pokud zahájíte nový projekt bez shromažďování požadavků projektu od sponzorů a koncových uživatelů, připravujete se na selhání. Projekty jsou úspěšné, pokud přinášejí pozitivní výsledky a uspokojují očekávání zúčastněných stran. Pokud váš projekt nesplňuje očekávání projektu a uživatelů, selhal bez ohledu na to, jak rychle jste jej dokončili nebo udržovali v rámci rozpočtu.

řekněme například, že vedete Projekt na vytvoření nové mobilní aplikace. Shromažďujete požadavky na projekt a sestavujete tým vývojářů, produktových manažerů a kreativ. Po spuštění si však uživatelé stěžují na rozhraní aplikace. Nejsou schopni navigovat aplikaci, aby něco udělali.

ukázalo se, že váš tým byl tak zaměřen na splnění všech požadavků projektu shromážděných od sponzorů projektu, že ignoroval jeden zásadní požadavek uživatele pro softwarové projekty: Udržujte to jednoduché!

váš tým dodal funkční aplikaci, ale nesplnil očekávání uživatelů. Naštěstí se těmto výsledkům můžete vyhnout identifikací, analýzou a ověřením požadavků zúčastněných stran před zahájením nových projektů. Zde přichází analýza požadavků.

co je analýza požadavků?

Analýza požadavků zahrnuje definování, analýzu, validaci a sladění očekávání zúčastněných stran pro nové projekty při zvažování všech možných konfliktů.

je to proces identifikace, analýzy a řízení požadavků projektu, aby se zjistilo, čeho by měl projekt dosáhnout, a odstranily se nejednoznačnosti nebo protichůdné požadavky ve vašem projektovém plánu.

při provádění procesu analýzy požadavků nezapomeňte, že všechny Přijaté požadavky musí být:

• zdokumentováno
• žalovatelné
• měřitelné
• testovatelné
• sledovatelné
• definováno s dostatečnými podrobnostmi
• týkajícími se celkových obchodních potřeb

kdy se provádí analýza požadavků?

obvykle provádíte proces analýzy požadavků před zahájením plánování projektu. Navíc v projektovém řízení provádíte analýzu požadavků, když:

• výpočet nákladů na vývoj
• nastavení priorit projektu
• vytvoření struktury členění práce
• včetně projektových specialistů v probíhajícím projektu

kdo provádí analýzu požadavků?

projektoví manažeři provádějí analýzu požadavků projektu před zahájením nových projektů. Dokument pro analýzu požadavků shromažďuje, organizuje a sleduje požadavky projektu od klíčových zúčastněných stran. Řídí plánování projektů a zajišťuje, že dokončíte své projekty v souladu se zúčastněnými stranami a obchodními cíli.

Analýza požadavků v softwarovém inženýrství

zatímco analýza požadavků je prospěšná pro jakýkoli projekt, je nejběžnější v softwarovém inženýrství. V softwarovém inženýrství, analýza požadavků, známý jako requirement engineering, definuje očekávání pro nový software je postaven nebo upraven.

Analýza požadavků v softwarovém inženýrství umožňuje projektovým manažerům a vedoucím udržovat jasný směr, udržovat potřeby uživatelů v popředí a rozvíjet komplexní dokumentaci vývojového procesu. Analýza požadavků v softwarovém inženýrství je obvykle iterativní, nepřetržitý proces po celou dobu trvání projektu, nikoli jednorázový úkol.

jak zjistíte požadavky projektu?

odkrytí požadavků projektu je jádrem analýzy požadavků. Začíná to identifikací a získáním informací od nejdůležitějších zúčastněných stran. Po identifikaci těchto zúčastněných stran Zaznamenejte své požadavky na projekt pro výzkum a validaci před zahájením práce.

existují tři hlavní fáze provádění důkladné analýzy požadavků:

1. prvním krokem je shromáždit požadavky shromažďováním dokumentace obchodních procesů a prováděním rozhovorů se zúčastněnými stranami.
2. dále analyzujte a ověřte požadavky a vyhodnoťte, zda jsou jasné, úplné, konzistentní a jednoznačné.
3. nakonec Zaznamenejte požadavky a sledujte jejich implementaci v průběhu celého projektu.

mezi důležité zúčastněné strany, které mají konzultovat proces analýzy požadavků, patří klienti, koncoví uživatelé, členové týmu a sponzoři projektu. Jedná se obvykle o zúčastněné strany, které jsou projektem nejvíce ovlivněny, a jejich potřeby se kombinují, aby definovaly ideální výsledek projektu.

