerințelor?

managerii de proiect efectuează analiza cerințelor proiectului înainte de a începe noi proiecte. Documentul de analiză a cerințelor colectează, organizează și urmărește cerințele proiectului de la părțile interesate cheie. Ghidează planificarea proiectelor și vă asigură că vă finalizați proiectele aliniate cu obiectivele părților interesate și de afaceri.

Analiza cerințelor în ingineria software

în timp ce analiza cerințelor este benefică pentru orice proiect, este cea mai frecventă în ingineria software. În ingineria software, analiza cerințelor, cunoscută sub numele de ingineria cerințelor, definește așteptările pentru noul software construit sau modificat.

Analiza cerințelor în ingineria software împuternicește managerii de proiect și liderii să mențină o direcție clară, să mențină nevoile utilizatorilor în față și în centru și să dezvolte o documentație cuprinzătoare a procesului de dezvoltare. Analiza cerințelor în ingineria software este de obicei un proces iterativ, continuu pe toată durata unui proiect, nu o sarcină unică.

Cum afli cerințele proiectului?

dezgroparea cerințelor proiectului este esența analizei cerințelor. Începe cu identificarea și obținerea de contribuții de la cele mai importante părți interesate. După identificarea acestor părți interesate, înregistrați cerințele proiectului pentru cercetare și validare înainte de începerea lucrărilor.

există trei etape principale în efectuarea unei analize aprofundate a cerințelor:

1. primul pas este de a aduna cerințele prin colectarea documentației procesului de afaceri și efectuarea de interviuri cu părțile interesate.
2. apoi, analizați și validați cerințele, evaluând dacă acestea sunt clare, complete, consecvente și lipsite de ambiguitate.
3. în cele din urmă, înregistrați cerințele și monitorizați implementarea acestora pe tot parcursul proiectului.

părțile interesate importante care trebuie consultate în procesul de analiză a cerințelor includ clienții, utilizatorii finali, membrii echipei și sponsorii proiectului. Acestea sunt de obicei părțile interesate cele mai afectate de proiect, iar nevoile lor se combină pentru a defini rezultatul ideal al proiectului.

tehnici de analiză a cerințelor trebuie să știți

tehnicile de analiză a cerințelor vă ajută să determinați așteptările părților interesate care o fac prin analiza cerințelor. De asemenea, vă permit să clarificați așteptările părților interesate într-un limbaj simplu, vizual, pentru a vă asigura că sunteți pe aceeași pagină. După ce ați adunat cerințele, scrieți-le într-un document de analiză a cerințelor și împărtășiți-le părților interesate pentru aprobare.

dacă efectuați modificări la acest document de analiză a cerințelor în timpul proiectului, înregistrați-l printr-o procedură de control al modificărilor și trimiteți-l din nou spre aprobare de la părțile interesate relevante.

tehnici de analiză a cerințelor pentru descoperirea nevoilor de afaceri

următoarele tehnici de analiză a cerințelor ajută la descoperirea nevoilor de afaceri:

• analiza Gap: analiza Gap este un proces care studiază afacerea și obiectivele sale și oferă informații despre modul în care acest decalaj poate fi închis.
• model de motivare a afacerii (BMM): această tehnică de analiză este structurată pe un sistem de modelare OMG care susține deciziile de afaceri care reacționează la schimbările globale.
• cartografierea călătoriei clienților: Cu infuzia de povestiri și imagini vizuale, hărțile de călătorie ale clienților ajută la înțelegerea motivației, temerilor și obiecțiilor clienților dvs.

tehnici de analiză a cerințelor pentru identificarea cerințelor software

următoarele tehnici de analiză a cerințelor ajută la identificarea nevoilor cerințelor software:

• program de flux de date: un program de flux de date (DFP) definește domeniul de aplicare al proiectului fără a intra în detalii elaborate.
• cazuri de Utilizare: cazurile de utilizare pot ajuta la definirea comportamentului sistemului și la comunicarea din perspectiva utilizatorului final.
• poveștile utilizatorilor: poveștile utilizatorilor se concentrează mai degrabă pe nevoile utilizatorilor decât pe caracteristicile pe care sistemul dvs. ar trebui să le ofere.

