Storytelling är ett kraftfullt kommunikationsverktyg, och data är viktigt för många beslutsfattande uppgifter. Tillsammans kan de vara datavisualisering som bäst: vetenskapen och konsten att omvandla dina data så att de viktigaste punkterna lyser igenom. Ibland kan ett grundläggande diagram göra susen. Men för att ditt visuella meddelande verkligen ska dyka upp är det ofta praktiskt att lägga till data och text i ditt diagram. De rika dataetikettfunktionerna i Excel 2013 ger dig verktyg för att skapa bilder som berättar historien bakom data med maximal effekt.
grunderna i dataetiketter
för att illustrera några av funktionerna och användningarna av dataetiketter, låt oss först titta på simple chart.
detta grupperade kolumndiagram visar försäljningen (intäkter) av drycker och snacks från en stadsdel lemonadstativ under en vecka. Om jag vill aktivera grundläggande dataetiketter på blue data series (drycker) finns det några sätt att göra det. Ett välbekant och enkelt sätt är bara ett enda klick på något datavärde (eller kolumn i det här exemplet) för att välja hela dataserien som den tillhör.
ovan har jag klickat på alla de blå kolumnerna. När serien är vald kan jag högerklicka på valfri kolumn för att dra upp snabbmenyn och klicka sedan på posten lägg till dataetiketter.
när jag klickar på Lägg till dataetiketter får jag följande resultat.
för att flytta en enda dataetikett behöver jag bara dubbelklicka på dataetiketten jag vill flytta och dra den till önskad position i diagrammet. Här har jag bara valt Tisvärdet för blue Drinks-serien.
när jag väl har valt kan jag dra den etiketten vart jag vill ha den på diagrammet. Om jag drar etiketten långt från standardplatsen visas en ledarrad som standard för att visa vilken datapunkt dataetiketten är associerad med.
grundläggande formatering av dataetiketter är enkelt att uppnå genom att använda avsnittet teckensnitt på fliken Hem i Excel-bandet.
använd åtgärdsfönstret formatering för avancerade alternativ
om du vill gå längre än grundläggande textformatering och textrutor fylls finns många fler formateringsalternativ tillgängliga i åtgärdsfönstret formatering. Även om det finns flera sätt att öppna åtgärdsfönstret formatering, är det enklaste att dubbelklicka på dataetiketterna själva. Här har jag dubbelklickat på en av dataetiketterna för blue Drinks-serien.
i åtgärdsfönstret formatering kan du anpassa hur dataetiketterna visas, ändra storlek och justering, ändra textegenskaper och till och med lägga till ytterligare en dataserie som de ska inkludera. Se formatera och anpassa Excel 2013-diagram snabbt med åtgärdsfönstret Ny formatering för mer diskussion om åtgärdsfönstret formatering i allmänhet.
Text i dataetiketter
ofta ligger den verkliga historien inte i alla siffror i diagrammet, men den är dold i några viktiga datapunkter. Låt oss återanvända vårt exempel med det i åtanke.
först tar jag bort de dataetiketter som jag redan har infört. Om du vill ta bort alla dataetiketter för en viss serie klickar du en gång på en dataetikett i serien, och detta markerar dem alla. Om du trycker på delete-tangenten på tangentbordet försvinner alla dataetiketter från den serien från ditt diagram. För att radera en enskild dataetikett, följ samma procedur, förutom att klicka två gånger (och inte för snabbt) på den enskilda dataetiketten du vill radera.
nedan har jag bara satt in en dataetikett och flyttat den till en rymlig plats i diagrammet. Därefter vill jag skriva anpassad text i dataetikettrutan för att berätta historien bakom data.
för att göra det lättare att placera en insättningspunkt i dataetiketten har jag funnit att det hjälper till att zooma in på diagrammet. Du kan göra detta genom att justera zoomkontrollen i det nedre högra hörnet av Excels chrome.
välj sedan värdet i dataetiketten och tryck på högerpilen på tangentbordet.