techniky analýzy požadavků potřebujete vědět

techniky analýzy požadavků vám pomohou určit očekávání zúčastněných stran, které ji provedou analýzou požadavků. Umožňují vám také objasnit očekávání zúčastněných stran jednoduchým vizuálním jazykem, abyste se ujistili, že jste na stejné stránce. Jakmile shromáždíte požadavky, zapište je do dokumentu analýzy požadavků a sdílejte je se svými zúčastněnými stranami ke schválení.

pokud v průběhu projektu provedete změny v tomto dokumentu analýzy požadavků, Zaznamenejte jej pomocí postupu kontroly změn a znovu jej předložte ke schválení příslušným zúčastněným stranám.

techniky analýzy požadavků pro objevování obchodních potřeb

následující techniky analýzy požadavků pomáhají odhalit obchodní potřeby:

• Gap analysis: Gap analysis je proces, který studuje podnikání a jeho cíle a poskytuje pohled na to, jak lze tuto mezeru uzavřít.
• Business motivation model (BMM): tato analytická technika je strukturována na modelovacím systému OMG, který podporuje obchodní rozhodnutí reagující na globální změny.
• mapování cesty zákazníků: S infuzí vyprávění a vizuálů pomáhají mapy cest zákazníků pochopit motivaci, obavy a námitky vašich zákazníků.

techniky analýzy požadavků pro identifikaci softwarových požadavků

následující techniky analýzy požadavků pomáhají identifikovat potřeby softwarových požadavků:

• program datového toku: program datového toku (DFP) definuje rozsah projektu, aniž by se ponořil do komplikovaných detailů.
• případy použití: případy použití mohou pomoci definovat chování systému a komunikovat z pohledu koncového uživatele.
• uživatelské příběhy: uživatelské příběhy se zaměřují spíše na potřeby vašich uživatelů než na funkce, které by měl váš systém poskytovat.

jaké jsou výzvy identifikace požadavků projektu?

při určování požadavků na projekt lze očekávat některé společné výzvy. Některé z nich jsou:

zúčastněné strany nevědí, co chtějí

největší výzvou analýzy požadavků je, že zákazníci mají často nejasnou představu o tom, co chtějí. Někteří klienti to možná vědí, ale bojují s komunikací, takže je na vás, abyste položili správné otázky, abyste zachytili jejich potřeby.

požadavky jsou často dynamické

další výzvou analýzy požadavků je vyvíjející se povaha požadavků. Očekávání definovaná na začátku projektu se mohou v průběhu projektu měnit. Obchodní trendy mohou ovlivnit počáteční podmínky, vyžadující zcela nové řešení. Mají záložní plány a procesy řízení změn na místě řešit neočekávané změny.

špatná komunikace mezi týmy

vzhledem k rozdílům v technických znalostech mezi projektovými manažery, inženýry a uživateli nemusí tyto zúčastněné strany vždy vidět z očí do očí. Vaším úkolem jako projektového manažera je být prostředníkem a komunikátorem mezi všemi zúčastněnými stranami.

vývojový tým zapomíná na politiku organizace

vývojové týmy často zapomenou na organizační politiku, zejména ve velkých společnostech s napříč funkčními týmy. Nekontrolované, může to způsobit nedorozumění, nesouosost cílů a selhání projektu.

jaký je proces analýzy požadavků?

níže uvedený pětistupňový proces je zásadní pro zjištění požadavků projektu.

proveďte analýzu zúčastněných stran

, abyste zjistili požadavky projektu, uveďte klíčové zúčastněné strany, od sponzora projektu přes koncové uživatele až po projektový tým.

mít jasnou představu o tom, kdo má v projektu slovo, vás nastaví na správnou cestu ke shromažďování a organizaci jejich očekávání před analýzou skutečných požadavků. Jakmile identifikujete klíčové zúčastněné strany, můžete je seskupit podle úrovně vlivu a zájmu, které mají na úspěchu nebo neúspěchu vašeho projektu.

• vysoký výkon, velký zájem: úzce řídit očekávání zúčastněných stran v této pozici. Jejich požadavky by měly být vaší nejvyšší prioritou. Zákazníci, sponzoři projektu a koncoví uživatelé spadají do této kategorie. Sledujte také jejich nejbližší influencery.
• vysoký výkon, menší zájem: tyto zúčastněné strany mají významný podíl na vašem projektu, ale nejsou o tom nadšení. Tvrdě pracujte, abyste je udrželi spokojeni a udrželi jejich zájem.
• nízký výkon, velký zájem: ačkoli tyto zúčastněné strany nemají významný podíl na vašem projektu, informujte je a pravidelně komunikujte, abyste se ujistili, že nevzniknou žádné problémy.
• nízký výkon, menší zájem: tyto zúčastněné strany mají malý zájem a podíl na vašem projektu. Udržujte je ve smyčce a udržujte s nimi svůj vztah, ale neobtěžujte je nadměrnou komunikací.

