als kantoormanager moet u zowel op uw eigen werk als op de output van de rest van het kantoor staan. Zelfs voor de meest doorgewinterde office managers, dit kan een grote order zijn, vooral tijdens die stressvolle dagen wanneer je lijkt te blussen branden links en rechts. Maar met een paar eenvoudige technieken, zult u merken dat die dagen zullen steeds minder frequent, waardoor u de kans om te ademen tussen de taken. Gebruik deze zeven office management tips om op de hoogte te blijven van alles wat je moet doen:

Organiseer uw werkruimte

voordat u iets anders in het kantoor organiseert, moet u eerst uw eigen ruimte organiseren. Het is eenvoudig, maar het is krachtig, vooral als je al je pennen en paperclips hebt gewrongen en papier hebt gedegradeerd tot een nette stapel of twee. Je zult merken dat je alles kunt vinden, of het nu een spreadsheet of een nietmachine, veel gemakkelijker, die de tijd die je hebt voor het krijgen van de belangrijke dingen gedaan zal verhogen. Dit geldt ook voor uw bureaublad—zorg ervoor dat elk van uw mappen, documenten en foto ‘ s hebben een duidelijk gedefinieerd huis om verwarring te voorkomen langs de lijn.

Tackle your inbox

het opruimen van uw e-mail lijkt een beetje op het eten van broccoli: als het nieuw voor u is, zult u het waarschijnlijk in het begin verafschuwen. Maar dan op een dag wordt het een beetje leuker, en het duurt niet lang meer voordat je er zin in hebt. Geef jezelf een beetje tijd gedurende de dag om uw inbox in te stellen voor succes. Gebruik labels om eenvoudig berichten te sorteren, uit te schrijven voor elke Massa e-mails die u zou kunnen ontvangen, en zich te ontdoen van oude e-mails die gewoon fungeren als rommel. Zodra u de basis legt, is het gemakkelijk om uw inbox brandschoon en, nog belangrijker, efficiënt te houden. U zult nooit meer een belangrijke e-mail missen.

Herzie herinneringen

iedereen in een kantooromgeving heeft af en toe herinneringen nodig, maar op een gegeven moment zijn ze niet meer nuttig. Een enquête uitgevoerd door Udemy bleek dat bijna 3 van de 4 werknemers (70 procent) toegeven dat ze zich afgeleid voelen terwijl ze werken, met 16 procent melden dat ze bijna altijd afgeleid.

als uw bureau is gepleisterd met fluorescerende Sticky notes, zult u ze niet meer zien en verliest u uiteindelijk uit het oog wat u moet doen. Als uw telefoon elke vijf minuten zoemt met een nieuwe herinnering, leert u ze na verloop van tijd uit te schakelen. De beste manier om dit te omzeilen is om deze tools spaarzaam te gebruiken. Gebruik sticky notes voor alleen de belangrijkste dagelijkse herinneringen of notities, dan ontdoen van hen zodra ze hun werk hebben gedaan. Stel een paar herinneringen op uw telefoon, maar degradeer de rest van uw lange termijn taken naar uw agenda. Met mate zijn ze veel moeilijker te negeren.

duidelijke communicatie

de hoeksteen van de organisatie van office manager in elke omgeving is communicatie in al zijn vormen. Zorg ervoor dat uw collega ‘ s weten hoe ze met u in contact kunnen komen, of het nu is via uw nieuw gereinigde e-mail, een privé-chat op Slack, of zelfs gewoon face-to-face aan uw bureau. Neem contact op met iedereen individueel of op een teamvergadering om hen te laten weten hoe ze u het beste kunnen bereiken gedurende de dag. Terwijl u niet altijd in staat om te helpen met alles wat ze nodig hebben meteen, zal het stroomlijnen van dit proces leiden tot meer gestructureerde en betere communicatie langs de lijn, die de toon van een werkplek volledig kan veranderen.

schetst uw verwachtingen

zo vaak als u soms wilt, kunt u niet alles op kantoor doen. Maar door het vaststellen van duidelijke verantwoordelijkheden, doelen en deadlines, zult u nog steeds in staat zijn om elke taak in de gaten te houden alsof u ze zelf doet. Maak een master agenda van doelen en deel deze met het hele kantoor. Organiseer individuele bijeenkomsten om ervoor te zorgen dat iedereen op koers is om aan zijn verwachtingen te voldoen. Door werk te delegeren en ervoor te zorgen dat iedereen zijn deel doet, worden ingewikkelde taken alleen maar gemakkelijker te plannen en uit te voeren.

standaardiseer uw werkdag

het kan lijken alsof geen twee dagen hetzelfde zijn voor office managers, maar een groot deel van de kantoororganisatie leert uw dagen zo uniform mogelijk te maken. Zet elke dag dezelfde tijd opzij voor bepaalde taken, of het nu 15 minuten is om e-mails in te halen, een half uur om individuen te ontmoeten, of een paar uur voor lopende projecten. Eet lunch en neem pauzes rond dezelfde tijd elke dag. Het doel is om je hersenen te trainen om zich te concentreren op het juiste ding op het juiste moment, die uw time management zal verbeteren en u voorbereiden om het werk voor u te veroveren.

analyseer office

dit is misschien de moeilijkste tip voor office management om onder de knie te krijgen, maar de voordelen ervan kunnen de manier waarop uw werkplek werkt volledig veranderen. Bekijk elk aspect van de kantooromgeving, van vergaderingen tot lunchpauzes tot communicatiemiddelen. Vraag jezelf nu af: wat kan er verbeterd worden? Misschien zijn er vijf teams aan een project terwijl er echt vier zijn, of misschien vinden vergaderingen plaats op een ongelegen moment dat de workflow onderbreekt. Implementeer de verandering, hoe klein ook, en kijk hoe de output van uw kantoor efficiënter en georganiseerd wordt.

Verbeter de workflow van uw kantoor met deze 7 eenvoudige, effectieve methoden:

1. Organiseer uw werkblad

2. Pak uw inbox

3. Herzie herinneringen

4. Duidelijke communicatie

5. Geef een overzicht van uw verwachtingen

6. Standaardiseer uw werkdag

7. Analyseer het kantoor