Als u job-costing in QuickBooks doet, en u geen individuele items verkoopt aan uw klanten, raad ik u aan om het gebruik van Inventory Parts te vermijden indien mogelijk. Maar soms is het niet mogelijk.

hier is wat u moet weten over hoe inventory accounting werkt, en wat u moet doen om uw inventaris recht te houden en de inventaris items te laten zien op uw job-cost rapporten.

QuickBooks kan de meeste voorraadgebaseerde accounting heel goed verwerken voor bedrijven die specifieke items kopen en verkopen aan hun klanten. De vangst voor aannemers? Als u het niet instellen en gebruiken op een bepaalde manier, uw boekhouding zal ongeveer net zo veel zin als een IRS handleiding.

eerst wilt u precies begrijpen hoe Inventory accounting echt werkt, omdat inventory parts een specifiek type item zijn in QuickBooks die ontworpen zijn om het correct af te handelen. En helaas werkt dit niet altijd goed in het banenkostenschema van dingen.

wat zijn de kosten van verkochte goederen?

de meeste mensen begrijpen het concept van de kosten van verkochte goederen – de naam zelf spreekt voor zich. Het is, letterlijk, de kosten van de producten die u verkoopt. Wat veel mensen niet begrijpen over de kosten van verkochte goederen en inventaris boekhouding is hoe te komen tot een kosten van verkochte goederen cijfer dat uw financieel memorandum nauwkeurig en nuttig maakt.

wat veel mensen logischerwijs doen wanneer ze de kosten van de producten die ze verkopen registreren, is gewoon de kosten van de verkochte goederenrekening kiezen wanneer ze een verkoper betalen voor de producten die ze zullen verkopen. Dit werkt nooit met inventaris, hoewel, en je waarschijnlijk weet nu dat je altijd een item van een soort zal gebruiken bij de aankoop van werkgerelateerde kosten. Het is anders dan het invoeren van uw standaard job-cost items, hoewel, wanneer u met behulp van inventaris onderdelen.Logischerwijs en in de praktijk is de voorraadboekhouding in QuickBooks uiterst eenvoudig voor echte op voorraad gebaseerde bedrijven die individuele producten aan hun klanten kopen en verkopen. Het werkt als volgt:

• u het opzetten van elk item dat u verkoopt in QuickBooks als een inventaris item.
• u gebruikt de functie Rekeningen invoeren of cheques schrijven in QuickBooks om de items van uw leveranciers te kopen. Maar, in tegenstelling tot de meeste werkgerelateerde kosten, moet u ook het aantal van deze items die u koopt in het veld Hoeveelheid. Het is belangrijk om te weten, hoewel, dat wanneer u de aankoop van deze items, geen kosten wordt gemaakt. Geen kosten voor deze items zal verschijnen op de job-cost rapporten of op de winst-en verliesrekening op het moment van aankoop, zelfs als u de items toewijzen aan een specifieke taak. Dit is vanwege de manier waarop de inventaris boekhouding werkt-wanneer u een inventaris deel te kopen, Bent u gewoon het toevoegen van de kosten van dit item aan uw inventaris actief, het is wanneer u het item dat de kosten van verkochte goederen gebeurt verkopen.
• in de meeste op voorraad gebaseerde bedrijven gebruikt u de functie facturen of kwitanties in QuickBooks om de items aan uw klanten te verkopen. Dit is waar het wordt echt lastig voor aannemers, omdat vaak tijden, je nooit individuele items te verkopen aan uw klanten, maar eerder deze kosten zijn opgenomen in een forfaitair bedrag facturering.

nu, als u een service-based specialty contractant bent, en u verkoopt uw voorraad items aan klanten op een factuur of aankoopbon, is het geen probleem. Maar, in mijn ervaring, de meeste aannemers zijn ofwel niet de verkoop van de items op alle of hebben een mix van de verkoop van items aan service gebaseerde klanten en niet individuele items te verkopen aan klanten contract.