historien bakom uppgifterna i vårt exempel är att temperaturen ökade betydligt på onsdagen och det verkade hjälpa till att driva upp affärer på lemonadstativet. Så jag skriver lite text för att betona den punkten medan du fortfarande lämnar dataetiketten intakt.
länkade data inbäddade i dataetiketter
Excel 2013 kan du också sätta siffror från kalkylbladet i dina dataetiketter – det vill säga siffror som inte är direkt kopplade till datapunkten. Här är ett snabbt exempel. Låt oss säga att jag vill lägga till en ytterligare anteckning om temperaturen på onsdag och jag vill inkludera ett datavärde med den anteckningen. Så här skulle jag göra det:
först väljer jag min dataetikett och jag skriver lite extra text för att ge sammanhang till det nya numret jag ska lägga till i dataetiketten. Sedan högerklickar jag på dataetiketten för att dra upp snabbmenyn. Notera menyalternativet infoga Dataetikettfält.
när jag klickar på Infoga Dataetikettfält öppnar Excel 2013 en dialogruta som ger mig några alternativ att välja mellan. Jag vill dra in ett datavärde som beräknas på mitt kalkylblad, så jag väljer välj Cell.
alternativet välj Cell öppnar en bekant typ av dialogruta som låter mig gå tillbaka till mitt kalkylblad och välja cellen med det värde som kommer att visas i min dataetikett. I det här exemplet väljer jag en cell som innehåller värdet som visar hur många dagar det har varit sedan temperaturen var så varm (26 dagar, i det här fallet).
när jag klickar på OK visas värdet från cellen jag valde (D39, här) i min dataetikett. För att avsluta det skriver jag resten av mitt uttalande och slutar med en mycket rik dataetikett.
dataetikett bildtexter
dataetiketterna fram till denna punkt har använt siffror och text för betoning. Att sätta en dataetikett i en form kan lägga till en annan typ av visuell betoning. Om du vill lägga till en dataetikett i en form väljer du den intressanta datapunkten och högerklickar sedan på den för att dra upp snabbmenyn. Klicka på Lägg till Dataetikett och klicka sedan på Lägg till Dataupprop. Resultatet är att din dataetikett visas i en grafisk bildtext. I det här fallet läggs kategorin Thr för den specifika dataetiketten automatiskt till i bildtexten.
i bilden nedan klickade jag inuti datauppropet, bakåtrymd över thr-posten och skrev sedan lite information som förklarar vad som ligger bakom denna anomala datapunkt.
om du vill ändra formen på en bildtext kan du göra det genom att högerklicka på dataetiketten för att dra upp snabbmenyn eller genom att välja dataetiketten och sedan klicka på Ändra form på fliken Format i menyfliksområdet.
i det här fallet, låt oss säga att för Snacksvärdet på torsdag vill jag inte riktigt visa värdet i dataetiketten, men jag skulle vilja göra min poäng med något lite mer nyckfullt. För detta vänder jag mig till de rika formateringsalternativen i Formateringsfönstret som vi pratade om tidigare. Nedan har jag dubbelklickat på dataetiketten för att dra upp Formateringsfönstret för dataetiketten.
sedan klickade jag på fyllnings-och Linjesymbolen:
jag valde sedan bild eller Texturfyllning och klickade på Online.
låt oss säga att på torsdagen sprang lemonadstativet av munkar, som var det viktigaste försäljningsobjektet i snacksavsnittet. Jag kan söka Office Art på webben för en bild av en munk för att fungera som bakgrund i min dataetikett.
jag väljer en bild från resultaten, och den sätts automatiskt in i bakgrunden på min dataetikett.
vi är nästan framme. Donutbilden är bra, men den är för liten för att förmedla budskapet. Jag vill också använda en textkommentar istället för att visa datavärdet för denna punkt. Så jag ändrar storlek på datapunktens avgränsningsruta, väljer datavärdet och ersätter det med lite klargörande text. Jag kan justera textfärgen och teckenstorleken med hjälp av Teckensnittskontrollerna på fliken Hem i bandet.