care sunt provocările identificării cerințelor proiectului?

la identificarea cerințelor proiectului, există câteva provocări comune de așteptat. Unele dintre acestea sunt:

părțile interesate nu știu ce vor

cea mai mare provocare a analizei cerințelor este că clienții au adesea o idee vagă despre ceea ce doresc. Este posibil ca unii clienți să știe, dar să se lupte cu comunicarea acesteia, așa că depinde de dvs. să puneți întrebările potrivite pentru a le capta nevoile.

cerințele sunt adesea dinamice

o altă provocare a analizei cerințelor este natura în evoluție a cerințelor. Așteptările definite la începutul proiectului se pot schimba pe măsură ce proiectul progresează. Tendințele de afaceri pot avea impact asupra condițiilor inițiale, necesitând o soluție complet nouă. Aveți planuri de rezervă și procese de gestionare a schimbărilor pentru a aborda schimbările neașteptate.

comunicare slabă între echipe

datorită diferenței de expertiză tehnică dintre managerii de proiect, ingineri și utilizatori, este posibil ca aceste părți interesate să nu fie întotdeauna de acord. Este treaba ta ca manager de proiect să fii mediator și comunicator între toate părțile implicate.

echipa de dezvoltare este ignorată de politica organizației

echipele de dezvoltare sunt adesea ignorate de politica organizațională, în special în companiile mari cu echipe inter-funcționale. Necontrolat, acest lucru poate provoca neînțelegeri, nealiniere a obiectivelor și eșecul proiectului.

care este procesul de analiză a cerințelor?

procesul în cinci pași de mai jos este vital în descoperirea cerințelor unui proiect.

efectuați o analiză a părților interesate

pentru a descoperi cerințele proiectului, enumerați principalele părți interesate implicate, de la sponsorul proiectului la utilizatorii finali și echipa de proiect.

a avea o imagine clară despre cine are un cuvânt de spus În Proiect vă pune pe calea cea bună de a aduna și organiza așteptările lor înainte de analiza cerințelor reale. Odată ce identificați părțile interesate cheie, le puteți grupa după nivelul de influență și interes pe care îl au în succesul sau eșecul proiectului dvs.

• de mare putere, foarte interesat: gestiona îndeaproape așteptările părților interesate în acest rang. Cerințele lor ar trebui să fie prioritatea dvs. principală. Clienții, sponsorii proiectului și utilizatorii finali se încadrează în această categorie. Urmăriți și cei mai apropiați influențatori.
• de mare putere, mai puțin interesați: aceste părți interesate au o miză semnificativă în proiectul dvs., dar nu sunt pasionați de el. Muncește din greu pentru a-i menține mulțumiți și pentru a-i susține interesul.
• putere redusă, foarte interesat: deși aceste părți interesate nu au o miză semnificativă în proiectul dvs., păstrați-le informate și comunicați în mod regulat pentru a vă asigura că nu apar probleme.
• putere redusă, mai puțin interesați: aceste părți interesate au puțin interes și miză în proiectul dvs. Păstrați-le în buclă și mențineți-vă relația cu ele, dar nu le deranjați cu o comunicare excesivă.

notă cerințele fiecărei părți interesate

după ce ați identificat și clasificat părțile interesate din proiect, întrebați-le pe fiecare dintre ele așteptările lor. Ce vor de la acest produs? Care este rezultatul așteptat?

atunci când vorbiți cu părțile interesate, mențineți transparența, clarificați domeniul de aplicare al proiectului și eventualele lacune ale domeniului de aplicare și contextualizați discuțiile. Dacă nu faceți acest lucru, părțile interesate pot stabili cerințe nerealiste ale proiectului, ceea ce va duce la dezamăgire dacă nu reușiți să implementați funcționalitățile dorite în livrarea proiectului.