echter, voorraadgebaseerde boekhouding werkt hetzelfde, ongeacht wat uw bedrijfspraktijk is:

wanneer u een voorraadonderdeel koopt, “onthoudt” QuickBooks hoeveel u voor het item hebt betaald en voegt dat bedrag toe aan uw voorraadactiva-account. Zoals u koopt hetzelfde item voor verschillende bedragen, QuickBooks zal het gemiddelde uit hoeveel je betaald na verloop van tijd voor dat item en wanneer u verkoopt dat item aan een klant, QuickBooks zal een kosten van goederen verkocht bedrag aan die klant/Baan tegen het tarief van de gemiddelde berekende kosten van dat item(s) en aftrekken dat hetzelfde bedrag van uw inventaris actief.

wat moet u nooit doen?:

• Aankoopinventarisonderdelen (items) voor een taak, plaats de naam van de taak op de transactie en verwacht dat de kosten van deze items worden weergegeven op uw job-cost en P&L rapporten zonder verdere actie. Als u dit doet, zullen de kosten van deze items nooit posten op de kosten van verkochte goederen. De voorraad activa en hoeveelheid bij de hand zal blijven toenemen, en u zult nooit de kosten van dat item op uw job cost report of P&L.

wat u kunt doen:

• koop inventaris onderdelen met behulp van een cheque, creditcard of factuur, met behulp van de inventaris deel item en de hoeveelheid van de items die u koopt in de hoeveelheid kolom. Zorg er trouwens voor dat uw maateenheid zeer duidelijk is en dat u dezelfde maateenheid gebruikt om het item te verkopen en te kopen (anders heeft u een groot probleem!). Als u koopt op per voet, moet u ook verkopen op per voet.
• als het geen onderdeel is van uw klantfactuurpraktijk om klanten te factureren voor afzonderlijke onderdelen, maar ze in een forfaitair bedrag te factureren voor dat soort materiaal, kunt u een netto NULVERKOOPTRANSACTIE maken. In dit scenario, wanneer de voorraad onderdelen worden gebruikt op een baan, u een ontvangstbewijs en nul uit de verkoopprijs te creëren. Zelfs als uw verkoopprijs 0 is, zal de voorraadboekhouding die kosten aan de baan en aan de P&L posten, evenals uw voorraad voor die waarde verlichten. Gebruik geen voorraadaanpassingen, want terwijl ze de inventaris zal verlichten en post de kosten aan de kosten van de verkochte goederen rekening (als u de kosten van de verkochte goederen rekening als de aanpassing rekening), Voorraadaanpassingen niet te zien zijn op Job Cost reports!
• deze methode vereist zorgvuldige tracking en workflows, zoals duidelijk is. Iemand moet bijhouden van de inventaris items die worden gebruikt op banen, en iemand moet dan post netto nul verkoop ontvangsten voor die items.
• zoals bij elke op inventaris gebaseerde boekhouding, moet u ook regelmatig een feitelijke inventaris opmaken en indien nodig inventarisaanpassingen uitvoeren.
• of: gebruik niet-inventaris onderdelen of service items om de kosten van materialen te volgen. Dit kan problematisch zijn als je koopt bepaalde materialen in bulk en je weet niet de klant of de baan van de materialen zal worden toegewezen aan in de toekomst. Ik heb een grote tijdelijke oplossing voor deze, hoewel, gebruikmakend van de” journaalingang op een cheque formulier “ik in deze video – maar met een twist – wanneer u uw originele items te kopen zonder job bijgevoegd, later, wanneer de items uit te gaan naar een baan: u gebruikt de journaalingang op een cheque formulier om” kopen ” het item op de eerste regel van het cheque formulier als een positief bedrag met de naam van de klant job in de kolom klant/job, en dan zet hetzelfde item op een tweede regel met een negatieve en geen baan. De transactie moet resulteren in een netto nul transactie, terwijl “duwen” de kosten van het item naar de taak op de eerste regel.

Ik adviseer iedereen die niet zeker is hulp te krijgen van een ervaren Pro-adviseur (zoals ik!) het opzetten van hun inventaris systeem in QuickBooks vanaf het begin.

wilt u meer weten over de kostprijsberekening in QuickBooks for Contractors of heeft u hulp nodig met dit probleem? Krijg een op een training en ondersteuning van Penny Lane, Bekijk Mijn Gratis QuickBooks voor aannemers Training Video ‘ s zoals mijn Facebook-pagina voor de nieuwste Tips en trucs: en vergeet niet je te abonneren op mijn Youtube-kanaal