met honderden of zelfs duizenden patiënten op uw lijst, kunnen tandartspraktijken snel overweldigd raken metrecords, rapporten, foto ‘ s en studiemodellen. Maar voordat je besluit om een massa clear-out te hebben, besure je niet ontdoen van iets vitaal.

als uitgangspunt is het een goede praktijk om een omvattend schriftelijk beleid te voeren dat betrekking heeft op het bijhouden van gegevens. Dit moet zowel de specifieke wettelijke vereisten als de relevante procedurele dimensies omvatten die in de Servicevoorwaarden van de NHS zijn vastgelegd.

De van toepassing zijnde NHS-voorschriften requiregeneral beoefenaren in Engeland, Walesand Schotland te behouden patiënt treatmentrecords, bijbehorende röntgenfoto ‘ s, photographsand studie modellen voor een periode van twee jaar(zes jaar in Noord-Ierland) volgende onfrom de afronding van de cursus oftreatment en zorg onder een voortdurende zorg/capitation overeenkomst, of de behandeling onreferral, inclusief incidentele treatmentsundertaken.

maar vanuit juridisch oogpunt adviseren de “practitioner Services Division” in Schotland en het “Department of Health and Social Care” tandartsen om een dossier te bewaren over een langere periode, tot een maximum van 30 jaar.

zelfverdediging

Dit is belangrijk als het gaat om het beheer van klachten, nalatigheidsclaims en mogelijk regulerend onderzoek door de Algemene DentalCouncil (GDC). NHS klachtenprocedures in het algemeen kunnen een patiënt of zijn vertegenwoordigers een klacht indienen tot een jaar na het ongeval waarover zij klagen, of vanaf het moment dat zij er voor het eerst van op de hoogte werden gebracht.

claims inzake klinische nalatigheid maken het mogelijk een actie aan te melden gedurende een periode van drie jaar na het relevante incident of vanaf de datum van kennisneming van de potentiële claim; en in het geval van kinderen tot hun 21e verjaardag (of tot drie jaar na de datum van kennisneming).Hoewel er geen specifieke regel inzake termijnen bestaat, is het in de praktijk waarschijnlijker dat de GDC zich buigt over de mogelijkheden om kwesties in de praktijk te brengen die voortvloeien uit de behandeling die in de afgelopen vijf jaar is gegeven.

de beschikbaarheid van duidelijke, volledigebehandelingsdossiers kan van onschatbare waarde zijn bij de respons op een vordering/actie en bij devoorbereiding van een robuuste verdediging tegen de gedane beweringen. Beknopte, uitgebreide gebitsgegevens kunnen en doen stopa beweren in zijn sporen. Slechte of niet-bestaande gegevens houden in dat een behandelaar zich alleen moet baseren op zijn herinnering aan gebeurtenissen en zijn gebruikelijke praktijk, maar de rechtbank heeft de neiging te veronderstellen dat de herinnering van een patiënt waarschijnlijker accuraat is bij het beslissen over eventuele conflicten met feitelijk bewijs.

andere wetten

onder bepaalde omstandigheden kan de Consumer Protection Act 1987 ook van toepassing zijn op tandartsen als leveranciers en gebruikers van producten. Dergelijke documenten moeten worden bewaard gedurende ten minste 10 jaar na de laatste aanwezigheid van de patiënt,ongeacht of uw praktijk gebruik maakt van handmatige of elektronische records.

indien een praktijk alle handgeschreven gebitsgegevens heeft geordend, dienen deze te worden ondersteund volgens systeemprotocollen. Op dit moment worden ze de permanente registratie en alle originele handgeschreven records kunnen veilig worden verwijderd. Dit voldoet ook aan de Data ProtectionAct 2018 (DPA), die de verwerking van “excessieve”persoonsgegevens verbiedt. Een belangrijke stap bij het digitaliseren van records is ervoor te zorgen dat uw systeem records kan afdrukken indien dit vereist is voor wettelijke of regelgevende doeleinden of voor verzoeken om toegang tot onderwerpen.

MDDUS beveelt daarom aan:

1. Behandelingsgegevens, röntgenfoto ‘ s, studiemodellen en alle andere correspondentie worden bewaard tot ten minste 10 jaar nadat de patiënt voor het laatst aanwezig was in de praktijk.
2. voor kinderen, bewaren van de gegevens zoals hierboven beschreven totdat de patiënt ten minste 25 jaar oud is.
3. orthodontische modellen – originele pre-en postoperatieve modellen behouden zoals hierboven, maar intermediaire modellen na een periode van vijf jaar weggooien.

de huidige beginselen inzake gegevensbescherming adviseren om persoonsgegevens niet langer dan nodig te bewaren of te verwerken, maar in de omstandigheden die wij in dit artikel hebben onderzocht, zullen de relevante regulerende of wettelijke prikkels voor het bewaren van gegevens de overwegingen op het gebied van gegevensbescherming overstijgen.

veilige verwijdering

u moet ervoor zorgen dat de door u gekozen methode voor het verwijderen van patiëntendossiers effectief is en de vertrouwelijkheid volledig beschermt. De aanbevolen methoden zijn versnipperen, verpulveren of verbranden.Als u deze dienst hebt gecontracteerd aan een derde partij, moet u eerst schriftelijk verzekeren dat zij voldoen aan de DPA.

evenzo dienen computergegevensopslagapparaten te worden overschreven of vernietigd. Uw software provider kan helpen.

wanneer wordt overwogen oudere papieren documenten te verwijderen, bijvoorbeeld voor patiënten die ten minste 10 jaar geen contact met u hebben gehad, is het een goede praktijk om een handmatig logboek of een elektronisch spreadsheet te gebruiken om de datum,de naam van de patiënt, de geboortedatum, de laatste datum van aanwezigheid, de reden van de vernietiging,de toegestane vernietiging en de methode van vernietiging te noteren. Dit zal u toelaten om een volledige respons te geven aan iedereen die een toegangsverzoek indient na de bewaarperiode van 10 jaar.

Alan Frame is een risicoadviseur bij MDDU ‘ s