este esențial să înțelegeți perspectiva distinctă a fiecărei părți interesate pentru a crea și a comunica o imagine mai clară a obiectivelor proiectului dvs. Iată câteva tehnici de analiză a cerințelor care vor ajuta la notarea cerințelor părților interesate:

• găzduiți interviuri individuale: discutați cu fiecare parte interesată în mod individual pentru a înțelege nevoile și opiniile lor specifice.
• Realizarea interviurilor de grup: organizarea de sesiuni de interviu care implică grupuri specifice de părți interesate. Aceste sesiuni vă vor permite să formați o suprapunere de informații care leagă diferitele așteptări ale grupului.
• utilizați cazuri de utilizare: cazurile de Utilizare sunt tehnici bazate pe scenarii care vă ghidează prin funcționalitatea unui sistem, software sau serviciu.
• construiți machete: prototipurile oferă utilizatorilor o idee despre produsul finit, facilitând identificarea lacunelor produselor și nemulțumirea utilizatorilor înainte de lansare.

cerințe de grup

după identificarea cerințelor, grupați-le în oricare dintre aceste patru categorii:

• cerințe tehnice: problemele tehnice pe care trebuie să le rezolvați pentru a finaliza cu succes proiectul
• cerințe operaționale: operațiunile necesare care mențin proiectul în funcțiune pe o perioadă specificată
• cerințe funcționale: Cerințele funcționale pe care proiectul dvs. trebuie să le dețină pentru a fi considerate complete sau de succes

clarificați și înregistrați cerințele

acum, este timpul să determinați fezabilitatea fiecărei cerințe și modul în care proiectul le poate livra. Pentru a realiza acest lucru, trebuie:

• definiți cerințele în termeni clari, suficient de detaliați și relevanți.
• cerințe de rang în funcție de importanța lor. Trebuie să acordați prioritate cerințelor, deoarece bugetele sunt adesea limitate. Enumerați cele mai critice nevoi deasupra „nice-to-haves.”
• soluționează problemele privind cerințele conflictuale discutându-le cu părțile interesate cheie. Acesta este cel mai valoros pas în efectuarea unei analize a cerințelor. Acesta permite părților implicate să exploreze mai multe posibilități ale rezultatului proiectului și să convină asupra celei mai bune de urmărit.
• investigați fezabilitatea. Efectuați o analiză detaliată a fiabilității potențiale și a utilizabilității noului produs sau sistem. Această analiză va identifica zonele gri și posibilele probleme. Înregistrați-vă constatările cheie într-un document scris, apoi împărtășiți-le părților interesate identificate anterior.

obțineți un acord semnat

nu este suficient să fiți de acord verbal asupra cerințelor. Obțineți-le în scris și semnați documentul de către grupurile cheie de părți interesate care afirmă că cerințele prezentate reflectă cu exactitate nevoile lor. Acest document de analiză a cerințelor, cunoscut în ingineria software sub numele de specificații privind cerințele Software (SRS), previne probabilitatea apariției unor probleme de creep.

exemplu de document de analiză a cerințelor

documentul dvs. de analiză a cerințelor (rad) poate include diagrame text și vizuale. Acesta poate servi ca un acord contractual între dvs. și clienții dvs. și ar trebui să fie scris în limba pe care părțile interesate o pot înțelege. Secțiunile importante ale unui document de analiză a cerințelor includ:

• scop
• audiență
• cerințe funcționale
• cerințe tehnice

Iată un exemplu de document de analiză a cerințelor de la Universitatea de stat din Florida pentru a vă inspira.

de ce să folosiți Wrike ca instrument de analiză a cerințelor?

un proiect de succes îndeplinește toate așteptările părților interesate. Instrumente puternice de management de proiect, cum ar fi Wrike, facilitează colectarea cerințelor de la părțile interesate cheie, oferă vizibilitate în analiza cerințelor și procesul de planificare a proiectului și analizează cerințele proiectului într-o locație și spațiu de lucru centralizat.

sunteți gata să atingeți obiectivele proiectului la timp și la buget, îndeplinind în același timp așteptările părților interesate? Începeți cu o încercare gratuită de două săptămâni a software-ului de management de proiect Wrike.