Všimněte si požadavků jednotlivých zúčastněných stran

poté, co jste identifikovali a kategorizovali zúčastněné strany projektu, požádejte každého z nich o jejich očekávání. Co chtějí od tohoto produktu? Jaký je jejich očekávaný výsledek?

při rozhovoru se zúčastněnými stranami udržujte transparentnost, vyjasněte rozsah projektu a případné mezery v rozsahu a kontextualizujte diskuse. Pokud tak neučiníte, zúčastněné strany mohou stanovit nerealistické požadavky na projekt, což povede ke zklamání, pokud se vám nepodaří implementovat požadované funkce do realizovatelného projektu.

je nezbytné pochopit odlišnou perspektivu každého zúčastněného stran, abyste vytvořili a sdělili jasnější představu o cílech vašeho projektu. Zde jsou některé techniky analýzy požadavků, které pomohou zaznamenat požadavky zúčastněných stran:

• hostujte individuální rozhovory: Promluvte si s každou zúčastněnou stranou individuálně, abyste pochopili jejich konkrétní potřeby a názory.
• vést skupinové rozhovory: pořádat pohovory zahrnující konkrétní skupiny zúčastněných stran. Tyto relace vám umožní vytvořit překrývání informací, které spojuje různá očekávání skupiny.
• využijte případy použití: případy použití jsou techniky založené na scénářích, které vás provedou funkčností systému, softwaru nebo služby.
• Sestavte makety: prototypy poskytují uživatelům představu o hotovém produktu, což usnadňuje zjištění mezer produktu a nespokojenosti uživatelů před spuštěním.

skupinové požadavky

po identifikaci požadavků je seskupte do kterékoli z těchto čtyř kategorií:

• technické požadavky: technické problémy, které musíte vyřešit, abyste úspěšně dokončili projekt
• provozní požadavky: nezbytné operace, které udržují projekt v chodu po určitou dobu
• funkční požadavky: Funkční požadavky, které váš projekt musí mít, aby byly považovány za úplné nebo úspěšné

objasněte a zaznamenejte požadavky

nyní je čas určit proveditelnost každého požadavku a jak je projekt může splnit. K dosažení tohoto cíle musíte:

• Definujte požadavky v jasných, dostatečně podrobných a relevantních termínech.
• řadí požadavky podle jejich významu. Musíte upřednostnit požadavky, protože rozpočty jsou často omezené. Uveďte nejkritičtější potřeby nad “ nice-to-haves.“
• vyřešte konfliktní požadavky tím, že je diskutujete s klíčovými zúčastněnými stranami. Toto je nejcennější krok při provádění analýzy požadavků. Umožňuje zúčastněným stranám prozkoumat několik možností výsledku projektu a dohodnout se na tom nejlepším, který bude pokračovat.
• Prozkoumejte proveditelnost. Proveďte podrobnou analýzu potenciální spolehlivosti a použitelnosti nového produktu nebo systému. Tato analýza identifikuje šedé oblasti a možné problémy. Zaznamenejte svá klíčová zjištění do písemného dokumentu a poté je sdílejte s dříve identifikovanými zúčastněnými stranami.

získejte podepsanou dohodu

nestačí se slovně dohodnout na požadavcích. Získejte je písemně a nechte dokument podepsat klíčovými skupinami zúčastněných stran, které potvrzují, že předložené požadavky přesně odrážejí jejich potřeby. Tento dokument analýzy požadavků, známý v softwarovém inženýrství jako specifikace požadavků na Software (SRS), zabraňuje pravděpodobnosti problémů s dotvarováním rozsahu.

příklad dokumentu pro analýzu požadavků

dokument pro analýzu požadavků (RAD) může obsahovat textové a vizuální diagramy. Může sloužit jako smluvní dohoda mezi vámi a vašimi klienty a měla by být napsána v jazyce, kterému zúčastněné strany rozumějí. Mezi důležité části dokumentu pro analýzu požadavků patří:

• účel
• publikum
• funkční požadavky
• technické požadavky

zde je příklad dokumentu analýzy požadavků z Florida State University, který vás inspiruje.

Proč používat Wrike jako nástroj pro analýzu požadavků?

úspěšný projekt splňuje všechna očekávání zúčastněných stran. Výkonné nástroje pro řízení projektů, jako je Wrike, usnadňují shromažďování požadavků od klíčových zúčastněných stran, nabízejí viditelnost do procesu analýzy požadavků a plánování projektů a analyzují požadavky projektu v centralizovaném umístění a pracovním prostoru.

jste připraveni dosáhnout cílů projektu včas a v rozpočtu při plnění očekávání zúčastněných stran? Začněte bezplatnou dvoutýdenní zkušební verzí softwaru pro správu projektů společnosti Wrike.